Popis zapojení SZR do procesu výpisů ze ZR a reklamací údajů v ZR

Transkript

1 Popis zapojení SZR do procesu výpisů ze ZR a reklamací údajů v ZR Název dokumentu: Popis zapojení SZR do procesu výpisů ze ZR a reklamací údajů v ZR Verze: 3.00 Autor: Správa základních registrů Datum aktualizace: Účel: Popis vazeb mezi FAIS, DS SZR a systémem elektronické spisové služby SZR Počet stran: 7 Na Vápence 14 Strana 1/7 fax:

2 Obsah 1 ÚVOD Účel příručky Vymezení některých pojmů FAIS Spisovka SZR Výpis referenčních údajů Záznam o využívání údajů v základním registru Reklamace referenčního údaje DS Automat SZR Dotčená osoba Formulářové výstupy z FAIS Automatické výstupy ze základních registrů Automatické výstupy o změně referenčního údaje Automatické výstupy o využívání referenčních údajů Výstupy ze základních registrů poskytované na žádost Výstupy poskytované na žádost fyzických a právnických osob Výstupy poskytované na žádost orgánů veřejné moci Výstupy při reklamaci referenčního údaje Reklamace webovou službou na egon rozhraní Reklamace na žádost fyzické nebo právnické osoby Vstupní formuláře pro FAIS Popis datových zpráv v DS Automat SZR Typy datových zpráv Evidence bezproblémových formulářů žádostí nebo reklamací Evidence ostatních datových zpráv doručených do DS automat SZR Závěr... 7 Na Vápence 14 Strana 2/7 fax:

3 1 ÚVOD 1.1 Účel příručky Účelem této příručky je poskytnou zaměstnancům Správy základních registrů (dále jen SZR ) informace o vazbách mezi formulářovým agendovým informačním systémem - FAIS, datovou schránkou Automat SZR a systémem elektronické spisové služby SZR. Příručka popisuje druhy formulářů a stanoví pracovní postupy určených zaměstnanců SZR při vyřizování žádostí o výpisy referenčních údajů a při vyřizování reklamací referenčních údajů v případech, kdy formuláře žádostí o výpisy nebo reklamace nebyly zpracovány automaticky. 1.2 Vymezení některých pojmů FAIS FAIS je formulářový agendový informační systém, který slouží ke zpracování formulářů žádostí o výpisy referenčních údajů, k reklamaci referenčních údajů a k poskytování výpisů a záznamů ze systému základních registrů. FAIS je součástí projektu ISZR, jeho správcem i provozovatelem je SZR Spisovka SZR Spisovka SZR je elektronický systém spisové služby SZR jako základní evidenční pomůcka pro výkon spisové služby u SZR Výpis referenčních údajů Výpis referenčních údajů je ověřený výstup ze základního registru vydaný podle 14 odst. 1 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, v platném znění (dále jen zákon ). Referenční údaje ze základních registrů jsou poskytovány v souladu s ustanoveními 58 až 62 zákona Záznam o využívání údajů v základním registru Záznam o využívání údajů v základním registru se vydává podle 14 odst. 2 zákona, a to rovněž v podobě ověřeného výstupu ze základního registru (viz 14 odst. 4) Reklamace referenčního údaje Reklamace referenčního údaje je proces vyřízení žádosti o změnu referenčního údaje podle 14 odst. 3 zákona, žádost o změnu referenčního údaje je z hlediska zpracování zvláštním případem žádosti o výpis DS Automat SZR DS Automat SZR je další datová schránka SZR, do které jsou doučovány formuláře žádostí o výpisy referenčních údajů a reklamace referenčních údajů. ID datové schránky Automat SZR je 4h8cxph Dotčená osoba Dotčená osoba je fyzická nebo právnická osoba, které se referenční údaje týkají, nebo které osoba, jíž se referenční údaje týkají, umožnila přístup k referenčním údajům nebo fyzická osoba, která je zákonným zástupcem osoby, které se referenční údaje týkají. Na Vápence 14 Strana 3/7 fax:

4 2 Formulářové výstupy z FAIS Výstupy ze základních registrů jsou vydávány jako formulářové výstupy z FAIS, který je generuje - automaticky, nebo - na základě žádosti o výpis, nebo - při reklamaci referenčního údaje. 2.1 Automatické výstupy ze základních registrů Automatické výstupy o změně referenčního údaje Dojde-li ke změně referenčního údaje, vygeneruje FAIS pro dotčenou osobu, má-li tato osoba zřízenu a přístupnou datovou schránku, formulářový výpis referenčních údajů z příslušného základního registru. Výpis o změně referenčního údaje vygeneruje FAIS i pro třetí osobu, na základě poskytnutého souhlasu fyzickou osobou podle 5 odst. 4 zákona. FAIS zašle výpis referenčních údajů do datové schránky dotčené nebo třetí osoby prostřednictvím DS automat SZR automaticky a bezplatně. Automatické formulářové výstupy jsou vytvářeny denně a jsou založeny na principu notifikací Automatické výstupy o využívání referenčních údajů FAIS jednou ročně generuje formuláře obsahující záznamy o využívání údajů v základních registrech. ROB i ROS vždy 1. ledna v čase 0:00 vytvoří seznamy fyzických a právnických osob, které mají zřízenu a dostupnou datovou schránkou, a jejichž údaje byly v uplynulém roce využity. Výstupem služby je datová schránka a seznam využití. FAIS zašle formuláře obsahující záznamy o využívání referenčních údajů do datové schránky dotčené osoby prostřednictvím DS Automat SZR automaticky a bezplatně. 2.2 Výstupy ze základních registrů poskytované na žádost Výstupy poskytované na žádost fyzických a právnických osob Fyzické nebo právnické osoby mohou požádat o výpis referenčních údajů ke své osobě, k osobě jejíž jsou zákonným zástupcem nebo k osobě, která jim k takovému poskytnutí údajů dala souhlas, prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy CzechPOINT nebo z Portálu veřejné správy (prostřednictvím své datové schránky) Výstupy poskytované na žádost orgánů veřejné moci Orgán veřejné moci může požádat o výpis referenčních údajů za účelem ověření referenčních údajů pro potřeby plnění úkolů v rámci nějaké agendy prostřednictvím agendového informačního systému nebo prostřednictvím CzechPOINT@office. Na Vápence 14 Strana 4/7 fax:

5 2.3 Výstupy při reklamaci referenčního údaje Za vyřízení reklamace referenčních údajů odpovídá jejich editor a nelze-li editora referenčního údaje určit, odpovídá správce příslušného základního registru. Reklamace jsou předávány buď webovou egon službou přímo do agendového informačního systému příslušného editora (např. ISEO) nebo do datové schránky editora (v případech, kdy agendový informační systéme (např. některý editační agendový informační systém ROSu) neumožňuje volání webové egon služby) Reklamace webovou službou na egon rozhraní Zjistí-li orgán veřejné moci nesoulad referenčních údajů v základních registrech, zajistí prostřednictvím svého AIS (voláním příslušné egon služby) předání reklamace referenčního údaje do ISZR a ISZR následně vyzve webovou egon službou editora k řešení reklamace. Ke zpochybnění referenčního údaje jsou vystaveny na vnějším rozhraní ISZR následující egon služby: - iszrreklamujformularem - iszrreklamujudajerob - iszrreklamujudajeros - isknreklamujprvek - isuireklamujprvek Vyřizování reklamací webovou službou na egon rozhraní neprobíhá cestou DS Automat SZR Reklamace na žádost fyzické nebo právnické osoby Zjistí-li dotčená osoba nesoulad referenčních údajů, které jsou o ní vedeny v základním registru, se skutečným stavem, může bezplatně požádat o jejich změnu. K tomuto účelu jsou určeny formuláře Žádostí o změnu údajů v registru obyvatel a Žádostí o změnu údajů v registru osob, které jsou dostupné v CzechPOINT na kontaktních místech veřejné správy nebo na Portálu veřejné správy. Následuje stejný postup - viz bod Vstupní formuláře pro FAIS Vstupní formuláře pro FAIS a jejich dostupnost jsou přehledně uvedeny v následující tabulce. (převzato z dokumentu Dokumentace Výpisy ze ZR a reklamace údajů v ZR, Formulářový AIS, verze 1.10, ze dne ) Formulář CzechPOINT CzP@office PVS Výpis údajů z registru obyvatel Ano Ano Ano Výpis údajů z registru osob Ano Ano Ano Veřejný výpis údajů z registru osob Ano Ano Ano Na Vápence 14 Strana 5/7 fax:

6 Výpis o využití údajů z registru obyvatel Ano Ne Ano Výpis o využití údajů z registru osob Ano Ne Ano Žádost o změnu údajů v registru obyvatel Ano Ano Ano Žádost o změnu údajů v registru osob Ano Ano Ano Žádost o POSKYTNUTÍ údajů třetí osobě Ano Ne Ano Žádost o ODVOLÁNÍ údajů třetí osobě Ano Ne Ano 4 Popis datových zpráv v DS Automat SZR DS Automat SZR je primárně určena pro automatické zpracování formulářů žádostí. DS automat SZR čtou FAIS a spisovka SZR. FAIS schránku prohledává v intervalech řádově minuty, Spisovka SZR jednou za 24 h. 4.1 Typy datových zpráv Po doručení do DS automat SZR mohou nastat následující situace: 4.2 a) datová zpráva doručená do DS SZR automat je bezproblémový formulář FAIS formulář žádosti nebo reklamace ihned poté, co ji najde v DS automat SZR, převezme ke zpracování, b) datová zpráva doručená do DS SZR automat není bezproblémový formulář FAIS doručenou datovou zprávu nepřevezme ke zpracování a ponechá ji v DS automat SZR jako nezpracovanou (FAIS přitom využívá webovou služba MarkMessageAsDownloaded, která umožňuje vrátit datovou zprávu do stavu nepřečteno). Všechny datové zprávy, které zůstanou v DS automat SZR za uplynulý den ve stavu nezpracováno budou přesunuty automaticky do Spisovky SZR v čase h následujícího dne. Ve Spisovce SZR v Přehledu el. podání doručených bude jako schránka odesílatele uvedeno 4h8cxph. Evidence bezproblémových formulářů žádostí nebo reklamací Formuláře žádostí nebo reklamací, které FAIS převzal do zpracování (viz kapitola 4.1 písm. a) se ve Spisovce SZR neevidují. Podle Spisového řádu SZR úlohu základní evidenční pomůcky spisové služby pro tyto formuláře a souvisejících výstupů plní FAIS. Na Vápence 14 Strana 6/7 fax:

7 4.3 Evidence ostatních datových zpráv doručených do DS automat SZR Datové zprávy, které byly převzaty do Spisovky SZR (viz kapitola 4.1 písm. b) rozděluje podatelna určeným zaměstnancům SZR nebo do spisových uzlů. Dokumenty, které byly vloženy do Spisovky SZR z DS Automat SZR, mají vzhled formuláře, ale FAIS je nedokázal do zpracování převzít, podatelna přidělí určenému zaměstnanci oddělení koncepce a rozvoje, který zjistí důvod, proč formulář nebyl zpracován automaticky. Po analýze formulář zašle zpět odesílateli s upozorněním na chybu nebo informací, proč nebyla datová zpráva korektně zpracována (např. byl zjištěn chybný formát souborů, vir, nečitelnost). Dokumenty, které byly vloženy do Spisovky SZR z DS Automat SZR, a nemají vzhled formuláře, podatelna zpracuje takto: - dokumenty, které jsou reakcí na výpis z ROB přepošle do datové schránky MV ČR s poznámkou, že zpráva je určena pro odbor správních činností, - dokumenty, které jsou reakcí na výpis z ROS přepošle do datové schránky Českého statistického úřadu s poznámkou, že zpráva se týká výpisu z ROS, - dokumenty, které jsou reakcí na Poskytnutí údajů o změnách třetí osobě předá k evidenci určenému zaměstnanci SZR, - dokumenty obsahující např. sdělení: Informujeme Vás, že datová schránka abcdef byla zpětně znepřístupněna a Vaše datová zpráva se tímto stala nedoručitelnou., příp. jiné sdělení informující o technickém problému s doručením datové zprávy, podatelna předá k evidenci určenému zaměstnanci SZR, - ostatní dokumenty rozdělí obvyklým postupem podle Spisového řádu SZR. Zpracovatel, kterému bude dokument přidělen k vyřízení, odesílatele na skutečnost, že svou datovou zprávu odeslal do k tomuto účelu nesprávné (neurčené) datové schránky při vyřízení dokumentu upozorní. 5 Závěr Zpracované žádosti, tj. bezproblémové formuláře, které FAIS zpracoval, jsou vyřizovány a odesílány na Czech POINT nebo do DS žadatele automaticky, bez jakéhokoliv zásahu nebo možnosti kontroly ze strany SZR. Nezpracované žádosti, tj. problémové formuláře nebo jiné dokumenty doručené do DS Automat SZR, které FAIS nepřevzal do zpracování, přebírá Spisovka SRZ a podatelna při jejich rozdělování postupuje podle kapitoly 4.3 této příručky a Spisového řádu SZR. Na Vápence 14 Strana 7/7 fax: