Postupná elektronizácia výkonu verejnej moci na Slovensku úzko súvisí s celosvetovým trendom zjednodušovania

Transkript

1 Strana 1 z 5 Zavedenie elektronickej (dátovej) schránky na základe zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (Zákon o e-governmente), a zmeny s tým súvisiace. Postupná elektronizácia výkonu verejnej moci na Slovensku úzko súvisí s celosvetovým trendom zjednodušovania prístupu a následného zvyšovania transparentnosti komunikácie s príslušnými orgánmi vo sfére štátnej správy a územnej samosprávy. Práve prostredníctvom realizácie ustanovení Zákona o e-governmente by malo v blízkej budúcnosti dôjsť k faktickému uľahčeniu a zrýchleniu riešenia rozmanitých situácií v živote bežných občanov a podnikateľov vo vzťahu k príslušným úradným autoritám. Jednou z noviniek, ktoré tento zákon prináša, je zriadenie elektronických dátových schránok, slúžiacich výhradne na komunikáciu fyzických a právnických osôb, podnikateľov a organizačných zložiek s orgánmi pôsobiacimi vo sfére výkonu verejnej správy. V nadväznosti na blížiaci sa termín automatickej aktivácie elektronickej schránky právnickým osobám a organizačným zložkám (k ) si Vám preto dovoľujeme priblížiť prostredníctvom tohto Memoranda najdôležitejšie zmeny v komunikácií s orgánmi verejnej moci, spojené so zavedením elektronickej schránky. V nasledujúcej časti tohto Memoranda Vás máme v úmysle oboznámiť so základným mechanizmom zmien v komunikácií s orgánom verejnej moci po zriadení a aktivácií elektronickej schránky v zmysle Zákona o e- Governmente: 1. Pojem a funkcia elektronickej (dátovej) schránky Elektronickou schránkou sa rozumie elektronické úložisko slúžiace na elektronickú komunikáciu medzi právnickou osobou a orgánom verejnej moci. Schránky umožňujú elektronické doručovanie elektronických podaní (napr. návrh na začatie konania, žaloba, žiadosť, sťažnosť, vyjadrenie, stanovisko, ohlásenie) vrátane ich príloh. Elektronická forma doručovania je v plnej miere

2 Strana 2 rovnocennou substitúciou komunikácie listinnej. 2. Zriadenie a aktivácia elektronickej schránky. Elektronické schránky sa zriaďujú orgánu verejnej moci, právnickej osobe, fyzickej osobe, podnikateľovi, subjektu medzinárodného práva, organizačnej zložke alebo organizácii v pôsobnosti orgánu verejnej moci a tým, o ktorých to ustanoví osobitný predpis. Na plné využitie všetkých funkcionalít elektronických schránok je nevyhnutná ich aktivácia. V prípade fyzických osôb a fyzických osôb podnikateľov - je a aj naďalej zostáva aktivácia schránky na dobrovoľnej báze. Úprava týkajúca sa právnických osôb a organizačných zložiek je však odlišná. Zákon o e-governmente umožňoval od jeho prijatia v roku 2013 (a v tomto čase ešte stále umožňuje) využívanie elektronickej schránky tými právnickými osobami a organizačnými zložkami, ktorí požiadali o dobrovoľnú aktiváciu správcu modulu elektronickej schránky Úrad vlády Slovenskej republiky, ktorý je zároveň povinný viesť a spravovať register elektronických schránok. V súlade s aplikovateľnými ustanoveniami Zákon o e-governmente sa dňom plošne automaticky aktivujú elektronické schránky aj všetkým ostatným právnickým osobám a organizačným zložkám, t.j. všetkým právnickým osobám a organizačným zložkám, ktorí do uvedeného momentu nepožiadali o dobrovoľnú aktiváciu dátových schránok. Z dikcie zákonného ustanovenia tak vyplývalo, že sa má jednať o automatickú aktiváciu schránky, do ktorej môžu orgány verejnej moci po doručovať úradné dokumenty bez ohľadu na to, či si povinné osoby k dátovej schránke zabezpečili reálny prístup. Nakoľko dobrovoľne aktivovaných schránok bolo (aj vzhľadom na absentujúcu mediálnu kampaň o zavádzaných dátových schránkach a o e- governmente samotnom) minimum a stále nie je doriešený prístup k nim zo strany zahraničných štatutárov (viď bod 3. Prístup do elektronickej schránky), vláda prijala Usmernenie k postupu pri aktivácii elektronických schránok, ktorým kvázi odložila účinnosť automatickej aktivácie. Podľa Zákona o e-governmente a príslušného Usmernenia k postupu pri aktivácii elektronických schránok dňa začne tzv. prvá fáza procesu aktivácie elektronických schránok právnických osôb a zapísaných organizačných zložiek bez žiadosti majiteľa Úradom vlády SR. Uvedené však v skutočnosti znamená de facto len prípravu elektronickej schránky, nakoľko k jej skutočnej aktivácii dôjde až dňom , ibaže si ju právnická osoba alebo organizačná zložka aktivuje skôr prvým prístupom do schránky v období medzi Pokiaľ tak právnická osoba alebo zapísaná organizačná zložka v uvedenom období neurobí sama aktívny úkon prihlásenia sa do dátovej schránky, bude jej aktivovaná automaticky až dňom Prechodné obdobie je tak vhodné využiť na zriadenie prístupu k dátovej schránke. Od momentu aktivácie budú orgány verejnej moci môcť vykonávať doručovanie úradných dokumentov (okrem

3 Strana 3 prípadov, kedy je takéto doručovanie vylúčené) vo forme elektronickej a nie listinnej. Doručenie v tomto prípade potvrdzuje elektronická doručenka zasielaná do elektronickej schránky. Orgánu verejnej moci vyplýva zo zákona povinnosť uplatňovania výkonu verejnej moci elektronicky od Elektronická správa sa bude považovať za prečítanú uplynutím zákonnej lehoty (napr. 3 alebo 15 dní) odo dňa nasledujúceho po dni jej doručenia do elektronickej schránky. Z tohto dôvodu je viac ako nevyhnutné predmetnú elektronickú schránku pravidelne sledovať. Elektronické schránky sa svojím majiteľom zriaďujú bezodplatne, v závislosti od právneho postavenia osoby - majiteľa elektronickej schránky. Pre jedno právne postavenie sa zriaďuje majiteľovi jedna elektronická schránka (napr. podnikateľovi - fyzickej osobe, sa jedna schránka zriadi pre právne postavenie podnikateľa - fyzickej osoby a jedna pre právne postavenie občana.) Je dôležité spomenúť, že majiteľ elektronickej schránky nie je jej vlastníkom, ale len osobou oprávnenou disponovať s touto elektronickou schránkou spôsobom ustanoveným v Zákone o e Governmente, čoho dôsledkom je nemožnosť jej deaktivácie v prípade právnických osôb a organizačných zložiek za podmienok iných, než ustanovuje zákon (napr. po zániku právnickej osoby). 3. Prístup do elektronickej schránky Na prístup do elektronickej schránky je potrebný identifikátor osoby oprávnenej na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou, v spojení s jej autentifikátorom, alebo autentifikačným kvalifikovaným certifikátom. V súčasnosti sa na prístup do elektronickej schránky môže použiť výhradne občiansky preukaz s elektronickým čipom (v prípade občana iného štátu s pobytom na Slovensku je možné použitie dokladu o pobyte s elektronickým čipom) v spojení s osobným bezpečnostným kódom. Aj napriek skutočnosti, že Zákon o e- Governmente pripúšťa alternatívny autentifikátor v prípade osôb, ktoré nedisponujú hore uvedenými dokladmi (predovšetkým sa jedná o zahraničných členov štatutárnych orgánov), doposiaľ Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky nevydalo predpis, ktorý by použitie alternatívnej formy autentifikácie skutočne umožňoval. Vzhľadom na aktuálne problémy súvisiace s nedostatočnou úpravou použitia alternatívneho autentifikátora je najvhodnejšou alternatívou v prípade občanov iných krajín ako Slovenska udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou osobe, ktorá disponuje občianskym preukazom s elektronickým čipom aktivovaným na použitie v elektronickej komunikácii prostredníctvom žiadosti adresovanej Úradu vlády SR. V súvislosti s touto žiadosťou si Vás dovoľujeme upozorniť, že podpis majiteľa elektronickej schránky, ktorý má záujem udeliť takéto oprávnenie tretej osobe, musí byť úradne osvedčený a v prípade osvedčenia podpisu v zahraničí je tiež potrebná apostila. Osobou zo zákona oprávnenou na prístup a disponovanie s elektronickou

4 Strana 4 schránkou, ktorej majiteľom je právnická osoba, je jej štatutárny orgán alebo jeho člen. V prípade ak má právnická osoba majiteľ elektronickej schránky kolektívny štatutárny orgán (napr. dvoch a viacerých konateľov), je osobou oprávnenou na prístup a disponovanie s touto elektronickou schránkou každý člen kolektívneho štatutárneho orgánu právnickej osoby. Ministerstvo vnútra ako správca autentifikačnej časti autentifikačného modulu zabezpečuje vytvorenie a zachovanie väzby, prepojenia medzi identifikátorom osoby a jej autentifikátorom. V praxi to znamená, že ak ste občanom Slovenskej republiky po vložení občianskeho preukazu do čítačky sa Vám automaticky autentifikuje identita prostredníctvom občianskeho preukazu a Vy si budete môcť zvoliť, v pozícii akého subjektu chcete v danom prípade služby e-governmentu využívať. 4. Praktické využitie služieb e- Governmentu Aj napriek určitým systémovým nedokonalostiam, ktoré sprevádzajú zavedenie elektronických schránok, možno elektronizáciu výkonu verejnej moci hodnotiť pozitívne. Možnosť podávania elektronických podaní je spojená hneď s niekoľkými výhodami pre užívateľa týchto služieb ľahká prístupnosť (či už z hľadiska času alebo miesta), finančná úspora (polovičná sadzba súdneho poplatku za podanie do Obchodného registra a polovičná sadzba správneho/súdneho poplatku, maximálne znížená o 70,- EUR pri iných podaniach), garantovaná bezpečnosť či informovanosť o stave doručenia podania (možnosť aktivácie notifikácií doručovaných na Vami určenú ovú adresu alebo formou SMS správy). Modul enotify slúži na jednotné zaslanie notifikácií prostredníctvom SMS správ alebo iného elektronického kanála od odosielateľa k adresátovi v elektronickej forme. Táto služba však musí byť užívateľom aktivovaná v užívateľskom rozhraní aplikácie. Ak sa užívateľ rozhodne pre aktiváciu notifikačných správ, v prípade doručenia správy do elektronickej schránky mu bude vopred zvolenou formou notifikačného nástroja zaslané upozornenie o takejto skutočnosti. Využitím služieb e-governmentu je umožnené osobám podať napríklad daňové priznanie, návrh na začatie konania (prípadne dopĺňať podania k existujúcemu konaniu), návrh na vstup do konkurzného alebo reštrukturalizačného konania, návrh na prvozápis spoločnosti do obchodného registra, ohlásenie živnosti, požiadať o registráciu subjektu k dani alebo zúčastniť sa elektronického verejného obstarávania. Tento výpočet je samozrejme len demonštratívny a rozsah služieb poskytovaných orgánmi verejnej moci je niekoľkonásobne širší. V mnohých prípadoch samotné vyplnenie elektronického formulára nepostačuje na to, aby predmetné elektronické podanie spĺňalo zákonné požiadavky podania. Ak osobitný právny predpis pri určitom právnom úkone vyžaduje vlastnoručný podpis, iná osoba ako orgán verejnej moci tento právny úkon vo všeobecnosti autorizuje svojim zaručeným elektronickým podpisom alebo

5 Strana 5 zaručenou elektronickou pečaťou. Ak sa požaduje osvedčený podpis, k zaručenému elektronickému podpisu sa pripája aj časová pečiatka. Ďalší pojem, ktorý Zákon o e- Governmente zavádza je zaručená konverzia. Cieľom zaručenej konverzie je zabezpečenie možnosti prevodu medzi listinnou a elektronickou formou dokumentov (príp. opačne) a to tak, aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky a mohol by byť rovnako použitý ako pôvodný dokument na právne účely. Zaručenú konverziu bude môcť vykonávať len oprávnená osoba, ktorou môže byť orgán verejnej moci (vrátane notárov), poštový podnik poskytujúci univerzálnu poštovú službu (Integrované obslužné miesto občanov tzv. IOMO) a v obmedzenom rozsahu (okrem verejných listín) aj advokát. Zaručená konverzia dokumentu sa vyžaduje v prípadoch, kedy osobitný predpis vyžaduje predloženie pôvodnej listiny v origináli alebo v úradne osvedčenej kópii. IOMO sú takéto úkony realizované pracovníkom IOMO v mene žiadateľa o službu. V takomto prípade sa predmetný realizovaný úkon považuje za úkon osoby, v ktorej mene pracovník IOMO realizovaný úkon autorizoval. Úlohou Integrovaného obslužného miesta občanov je slúžiť ako prístupové miesto pre asistovanú komunikáciu občanov s orgánmi verejnej moci. Jeho služby môžu využiť osoby, ktoré z rôznych dôvodov nemôžu využívať prístupové body prostredníctvom internetu (napr. nedostatok technických prostriedkov). Práve prostredníctvom IOMO môže používateľ získavať výstupy z registrov (obchodný register, register trestov, katastrálna evidencia), realizovať elektronické podania, vstupovať do svojej elektronickej schránky a zároveň využívať služby zaručenej konverzie dokumentov. Pri realizácii úkonov prostredníctvom