Výzva k podání nabídky pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu na služby podle zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách

Transkript

1 Výzva k podání nabídky pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu na služby podle zákona 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Tato výzva ve formě níže uvedené zadávací dokumentace (dále jen ZD) je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci zadání zakázky malého rozsahu na služby, jejíž předpokládaná cena nepřesáhne Kč bez DPH. Dle ustanovení 18 odstavec 3 zákona není zadavatel povinen postupovat u veřejných zakázek malého rozsahu podle ustanovení zákona, ale je povinen postupovat transparentním a nediskriminačním postupem. Zadávací dokumentace pro předkladatele nabídek na Organizační zajištění konference Euronanoforum 2009 Nanotechnology for Sustainable Economy (ENF 2009)

2 1. Identifikace zadavatele Základní údaje Název: Technologické centrum AV ČR Sídlo: Praha 6, Rozvojová 135, PSČ Země: Česká republika IČ: DIČ: CZ Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele Osobou oprávněnou jednat jménem zadavatele je Ing. Karel Klusáček, CSc., MBA, ředitel tel.: fax: Kontaktní osoba zadavatele Kontaktní osobou zadavatele je Mgr. Alexandr Prokop tel.: fax: Předmět veřejné zakázky Předmět veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky je uzavření smlouvy s jedním uchazečem na zajištění služeb souvisejících s pořádáním konference Euronanoforum 2009 ve dnech Podrobné vymezení smluvních podmínek (zajištění jednotlivých bodů dle 2.2, doba plnění, fakturace apod.) bude v souladu s bodem 5. 3 této ZD Popis veřejné zakázky V rámci předsednictví ČR v Radě EU se Technologické centrum AV ČR (dále jen zadavatel) bude podílet na pořádání mezinárodní konference Euronanoforum 2009 (dále jen konference) s předpokládaným počtem 1000 účastníků a s plánovaným programem v rozsahu 1 plenární a 5 paralelních sekcí (předběžný program tvoří přílohu č. 1 této ZD). V této souvislosti poptává zadavatel organizační zajištění a koordinaci služeb spojených s přípravou a realizací konference a kontrolu jednotlivých dodavatelů dle požadovaného rozsahu uvedeného v bodě 2.2. a časového harmonogramu uvedeného v bodě 2.4. této ZD. Zadavatel požaduje návrh dvou variant, a to pro pořádání konference v Kongresovém centru Praha, 5. května 65, Praha 4 (dále jen KCP) a v Clarion Congress Hotel Praha, Freyova 33, Praha 9 (dále jen Clarion). Strana 2 (celkem 12)

3 2.2 Požadovaný rozsah plnění veřejné zakázky 1. Zajistit ubytování pro účastníky konference v počtu 700 míst v hotelech různé kategorie, s dobrou dostupností MHD do místa konání konference, a to míst v okolí KCP/Clarion (VIP) do 180 eur míst *** a **** do 130 eur míst ** a *** do 90 eur míst do 30 eur K tomuto účelu dodavatel vytvoří a bude spravovat webové stránky s nabídkou ubytovacích míst a rezervačním formulářem pro ubytování, které budou napojené na webové stránky konference a zajistí, aby účastník dostal informaci o potvrzení rezervace. Na stránkách bude uveden i způsob úhrady účastníků konference za ubytování Seznam hotelů uvede předkladatel v nabídce. 2. Zajistit on-line registraci (přihlášek) na konferenci, tj. vytvořit přihlašovací formulář napojený na webové stránky konference 3. Navrhnout způsob výběru a platby konferenčních poplatků, následně zajistit jejich výběr včetně vydání potvrzení o jejich zaplacení. 4. Zajistit speciálně vyškolený personál pro konferenci, tj. hostesky, registrátorky, ostraha a pomocný personál ve dnech konání konference. Hostesky a registrátorky musí plynně hovořit AJ, ostatní alespoň základní znalost AJ. 5. Zajistit zřízení a obsluhu informačních (v příletových halách na letišti a v KCP/Clarionu ) a registračních přepážek a vlastní registraci účastníků (prezenci) v KCP/Clarionu spolu s distribucí konferenčních materiálů před a v průběhu konání konference. Nabídka musí obsahovat návrh a detailní popis způsobu registrace. 6. Ve spolupráci s dodavatelskými firmami koordinovat přípravu prostor (seznam rezervovaných prostor pro pořádání konference je v příloze č. 2 této ZD), tj.: a) konferenčních sálů a jejich vybavení potřebnou konferenční technikou dle požadavků zadavatele; b) prostorů pro catering a jejich vybavení c) internet café a meeting point ; d) místnosti vyčleněné pro významné (VIP) účastníky včetně potřebného kancelářského vybavení (PC s připojením na internet, tiskárna). 7. Navrhnout prostorové řešení míst určených pro posterovou sekci a výstavu včetně ceny dodávky za jednu standardní výstavní jednotku a jeden poster. Návazně zajistit prezentaci vystavovatelů včetně komunikace s nimi a související agendy. Zajistit další speciální služby vyžádané vystavovateli, přičemž tyto speciální služby budou hrazeny zhotoviteli vystavovatelem přímo. Zadavatel předpokládá 200 zájemců o posterovou sekci a 30 zájemců o výstavní jednotku. Minimální rozměry posteru požadované zadavatelem jsou 95 x 130 cm, rozměr výstavní jednotky 9 m V místě konání konference poskytnout jednu místnost s kancelářským vybavením (2 PC s připojením internet, tiskárna, kopírka, telefon, fax) po dobu trvání konference vyhrazenou pro konferenční organizační výbor. 9. Poskytnout v blízkém okolí místa konání konference jeden pokoj v hotelu pro členy organizačního výboru konference. 10. Ve spolupráci s dodavatelskou cateringovou firmou zajistit koordinaci cateringových služeb v průběhu konference pro 1000 účastníků, a to: občerstvení o přestávkách a obědů, recepce k zahájení konference, slavnostní večeře u příležitosti českého předsednictví Radě EU. Strana 3 (celkem 12)

4 11. Zajistit 1 asistenta/asistentku, který ve spolupráci se zadavatelem a KCP/Clarionem zajistí hladký průběh doprovodného popularizačně-uměleckého programu. 12. Zajistit vnější (od východu z metra) a vnitřní (v prostorách KCP/Clarionu) informační systém značení (navigace) a jeho odstranění po skončení konference. 13. Ve spolupráci se zadavatelem zajistit kompletaci konferenčních materiálů do konferenčních balíčků. Jako součást balíčku zajistit i informační materiál obecného charakteru (mapky, obecné informace o Praze a ČR atd.). 14. Na základě zadání zadavatele zajistit organizaci tiskových konferencí a přípravu informačních materiálů pro zástupce médií. 15. Ve spolupráci se zadavatelem podporovat public relation (PR). 16. Ve spolupráci se zadavatelem oslovit a jednat s vytipovanými sponzory, vytvořit nabídku služeb pro potvrzené sponzory a tyto služby jim zajistit. 17. Zajistit speciální slevy u leteckých společností a vybraných hotelů pro 50 účastníků, kterým bude zadavatel hradit cestovní výlohy a ubytování. 18. Zajistit nabídku doprovodných programů a turistických služeb individuálně hrazených účastníky Místo plnění veřejné zakázky Místem plnění je Hlavní město Praha Časový harmonogram prací, datum zahájení a doba realizace položky dle bodu 2.2. ZD zahájení realizace průběžně do průběžně do začátku konference 3 říjen 2008 průběžně do letiště; KCP návrh bude součástí nabídky, realizace 7 průběžně do leden 2009 průběžně do průběžně do průběžně do průběžně do říjen Strana 4 (celkem 12)

5 2. 5 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je ,00 Kč bez DPH (jeden milion šest set tisíc korun českých). 3. Časový harmonogram zadávacího řízení Lhůta pro podání nabídek nejpozději do: do hodin. Otevírání obálek s nabídkami dne: Uzavření smlouvy s vybraným uchazečem se předpokládá do 1 měsíce po skončení lhůty pro podání nabídek. 4. Požadavky zadavatele na kvalifikaci uchazečů Předpokladem hodnocení nabídky uchazeče je splnění kvalifikace. Kvalifikaci splní uchazeč, který: a) prokáže splnění základních kvalifikačních předpokladů podle 53 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen ZVZ ), a profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 ZVZ. Tyto kvalifikační předpoklady doloží uchazeč předložením originálu či ověřené kopie dokladu o právní subjektivitě a o oprávnění k výkonu nabídnuté činnosti, b) předloží čestné prohlášení, že na jeho straně neexistují majetkové ani morální překážky, které brání realizaci zakázky a že nedošlo k událostem, na jejichž základě by bylo možné zpochybnit jeho odbornou, morální a majetkovou způsobilost pro realizaci zakázky, d) předloží písemné prohlášení, že všechny údaje uvedené v nabídce jsou pravdivé a nezamlčel žádné skutečnosti podstatné pro jeho způsobilost k realizaci zakázky, je schopen splnit podmínky zadání v případě, že bude vybrán pro realizaci zakázky, e) předloží seznam alespoň 5 jím realizovaných významných zakázek se stejným nebo podobným předmětem plnění, tj. zajištění kompletních konferenčních služeb na srovnatelné akci evropského nebo světového významu s minimálním počtem 500 účastníků. V seznamu uvede i reference příslušné ke jmenovaným zakázkám. 5. Podmínky a požadavky na zpracování nabídek 5.1 Formální požadavky na zpracování nabídky a) Nabídka bude zpracována v českém jazyce. b) Nabídka bude podána v 1 originále 5 kopiích. c) Nabídka bude obsahovat datum a její součástí bude prohlášení podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, z něhož vyplývá, že je uchazeč vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty. d) Součástí nabídky bude podepsaný návrh smlouvy v souladu s bodem 5.3. této ZD. e) Nabídku včetně dokladů k prokázání kvalifikace je uchazeč povinen podat písemně v listinné podobě. Nabídka musí být svázána do jednoho svazku. Originál musí být na titulní straně označen jako Originál. f) Nabídka, včetně případných příloh, bude opatřena bezpečnostními prvky, které ji zajistí Strana 5 (celkem 12)

6 proti poškození a proti manipulaci s jednotlivými listy tak, aby byla vyloučena možnost jejich neoprávněného nahrazení. Zadavatel doporučuje jako vhodný bezpečnostní prvek prošití nebo provázání šňůrkou, která bude po převázání přelepena zálepkou opatřenou razítkem, popřípadě podpisem jeho statutárního orgánu. g) Veškeré doklady a prohlášení, u nichž je vyžadován podpis uchazeče, musí být podepsány statutárním orgánem uchazeče nebo osobou oprávněnou jednat za uchazeče. h) Veškeré doklady musí být kvalitně vytištěny, aby byly dobře čitelné. Žádný doklad nesmí obsahovat opravy přepisy, které by zadavatele mohly uvést v omyl. i) Všechny listy musí být očíslovány průběžnou číselnou řadou počínaje číslem 1. Výjimka z povinnosti číslovat listy se vztahuje na úřední doklady nebo jejich úředně ověřené kopie, které nemusejí být číslovány. Vkládá-li uchazeč do svazku jako jeho součást či přílohu některý samostatný celek, který má již listy očíslovány vlastní číselnou řadou, není nutné, aby tyto listy čísloval znovu průběžnou číselnou řadou; to však platí pouze tehdy, je-li číslování listů samostatného celku a průběžné číslování listů svazku zřetelně odlišeno. Veškeré nabídky včetně příloh a všech doprovodných dokumentů musí být předloženy zadavateli v zalepené obálce, na níž budou uvedeny tyto údaje: 1. označení zadavatele a jeho adresa určená pro podání nabídek; 2. název veřejné zakázky, v jejímž rámci dodavatel podává nabídku; 3. výrazné označení textem Nabídka veřejná zakázka Euronanoforum NEOTVÍRAT ; 4. identifikační údaje dodavatele zahrnující minimálně jméno a příjmení /obchodní název firmy a úplnou adresu jeho sídla/místa podnikání. Uchazeč jako součást nabídky předloží CD-ROM, který musí obsahovat návrh smlouvy včetně příloh, a který musí být označen identifikačními údaji uchazeče a předmětu zakázky. Adresa určená pro podání nabídek: Technologické centrum AV ČR, Rozvojová Praha Požadavky na jednotné uspořádání písemné verze nabídky a dokladů k prokázání splnění kvalifikace Zadavatel požaduje níže uvedené řazení písemné (tištěné) verze nabídky a dokladů k prokázání splnění kvalifikace uchazeče: a) krycí list obsahující identifikační údaje o uchazeči b) obsah nabídky c) doklady k prokázání základních kvalifikačních kritérií podle čl. 4 zadávací dokumentace, d) popis nabízeného řešení e) podepsaný návrh smlouvy f) nabídková cena g) případné další dokumenty h) prohlášení o počtu listů Strana 6 (celkem 12)

7 5. 3. Podepsaný návrh smlouvy Uchazeč ve své nabídce předloží návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Tento návrh smlouvy bude zpracován následovně: - Uchazeč upraví předmět smlouvy uvedený v čl. 2, odst. 2.1 této ZD tak, aby odpovídal uchazečem skutečně nabízeným službám, tj. uvede, jakým způsobem budou zajištěny jednotlivé služby dle odst Služby musejí splňovat veškeré požadavky specifikované zadavatelem. - Součástí smlouvy bude také předpokládaný časový harmonogram plnění veřejné zakázky s tím, že uchazeč je povinen respektovat termíny určené zadavatelem v čl. 2, odst. 2.4 této ZD. - Ve smlouvě uchazeč uvede i předpokládanou celkovou cenu za poskytnuté služby a dále tabulku s podrobným rozpisem položek, které se vztahují k plnění jednotlivých bodů v čl. 2, odst této ZD. - Smlouva bude obsahovat návrh platebního kalendáře, přičemž platba bude rozdělena na 3 zálohové platby a závěrečné vyúčtování. Závěrečná platba ve výši 20 % z celkové předpokládané ceny za poskytnuté služby bude uhrazena po předložení závěrečného vyúčtování ze strany zhotovitele do Smlouva bude obsahovat i návrh sankcí (storno poplatků), které uhradí zadavatel dodavateli v případě zrušení konference či odstoupení od smlouvy. 6. Zadávací lhůta Zadávací lhůtou se rozumí doba, po kterou je dodavatel svou nabídkou vázán. Tato zadávací lhůta činí 30 dnů a začíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek. 7. Hodnocení nabídek 7. 1 Hodnotící kritéria Základním kritériem pro zadání veřejné zakázky je ekonomická výhodnost nabídky podle dílčích kritérií a jejich vah: Způsob zajištění jednotlivých služeb 40% Cena 30% Zkušenosti, reference 20% Služby nad rámec požadovaného rozsahu zahrnuté v nabídkové ceně 10% 7.2 Důvěrnost Celý proces posuzování a hodnocení nabídek je neveřejný. Rozhodnutí hodnotící komise jsou kolektivní a její jednání probíhá na uzavřeném zasedání. Členové hodnotící komise a náhradníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o věcech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce. Strana 7 (celkem 12)

8 8. Další podmínky a práva zadavatele Konference Euronanoforum Zadavatel požaduje vytvořit variantní řešení (viz popis veřejné zakázky - odst. 2.1). 2. Prohlídka místa plnění nebude konána. 3. Zadavatel při tvorbě dokumentace a základních smluvních podmínek vycházel z informací, které mu byly známy v době tvorby této ZD, a vyhrazuje si právo upřesnit podmínky požadovaného plnění. 4. Zadavatel upozorňuje, že nebude refundovat žádné náklady vzniklé na straně dodavatele v souvislosti s přípravou a předložením nabídky. Veškeré tyto náklady ponese výlučně dodavatel. 5. Dodavatelé nemají nárok na vrácení své nabídky. 9. Přílohy: č. 1: Předběžný program konference č. 2: Seznam rezervovaných prostor v KCP/Clarionu pro potřeby konference Strana 8 (celkem 12)

9 Příloha č. 1 Konference Euronanoforum 2009 Předběžný program konference Tuesday, June 2, 2009 From h: installation of the poster and industrial exhibition From to h first registration of participants From h Reception for VIPs and invited speakers Wednesday, June 3, 2009 From Opening address: Registration, coffee and tea Opening of the conference: Minister of the Education, Youth and Sports of the Czech Republic Nanotechnology in the Czech Republic Deputy Minister of the Education, Youth and Sports of the Czech Republic (enquired) Plenary Lecture Plenary Lecture Recap on the European Action Plan for Nanotechnology Representative from EU (Janez Potocznik, Commissioner (enquired)) Nanotechnology in the realm of Sustainable Economy 12:30 Opening of the industrial and poster exhibition Lunch Press conference with representatives of MEYS and EC Invited lectures which address main areas of nanosciences and nanotechnology underpinning successful development of technology innovations within the scope of Sustainable Ecomomy: 13:30-14:00: Nanomaterials 14:00-14:30: Nanoelectronics & Photonics 14:30-15:00: Bionanotechnology 15:00-16:00 Industrial and poster exhibition with coffee break Strana 9 (celkem 12)

10 16: keynote 30 min* 6 oral presentations 20 min* From parallel sessions regarding the topics of the call for papers: A1: A2: A3: A4: A5: Welcome Reception in the frame of industrial and poster exhibition *keynote lecture: 20 min presentation and 10 min discussion, oral presentation: 15 min presentation and 5 min discussion Thursday, June 4, 2009 From lectures 45 min Registration Invited Lectures, which will address sustainable Energy and Environment through nanotechnology applications Nanotechnology for energy production and management Nanotechnology in environmental applications Industrial and poster exhibition with coffee break lectures 30 min Invited Lectures, which will address applications of nanotechnology in Eco- & Energy-efficient industrial production Nanotechnology in Sustainable Chemical production Nanotechnology in Sustainable Construction Nanotechnology in Sustainable Transportation Nanotechnology for Sustainable Quality of life (Healthcare) Lunch keynote 30 min* 3 oral presentations 20 min* parallel sessions regarding the topics of the call for papers: B1: B2: B3: Industrial and poster exhibition with coffee break keynote 30 min* ; 3 oral presentations 20 min* parallel sessions regarding the topics of the call for papers: C1: C2: C3: 16:00-16:30 Industrial and poster exhibition with coffee break B4: C4: B5: C5: Strana 10 (celkem 12)

11 *keynote lecture: 20 min presentation and 10 min discussion, oral presentation: 15 min presentation and 5 min discussion 16: Panel discussion The impact of nanotechnology on global environmental and societal challenges From Social event (gala dinner, music and special accompanying cultural programme) Friday, June 5, 2009 From lectures 45 min Plenary discussion Registration Invited Lecture and panel discussion addressing responsible development of Nanotechnologies Responsible Governance in Nanotechnology Multidisciplinary education Industrial and poster exhibition with coffee break parallel sessions and/or workshops on demand: D1: D2: D3: D4: 10:30 12:00 Plenary presentation: Integrating Nanosciences and Nanotechnologies into ERA - presentation of nanotechnology related ERA-NET activities Lunch 13:00 15:00 Presentation of Nanotechnology related European Technology Platforms (ETP) Objectives, Strategic Research Agenda, expected contributions to sustainable economy Coffee break, dismantling of poster and industrial exhibition Panel discussion Industrial Innovation through Nanotechnology with experts from industry, banks, VC, EC 16:30 Closing remarks and end of conference Strana 11 (celkem 12)

12 Příloha č. 2 a) Seznam předběžně rezervovaných prostor v KCP pro potřeby konference sál Panorama Kluby A, B, C, D, E, H, Jednací sály I V; Salonek 2.1. Kongresový sál Foyer: 2A 2B 2C 3A 3B 1A 1B Šatna Předpokládaná doba využití 2,5 dne 2,5 dne 2, 5 dne 2,5 dne 3 dny 3,5 dne 3,5 dne 3,5 dne 2,5 dne 2,5 dne 3,5 dne 3,5 dne 3,5 dne b) V Clarionu jsou pro potřeby konference rezervovány všechny konferenční prostory viz