Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

Transkript

1 Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most Ústí nad Labem,

2 Zákon o archivnictví, spisové službě a změně některých zákonů č. 499/2004 Sb. - výběr archiválií ve skartačním řízení ( 7-10) - spisová služba ( 63-70) - kontrola spisové služby ( 71-72) - přestupky ( 73-74) - spisový a skartační řád v souladu se zákonem ( 83, odst. 2) (archiv řád neschvaluje, pouze na požádání posuzuje) Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby č. 259/2012 Sb. ( 2-26) Kontrola je jedním z aspektů tzv. předarchivní péče.

3 Základní povinnosti veřejnoprávních původců Uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr ( 3, odst. 1), platí též pro písemnosti jejich právních předchůdců Vykonávat spisovou službu ( 63, odst. 1) v plné míře (obce s pověřeným obecním úřadem, či se stavebním, matričním úřadem) Vykonávat spisovou službu v listinné či elektronické podobě ( 63, odst. 3) Uložit vybrané archiválie do veřejného archivu.

4 Kontrola výkonu spisové služby ( 71) kontrola v kompetenci: Ministerstva vnitra (písm. a) oblastního / zemského archivu (písm. c) kontrola na základě: zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) průběh zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví obsah Metodického návodu pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím elektronického systému spisové služby u veřejnoprávních původců (2016) Národního standardu pro essl (2017)

5 Kontrola výkonu spisové služby ( 71) okruhy dle zákona a vyhlášky: 3 odst. 1 povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií 5-12 podrobnosti provádění výběru archiválií ve skartačním řízení 15 odst. 4 porušení podmínek trvalého skartačního souhlasu zásady vedení spisové služby 83 kontrola úpravy spisových a skartačních řádů určených původců vyhláška č. 259/2012 Sb. ( 2-26)

6 Průběh kontroly: plánovaná / neplánovaná kontrola oznámení pověření ke kontrole kontrola protokol o kontrole zpráva o odstranění nedostatků podání námitek následná kontrola

7 Přestupky 74, odst. 6, 7, 9 a 10 = maximální výše ,- Kč přestupku se veřejnoprávní původce dopustí pokud: - neuchová dokumenty a neumožní výběr archiválií dle 3 - totéž u dokumentů svých právních předchůdců - nevykonává spisovou službu dle 63 - nevydá spisový a skartační řád dle 66 - neoznačuje dokumenty podle spisového plánu (tj. spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami) dle 66, odst. 2 - nedodržuje podmínky ukládání dokumentů dle 68 - nedodržuje ukládání dokumentů dle spisového plánu dle 68, odst. 1 - neprovádí skartační řízení

8 Obvyklé (opakující) se chyby Je vedena dokumentace o essl? (Národní standard pro essl, kap. 10.1) evidenční list (název, dodavatel, uvedení do provozu...) doklady o nabytí (smlouvy, licence...) analytická a projektová dokumentace (o zavedení systému) systémová, uživatelská příručka vnitřní předpisy o provozu essl (spisový řád) bezpečnostní dokumentace (zálohování, obnova ze zálohy) Pokud některé z dokumentů uvedených v této kapitole s výjimkou evidenčního listu neexistovaly, není to důvod k jejich dodatečnému vytváření.

9 Evidenční list o essl / ISSD (Národní standard, kap ) název essl jako obchodního produktu obchodní firma dodavatele datum uvedení do zkušebního provozu datum uvedení do řádného provozu informace o významných změnách (např. nové verze) datum ukončení provozu technická charakteristika (zejména použité technologie a databáze) charakteristika agendy (rozsah zpracovávaných dat) přehled právních předpisů vztahujících se k obsahu essl údaje o přístupu veřejnosti k essl (internetová adresa s přístupem) přehled správcovských rolí a správců a jejich zařazení v organizační struktuře původce přehled uživatelských rolí a jejich charakteristika

10 Příjem dokumentů podatelna došlé dokumenty se evidují neprodleně po přijetí / dodání Přijímání a práce s dokumenty v digitální podobě Formáty: pdf, pdf/a, xml, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx, jpg/jpeg/jfif, png, tif/tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, pcm, mp2/mp3, isdoc/ isdocx, edi, dwg, shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx, dgn, gml/gfs/xsd Přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky: vyhl. č. 194/2009 Sb., příl. 3 Výstupní datové formáty: vyhl. č. 259/2012 Sb., 23 Dokumenty v digitální podobě (doručené na technických nosičích dat) se vždy ukládají do essl. (vyhl., 19 odst. 2 písm. j)

11 Jsou zveřejněny informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů? (vyhl., 3, odst. 3)

12 Konverze dokumentů Který typ konverze provádíme? autorizovanou z moci úřední (zákon č. 300/2008 Sb.) dle archivního zákona ( 69a) prostým skenováním (tzv. jiná konverze) Převádění formátu Umí essl převádět do výstupního datového formátu? změna datového formátu a připojení ověřovací doložku s údaji dle vyhlášky č. 259/2012 Sb, 24, odst. 3

13 Číslo jednací / Spis / Spisová značka (spojování dokumentů v téže záležitosti do jednoho spisu - Správní řád, 17) Číslo jednací odlišné pro samostatné evidence Spisová značka = označení celého spisu (259/2012 Sb., 12, odst. 4) Mám ve spisovém řádu definováno, které typy spisů vytvářím a umožňuje mi je essl vytvářet? Priorace (pro různá č.j.) Sběrný arch Typový spis

14 Povinné údaje v evidenci (vyhl., 10) - pořadové číslo - jednoznačný identifikátor (E) - datum doručení / vzniku - odesílatel - počet listů + počet listů (svazků) příloh - obsah - komu byl přidělen k vyřízení - způsob vyřízení - spisový znak - skartační znak a lhůta - datum vyřízení - forma dokumentu (E) - záznam o provedení výběru archiválií (E) - identifikátor dokumentu v digitálním archivu (E) (samostatné evidence, které je třeba ve SŘ všechny vyjmenovat)

15 Povinné údaje v evidenci spisů (vyhl., 12) - datum založení spisu - datum uzavření spisu - obsah - spisová značka - spisový znak - skartační znak a lhůta - jednoznačný identifikátor (E) - obsah analogových dokumentů (E) - záznam o provedení výběru archiválií (E) - identifikátor spisu v digitálním archivu (E) Správně vyplněné údaje v evidencích mají vliv na zdárné provedení elektronického skartačního řízení.

16 Podepisování dokumentů Autentizační prostředky digitálního dokumentu: a) kvalifikovaný elektronický podpis (č. 297/2016 Sb., 5) b) kvalifikovaná elektronická pečeť (nelze užít na běžné dokumenty) c) kvalifikované časové razítko otisk úředního razítka (Správní řád, 69) elektronicky podepsáno

17 Odesílání dokumentů Užití datové schránky u OVM je povinné s výjimkou: neumožňuje-li to povaha dokumentu nelze-li provést konverzi zasílaných dokumentů není-li zpřístupněna a aktivována DS odesílatele i příjemce jsou-li zneplatněny přístupové údaje dané osoby

18 Ukládání dokumentů příruční registratura (pouze krátkodobé uložení) spisovna elektronická spisovna Uložení dokumentů v analogové podobě musí odpovídat uložení jejich záznamů.

19 Správa spisovny ( 68) stanoven pověřený zaměstnanec evidence dokumentů (archivní kniha) Technické vybavení spisovny ( 68, odst. 4) prostory nesmí být ohroženy povodněmi hasicí přístroj (pouze práškový) regály pro uložení dokumentů zajištění proti vstupu nepovolaných osob zabezpečení proti škodlivému působení přírodních vlivů

20 Elektronická spisovna dokumenty se ukládají pouze ve formátech ( 65, odst. 5) povolených vyhláškou ( 23): pdf/a, xml, jpg/jpeg/jfif, png, tif/tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp2/mp3 vkládání dokumentů do spisů a do ukládacích jednotek skartační řízení v elektronické podobě Zaznamenává essl operace do transakčního protokolu? Umí essl znázornit transakční protokol a vyhledávat v něm?

21 Vyřazování dokumentů / Skartační řízení Mám definovanou spouštěcí událost? (uzavření / vyřízení spisu) uzavření spisu = kompletace a kontrola údajů ( 65, odst. 5) - skartační řízení probíhá pravidelně ( 8) - týká se všech písemností (i právních předchůdců) ( 7, odst. 1) Původce nesmí dávat do skartačního řízení CD nebo jiné nosiče dat.

22 DĚKUJI ZA POZORNOST (A TRPĚLIVOST)