Virtuálna registračná pokladnica

Transkript

1 Používateľská príručka Virtuálna registračná pokladnica Modul VRP (Podnikateľ).

2 Strana 2 / 89 Obsah OBSAH 2 1 VIRTUÁLNA REGISTRAČNÁ POKLADNICA O APLIKÁCII PREDPOKLADY PRE POUŽÍVANIE VRP POŽIADAVKY NA ZARIADENIA KONCOVÉHO POUŽÍVATEĽA POUŽÍVANÉ SKRATKY A DEFINÍCIE 6 2 ZAČÍNAME PRVKY WEB APLIKÁCIE FILTER PRVKY APLIKÁCIE 7 3 PRÁCA S WEB APLIKÁCIOU REGISTRÁCIA VIRTUÁLNEJ REGISTRAČNEJ POKLADNICE PRIHLÁSENIE DO APLIKÁCIE PRVÉ PRIHLÁSENIE PRIHLASOVANIE PO PRVOM PRIHLÁSENÍ MENU APLIKÁCIE ZÁKLADNÉ MENU INFORMAČNÉ MENU ODHLÁSENIE Z APLIKÁCIE NOVÝ DOKLAD POKLADNIČNÝ DOKLAD NEPLATNÝ DOKLAD VKLAD VÝBER ÚHRADA FAKTÚRY PRIJATÁ ZÁLOHA PLATBA CUDZOU MENOU ZAEVIDOVANIE PARAGÓNU POKLADNIČNÝ DOKLAD ÚHRADA FAKTÚRY PRIJATÁ ZÁLOHA VYSTAVENÉ DOKLADY ZOZNAM VYSTAVENÝCH DOKLADOV A ICH VYHĽADÁVANIE TOVAR A SLUŽBY ZOZNAM TOVARU / SLUŽIEB A ICH VYHĽADÁVANIE PRIDANIE NOVÉHO TOVARU / SLUŽBY HISTÓRIA TOVARU / SLUŽIEB 56

3 Strana 3 / IMPORT TOVARU / SLUŽIEB EXPORT TOVARU / SLUŽIEB SPÄTNÉ DOEVIDOVANIE TOVARU / SLUŽBY UZÁVIERKY PREHĽAD UZÁVIEROK A ICH VYHĽADÁVANIE VYTVORENIE A STIAHNUTIE INTERVALOVEJ UZÁVIERKY VYTVORENIE A STIAHNUTIE PREHĽADOVEJ UZÁVIERKY NASTAVENIA NASTAVENIA DOKLADU ZMENA HESLA SPÁROVANÉ ZARIADENIA UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP NA ŽIADOSŤ PODNIKATEĽA UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP Z DÔVODU STRATY HESLA UKONČENIE POUŽÍVANIA VRP Z DÔVODU PREKROČENIA LIMITU POKLADNIČNÝCH DOKLADOV 89

4 Strana 4 / 89 1 Virtuálna registračná pokladnica 1.1 O aplikácii Podnikateľ má možnosť v aplikácii VRP evidovať tržbu a jednoducho vytvárať a tlačiť pokladničné doklady spĺňajúce zákonom povinné údaje. Podnikateľ má možnosť spravovať si svoj tovar a služby a vyhotovovať uzávierky. Aplikácia taktiež poskytuje prehľad všetkých vystavených dokladov s možnosťou vytlačenia kópie dokladu. Aplikácia VRP je poskytovaná Finančným riaditeľstvom Slovenskej republiky na základe znenia zákona č. 289/2008 Z. z. SR o používaní elektronickej registračnej pokladnice platného od , ktorá spĺňa požiadavky na virtuálnu registračnú pokladnicu podľa 4a tohto zákona. Celkový komponent pozostáva z nasledujúcich častí: Časť komponentu Registrácia a prístup do aplikácie Správa pokladničných dokladov Správa tovaru a služieb Správa uzávierok Nastavenia aplikácie Význam Umožňuje registráciu podnikateľa a autentifikáciu voči CRP. Umožňuje vytváranie pokladničných dokladov a ich tlač. Umožňuje vytvorenie a editáciu tovaru a služieb, ktoré poskytuje podnikateľ. Umožňuje generovanie intervalových a prehľadových uzávierok a ich následnú tlač. Umožňuje podnikateľovi meniť základné nastavenia. Tabuľka 1: Komponent VRP 1.2 Predpoklady pre používanie VRP Virtuálna registračná pokladnica je bezplatne prístupná online podnikateľom poskytujúcich vybrané služby. Podnikateľ môže používať VRP, len ak počet vydaných pokladničných dokladov v jednom kalendárnom mesiaci nie je viac ako VRP limit viď. Tabuľka 3. Na jedno predajné miesto môže byť vytvorený len jeden prístup do VRP.

5 Strana 5 / 89 K VRP je možné pristupovať pomocou počítača alebo tabletu cez webovú aplikáciu a pomocou smartphone cez mobilnú aplikáciu, ktoré sú schopné pripojenia na internet. Webová aplikácia podporuje prehliadače (minimálna verzia a vyššie): Internet Explorer 10, Safari 7, Firefox 32, Chrome 37, Opera 12. Podporované formáty pre tlač z sú: A4, A5 a A6. Podporované tlačiarne pre PC: o tlačiareň podporovaná driverom daného OS. Prenášané dáta: min: MB v závislosti od množstva vytváraných pokladničných dokladov a používania aplikácie (uzávierky, tlač pokladničných dokladov, zmien v tovare a službách,...). 1.3 Požiadavky na zariadenia koncového používateľa Parametre pre kompatibilitu web aplikácií s PC podnikateľa: Význam Typ zariadenia CPU RAM PC, na ktorom pracuje podnikateľ s modulom VRP. PC Minimálne 2 GHz Odporúčame 2 GB (musí byť minimálne požadované z pohľadu OS a web prehliadača) Periférie minimálne rozlíšenie displeja 1024x768 A6 / A5 / A4 tlačiareň pripojiteľná k PC prostredníctvom USB, Bluetooth alebo Wifi Tlačiareň musí byť dostupná v zozname tlačiarní OS Operačný systém Podporovaný web prehliadač (minimálna verzia) MS Windows 7,8, Mac OS X, OS Linux IE 10, Google Chrome 37, Firefox 32, Safari 7, Opera 12 Iný softvér Softvér na prehliadanie PDF súborov Tabuľka 2: Parametre PC, na ktorom pracuje podnikateľ

6 Strana 6 / Používané skratky a definície Skratka ERP FS VRP PD FO PO VRP limit Význam Elektronická registračná pokladnica Finančná správa Virtuálna registračná pokladnica Pokladničný doklad Fyzická osoba Právnická osoba VRP môže používať iba podnikateľ, ktorý neprekročil limit vystavených dokladov podľa zákona č. 289/2009 Z. z. Zákon o používaní VRP Tabuľka 3: Používané skratky a definície

7 Strana 7 / 89 2 Začíname 2.1 Prvky web aplikácie Filter Filter slúži na vyhľadávanie podmnožiny údajov z celkového rozsahu údajov na základe určených kritérií buď: vpísaním hľadaného výrazu, výberom z číselníka (napr. Typ činnosti, Stav). Po zadaní kritérií podnikateľ vyfiltruje údaje pomocou tlačidla Filtrovať. Pre zrušenie konkrétneho filtra klikneme na tlačidlo Zrušiť filter. Obrázok 1: Príklad zobrazenia filtra Prvky aplikácie Tlačidlo Popis Slúži na minimalizovanie okna (napr. filtra) Slúži na maximalizovanie okna

8 Strana 8 / 89 Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (nie je možné podľa nej usporadúvať záznamy) Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (je možné podľa nej usporadúvať záznamy, kliknutím na text hlavičky) Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (záznamy sú usporiadané od najnovších po najstaršie, alebo od A po Z), kliknutím a text hlavičky zmením usporiadanie Hlavička stĺpca prehľadovej obrazovky (záznamy sú usporiadané od najstarších po najnovšie, alebo od Z po A), kliknutím a text hlavičky zmením usporiadanie Políčko na zaškrtnutie Needitovateľné pole (pole, ktoré nie je možné zmeniť) Editovateľné pole (pole, ktoré je možné zmeniť / vyplniť) Výberové pole, podnikateľ vyberie jednu z možností kliknutím na pole Označenie povinného poľa formulára Informačná hláška o úspešnom uložení záznamu Pole s nápoveďou, po prejdení myšou na i, sa zobrazí nápoveda Stránkovanie (Podnikateľ sa prepína medzi jednotlivými stránkami tabuľky v prípade, že tabuľka

9 Strana 9 / 89 obsahuje viac ako 10 záznamov)

10 Strana 10 / 89 3 Práca s web aplikáciou 3.1 Registrácia virtuálnej registračnej pokladnice Jedným zo spôsobov ako požiadať o zaregistrovanie VRP je cez samotnú aplikáciu VRP. V tomto prípade ide o elektronické vyplnenie žiadosti (nie je potrebné tlačivo), ktorú podnikateľ vyplní, vytlačí, podpíše a doručí FS. Podnikateľ na prihlasovacej obrazovke klikne na tlačidlo Žiadosť o pridelenie VRP. Obrázok 2: Žiadosť o pridelenie VRP Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár žiadosti o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice. Podnikateľ vo formulári vyplní nasledujúce údaje: Obchodné meno, Zaškrtne či je alebo nie je platiteľ DPH, DIČ (ak nie je platiteľ DPH, 10 miestne číslo), IČ DPH (ak je platiteľ DPH), PIN kód (4 miestne číslo, je dôležitý pri prvom prihlásení, podnikateľ ho nesmie zabudnúť!), Vyberie právny subjekt (fyzická alebo právnická osoba), Vyplní adresu trvalého pobytu a miesta podnikania (v prípade FO), Vyplní adresu sídla právnickej osoby (v prípade PO),

11 Strana 11 / 89 IČO (v prípade PO), Meno a priezvisko štatutárneho orgánu alebo zástupcu (v prípade PO), Zvolí typ predajného miesta (Prenosná pokladnica, pokiaľ nezaškrtne žiadnu možnosť, žiada o štandardnú pokladnicu), Vyplní špecifikáciu predajného miesta (v prípade, ak si vybral typ predajného miesta prenosná pokladnica) ak si podnikateľ žiada o vytvorenie viacerých prenosných pokladníc alebo pokladníc typu ambulantný predaj, je toto pole vhodné vyplniť pre rozlíšenie daných DKP, Vyplní adresu predajného miesta (v prípade, ak je typ predajného miesta štandardná pokladnica). Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí žiadosť kliknutím na tlačidlo Uložiť ako PDF a vytlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokumentu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, dokument sa vytlačí. Vytlačený a podpísaný dokument je potrebné doručiť FS.

12 Obrázok 3: Žiadosť o pridelenie VRP - formulár Strana 12 / 89

13 Obrázok 4: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (1. strana) Strana 13 / 89

14 Obrázok 5: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (2. strana) Strana 14 / 89

15 Strana 15 / 89 Obrázok 6: Žiadosť o pridelenie VRP náhľad dokumentu (3. strana) 3.2 Prihlásenie do aplikácie Prvé prihlásenie Podnikateľ na prihlasovacej obrazovke zadá prihlasovacie meno a heslo a klikne na tlačidlo Prihlásiť.

16 Strana 16 / 89 Obrázok 7: Úvodná obrazovka Pri prvom prihlasovaní systém vyžiada zmenu hesla. Podnikateľ zadá PIN kód (ten, ktorý zadával na žiadosti o pridelenie kódu VRP), pôvodne heslo a dvakrát nové heslo. Po kliknutí na tlačidlo Zmeniť heslo ho systém autorizuje na prácu s aplikáciou.

17 Strana 17 / 89 Obrázok 8: Prvé prihlásenie zmena hesla Prihlasovanie Pri opakovanom prihlásení podnikateľ na prihlasovacej obrazovke zadá prihlasovacie meno a heslo a klikne na tlačidlo Prihlásiť. Systém ho na základe vložených údajov autorizuje na prácu s aplikáciou.

18 Strana 18 / 89 Obrázok 9: Prihlásenie do systému V prípade, že používateľ zadá nesprávne prihlasovacie údaje (aspoň jedno z nich), užívateľovi nebude povolený vstup do aplikácie a prihlásenie musí zopakovať. Po piatich za sebou nasledujúcich neúspešných pokusoch o prihlásenie bude používateľovi automaticky zablokovaný používateľský účet na určitú dobu. Doba blokovania účtu sa so zvyšujúcim počtom neúspešných prihlásení bude exponenciálne zvyšovať. Po uplynutí doby blokovania účtu a zadaní správnych prihlasovacích údajov sa užívateľovi opäť podarí vstup do aplikácie.

19 Strana 19 / 89 Obrázok 10: Prihlásenie sa do systému nesprávne zadané prihlasovacie údaje Po prvom prihlásení Pre ďalšie používanie aplikácie musí podnikateľ po prvom úspešnom prihlásení do aplikácie uskutočniť nasledujúce kroky: 1. Nahrať položky do katalógu tovaru a služieb (viď Pridanie nového tovaru / služby alebo Import tovaru / služieb). 2. Vykonať nastavenia dokladu (viď Nastavenia dokladu). 3.3 Menu aplikácie Po prihlásení do aplikácie sa podnikateľovi zobrazí úvodná obrazovka, na ktorej sú zobrazené tlačidlá na rýchly prístup k základným položkám menu (Nový pokladničný doklad, Vystavené doklady, Tovar a služby, Uzávierky) a údaje o podnikateľovi (Názov predajného miesta, Adresa sídla, Adresa predajného miesta, DIČ a DKP). Po kliknutí na tlačidlo zostatok sa podnikateľovi na 5 sekúnd zobrazí aktuálny zostatok v pokladnici.

20 Strana 20 / 89 Obrázok 11: Úvodná obrazovka po prihlásení do systému Obrázok 12: Úvodná obrazovka po prihlásení do systému - zostatok Základné menu Základné menu, umiestnené vľavo, obsahuje položky pre výber základnej kategórie funkcionality. Kliknutím na ikonku vedľa každej kategórie si podnikateľ zobrazí zoznam položiek pre bližšie rozlíšenie služieb v rámci

21 Strana 21 / 89 základnej kategórie funkcionality. Tieto položky sú sprístupnené podľa pridelených oprávnení prihláseného podnikateľa. Obrázok 13: Základné menu s položkami Nový doklad Informačné menu Panel umiestnený hore, ktorý je vždy viditeľný. Zobrazuje logo, názov aplikácie, aktuálny dátum a identifikáciu prihláseného podnikateľa Odhlásenie z aplikácie Odhlásenie podnikateľa z aplikácie je možné pomocou tlačidla Odhlásiť sa, ktoré sa zobrazí po kliknutí na šípku v informačnom menu následne zobrazí prihlasovacia obrazovka.. Podnikateľovi sa

22 Strana 22 / 89 Obrázok 14: Odhlásenie s aplikácie Odhlásenie z dôvodu nečinnosti používateľa Ak je podnikateľ prihlásený do aplikácie VRP a bol dlhšie neaktívny (20 minút), systém vypíše upozorňujúcu hlášku o neaktívnosti a následnom odhlásení z aplikácie a začne odpočítavať 5 minút. Ak táto doba ubehne, systém podnikateľa automaticky odhlási. Počas odpočítavania 5 minút sa podnikateľ môže rozhodnúť, či chce zotrvať v aplikácii. Ak klikne na tlačidlo Áno, systém nechá podnikateľa na obrazovke, na ktorej naposledy pracoval. Ak klikne na tlačidlo Nie, systém vráti podnikateľa na prihlasovaciu obrazovku.

23 Strana 23 / 89 Obrázok 15: Odhlásenie z dôvodu nečinnosti podnikateľa Odhlásenie z dôvodu prihlásenia iného používateľa Ak je podnikateľ prihlásený do aplikácie VRP a pod tými istými prihlasovacími údajmi sa prihlási iná osoba (ktorú podnikateľ oprávnil na prácu z aplikáciou), systém podnikateľa ktorý bol prihlásený pôvodne odhlási z aplikácie a prihlási používateľa, ktorý ako posledný zadal prihlasovacie údaje. 3.4 Nový doklad Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať pokladničné doklady, neplatné doklady, vkladať a vyberať hotovosť, prijímať platby za faktúry a zálohy. Tieto možnosti sa zobrazia kliknutím na tlačidlo Nový doklad.

24 Strana 24 / 89 Obrázok 16: Základné menu - nový doklad Pokladničný doklad Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať pokladničné doklady. Vytvoriť nový doklad môže podnikateľ buď kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Pokladničný doklad v základnom menu alebo kliknutím na Nový pokladničný doklad v menu rýchleho prístupu. Obrázok 17: Vytvorenie nového pokladničného dokladu Po kliknutí na tlačidlo Nový pokladničný doklad sa zobrazí formulár pre vytvorenie pokladničného dokladu. Poznámka: K vytvoreniu pokladničného dokladu je potrebné vopred si zadefinovať tovar a služby, tejto oblasti sa venuje kapitola 3.7 Tovar a služby. Podnikateľ v časti Pridať položku dokladu vyplní nasledujúce údaje:

25 Strana 25 / 89 Vyberie typ položky (predvyplnená kladná klasický predaj tovaru, v prípade že chce podnikateľ vrátiť sumu za zálohované obaly, vyberie možnosť záporná. Typ položky vrátená (postup viď Postup pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená) vyberie, ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku už po jej vytlačení na PD). Vyberie tovar alebo službu z katalógu. Vpíše množstvo (prednastavené na 1, je možné udávať na 3 desatinné miesta). Vpíše jednotkovú cenu s DPH (iba v prípade, ak pri vytváraní tovaru alebo služby nebola táto cena zadaná viď Pridanie nového tovaru / služby). Zadá zľavu - možné zadávať percentuálnu zľavu (celé čísla 0 100%) alebo absolútnu sumu zľavy (0 celková cena na PD v eurách), podľa toho akú formu zľavy má podnikateľ nastavenú (viď Nastavenia dokladu). Prednastavená je na hodnotu 0. Pokiaľ je typ položky vrátená, nie je možné zadávať akúkoľvek zľavu. Po kliknutí na tlačidlo Pridať položku sa zobrazujú pridané položky v časti Pridané položky dokladu. Kliknutím na tlačidlo je možné danú položku z dokladu odstrániť. Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí pokladničný doklad kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad použije tlačidlo Zrušiť a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.

26 Strana 26 / 89 Obrázok 18: Vytvorenie pokladničného dokladu výber tovaru alebo služby Obrázok 19: Vytvorenie pokladničného dokladu pridané položky Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí.

27 Obrázok 20: Vytvorenie pokladničného dokladu vygenerované ID dokladu Strana 27 / 89

28 Strana 28 / 89 Obrázok 21: Vytvorenie pokladničného dokladu náhľad dokladu Postup pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená Ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku po jej vytlačení na pokladničnom doklade, musí pri vytváraní dokladu zvoliť typ položky vrátená. V tomto prípade je možné postupovať dvoma spôsobmi:

29 Strana 29 / 89 Vyhľadať pôvodný doklad ak bol pôvodný doklad zaevidovaný danou VRP alebo inou VRP patriacou rovnakému podnikateľovi, je možné tento doklad vyhľadať a určiť z neho položku, ktorá ma byť vrátená. V takomto prípade je postup nasledovný: 1. Podnikateľ vyberie typ položky vrátená. 2. Zadá deň zaevidovania dokladu a číslo dokladu. 3. Po kliknutí na Vyhľadať doklad, ak existuje viac dokladov, tak sa zobrazí zoznam dokladov, z ktorého si podnikateľ podľa DKP a celkovej ceny dokladu vyberie správny doklad. 4. Následne si vyberie tovar / službu z vybraného dokladu a zadá množstvo. 5. Po kliknutí na Pridať položku je možné pokračovať v pridávaní ďalších položiek alebo doklad vytvoriť a vytlačiť. Obrázok 22: Vrátenie položky z dokladu vyhľadávanie dokladu (nájdené 2 PD z rôznych predajných miest)

30 Strana 30 / 89 Obrázok 23: Vrátenie položky z dokladu výber tovaru / služby z nájdeného PD Manuálne zadefinovať vrátenú položku v prípade, že pôvodný doklad bol vystavený klasickou elektronickou registračnou pokladnicou, je možné po manuálnom vypísaní povinných údajov zadefinovať vrátenú položku. V takomto prípade je postup nasledovný: 1. Podnikateľ vyberie typ položky vrátená. 2. Po kliknutí na Zaevidovať manuálne sa zobrazia povinné polia, ktoré je potrebné vyplniť. 3. Po zadaní všetkých údajov a kliknutí na Pridať položku je možné pokračovať v pridávaní ďalších položiek alebo doklad vytvoriť a vytlačiť.

31 Strana 31 / 89 Obrázok 24: Vrátenie položky z dokladu - manuálne Neplatný doklad Vytvoriť neplatný doklad môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Neplatný doklad v základnom menu. Jeho vytvorenie je identické s postupom vytvorenia pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď Pokladničný doklad). Rozdiel je v tom, že neplatný doklad neobsahuje ID dokladu, QR kód, ani znak MF a v každom treťom riadku obsahuje text NEPLATNÝ DOKLAD.

32 Strana 32 / 89 Obrázok 25: Vytvorenie neplatného dokladu náhľad dokladu Vklad Vytvoriť doklad o vklade môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Vklad v základnom menu. Tu si podnikateľ môže vložiť do jeho pokladnice hotovosť, vyplnením poľa suma vkladu a stlačením

33 Strana 33 / 89 tlačidla Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá spraviť vklad do pokladnice, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu. Obrázok 26: Vklad do pokladnice Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje doklad. Pre vytlačenie dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 27: Vytvorenie vkladu náhľad dokladu Výber Pri výbere hotovosti z pokladnice klikne podnikateľ na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Výber v základnom menu. Podnikateľ vyplní pole suma výberu a stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá spraviť výber z pokladnice, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.

34 Strana 34 / 89 Obrázok 28: Výber z pokladnice Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje doklad. Doklad pre výber z pokladnice sa netlačí Úhrada faktúry Podnikateľ môže pomocou tohto menu vydávať doklady za uhradené faktúry. Vytvoriť nový doklad za úhradu faktúry môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Úhrada faktúry v základnom menu. Podnikateľ vyplní údaje z faktúry Sumu úhrady faktúry (kladnú alebo zápornú) a Číslo faktúry a stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad na úhradu faktúry, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu. Obrázok 29: Vytvorenie dokladu úhrada faktúry Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí.

35 Strana 35 / 89 Obrázok 30: Vytvorenie dokladu pre úhradu faktúry náhľad dokladu Prijatá záloha Podnikateľ môže pomocou tohto menu prijímať zálohy za tovar alebo služby. Vytvoriť nový doklad na prijatú zálohu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Nový doklad a vybratím položky Prijatá záloha v základnom menu Vytvorenie dokladu o prijatí zálohy V prvom kroku si podnikateľ vytvorí v katalógu položku bez ceny (viď Pridanie nového tovaru / služby), ktorá špecifikuje za aký tovar alebo službu bude prijatá záloha (napr. Záloha kontaktné šošovky ). Následne si pri vytváraní dokladu podnikateľ vyberie práve túto položku, zadá sumu prijatej zálohy a pokračuje vo vytváraní dokladu za prijatú zálohu ako pri postupe vytvorenia pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď Pokladničný doklad). Rozdiel je v tom, že tu sa nezadáva množstvo, zľava a typ položky je prednastavený na záloha a nedá sa zmeniť. Na daný doklad je možné vytvoriť aj viac položiek pre prijatie zálohy.

36 Strana 36 / 89 Obrázok 31: Vytvorený doklad na prijatú zálohu náhľad dokladu Vytvorenie dokladu o predaji s odpočítaním zálohy Podnikateľ vytvorí nový pokladničný doklad, kde si zo zoznamu tovaru a služieb vyberie položku, ktorú predáva a pridá ju do časti pridané položky dokladu. Následne si pridá ďalšiu položku s typom vrátená, kde si vyberie položku podľa zálohy, ktorú prijal (postup viď Pokladničný doklad). Celková suma dokladu bude zodpovedať hotovosti, ktorú ma podnikateľ prijať za predaj tovaru alebo služby po odpočítaní zálohy. Obrázok 32: Doklad o predaji s odpočítaním zálohy - náhľad dokladu

37 Strana 37 / Platba cudzou menou Podnikateľ môže prijímať platby aj v cudzej mene. Aby mohol takéto platby prijímať, je potrebné upraviť nastavenie pokladnice (viď Nastavenia dokladu). Vytvorenie takéhoto dokladu je identické s postupom vytvorenia dokladov popísaných v predchádzajúcich podkapitolách. Rozdiel je v tom, že podnikateľ na konci procesu vypĺňania údajov zaškrtne možnosť Platba v cudzej mene. Podnikateľovi týmto vznikne možnosť zadať údaje o cudzej mene Kód meny, Výmenný kurz, Suma cudzej meny, ktorú prijal. Aplikácia automaticky dopočíta sumu výdavku, ktorú zobrazí v poli Výdavok, prípadne sumu v cudzej mene, ktorú ešte treba doplatiť a zobrazí ju pod poľom Suma cudzej meny. Pokiaľ je celková cena dokladu záporná možnosť zaškrtnúť platbu v cudzej mene sa nezobrazí. Obrázok 33: Vytvorenie nového pokladničného dokladu - platba cudzou menou

38 Strana 38 / 89 Obrázok 34: Náhľad dokladu - platba cudzou menou 3.5 Zaevidovanie paragónu Ďalšou záložkou v základnom menu VRP je zaevidovanie paragónu, ktoré slúži na dodatočné zaevidovanie pokladničných dokladov, vyplatených faktúr a záloh. Tieto možnosti sa zobrazia kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu. Obrázok 35: Základné menu - zaevidovanie paragónu Pokladničný doklad Postup dodatočného doevidovania pokladničného dokladu je veľmi podobný s vytváraním nových pokladničných dokladov. Doevidovať pokladničný doklad môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Pokladničný doklad v základnom menu.

39 Strana 39 / 89 Zaevidovanie paragónu sa skladá z dvoch častí. V prvej časti podnikateľ vyplní formulár pre zadanie dátumu a času vydania paragónu a čísla paragónu. Obrázok 36: Zaevidovanie paragónu prvá časť Po ich vyplnení a kliknutí na tlačidlo Potvrdiť sa zobrazí druhá časť zaevidovania paragónu. Obrázok 37: Zaevidovanie paragónu druhá časť Tu podnikateľ v časti Pridať položku dokladu vyplní nasledujúce údaje: Vyberie typ položky (predvyplnená kladná klasický predaj tovaru, v prípade že chce podnikateľ vrátiť sumu za zálohované obaly, vyberie možnosť záporná. Typ položky vrátená (postup viď Postup pri vytváraní dokladu s položkou typu vrátená) vyberie, ak chce podnikateľ zrušiť evidovanú položku už po jej vytlačení na PD). Vyberie tovar alebo službu z katalógu (zobrazené budú tovar a služby, ktoré boli platné v čase vydania paragónu).

40 Strana 40 / 89 Vpíše množstvo (prednastavené na 1, je možné udávať na 3 desatinné miesta). Vpíše jednotkovú cenu s DPH (iba v prípade, ak pri vytváraní tovaru alebo služby nebola táto cena zadaná viď Pridanie nového tovaru / služby). Zadá zľavu - možné zadávať percentuálnu zľavu (celé čísla 0 100%) alebo sumu zľavy v eurách (0 celková cena na PD), podľa toho akú formu zľavy má podnikateľ nastavenú (viď Nastavenia dokladu). Prednastavená je na hodnotu 0. Pokiaľ je typ položky vrátená, nie je možné zadávať akúkoľvek zľavu. Po kliknutí na tlačidlo Pridať položku sa zobrazujú pridané položky v časti Pridané položky dokladu. Kliknutím na tlačidlo je možné danú položku z dokladu odstrániť. Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí pokladničný doklad kliknutím na tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vytvoriť doklad použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu. Obrázok 38: Zaevidovanie paragónu pridaná položka

41 Strana 41 / 89 Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 39: Doevidovanie pokladničného dokladu vygenerované ID dokladu Obrázok 40: Doevidovanie pokladničného dokladu náhľad dokladu

42 Strana 42 / Úhrada faktúry Postup dodatočného doevidovania úhrady faktúry je veľmi podobný s vytváraním nových dokladov za uhradené faktúry. Doevidovať doklad za uhradenú faktúru môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Úhrada faktúry v základnom menu. Zaevidovanie paragónu sa skladá z dvoch častí. V prvej časti podnikateľ vyplní formulár pre zadanie dátumu a času vydania paragónu a čísla paragónu. Obrázok 41: Zaevidovanie paragónu prvá časť Po ich vyplnení a kliknutí na tlačidlo Potvrdiť sa zobrazí druhá časť zaevidovania paragónu. Obrázok 42: Zaevidovanie paragónu druhá časť Podnikateľ vyplní údaje z faktúry Sumu úhrady faktúry (kladnú alebo zápornú) a Číslo faktúry a stlačí tlačidlo Vytvoriť. V prípade, že si podnikateľ neželá vykonať doevidovanie dokladu za úhradu faktúry, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť na menu rýchleho prístupu.

43 Strana 43 / 89 Obrázok 43: Zaevidovanie paragónu vyplnené údaje Po kliknutí na tlačidlo Vytvoriť sa vygeneruje pokladničný doklad a jeho ID. Pre vytlačenie pokladničného dokladu podnikateľ klikne na tlačidlo Tlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Obrázok 44: Doevidovanie dokladu za úhradu faktúry náhľad dokladu Prijatá záloha Podnikateľ môže pomocou tohto menu doevidovať zálohy za tovar alebo služby. Doevidovať doklad na prijatú zálohu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Zaevidovanie paragónu a vybratím položky Prijatá záloha v základnom menu. Prvá časť procesu vytvorenia dodatočného dokladu na

44 Strana 44 / 89 prijatú zálohu je identické s postupom doevidovania pokladničného dokladu uvádzaného v predchádzajúcej kapitole (viď Pokladničný doklad). Druhá časť vytvárania tohto dokladu je zhodná s postupom uvedeným v kapitole Prijatá záloha. Obrázok 45: Doevidovanie dokladu na prijatú zálohu náhľad dokladu 3.6 Vystavené doklady V tejto časti sú zaznamenané všetky pokladničné doklady vyhotovené podnikateľom od registrácie VRP. Podnikateľ si môže prezerať všetky svoje pokladničné doklady po kliknutí na tlačidlo Vystavené doklady v základnom menu. Obrázok 46: Základné menu - Vystavené doklady

45 Strana 45 / Zoznam vystavených dokladov a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Vystavené doklady sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vystavené doklady od vzniku VRP. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky. Obrázok 47: Vystavené doklady - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Prednastavené vyhľadávacie kritérium v ňom je aktuálny mesiac. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum zaevidovania alebo obdobie (jedno z týchto kritérií musí byť vyplnené, predvyplnené je obdobie na aktuálny mesiac), Dátum vystavenia od, Dátum vystavenia do, ID dokladu (ID dokladu, ktoré bolo vygenerované systémom, 32 miestne), Číslo dokladu (poradové číslo dokladu v systéme, 4 miestne), Cena s DPH od, Cena s DPH do,

46 Strana 46 / 89 Typ dokladu (Podnikateľ vyberá z možností Vklad, Výber, Pokladničný doklad, Neplatný doklad, Úhrada faktúry, Prijatá záloha), Dodatočná evidencia (Podnikateľ vyberá z možností Áno, Nie. Áno, ak bol doklad dodatočne zaevidovaný (paragón)). Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri (predvyplnené zostane obdobie na aktuálny mesiac). Obrázok 48: Vystavené doklady - filter Typy dokladov ako pokladničný doklad, úhrada faktúry a prijatá záloha sú číslované vždy začatím mesiaca od čísla 1 (štvormiestne číslo ), daná informácia je zobrazená v stĺpci číslo dokladu. Ostatné typy dokladov (neplatný doklad, vklad a výber) sú číslované začatím používania VRP od čísla 1, ale pre každý typ samostatne (tieto sa nezapočítavajú do celkového počtu dokladov). Ak podnikateľ pri vytváraní dokladov prekročí VRP limit viď. Tabuľka 3 (počítajú sa doklady typu pokladničný doklad, úhrada faktúry a prijatá záloha), môže podnikateľ používať VRP ešte celý nasledujúci mesiac. Na prekročenie limitu bude upozornený hláškou, ktorá je len informatívneho charakteru. Po uplynutí tejto doby sa VRP podnikateľovi automaticky zruší, ale podnikateľ bude mať do nej naďalej read only prístup (prístup do menu vystavené doklady, história tovaru a služieb, uzávierok a nastavení).

47 Strana 47 / Detail dokladu a tlač kópie dokladu Pri každom doklade nachádzajúcom sa v zozname všetkých vystavených dokladov sa nachádza tlačidlo Detail. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí detail požadovaného dokladu. Obrázok 49: Vystavené doklady - detail

48 Strana 48 / 89 Obrázok 50: Detail dokladu Po kliknutí na tlačidlo Vytlačiť kópiu sa zobrazí náhľad dokladu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, doklad sa vytlačí. Kópia dokladu neobsahuje QR kód, ID pokladničného dokladu, ani znak MF. V prípade, že si podnikateľ neželá vytlačiť kópiu dokladu, použije tlačidlo Späť, a tým sa vráti späť do zoznamu všetkých vystavených dokladov.

49 Strana 49 / Tovar a služby Obrázok 51: Kópia dokladu - náhľad Táto obrazovka zobrazuje všetok tovar a služby, ktoré podnikateľ práve ponúka. Podnikateľ si môže prezerať celý svoj katalóg položiek po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo má podnikateľ taktiež možnosť pridávať tovar a služby manuálne (po jednom) alebo pomocou importu (hromadne), exportovať katalóg tovaru a služieb, spätne doevidovať tovar alebo služby a prezerať si históriu tovaru a služieb. Obrázok 52: Tovar a služby - menu

50 Strana 50 / Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje zoznam platného tovaru a služby (max položiek), ktoré práve podnikateľ poskytuje. Záznamy v nej sú zoradené podľa abecedy. Obrázok 53: Tovar a služby - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Názov tovaru / služby (môže vpísať aj iba časť názvu), Sadzba DPH (vyberie 0, 10 alebo 20%). Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.

51 Strana 51 / 89 Obrázok 54: Tovar a služby - filter Úprava tovaru / služby Táto možnosť slúži na editáciu ceny danej položky (cena s DPH), sadzby dane za danú položku a poznámky k položke. Ak chce podnikateľ zmeniť údaje o tovare alebo službe, klikne na tlačidlo Upraviť pri konkrétnej položke. Obrázok 55: Tovar a služby - úprava Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí detail požadovaného tovaru alebo služby, ktorý je možné upravovať a história všetkých úprav tejto položky. Tu môže podnikateľ upravovať celkovú cenu položky, sadzbu DPH a poznámku (názov tovaru / služby nie je možné zmeniť, základ dane sa dopočítava automaticky). Ak podnikateľ vykonal požadované zmeny, klikne na tlačidlo Uložiť. V prípade, že si podnikateľ neželá uložiť vykonané zmeny, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť do zoznamu všetkého platného tovaru a

52 Strana 52 / 89 služieb. Tabuľka histórie tovaru / služby má len informatívny charakter a informuje o všetkých zmenách vykonaných na danej položke. Obrázok 56: Úprava tovaru alebo služby spolu s históriou Zneplatnenie tovaru / služby Ak chce podnikateľ zneplatniť nejaký tovar alebo službu, klikne na tlačidlo Zneplatniť pri konkrétnej položke. Podnikateľ už nebude môcť pridávať túto položku do dokladu.

53 Strana 53 / 89 Obrázok 57: Tovar a služby - zneplatnenie Po kliknutí na toto tlačidlo sa podnikateľovi zobrazí hláška pre potvrdenie danej akcie. Ak podnikateľ chce naozaj službu zneplatniť, kline na tlačidlo Potvrdiť, čím sa daná položka zneplatní (systém vypíše hlášku o úspešnom zneplatnení) a podnikateľ už nebude môcť vytvárať doklad s touto položkou. V prípade, že si podnikateľ neželá vybraný tovar alebo službu zneplatniť, použije tlačidlo Zrušiť, a tým sa vráti späť do zoznamu platného tovaru a služieb.

54 Strana 54 / 89 Obrázok 58: Tovar a služby potvrdenie zneplatnenia Pridanie nového tovaru / služby Pridať nový tovar alebo službu môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Nový tovar / služba v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár pre pridanie novej položky do zoznamu tovaru a služieb. Tu podnikateľ vyplní názov tovaru / služby, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky. Pre názov tovaru a služby sú povolené tieto znaky:! "#$%&'()*+,-./ :;<=>?@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[\]^_`abcdefghijklm nopqrstuvwxyz{ }~äáćéíĺńóŕśúýźůäáćéíĺńóŕśúýźůčďěľňôřšťžčďěľňôřšťžőöű üőöűüß µ ˇ ˇ ز³.

55 Strana 55 / 89 Obrázok 59: Nový tovar / služba vyplnený formulár Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí nový tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky a daný tovar alebo služba sa zobrazí v zozname platného tovaru / služieb.

56 Strana 56 / 89 Obrázok 60: Aktualizovaný zoznam tovaru a služieb s novo pridanou položkou História tovaru / služieb V tejto časti sú zaznamenané všetky zmeny týkajúce sa úpravy tovaru alebo služieb vykonávané podnikateľom. Podnikateľ si tu môže prezerať všetky svoje zmeny po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky História tovaru / služieb v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje zoznam tovaru a služieb (aj zneplatnené) s každou zmenou. Záznamy v nej sú zoradené podľa abecedy.

57 Strana 57 / 89 Obrázok 61: História tovaru / služieb - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Názov tovaru / služby (môže vpísať aj iba časť názvu), Platnosť od, Platnosť do. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri.

58 Strana 58 / 89 Obrázok 62: História tovaru / služieb - filter Import tovaru / služieb Aplikácia umožňuje hromadné pridávanie tovaru a služieb (maximálne 100 naraz) pomocou nahrania súboru vo formáte.csv (comma-separated values) alebo.xml (extended markup language). Ich použitie podľa uvedeného postupu nevyžaduje expertné znalosti informačných technológií. Súbory oboch formátov je možné vytvoriť prakticky v ľubovoľnom textovom editore (napríklad MS Notepad, Notepad++, MS Word), v prípade.csv aj v tabuľkových editoroch (napríklad MS Excel). Podnikateľ má možnosť stiahnuť si vzorové súbory, priamo v aplikácií kliknutím na príslušný odkaz. Obrázok 63: Import tovaru a služieb príklady vzorových súborov Jednotlivé položky v importovaných súboroch musia mať nasledujúcu štruktúru (vrátane poradia): Obsah Obmedzenia A B C D Označenie Jednotková Sadzba DPH Poznámka tovaru / služby cena s DPH názov danej jednotková zákonná ľubovoľná položky, tak cena sadzba poznámka ako bude položky v DPH v % k položke vytlačená na vrátane povinné alfanumerické pokladničnom DPH pole znaky

59 Strana 59 / 89 doklade povinné pole alfanumerické znaky maximálne 256 znakov nezáporné číslo 4 desatinné miesta, viac bude automaticky zaokrúhlený ch ak chcete určovať cenu pri tvorbe PD, nevypĺňajte číselná hodnota od 0 do 100 v prípade položiek oslobodený ch od dane 0 v prípade neplatiteľo v DPH tiež 0 maximálne 1000 znakov Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek Vytvorenie súboru pre import - formát CSV CSV je otvorený multiplatformový formát používaný pre ukladanie štruktúrovaných dát (tabuliek) vo forme textu. Vymedzenie jednotlivých buniek tabuľky je určené pomocou určených znakov, najčastejšie ; pre oddelenie buniek v riadku a Enter pre posun do ďalšieho riadku. Z tohto dôvodu text nesmie obsahovať znak ;. Príklad: Označenie tovaru/služby (povinné, max 256 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 1kg;0,7;20;Skoré Zemiaky 2,5kg;1;20;Neskoré Vo forme tabuľky predstavuje: Označenie tovaru/služby (povinné, max 256 znakov) Jednotková cena s DPH (v ) Sadzba DPH (povinné, v %) Zemiaky 1kg 0,7 20 Skoré Poznámka (max 1000 znakov) Zemiaky 2,5kg 1 20 Neskoré Súbor pre import vo formáte.csv je možné vytvoriť dvoma spôsobmi: A, manuálne pomocou textového editora (príklad pre MS Notepad) 1. Otvorte si textový editor a do prvého riadku vpíšte hlavičku vo formáte A;B;C;D. Kde písmená A-D reprezentujú ľubovoľný text. Príklad: Označenie tovaru/služby (povinné, max 256 znakov);jednotková cena s

60 Strana 60 / 89 DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov). Tento prvý riadok slúži iba ako hlavička a bude pri importovaní ignorovaný a preto na formulácii textov nezáleží 2. Postupne vpíšte tovar a služby v štruktúre A;B;C;D (viď. Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie). Po každej položke stlačte enter na presunutie do nového riadku. Za poslednou položkou stlačte opäť enter, inak bude posledný riadok ignorovaný. 3. Kliknite na tlačidlo Súbor/File, Uložiť ako/save as, zadajte cestu, kam má byť súbor uložený. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť ako typ/save as type Všetky typy (*.*)/All (*.*). Nazvite si súbor ľubovoľne, pričom za názov doplňte.csv. Nastavte Kódovanie/Encoding na ANSI. Potvrďte uloženie. B, pomocou tabuľkového editora (príklad pre MS Excel)

61 Strana 61 / otvorte si tabuľkový editor a do prvého riadku vpíšte hlavičku vo formáte A;B;C;D. Kde písmená A-D reprezentujú ľubovoľný text. Príklad: Označenie tovaru/služby (povinné, max 256 znakov);jednotková cena s DPH (v );Sadzba DPH (povinné, v %);Poznámka (max 1000 znakov). Tento prvý riadok slúži iba ako hlavička a bude pri importovaní ignorovaný a preto na formulácii textov nezáleží 2. Postupne vpíšte tovar a služby v štruktúre A;B;C;D (viď. Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie). 3. Kliknite na Súbor/File, Uložiť ako/save as. Vyberte miesto kam sa má súbor uložiť, nastavte typ uloženia na CSV (Comma delimited) a nazvite súbor ľubovoľne a potvrďte tlačidlom Uložiť/Save.

62 Strana 62 / Aplikácia Vás môže upozorniť na možnú stratu niektorých vlastností vytvoreného zošita pri uložení vo formáte CSV. Potvrďte hlášku kliknutím na Áno/Yes Vytvorenie súboru pre import - formát XML Jazyk XML umožňuje ukladať dáta v štruktúrovanej forme pomocou využitia vopred definovaných značiek. Rovnako ako v prípade CSV sú dáta technicky ukladané ako obyčajný text a je možné ich vytvoriť aj pomocou jednoduchého textového editora. Príklad: <sluzby xmlns:xs=" <sluzba> <oznacenie>zemiaky 1kg</oznacenie> <jednotkovacenadph>0.7</jednotkovacenadph> <sadzbadph>20</sadzbadph> <poznamka>skoré</poznamka> </sluzba> <sluzba> <oznacenie>zemiaky 2,5kg</oznacenie> <jednotkovacenadph>1</jednotkovacenadph> <sadzbadph>20</sadzbadph> <poznamka>neskoré</poznamka> </sluzba> </sluzby> Vo forme tabuľky predstavuje: Označenie tovaru/služby (povinné, max Jednotková cena s 256 znakov) DPH (v ) Sadzba DPH (povinné, v %) Zemiaky 1kg 0,7 20 Skoré Poznámka (max 1000 znakov)

63 Strana 63 / 89 Zemiaky 2,5kg 1 20 Neskoré Vytvorenie XML súboru pre import (príklad pre MS Notepad): 1. Otvorte si textový editor a do prvého riadku vpíšte: <sluzby xmlns:xs=" 2. Postupne pridávajte položky v štruktúre: <sluzba> <oznacenie>a</oznacenie> <jednotkovacenadph>b</jednotkovacenadph> <sadzbadph>c</sadzbadph> <poznamka>d</poznamka> </sluzba> kde za A,B,C,D dosaďte parametre tovaru/služby podľa Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek vyššie. 3. Do posledného riadku vpíšte: </sluzby> 4. Kliknite na tlačidlo Súbor/File, Uložiť ako/save as, zadajte cestu, kam má byť súbor uložený. Vyberte z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť ako typ/save as type Všetky typy (*.*)/All (*.*). Nazvite si súbor ľubovoľne, pričom za názov doplňte.xml. Nastavte Kódovanie/Encoding na ANSI. Potvrďte

64 Strana 64 / 89 uloženie Nahranie súborov do VRP Importovať zoznam tovaru a služieb môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Import tovaru / služieb v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vkladanie súborov s položkami, ktoré chce podnikateľ importovať do systému a podnikateľ tu má možnosť stiahnuť si vzorové súbory, kliknutím na príslušný odkaz. Pre import položiek podnikateľ vyberie súbor, ktorý chce vložiť a klikne na tlačidlo Importovať súbor. Ak chce podnikateľ importované položky doevidovať spätne, vyplní aj pole Dátum začiatku služieb. Obrázok 64: Import tovaru a služieb Po kliknutí na tlačidlo Importovať súbor sa podnikateľovi zobrazí hláška o úspešnosti nahratia súboru. Katalóg tovaru a služieb môže obsahovať maximálne 2000 položiek.

65 Strana 65 / 89 Obrázok 65: Import tovaru a služieb importovaný súbor Ak podnikateľ pri vytváraní súboru spravil chybu (nedodržanie obmedzení uvedených v Tabuľka 4: Štruktúra pridávaných položiek, bude na ňu upozornení pomocou chybovej hlášky aj s uvedením znenia chybného poľa v poradí. Ak je polí chybných viac, uvedie sa prvé v poradí. Ak bol súbor formálne správny, pridajú sa všetky ešte neexistujúce položky do katalógu tovaru / služieb podnikateľa a ich počet bude uvedený v informačnej hláške ako Počet úspešne importovaných položiek. Ak už niektoré položky zo súboru existujú v katalógu, budú preskočené. Počet preskočených položiek bude taktiež uvedený v informačnej hláške ako Počet neúspešne importovaných položiek. Je teda možné súbor použiť aj viackrát, ak podnikateľ doňho postupne pridával položky. Pridané budú iba tieto nové položky. V prípade úpravy existujúcich položiek je nutné použiť obrazovku Úprava tovaru / služby vo VRP, prípadne upravované služby zneplatniť a upraviť hodnoty v importovanom súbore a vykonať import znovu Export tovaru / služieb Exportovať katalóg tovaru a služieb a prehliadať si zoznam všetkých vykonaných exportov, môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Export tovaru / služieb v základnom menu.

66 Strana 66 / Prehľad exportov a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Export tovaru / služieb sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vygenerované exporty. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky. Obrázok 66: Export tovaru / služieb - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum vytvorenia od, Dátum vytvorenia do, Dátum exportu, Stav spracovania.

67 Strana 67 / 89 Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri. Obrázok 67: Export tovaru / služieb - filter Vytvorenie a stiahnutie exportu tovaru / služieb Po kliknutí na tlačidlo Tovar a služby a po vybratí položky Export tovaru / služieb v základnom menu, podnikateľ klikne na tlačidlo Nový export. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie nového exportu. Obrázok 68: Vytvorenie exportu tovaru / služieb Po vyplnení všetkých potrebných údajov (Dátum a čas exportu) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa export zobrazí v zozname všetkých exportov v stave čaká na spracovanie. Keď prejde export do stavu spracovanie ukončené, je možné ho stiahnuť.

68 Strana 68 / 89 Obrázok 69: Export tovaru / služieb v stave pripravený na spracovanie a spracovaný Pre stiahnutie exportu klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a export sa stiahne na lokálne úložisko Spätné doevidovanie tovaru / služby Toto menu slúži na spätné doevidovanie tovaru alebo služby, ktorú nebolo možné upraviť alebo vytvoriť pre dočasnú nedostupnosť systému. Tovar alebo službu môže podnikateľ spätne doevidovať kliknutím na tlačidlo Tovar a služby a vybratím položky Spätné doevidovanie služby v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár pre spätné doevidovanie tovaru alebo služieb.

69 Strana 69 / 89 Obrázok 70: Spätné doevidovanie služby formulár Spätné doevidovanie nového tovaru / služby Ak chce podnikateľ spätne doevidovať tovar alebo službu, vo formulári spätného doevidovania vyberie v poli Tovar / služba možnosť Zadať novú službu. Po vybratí tejto možnosti podnikateľ vyplní názov nového tovaru / služby, dátum platnosti (od / do) tovaru alebo služby, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky.

70 Strana 70 / 89 Obrázok 71: Spätné doevidovanie nového tovaru / služby Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ spätne doeviduje tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky. Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil dátum platnosti položky od aj do (čiže položka bola platná v minulosti, ale už nie je), tovar alebo služba sa zobrazí v zozname Histórie tovaru alebo služieb (viď História tovaru / služieb). Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil len dátum platnosti položky od (čiže položka bola platná v minulosti a stále je platná), jeden záznam o tovare alebo službe (s dátumom platnosti do dátumu spätného doevidovania) sa zobrazí v zozname Histórie tovaru / služieb (viď História tovaru / služieb) a druhý záznam (s dátumom platnosti od spätného dátumu doevidovania) v zozname Tovaru a služieb (viď Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie).

71 Strana 71 / Spätná úprava tovaru / služby Ak chce podnikateľ spätne upraviť tovar alebo službu, vo formulári spätného doevidovania vyberie v poli Tovar / služba existujúcu službu, ktorú chce spätne meniť. Po vybratí tejto možnosti podnikateľ vyplní dátum platnosti (od / do) tovaru alebo služby, cenu s DPH (Nemusí byť vyplnená. Je možné ju doplniť pri vytváraní PD), vyberie sadzbu dane (0, 10 alebo 20%), prípadne napíše poznámku. Základ dane sa dopočíta automaticky. Obrázok 72: Spätná úprava tovaru / služby Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ spätne doeviduje tovar alebo službu kliknutím na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo systém vypíše hlášku o úspešnom vytvorení položky. Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil dátum platnosti položky od aj do (čiže položka bola platná v minulosti, ale už nie je), tovar alebo služba sa zobrazí v zozname Histórie tovaru alebo služieb (viď História tovaru / služieb). Ak podnikateľ vo formulári spätného doevidovania vyplnil len dátum platnosti položky od (čiže položka bola platná v minulosti a stále je platná),

72 Strana 72 / 89 jeden záznam o tovare alebo službe (s dátumom platnosti do dátumu spätného doevidovania) sa zobrazí v zozname Histórie tovaru / služieb (viď História tovaru / služieb) a druhý záznam (s dátumom platnosti od spätného dátumu doevidovania) v zozname Tovaru a služieb (viď Zoznam tovaru / služieb a ich vyhľadávanie). 3.8 Uzávierky Podnikateľ môže pomocou tohto menu vytvárať intervalové a prehľadové uzávierky. Vytvoriť novú uzávierku môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Uzávierky v základnom menu. Obrázok 73: Uzávierky - menu Prehľad uzávierok a ich vyhľadávanie Po kliknutí na tlačidlo Uzávierky sa zobrazí tabuľka, ktorá obsahuje všetky vygenerované uzávierky. Záznamy v nej sú zoradené tak, že novo pridané záznamy sa zaraďujú na začiatok tabuľky.

73 Strana 73 / 89 Obrázok 74: Uzávierky - zoznam Na jednoduchšie vyhľadávanie v tabuľke slúži filter. Podnikateľ môže vyhľadávať záznamy v tabuľke vybraním alebo vpísaním údajov do jednotlivých polí filtra: Dátum obdobia od, Dátum obdobia do, Dátum vytvorenia, Dátum spracovania, Typ uzávierky, Stav uzávierky. Po zadaní filtrovacích kritérií klikne podnikateľ na tlačidlo Filtrovať a zobrazia sa mu požadované záznamy. V prípade, že si podnikateľ neželá

74 Strana 74 / 89 filtrovať údaje podľa zadaných kritérií alebo ich chce zmazať a vyplniť nové použije tlačidlo Zrušiť filter, a tým sa zmažú vyplnené údaje vo filtri. Obrázok 75: Uzávierky - filter Vytvorenie a stiahnutie intervalovej uzávierky Vytvoriť novú intervalovú uzávierku môže podnikateľ kliknutím na tlačidlo Uzávierky a vybratím položky Nová uzávierka v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie novej uzávierky. Tu podnikateľ vyberie typ uzávierky intervalová uzávierka. Obrázok 76: Vytvorenie intervalovej uzávierky Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum uzávierky od / do) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa

75 Strana 75 / 89 uzávierka zobrazí v zozname všetkých uzávierok v stave čaká na spracovanie. Keď prejde uzávierka do stavu spracovanie ukončené, je možné ju stiahnuť. Obrázok 77: Intervalová uzávierka zaradená na spracovanie Pre stiahnutie uzávierky klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a uzávierka sa stiahne na lokálne úložisko Vytvorenie a stiahnutie prehľadovej uzávierky Vytvoriť novú prehľadovú uzávierku môže podnikateľ rovnako ako intervalovú, kliknutím na tlačidlo Uzávierky a vybratím položky Nová uzávierka v základnom menu. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár na vytvorenie novej uzávierky. Tu podnikateľ vyberie typ uzávierky prehľadová uzávierka.

76 Strana 76 / 89 Obrázok 78: Vytvorenie prehľadovej uzávierky Po vyplnení všetkých potrebných údajov (dátum uzávierky od je možné vyplniť len 72 hodín spätne) podnikateľ klikne na tlačidlo Uložiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa uzávierka zobrazí v zozname všetkých uzávierok v stave čaká na spracovanie. Keď prejde uzávierka do stavu spracovanie ukončené, je možné ju stiahnuť.

77 Strana 77 / 89 Obrázok 79: Prehľadová uzávierka zaradená na spracovanie Pre stiahnutie uzávierky klikne podnikateľ na tlačidlo Stiahnuť a uzávierka sa stiahne na lokálne úložisko. 3.9 Nastavenia Podnikateľ môže pomocou tohto menu meniť nastavenia aplikácie VRP. Môže nastavovať, či prijíma platby v cudzej mene, formát tlače dokladov, či je alebo nie je platiteľom dane, formu zľavy, zmeniť heslo alebo zobraziť si spárované zariadenia s VRP. Spomínané možnosti sa mu zobrazia po kliknutí na tlačidlo Nastavenia v základnom menu.

78 Strana 78 / 89 Obrázok 80: Nastavenia - menu Nastavenia dokladu Ak si chce podnikateľ vykonať nastavenia VRP, môže tak urobiť kliknutím na tlačidlo Nastavenia a vybratím položky Nastavenia dokladu. Tu si podnikateľ nastaví: Či je subjekt platiteľom DPH podnikateľ nastaví, či je alebo nie je platiteľom DPH: o podnikateľ prepne na Áno, ak je platiteľom DPH o podnikateľ prepne na Nie, ak nie je platiteľom DPH Poskytovanú formu zľavy podnikateľ zvolí spôsob poskytovania zľavy na jednotkovú cenu položky pri vytváraní pokladničných dokladov: o ak prepne na znak eura ( ), pri vytváraní dokladov bude zadávať zľavu na jednotlivé položky v eurách o ak prepne na znak percenta (%), pri vytváraní dokladov bude zadávať zľavu na jednotlivé položky v percentách Či subjekt prijíma platby aj v cudzej mene podnikateľ nastaví, či prijíma aj platby v cudzej mene: o ak podnikateľ prepne na Áno, zobrazí sa mu pri vytváraní dokladov možnosť platba v cudzej mene (viď Platba cudzou menou) o ak podnikateľ prepne na Nie, možnosť platba v cudzej mene sa mu pri vytváraní dokladov nebude zobrazovať Formát dokladu podnikateľ si zvolí formát pre generovanie dokladov (A4, A5 alebo A6)

79 Strana 79 / 89 Obrázok 81: Nastavenia Nastavenia dokladu Nastavenie tlače pre internet explorer Ak podnikateľ používa na prácu s aplikáciou internet explorer, je pre správne tlačenie dokladov potrebné spraviť nasledovné nastavenie tlače v prehliadači. 1. Podnikateľ klikne na tlačidlo Nástroje / Tools (alebo stláčí alt+x) v prehliadači. 2. Zvolí možnosť Tlač / Print. 3. Klikne na Nastavenie stránky / Page setup.

80 Strana 80 / 89 Obrázok 82: Nástroje 4. Zobrazí sa okno nastavenia stránky, ktoré musí byť nastavené viď. Obrázok 83.

81 Strana 81 / 89 Obrázok 83: Nastavenia stránky Zmena hesla Ak si chce podnikateľ zmeniť heslo do VRP, môže tak urobiť kliknutím na tlačidlo Nastavenia a vybratím položky Zmena hesla. Tu podnikateľ vyplní svoje pôvodné heslo, dvakrát vpíše nové heslo a klikne na tlačidlo Zmeniť heslo. Podnikateľ je o úspešnej zmene hesla informovaný hláškou. Obrázok 84: Nastavenia Zmena hesla

82 Strana 82 / Spárované zariadenia Kliknutím v ľavom hlavnom menu na tlačidlo Nastavenia a následne na tlačidlo Spárované zariadenia sa zobrazí obrazovka, ktorá slúži pre zobrazenie zoznamu spárovaných mobilných zariadení s VRP. Počet spárovaných zariadení s jednou VRP nemôže byť viac ako 3. Pri každom zázname v tabuľke sa nachádza ID zariadenia, názov zariadenia, dátum spárovania, dátum posledného prihlásenia a tlačidlo Odpárovať. Pomocou tlačidla Odpárovať používateľ zruší prepojenie mobilného zariadenia s VRP umožňujúce prihlasovanie cez PIN (resp. odtlačku prsta). Obrázok 85: Nastavenia - Spárované zariadenia 3.10 Ukončenie používania VRP Jedným zo spôsobov ako nahlásiť ukončenie používania VRP alebo stratu prihlasovacích údajov je cez samotnú aplikáciu VRP. V tomto prípade ide o elektronické vyplnenie oznámení, čiže podnikateľ nemusí zháňať potrebné tlačivo. Podnikateľ jednoducho oznámenia vyplní, vytlačí, podpíše a doručí FS Ukončenie používania VRP na žiadosť podnikateľa Ak chce podnikateľ vyplniť oznámenie o ukončení používania VRP, klikne na tlačidlo Oznámenie o ukončení VRP na prihlasovacej obrazovke.

83 Strana 83 / 89 Obrázok 86: Oznámenie o ukončení VRP Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí formulár oznámenia o ukončení používania VRP. Podnikateľ vo formulári vyplní nasledujúce údaje: Obchodné meno, DIČ (10 miestne číslo), Vyberie právny subjekt (fyzická alebo právnická osoba), Vyplní adresu trvalého pobytu (v prípade FO), Vyplní adresu sídla právnickej osoby (v prípade PO), DKP, Dátum ukončenia (dátum od ktorého chce podnikateľ ukončiť používanie VRP). Po vyplnení všetkých potrebných údajov podnikateľ vytvorí oznámenie kliknutím na tlačidlo Uložiť ako PDF a vytlačiť. Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí náhľad dokumentu a okno pre tlač, ktoré keď podnikateľ potvrdí, dokument sa vytlačí. Vytlačený a podpísaný dokument je potrebné doručiť FS.