Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu

Transkript

1 Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova Praha 2 IČ: , DIČ: CZ Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne Č. j..../2017 Věc: Zajištění grafických a DTP prací Preambule Tato specifikace je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci veřejné zakázky, která se řídí pouze směrnicí zadavatele Zadávání veřejných zakázek a hodnocení dodavatelů ve verzi platné ke dni vyhlášení zakázky. Postup této veřejné zakázky malého rozsahu je vyjmut z působnosti zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, (dále jen zákon ) 31 zákona. Jakékoliv odkazy na zákon jsou pouze analogické. I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen zadavatel ) zadává veřejnou zakázku na zajištění grafických a DTP prací. Specifikace předmětu zakázky: DTP práce, předtisková příprava, grafické práce při tvorbě propagačních materiálů CzechTrade, zahrnující jak tiskovou formu, tak formu pro elektronické využití a současně služby copywritera, tvoří převážně: Grafické a DTP zpracování propagačních materiálů dle předem daného manuálu Jednotný vizuální styl CzechTrade (dále jen manuál JVS) - formátování textů, využívání grafických prvků CzechTrade, ilustračních obrázků a vektorové grafiky (výběr, retušování, úprava) Zalamování stávající grafiky (například inzerce) do jiných formátů 1

2 Grafická zpracování nových layoutů inzerce / bannerové kampaně dle již schváleného konceptu Zpracování textů do již existující word šablony Předtisková příprava: sazba, zlom, příprava grafů a tabulek, úpravy textů, jazykové korektury textů (pouze v případě češtiny), hypertextové odkazy, příprava tiskových dat Produkční práce pro výrobu propagačních materiálů, grafické návrhy reklamních předmětů. Dále pak služby copywritera stylistická úprava textů dodaných zadavatelem vč. finální jazykové korektury před tiskem. Dodavatel bude dodržovat schválený jednotný vizuální styl agentury viz Manuál JVS, příloha č. 9 Požadovaným výstupem bude většinou tiskové PDF, ai, psd nebo jiná předem dohodnutá forma výstupu (např. výstup pro elektronické použití). U materiálů, které budou v českém jazyce bude dodavatelem garantována jazyková korektura před odevzdáním dat, výjimka je možná pouze v případě, kdy zadavatel nebude korekturu požadovat. U cizojazyčných materiálů bude korektura realizována až na základě požadavku objednavatele. Předmětem zakázky budou výše vyjmenované grafické a DTP práce na např. těchto nejčastěji používaných propagačních materiálech zadavatele a dalších materiálech vyžadující grafické a DTP zpracování vyplývající z aktuálních potřeb agentury. V závorce uvedené předpokládané (negarantované) druhy a množství těchto materiálů za rok (příklady materiálů): > Propagační letáky (15 druhů z toho 5 druhů v dalších 6 jazykových mutacích), > Zpráva o činnosti agentury, rozsah stran (1 druh) > Katalogy pro zahraniční veletrhy (projekty EU Novumm, Novumm Ket a Design pro konkurenceschopnnost), rozsah cca 8 40 stran (118 druhů v plánu projektu), > Propagační plakáty/roll-ups/bannery/cedule/samolepky/kartičky/pozvánky (60 druhů), > Inzeráty do tištěných médií (30 druhů), > Bannery pro on-line využití (10 druhů), > Propagační desky s chlopněmi (1 druh), > Grafika na standardizované stánky tvorba 4 základních výchozích vzhledů kompletních stánků > Označení, piktogramy, mapy a další (10 druhů), > Vizitky (pro cca 110 zaměstnanců), > Přebarvení fotografií a úpravy log s dovětkem (15) > Novoročenka (1 druh), > Certifikáty a diplomy, indexy pro kurzy pořádané CT (5 druhů), > Merkantilní tiskoviny (3 druhy), 2

3 > Interní časopis CINT, rozsah 8 15 stran (6 druhů) > Pozvánky ve word šablonách 4 6 stran (140 druhů) > Oborové katalogy, rozsah stran (5 druhů) > Aktualizace katalogu Česká republika 20 stran (1 druh) > a další Zadavatel očekává, že objednávky budou zadávány elektronicky i v některých případech projednávány osobně při jednáních v sídle zadavatele (odhadem 2x měsíčně). Je nutné počítat s tím, že se zakázky v mnoha případech realizují ve stejném časovém období (práce na několika zakázkách najednou) a často mají stejný termín dodání Požadované grafické a DTP práce budou specifikovány v dílčích objednávkách zadavatele zasílaných em. Cena DTP prací se vždy bude odvíjet od závazné hodinové sazby DTP prací a dalších služeb (bez DPH) uvedených v nabídce. Jazykové mutace propagačních materiálů jsou nejčastěji: čeština, angličtina, němčina, francouzština, ruština, italština, španělština, portugalšitna dále dle destinací zahraničního zastoupení (čínština, polština, švédština, vietnamština, arabština atd.). Dodavatel tak musí disponovat nejen fonty písma zadavatele (viz manuál JVS) se středoevropskými znaky, ale i znaky z čínštiny, arabštiny aj. Účastník doloží toto formou čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy účastníků Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, Dittrichova 21, Praha 2, tel.: 224 3

4 , a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel odešle odpověď do 3 pracovních dní. Účastníci mohou zasílat své dotazy na lenka.sokoltova@czechtrade.cz. II. Doba a místo plnění této zakázky Doba plnění: do Místo plnění: v sídle zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, Praha 2 a nebude-li určeno jinak. III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základní způsobilosti (viz příloha č. 2), což doloží účastník čestným prohlášením podepsaným osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel upozorňuje, že si na webových stránkách nebo ověří oprávnění k podnikání účastníka zadávacího řízení. c) Zadavatel požaduje v nabídce uvedení zkušeností se zajištěním DTP prací nejlépe pro oblast služeb účastník uvede alespoň dva (2) konkrétní případy v objemu min Kč bez DPH za období posledních tří (3) let od data vyhlášení této zakázky formou seznamu či čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka. Kromě seznamu či čestného prohlášení doloží účastník u jednotlivých případů ukázky realizovaných zakázek dokládající zkušenosti v DTP (zalomení textů, schopnost uceleně používat jednotný vizuální styl klienta, úpravy fotek, grafické prvky aj.). Ukázky zakázek klientů leták, inzerát, katalog apod. - ve dvou produktových řadách, v tištěné formě. Všechny ukázky zadavatel požaduje v českém jazyce. d) Doložení odborné kvalifikace účastníka: seznam personálního obsazení týmu. Účastník prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením min. tříčlenného týmu (Account Manager, Graphic designer, DTP Operátor) za současného předložení profesního životopisu pro každou z osob, který musí obsahovat minimálně: Jméno a příjmení Délka odborné praxe (min. 3 roky) Role při plnění veřejné zakázky Shora uvedený kvalifikační předpoklad musí účastník prokázat alespoň třemi různými osobami. Zadavatel požaduje, aby s ním až na výjimky komunikoval Account Manager, který bude seznámen s činností zadavatele, jeho potřebami v oblasti propagace značky. Součástí profesního životopisu bude rovněž čestné prohlášení účastník o úplnosti a pravdivosti údajů uvedených v životopisech personálního obsazení redakce. Copywriter navíc v rámci 4

5 životopisu doloží jím podepsané čestné prohlášení, kterým stvrzuje kvalitu znalosti českého jazyka na úrovni rodilý mluvčí nebo dosažené vzdělání na minimální úrovni zkušený uživatel, tj. C1) a rovněž předloží vzorky svých prací (2x souvislý text (počet znaků nejméně 750), 5x headline a 5x kombinace hedline + subheadline a 2 paragrafy textů (může být formou odrážek) ideálně zaměřené na propagaci v českém jazyce. Všechny ukázky textů budou v českém jazyce. Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o účastníkovi, stručné představení a uvedení kontaktních osob účastníka v nabídce účastníka. IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: 1. Základní hodinová sazba grafika (tvorba zcela nových layoutů) v Kč bez DPH.váha 5% 2. Základní hodinová sazba DTP (zalomení textů do grafiky dle JVS manuálu, předtisková příprava) v Kč bez DPH.. váha 30 % 3. Základní hodinová sazba za copywritera (stylistická úprava textů dodaných zadavatelem) v Kč bez DPH váha 2,5 % 4. Celková cenová nabídka za zpracování 1 druh materiálu v Kč bez DPH leták A4 oboustranný.....váha 5 % Pozn. Zalomení textů zadavatele, zpracování do grafické podoby dle manuálu JVS, korektury a úpravy, korektury textů, viz ukázka letáku v příloze č Celková cenová nabídka za zpracování 10 druhů materiálu v Kč bez DPH vizitky, oboustranné..váha 2,5 % Pozn. Zalomení textů zadavatele, zpracování vizitky dle do grafické podoby uvedené v manuálu JVS, korektury a úpravy, korektury textů, viz ukázka vizitky v příloze č Celková cenová nabídka za zpracování 1 materiálu v Kč bez DPH IMAGE inzerce.. váha 5 % Pozn. Úprava stávajícího inzerátu dle dodaných nových rozměrů, otevřená data bude mít účastník k dispozici. Ukázka v příloze č.11 5

6 7. Celková cenová nabídka za zpracování 1 druh materiálu v Kč bez DPH text zpracovaný do word šablony v rozsahu 4 6 stran včetně barevné úpravy zaslané fotografie a ořezu fotky pro daný rozměr v šabloně. Rozměr A4. Ukázka v příloze č.12..váha 5 % 8. Celková cenová nabídka za zpracování 1 materiálu v Kč bez DPH Katalog pro zahraniční veletrh NOVUMM/NOVUMM KET.váha 5 % Pozn. Zpracování katalogu dle předem dané šablony, viz ukázka katalogu pro veletrh Medica Účastník vždy obdrží kompletní podklady, měnit se bude celý obsah včetně fotografií, grafický styl se měnit nebude. Cenová nabídka má nacenit realizaci obdobného katalogu jako je pro veletrh Medica 2016, Düsseldorf, Německo, příloha č. 6, rozsah strany, přičemž šablona grafiky je dána. 9. Garantovaná maximální doba pro předložení zpracovaného letáku A4 oboustranného ve dnech (pracovních /první den zadání se do doby zpracování nezapočítává/) a DTP zpracování vybraného návrhu (návrh, zalomení textů, úprava obrázků, grafických prvků, grafů apod..) včetně vytvoření tiskových podkladů, ve dnech (pracovních) váha 10 % (účastník vyplní údaj do tabulky v Příloze č. 3) Pozn. 1 den = 8 hodin ; Pro délku zpracování doby může účastník vycházet z ukázky oboustranného letáku vel. A4, viz příloha č Kvalita a technická úroveň - zpracování tří grafických návrhů dle textů dodaných zadavatelem jeden, maximálně 2 návrhy od každého textu dodá účastník formou tisku ve velikost 1: váha 30 % Pozn. V rámci hodnocení kvality a technické úrovně nabídky bude předmětem hodnocení grafické zpracování zadavatelem dodaných textů 10 A. Předmětem je zpracování zadavatelem dodaných textů, viz příloha č. 7, do letáku o formátu, který doporučí účastník jako nejvhodnější pro typ materiálu. V případě použití fotografií, vybere účastník z fotobanky, kterou zadavatel používá (pro tyto účely mohou být v návrhu použity fotografie s vodoznakem). 10. B. Předmětem je zpracování zadavatelem dodaných textů, viz příloha č. 8, do inzerce o formátu A4. V případě použití fotografií, vybere účastník z fotobanky, kterou zadavatel používá (pro tyto účely mohou být v návrhu použity fotografie s vodoznakem). 10. C. Předmětem je zpracování zadavatelem dodaných textů, viz příloha č. 13, do pozvánky o formátu A4 do některých z programů MS Office 2013, tak aby mohl zaměstnanec oddělení vzdělávání zadavatel pohodlně pozvánku aktualizovat bez potřeby znalosti grafických programů. V případě použití fotografií, vybere účastník 6

7 z fotobanky, kterou zadavatel používá (pro tyto účely mohou být v návrhu použity fotografie s vodoznakem). Poznámka k hodnocení: Ad kritérium 1) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium 2) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 30 %. Ad kritérium 3) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 2,5 %. Ad kritérium 4) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium 5) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 2,5 %. Ad kritérium 6) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium 7) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium 8) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 5 %. Ad kritérium 9) Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejkratší dobu. hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 10 %. Ad kritérium 10) Nejvhodnější nabídka má maximální hodnotu, tj. nejvyšší počet bodů (max. 30 bodů). V rámci kritéria kvality a technické úrovně nabídky budou hodnoceny jednotlivé návrhy dle jednotnosti s manuálem JVS použití fontů, barevnosti, grafických prvků, typu vybraných fotografií. Každý ze tří návrhů může získat v rozmezí 1 10 bodů, přičemž 10 bodů je hodnocení splňující všechny požadavky. 7

8 Nejlépe (maximum 10 bodů) bude hodnocen návrh, který bude nejlépe odpovídat zadání v bodě 1 a výše uvedenému v Ad kritérium 10). Nejnižší počet bodů obdrží takový návrh, který splní pouze minimální požadavky zadavatele. Následně tyto body budou znormovány, tj. výsledek bude převeden na stejné jednotky jako u ceny, tzn. vynásoben číslem 10 a následně vynásoben váhou kritéria 30%. Vítězná, bude taková nabídka, která v součtu za všechny kritéria obdrží nejvyšší počet bodů (maximum 100 bodů). V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Účastník předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) s očíslováním stran, přičemž krycí list, příloha č. 3 i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za účastníka (v případě podpisu nabídky, či jakéhokoliv dokumentu v nabídce zmocněnou osobou doloží účastník v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o účastníkovi, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - čestné prohlášení o fontech písma, - nabídkové ceny v Kč bez DPH a doba, přičemž ceny a doba jsou účastníkem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny a dobu konečné a maximální, - vyplněnou smlouvu (příloha č. 4) s podpisem oprávněné osoby. Přitom zadavatel upozorňuje, že účastník smlouvu doplní ve vymezených polích a není oprávněn smlouvu měnit. VI. Platební, sankční a další podmínky a) Ceny předložené účastníkem v rámci této zakázky jsou při poskytování plnění této zakázky pro zadavatele i účastníka závazné, maximální a konečné. Pakliže bude plnění realizováno dílčími objednávkami, bude cena těchto objednávek vždy předem odsouhlasena zadavatelem. b) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným účastníkem. 8

9 c) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. Při nedodržení lhůty splatnosti je možno zadavateli účtovat smluvní pokutu max. 0,05 % fakturované částky za každý den prodlení. d) Účastník odpovídá zadavateli za výkon předmětu zakázku v plné výši. Vznikne-li v důsledku porušení povinností některé ze stran škoda, je povinna škodící strana tuto škodu druhé straně nahradit. e) V případě, že se účastník setká v souvislosti s plněním předmětu plnění s informacemi důvěrného charakteru, které nejsou veřejně přístupné, uchová je účastník v tajnosti a nesdělí je žádné třetí osobě, nezpřístupní je, a ani jakýmkoliv způsobem nevyužije po době skončení plnění zakázky. To neplatí, je-li poskytnutí informací uloženo platným a účinným právním předpisem a vyžadováno orgánem k tomu zmocněným. f) Plnění může vypovědět kterákoliv strana při dodržení jednoměsíční (1) výpovědní doby počínající plynout prvním dnem následujícího kalendářního měsíce po doručení písemné výpovědi druhé smluvní straně na poslední známou adresu. Výpověď se považuje za doručenou i za situace, kdy se poštovní zásilka obsahující výpověď vrátila odesílající smluvní straně jako nedoručitelná a/nebo jestliže nebyla vyzvednuta v úložní době a/nebo bylo její přijetí adresátem odmítnuto. g) Účastník bere na vědomí a výslovně souhlasí s tím, že zadavatel je oprávněn v souvislosti se svojí zákonnou povinností uveřejnit originál podepsané smlouvy v elektronické podobě, a to bez časového omezení. Dále bere na vědomí, že smlouva nabývá platnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami, účinnosti nejdříve dnem uveřejnění v registru smluv. VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba), na přední straně s uvedením názvu, adresy a IČ účastníka a s označením NEOTEVÍRAT DTP práce zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8: hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do do 16:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky účastníka třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. 9

10 b) Účastníkovi nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek účastníků či vyloučených účastníků nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem účastníkům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí účastníků. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky účastníků. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného účastníka příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 113 ZZVZ, zákona o zadávání veřejných zakázek, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Příloha č. 3: Tabulka pro uvedení nabídky účastníka Příloha č. 4: Závazný vzor smlouvy Příloha č. 5: Leták Obchodní příležitosti Příloha č. 6: Katalog Medica 2016 Příloha č. 7: Text Leták Příloha č. 8: Text Inzerce Příloha č. 9: Manuál JVS CzechTrade Příloha č. 10: Vizitka Příloha č. 11: Image inzerce Příloha č. 12: ŠABLONA pozvánka na veletrh s přihláškou Příloha č. 13: text pozvánka na veletrh s přihláškou Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade Pozn. Přílohy 5-13 jsou umístěny na adrese 10