Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Moderní škola 21. století. Zařazení materiálu: Ověření materiálu ve výuce:

Transkript

1 STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, Neratovice, tel.: , IČO: , IZO: Ředitelství školy: Spojovací 632, Neratovice tel.: , fax , mhrejsova@sosa sou.cz, souneratovice.cz Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Moderní škola 21. století Zařazení materiálu: Šablona: V/2 Stupeň a typ vzdělávání: střední odborné Vzdělávací oblast: odborné vzdělávání Vzdělávací obor: veřejnosprávní činnost Vyučovací předmět: veřejná správa Tematický okruh: archivnictví Sada: 4 Číslo DUM: 11 Ověření materiálu ve výuce: Datum ověření: Ročník: VS3 Ověřující učitel: PhDr. D. Dajčová

2 STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, Neratovice, tel.: , IČO: , IZO: Ředitelství školy: Spojovací 632, Neratovice tel.: , fax , mhrejsova@sosa sou.cz, souneratovice.cz Název listu: Jméno autora: Anotace: Archivnictví PhDr. Drahoslava Dajčová Výukový materiál pro předmět veřejná správa a pro přípravu maturitních okruhů Klíčová slova: Klíčové kompetence: Archiv, instituce archivní správy, archiválie, spisový řád, skartace, spisová služba, dokument, skartační znaky, skartační řízení Orientuje se v soustavě archivů Má základní představu o spisové službě a základních pravidlech archivace písemností Přesahy a vazby: VYT, PRA, HCS, CSR Organizace (čas, velikost skupiny, prostorová organizace): Cílová skupina: 1 vyučovací hodina, třída, učebna vybavená projekční technikou 2., 3. a 4. ročník Použitá literatura, zdroje: z. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb., vyhlášky č. 646/2004 Sb., Velikost: 682kB

3 11. Archivnictví Právní úprava: z.č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb., vyhlášky č. 646/2004 Sb., Archivnictví je řízeno vnitřní státní správou. Předmětem činnosti archivů je péče o archiválie. Archiv Pojem archiv má tyto významy: - soubor písemností a jiných záznamů dokumentární povahy (archiválie), - objekt, místnost, budova s uloženými archiváliemi, - instituce, která vykonává archivní činnosti (třídění, ukládání, uchovávání, ochrana, vědecké a praktické využití archiválií). Archivní instituce vykonává dohled nad organizacemi v rámci územní působnosti dle zákona o archivnictví. Instituce archivní správy: - Archivní správa MV ČR se sídlem v Praze 6, - Národní archiv se sídlem v Praze 4, - Státní oblastní archivy se sídlem v Praze, Třeboni, Plzni, Litoměřicích, Zámrsku, - Moravský zemský archiv se sídlem v Brně, - Moravský archiv se sídlem v Opavě, - Státní archivy (ve vybraných okresních městech), - Specializované archivy (Česká televize, ČNB, Český rozhlas, Vojenský ústřed ní archiv, Archiv zeměměřičský a katastru, Národní filmový archiv, Archivy vysokých škol, Archiv národního písemnictví, Archiv ústavu TGM ), - Bezpečnostní archiv (Archiv pro zahraniční styky a informace, Bezpečnostní archiv se sídlem v Praze), - Archivy územních samostatných celků (Praha, Brno, Ostrava, Plzeň, Ústí nad Labem), - Církevní archivy (Ústřední archiv a muzeum církve československé husitské v Praze 6), - Správní archivy (MZ ČR, MD ČR, MS ČR, MPSV ČR, MŠMT ČR, Úřadu vlády ČR). Vybrané pojmy z archivnictví: Organizace s jakoukoliv právní formou podléhá zákonu o archivaci. Každá organizace má schválený spisový řád a skartační řád státním archivem. Archiválie Archiválie jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti nejen organizací veřejné správy, ale i z činnosti jednotlivců a těch, které ke svému historickému, politickému, hospodářskému a kulturnímu významu mají trvalou dokumentární hodnotu. Archivní kniha - je evidenční pomůcka archivu, spisovny, sloužící k provádění záznamu přírůstků archiválií (písemností). Kniha zápůjček je evidenční pomůcka k vedení evidence zapůjčení archiválií. Spisový řád Skartační a spisový řád organizace podléhá schvalovacímu řízení nadřízeného státního orgánu. Organizace jsou povinny se řídit spisovým řádem, který obsahuje: - spisovou službu (činnosti a práce s informacemi, počínaje příjmem, tříděním

4 a konče uložením a archivací písemností a informací), - způsob třídění druhy písemností, včetně seznamů všech druhů informací, - manipulaci s informacemi a písemnostmi, - činnost spisovny, - spisový plán, který má schéma označení a označení spisovým znakem, - systém všech písemností a archiválií. Spisovna Spisovná slouží k ukládání všech vyřízených dokumentů v organizaci do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Spisovna vykonává spisové služby. Spisová služba zahrnuje činnosti: - příjem, evidence, rozdělení a oběh dokumentů, - vyřizování, vyhotovení a podepisování dokumentů, - odesílání dokumentů, - ukládání a vyřizování dokumentů. Dokument Dokument je každý písemný, obrázkový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať v podobě analogové nebo digitální. Dokument je nosičem informací. Informace obsažená v dokumentu se označuje jako záznam, který může mít formu písemnou, rukopisnou, písemnou psanou psacím strojem či počítačem, anebo technickou formu provedenou elektronicky. Dokument má archivní a informační hodnotu označenou skartačním znakem. Skartační řád Skartační řád je předpis pro legální likvidaci archiválií, písemností a informací, které nemají archivní hodnotu. Organizace jsou povinny řídit se schváleným skartačním řádem, který obsahuje: - skartační návrh a skartační seznam, - knihu předávání písemností, - skartační lhůty, Skartační znak Skartační znak je označení hodnoty dokumentu, která je rozlišena písmeny: A dokumenty (archiválie trvalé hodnoty), předávají se na základě protokolu do okresního archivu, S dokumenty (archiválie bez archivní hodnoty) se v rámci skartačního řízení zničí, V dokumenty (archiválie, u kterých nelze předem určit hodnotu) se po uplynutí skartační doby označují A nebo S. Skartační lhůta Skartační je dobou, po kterou jsou dokumenty uloženy v organizaci. Po uplynutí skartační lhůty se dokument zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem (například 5 let S5). Skartační návrh Skartační návrh je písemný návrh na vyřazení dokumentů, které nejsou nadále potřebné pro provoz organizace. Seznam dokumentů navržených na vyřazení se předkládá statutárnímu orgánu. (okresnímu státnímu archivu). Skartační řízení Skartační řízení je proces vyřazení dokumentů, které pozbyly správní či provozní upotřebitelnost. Skartační protokol Skartační protokol je dokument o skartačním řízení, o předání archiválií do státního okresního archivu, o provedení revize a o provedení kontroly.

5 Skartační povolení Skartační povolení je písemnost, kterou vydává státní archiv (okresní archiv), a tím povoluje písemnosti předat ke zničení (skartování).