Příručka pro zaměstnance program Erasmus+ je vzdělávací program Evropské unie.

Transkript

1 Příručka pro zaměstnance program Erasmus+ je vzdělávací program Evropské unie. -2-

2 Pro ty, kteří prošli výběrovým řízením, chystají se na pracovní cestu a potřebují poradit, jak začít. PŘED VÝJEZDEM Začněte co nejdříve, pokud je to ve vašich silách a možnostech. Formulář - Mobility Agreement Po schválení výjezdu je třeba sestavit program, téma přednášek nebo dohodnout program školení s přijímací organizací. Je také potřeba dohodnout se na přesném termínu pracovní cesty. První dokument, který musí být vyřízen před cestou, je tzv. Mobility Agreement for Teaching/ Training. ( ). Ve formuláři je potřeba uvést dny mimo cestovní dny, program a obsah přednášek, které budete na přijímací organizaci pořádat či se školit, počet hodin za daný den. Podrobný návod naleznete zde: Mobility Agreement nechte potvrdit od přijímací organizace, pověřeného člověka na Vaší fakultě a opatřit Vaším podpisem. Vše stačí naskenovat a zaslat em referentce/referentovi pro mobility vyjíždějících zaměstnanců Erasmus+. VUT OZV: Odevzdání dokumentu doporučujeme minimálně 3 týdny před odjezdem do zahraničí. -1-

3 PŘED VÝJEZDEM Cestovní příkaz Připravte si předpokládané náklady na jízdné a ubytování a zašlete na OZV. OZV na základě informací o počtu výukových/školících dnů a předpokládaných nákladů na cestu potvrzuje em maximální výši grantu na pobytové náklady, na jízdné a případný doplatek z fakulty či jiných zdrojů. Založte si cestovní příkaz v Intraportálu VUT ( ) a vložte SPP prvky a částky, které jsme Vám zaslaly. Zajistěte si fakultní SPP prvek s nadlimitní částkou mimo Erasmus+ nebo jiné zdroje. Fakulta také hradí kapesné, pojištění, silniční daň. Veškeré náklady musí být hrazeny z účtovacího pracoviště rektorátu (objeví se automaticky v cestovním příkazu po zadání prvku ERxxxx a zakliknutí účtuje ). V účelu cesty uvádějte ERASMUS+. -2-

4 PŘED VÝJEZDEM Zajištění cesty Záloha V rámci pracovní cesty je možné vybrat 2 x zálohu. Poprvé v Kč převodem na Váš účet nebo hotově na pokladně rektorátu z kterého si můžete hradit letenku a ubytování placené předem. Po druhé v cizí měně před cestou - slouží na úhradu nákladů během pobytu. Zaměstnanec si zajistí jízdenku a ubytování sám a vyúčtuje v cestovním příkaze. Důvod je pružnější sjednávání levnější ceny jízdenek a ubytování, přehled všech nákladů v rámci cestovních příkazů, jednotný převod ke kurzu EURa. Termín a výši zálohy (pokud nějakou budete chtít) si prosím domluvte s paní pokladní Holou (hola@ro.vutbr.cz ). Musí si objednávat EURa několik dní dopředu, tak aby je měla k dispozici, až si budete chtít zálohu vyzvednout. Letenka Pokud si budete zajišťovat letenky u nízkorozpočtových leteckých společností, nezapomeňte si uložit nebo vytisknout doklad s částkou již při rezervaci. Po zaplacení již doklad často nezasílají. Srovnání cen a rezervace letenek naleznete například na webových stránkách společnosti: Ekonomické oddělení RO vyžaduje doklad kde je uvedena částka, Vaše jméno, číslo rezervace, Adresa letecké společnosti. Pokud budete kupovat letenku od společnosti, která Vám vystaví daňový doklad, je potřeba uvést adresu: VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ Antonínská 548/1, Brno , Czech Republic, IČ , DIČ CZ

5 PŘED VÝJEZDEM Zajištění cesty Jízdenky V případě nákupu elektronických jízdenek přes internet doložte platbu Vaším výpisem z účtu. Ubytování Dodržujte prosím náležitosti k faktuře za ubytování: Plný název rektorátu, Vaše jméno bude uvedeno až v textu níže (nebo až na 2. místě v adrese). Plná adresa VUT: VYSOKÉ UČENÍ TECHNICKÉ V BRNĚ Antonínská 548/1, Brno Czech Republic IČ DIČ CZ (u faktury do kč se nemusí IČ uvádět). -4-

6 PO UKONČENÍ CESTY Doklad o účasti na zahraniční mobilitě Confirmation Na konci pobytu přijímací organizace potvrzuje tzv. Confirmation of Erasmus teaching/training programme (viz. Dokumenty ke stažení - vyukove-pobyty-zamestnancu-erasmus-plus ), které si s sebou odvážíte zpět do ČR. Počet výukových dnů potvrzených zahraniční stranou by se měl shodovat s počtem výukových dnů, uvedeným v Teaching programme. Přijímací organizace také potvrzuje počet výukových hodin, kdy minimální počet výukových hodin je vždy 8. Confirmation s originál podpisem dodejte na OZV. Vyúčtování cesty Do cestovního příkazu uveďte všechny náležitosti cesty. Doložte všechny originál účtenky, jízdenky, letenky, atd. související s cestovními a pobytovými náklady nalepené na A4 (Případné očíslování nám pomůže při lepší identifikaci dokladů). Výpisy z účtu, pokud jste platil nějaké náklady z Vašeho účtu. Informace ohledně stravy: Pokud jste nečerpali stravné v rámci ubytování či programu, je nutné doložit vyjádření písemně s podpisem, že Vám nebylo poskytnuto stravné (stačí napsat na fakturu a potvrdit podpisem). V případě, že jste snídaně, obědy, večeře měli hrazené v rámci ubytování a tato částka je vyčíslená na faktuře za ubytování, můžete odečíst tuto částku z ceny ubytování anebo v cestovním příkaze zatrhnete políčko snídaně/ obědy/ večeře. OZV provede kontrolu účetních dokladů a dle kurzu k EUR udělá rozpočet mezi jednotlivé zakázky a dopočítá případný doplatek z fakulty. Informace bude zaslaná em a požádáme Vás o ukončení vyúčtování. Doklady OZV následně předá na ekonomické oddělení rektorátu. -5-

7 PO UKONČENÍ CESTY Závěrečná zpráva Krátká závěrečná zpráva (viz dokumenty ke stažení níže) se přikládá spolu s doklady k vyúčtování cestovního příkazu na ekonomické oddělení. Zpráva Erasmus+ se vyplňuje online v rámci internetové databáze pro evidenci mobilit Erasmus + tzv. "Mobility tool" (Odkaz se zašle na Váš po skončení mobility, zpětně po korekci vyúčtování automaticky). Doklady Veškeré dokumenty k mobilitě a vyúčtování cestovního příkazu předejte na odbor zahraničních vztahů rektorátu referentce/referentovi pro mobility vyjíždějících zaměstnanců Erasmus+. Veškeré dokumenty a infornace naleznete na stránkách Studium Studium a stáže v zahraničí V případě jakýchkoliv dotazů kontaktujte odbor zahraničních vztahů - referentku/referenta pro mobility vyjíždějících zaměstnanců Erasmus+. VUT OZV: -6-