ARCHIV SLEZSKÉ UNIVERZITY VÝROČNÍ ZPRÁVA ZA ROK 2016

Transkript

1 ARCHIV SLEZSKÉ UNIVERZITY VÝROČNÍ ZPRÁVA ZA ROK 2016 Leden 2017

2 Úvod Archiv Slezské univerzity (dále jen ASU ) je specializovaným archivem ve smyslu 51 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů. Akreditace mu byla udělena Ministerstvem vnitra České republiky na základě akreditačního řízení ve smyslu citovaného zákona ke dni ASU zabezpečuje předarchivní péči a ukládá a pečuje o archiválie vzniklé z činnosti Slezské univerzity v Opavě. Dále plní metodicko-poradenskou a kontrolní funkci pro spisovou službu na Slezské univerzitě v Opavě, podílí se na tvorbě vnitřních norem s vazbou na archivnictví a spisovou službu, na stanovení směřování rozvoje elektronických systémů spjatých se spisovou službou na univerzitě. V rámci ediční činnosti ASU přiděluje ISBN/ISSN a vede jejich evidenci, schvaluje podobu razítek, vede jejich evidenci a provádí inventuru razítek na Slezské univerzitě v Opavě. Personální podmínky Po personální stránce nedošlo v roce 2016 k žádným změnám. Ke dni má tedy ASU dvě stálé pracovnice: Mgr. Veronika Marková, vedoucí ASU Klára Mučková, samostatný pracovník ASU a Ústřední spisovny Souhrnné informace ze základní evidence NAD k Určení původci: 1 Neurčení původci: 0 Počet archivních souborů: 8 Časový rozsah: Evidenční status archiválií: 1 archivní soubory v přímé péči instituce, uložené v instituci Archivní kulturní památky: 0 Národní kulturní památky: 0 ASU spravuje následující archivní soubory: Číslo souboru Název souboru Velikost souboru v bm 001 Slezská univerzita v Opavě, rektorát, Opava 10,3 96 Počet ev. jednotek souboru

3 002 Slezská univerzita v Opavě, Filozoficko-přírodovědecká 6,06 52 fakulta, Opava 003 Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská 1,35 13 fakulta Karviná 004 Slezská univerzita v Opavě, Matematický ústav Opava 0, Slezská univerzita v Opavě, Vzdělávací centrum Krnov 0, Sbírka soudobé dokumentace Slezská univerzita v 1,93 24 Opavě 007 Sbírka dokumentů z činnosti studentských organizací 0,21 4 Slezská univerzita v Opavě 008 Sbírka k ediční a vydavatelské činnosti Slezská univerzita v Opavě 8, Metráž: archiválie nezpracované zpracované inventarizované celkem Metráž (v bm) 28,16 bm 28,16 bm Evidenční jednotky: ev. jednotky počet kartony 174 balíky 17 kinematografické filmy jiné nosiče analogových 7 záznamů jiné 450 celkem 648 Fyzický stav archiválií Archiválie jsou uloženy ve standardních archivních krabicích nebo balících; jejich fyzický stav odpovídá jejich stáří a použitým materiálům. fyzický stav ev. jednotek Metráž (v bm) podíl nepoškozeno 28,16 bm 100 % poškozeno 0% nezjištěno 0% Extrémně naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 vyhlášky č.645/2004 Sb., odst. II: Podle pravidelně zapisovaných a ukládaných odpočtů měřící jednotky umístěné v depozitních prostorách ASU nedošlo v roce 2016 k naměření těchto extrémních hodnot relativní vlhkosti.

4 Vnější změny v roce 2016 vnější změna přírůstky výběrem ve skartačním řízení přírůstky delimitací přírůstky výběrem archiválií mimo skartační řízení úbytky metráž Zpracování archiválií Fondy ASU jsou nezpracované. Zpracováno: Archivní pomůcky: 0 Bezpečnostní kopie archiválií: 0 Studijní kopie archiválií: 0 Využívání archiválií Z důvodu nezpracování jsou fondy ASU nepřístupné k nahlížení. Počet badatelů celkem: 0 Počet badatelských návštěv celkem: 0 Počet vypůjčených evidenčních jednotek: 0 Počet rešerší pro úřední účely: 0 Počet rešerší pro soukromé účely: 0 Stav prostor ASU Prostory ASU se nacházejí v budově Fakulty veřejných politik Slezské univerzity v Opavě na Bezručově nám. 14 v Opavě. Od ledna roku 2014 probíhala rekonstrukce této budovy, která zahrnovala zlepšení prostorového, technického a materiálového vybavení samotných pracovišť a depozitářů archivu. Na podzim roku 2016 byla rekonstrukce budovy ukončena a od listopadu 2016 probíhalo stěhování archivních fondů z budovy univerzity na Rybníčku 626/1, kde byly po dobu výše uvedené rekonstrukce dočasně deponovány, do nově zrekonstruovaných prostor. Na počátku roku 2017 by mělo být dokončeno stěhování celého pracoviště archivu.

5 Odborné a společenské aktivity archivu V roce 2016 se zaměstnanci archivu podíleli na několika významnějších společenských i odborných aktivitách. V červnu 2016 byla veřejnosti představena výstava 25 let Slezské univerzity v Opavě pořádaná Slezskou univerzitou v Opavě ve spolupráci s Městským dopravním podnikem Opava, a. s. Jednalo se o výstavu fotografií zachycujících významné momenty z historie univerzity. Výstava byla ke zhlédnutí v trolejbusu č. 307 až do konce října V době od 20. října do 20. listopadu 2016 pořádala Slezská univerzita v Opavě ve spolupráci se Slezským zemským muzeem další výstavu k 25. výročí vzniku univerzity s názvem 25 let Slezské univerzity v Opavě. Výstava byla instalována v Historické výstavní budově Slezského zemského muzea a Archiv Slezské univerzity se na ní podílel výběrem archiválií, fotografií a dalších exponátů pro vystavení, jejich instalací a dále tvorbou textů k výstavě. Archiv Slezské univerzity také intenzivně spolupracuje na přípravě publikace k 25. výročí vzniku Slezské univerzity v Opavě. Její vydání je plánováno na začátek roku Nadále průběžně připravuje přehledovou publikaci nejvýznamnějších událostí v historii univerzity. V roce 2016 provedl Archiv Slezské univerzity následující skartační řízení: - mimořádné skartační řízení na Obchodně podnikatelské fakultě v Karviné (chybně vytištěné doklady o absolvování studia na SU), - mimořádné skartační řízení na Filozoficko-přírodovědecké fakultě v Opavě, - mimořádné skartační řízení na Filozoficko-přírodovědecké fakultě v Opavě (chybně vytištěné doklady o absolvování studia na SU), - mimořádné skartační řízení na Fakultě veřejných politik v Opavě. Do všech výše uvedených skartačních řízení byly zařazeny pouze dokumenty se skartačním znakem S, které byly následně určeny ke zničení. Od roku 2016 má Archiv Slezské univerzity rozpracována dvě skartační řízení: - skartační řízení v Ústřední spisovně, - mimořádné skartační řízení na Matematickém ústavu v Opavě. Nové prostorové podmínky umožní archivu od roku 2017 pořádací činnost a tím i budoucí zpřístupnění fondů badatelům.

6 Další činnosti ASU V roce 2016 byly na Slezské univerzitě v Opavě vydány/upraveny následující vnitřní normy se vztahem k problematice spisové služby a archivu: - Příkaz rektora č. 1/2016 k organizaci obsluhy datové schránky, - Metodický pokyn kvestora č. 3/2016 k odesílání a předávání úředních dokumentů v elektronickém systému spisové služby na Slezské univerzitě v Opavě, - Příkaz kvestora č. 1/2016 k rozdělování a oběhu dokumentů mezi příslušnou podatelnou a příjemcem a mezi Ústřední podatelnou a podatelnami na organizačních jednotkách na Slezské univerzitě v Opavě. Výroční zprávu vypracovala: Mgr. Veronika Marková V Opavě