ZÁPIS Z JEDNÁNÍ PRACOVNÍ SKUPINY PRO TECHNICKOU POMOC OP VVV (PS TP) 19. dubna 2016, 10:00 hod., Černá zasedací místnost, Harfa Office Park

Transkript

1 ZÁPIS č.j. MSMT-4550/ Z JEDNÁNÍ PRACOVNÍ SKUPINY PRO TECHNICKOU POMOC OP VVV (PS TP) 19. dubna 2016, 10:00 hod., Černá zasedací místnost, Harfa Office Park Přítomní členové a náhradníci: Bc. Jan Frisch, ŘO 42 Mgr. Jakub Hněvkovský, odd. 440 Ing. Monika Monzerová, odd. 101 Mgr. Jan Radoš, ŘO 48 Ing. Jakub Uchytil, ŘO 47 Ing. Kateřina Oplová, ŘO 41 Mgr. Stanislav Tvaroh, ŘO 46 předseda PS náhradník člena PS Hosté: Ing. Kamila Hráchová (O 42), Ing. Monika Pommerová (odd. 420), Ing. Lukáš Lafek (odd. 421), Ing. Jana Kovařovicová, (odd. 462), Mgr. Jan Štěpnička (odd. 422), Bc. Martina Faměrová (odd. 421), Bc. Radim Skřítek (odd. 420), Bc. Jiří Vícha (O 43) Omluveni: Ing. Jana Šmíd Winterová (ŘO 43), Ing. Helena Barbořáková (O43), Ing. Ivana Baloušková, MBA, (ŘO 45), Ing. Michal Kazda, (VO 452), Mgr. Veronika Valdmanová (ŘO 49), Bc. Martin Kuchyňka (VeO 490) PROGRAM JEDNÁNÍ: 1) Zahájení 2) Projednání aktualizace Analýzy informačních systémů pro zabezpečení potřeb ŘO 3) Projednání aktualizace Dlouhodobého plánu TP ) Projednání projektové žádosti TP OP VVV Informační systémy 5) Projednání projektové žádosti TP OP VVV Podpora administrativní kapacity 1) ZAHÁJENÍ Předseda PS konstatoval, že PS je usnášeníschopná, a to i pro případ hlasování o projektech technické pomoci, o kterém předseda PS jakožto ředitel O42 nehlasuje.

2 Dále informoval členy PS, že oproti původnímu plánu bude předložena pouze aktualizace Analýzy informačních systémů pro zabezpečení potřeb ŘO a projektové žádosti TP OP VVV Informační systémy a TP OP VVV Podpora administrativní kapacity. V případě projektové žádosti projektu TP OP VVV Hodnocení bude nutné s oddělením koncepce a přípravy výzev znovu prověřit způsob stanovení počtu hodnotících komisí, které budou mít na projekt zásadní vliv. Projektová žádost TP OP VVV Informovanost a publicita bude předložena až po vyřešení souladu všech dokumentů: DiKoP, RKoP, Dlouhodobým plánem TP. Předpokládaný termín předložení projektových žádostí je čtvrtek, 21. dubna ) PROJEDNÁNÍ AKTUALIZACE ANALÝZY INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ PRO ZABEZPEČENÍ POTŘEB ŘO L. Lafek sdělil členům PS, že analýza doznala pouze drobných změn, a to celková částka byla upravena na základě již ukončených zadávacích řízení o cca 30 tis. Kč. Dále došlo k úpravě v kapitole č. 5, z níž byly informace přesunuty do zjednodušené přílohy č. 1 analýzy. 2 M. Monzerová se dotázala na podrobnější informace ohledně úhrady výdajů za systémy společné pro celé MŠMT z prostředků OP VVV. L. Lafek sdělil, že většina těchto výdajů je v současné době hrazena formou režijních nákladů. Zároveň vzhledem k jasnému stanovisku z EU ohledně pořizování nových systémů není možné z prostředků TP OP VVV hradit pořízení systémů, které by duplikovaly činnosti systému MS J. Frisch dále doplnil, že úhrada nákladů za informační systémy vychází z výnosu NM sekce majetkové, který definuje jak konkrétně, v jaké výši a jakým přepočtem se náklady na informační systémy dělí mezi úřad a OP VVV. Výdaje v analýze jsou v tuto chvíli stanoveny na základě výdajů minulých let. Pokud by došlo ke změně, bude nutné analýzu i projekt aktualizovat. Dále J. Frisch také upozornil, že v režijních nákladech budou hrazeny pouze výdaje na základě doložených a ověřených veřejných zakázek. Dále se členové PS zabývali otázkou, zda je možné schválit a předložit projektovou žádost i v případě, že dosud nebyla uspokojivě vyřešena otázka postupu ohledně evidence investičních výdajů v systémech EDS/SMVS. M. Monzerová navrhla, aby bylo schválení projektu posunuto až na dobu, kdy budou známy závěry z jednání ohledně postupu v případě investičních výdajů. J. Frisch naopak navrhl variantu, aby byl projekt schválen s podmínkou, že k předložení dojde, až pokud tomu nebudou bránit závěry jednání, případně bude projekt v souladu s tímto jednáním upraven. J. Radoš dále upozornil, že v analýze nejsou v tuto chvíli zahrnuty výdaje na systém ESOP, které bude pravděpodobně nutné z projektu hradit. Členové pracovní skupiny se po diskuzi shodli, že v současné chvíli bude nejlepší se schvalováním analýzy a projektové žádosti počkat až na závěry pracovní skupiny ohledně

3 postupu s evidencí investičních výdajů a na doplnění analýzy o předpokládané výdaje za systém ESOP. Na základě těchto informací pracovní skupina o analýze nehlasovala. 3) PROJEDNÁNÍ AKTUALIZACE DLOUHOBÉHO PLÁNU TP J. Kovařovicová upozornila, že v Dlouhodobém plánu TP je chyba v součtovém řádku investičních výdajů. Jedná se pouze o administrativní chybu, na celkové výši výdajů za analýzu se po opravě chyby nic nezmění. Dlouhodobý plán bude upraven. J. Frisch doplnil, že naopak v Dlouhodobém plánu jsou vyčíslené výdaje za tvorbu webových stránek, které jsou obsažené v DiKoP a RKoP. Vzhledem k tomu, že Analýza nebyla schválena, o Dlouhodobém plánu TP PS nehlasovala. 4) PROJEDNÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI TP OP VVV INFORMAČNÍ SYSTÉMY Vzhledem k závěrům z jednání k aktualizaci Analýzy informačních systémů pro zabezpečení potřeb ŘO, nebyla projektová žádost představena a neprojednávala se. 5) PROJEDNÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI PROJEKTU TP OP VVV PODPORA ADMINISTRATIVNÍ KAPACITY 3 R. Skřítek představil projektovou žádost, která je plně v souladu s analýzou schválenou na minulém jednání PS i Dlouhodobým plánem TP. Projekt je koncipován na 14 měsíců, tedy pouze do konce roku 2016, a to z toho důvodu, aby bylo možné stanovit výdaje co nejpřesněji. Zároveň vychází z aktuálních požadavků jednotlivých odborů. Hlavní cíle projektu: Cílem projektu je zajištění podpory administrativní kapacity OP VVV prostřednictvím dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a zajištěním úhrady nákladů spojených s tuzemskými služebními/pracovním cestami. Klíčové aktivity projektu: Projekt má dvě klíčové aktivity. První klíčová aktivita je zaměřena na úhradu osobních nákladů vzešlých na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. V této klíčové aktivitě se rovněž předpokládá úhrada výše uvedených nákladů spojených s ukončováním OP VK a OP VaVpI. Druhá klíčová aktivita je zaměřena na úhradu cestovních nákladů pro všechny pracovníky IS OP VVV, a to jak formou proplacení cestovních náhrad, tak výdajů realizovaných prostřednictvím nákupu služeb. I tato klíčová aktivita předpokládá možnost úhrady cestovních nákladů vzniklých v souvislosti s ukončováním OP VK a OP VaVpI.

4 Rozpočet projektu: Vzhledem k tomu, že výdaje vzniklé na základě dohod konaných mimo pracovní poměr za rok 2015 jsou v tuto chvíli již známé, byl rozpočet rozdělen na výdaje na DPP v kategoriích administrativní, odborné a epertní činnosti na rok 2015 a výdaje na DPP ve stejných kategoriích na rok Shodně byly výdaje strukturovány i pro DPČ. Cena byla stanovena jako průměrná sazba za jednotlivé druhy činností. Dále jsou položkou rozpočtu cestovní náhrady, jejichž výše byla stanovena jako průměrná výše a předpokládaný počet osob na tuzemské služební/pracovní cestě. Vzhledem k tomu, že výdaje za služební cesty jsou hrazeny také formou služeb, je část cestovních nákladů zahrnuta do outsourcovaných služeb. Monitorovací indikátor: Monitorovací indikátor byl stanoven jako počet tuzemských pracovních cest. 4 J. Kovařovicová upozornila na rozpor mezi definicí indikátoru a popisem, jakým bude projekt indikátor naplňovat. J. Frisch uvedl, že jde pouze o chybu ve formulaci, neboť se předpokládá, že bude započítán každý zaměstnanec za každou pracovní cestu. V tomto duchu bude popis indikátoru upraven. Dále se J. Kovařovicová dotázala, proč byl jako indikátor zvolen počet pracovníků absolvujících pracovní cestu a nikoliv počet FTE. J. Frisch odpověděl, že tento indikátor byl zvolen z důvodu snadnějšího sledování a kontroly. J. Kovařovicová rovněž upozornila, že v projektové žádosti je chyba ve finančním plánu, kde u 1. a 2. žádosti o platbu je chybně uvedena závěrečná platba. Toto je administrativní chyba, která bude opravena. Další připomínky již nebyly vzneseny. USNESENÍ PS: PS TP schvaluje předloženou projektovou žádost projektu TP OP VVV Podpora administrativní kapacity za předpokladu, že před jejím předložením bude upraven finanční plán, kde bude odstraněno označení závěrečné žádosti o platbu u 1. a 2. ŽoP a popis indikátoru upraven tak, aby korespondoval s jeho definicí.

5 Hlasování: Člen/náhradník Souhlas s návrhem Poznámka Ano Ne Bc. Jan Frisch, ŘO 42 n/a n/a o projektové žádosti nehlasuje Mgr. Jakub Hněvkovský, odd. 440 Ing. Monika Monzerová, odd. 101 Mgr. Jan Radoš, ŘO 48 Ing. Jakub Uchytil, ŘO 47 Ing. Kateřina Oplová, ŘO 41 Mgr. Stanislav Tvaroh, ŘO 46 Úkol vzešlý z projednávání bodu: - V projektu budou zapracovány připomínky členů PS, tj. ve finančním plánu upraveno, že se v případě 1. a 2. žádosti o platbu nejedná o závěrečnou platbu a upraven popis monitorovacího indikátoru tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o počet osob na pracovní/služební tuzemské cestě. Projekt již není nutné předkládat na PS, upravená projektová žádost bude pouze odeslána pracovní skupině pro informaci spolu se schváleným zápisem. 5 schválil: Bc. Jan Frisch, předseda PS Zápis byl připomínkován přítomnými účastníky PS. Zapsala: Hráchová