Schválený dne: 3. 12. 2009 Platný od: 3. 12. 2009 Verze: 1.0 EXTERNÍ METODICKÝ POKYN Č. 20 - INFORMAČNÍ POVINNOST PŘÍJEMCE VE VZTAHU K VEŘEJNÝM ZAKÁZKÁM
EXTERNÍ METODICKÝ POKYN Č. 20 je platný pro všechny subjekty zapojené do implementace a realizace Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období 2007 2013 a mění nebo upřesňuje postupy stanovené řízenou dokumentací Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období 2007 2013. Cílem tohoto pokynu je nová úprava informační povinnosti ve vztahu k veřejným zakázkám souvisejícím s realizací projektu u projektů realizovaných v rámci 1., 2., 4., 5., 6., 7., 8., 10. a 11. výzvy k předkládání projektů v rámci ROP Severozápad. Tento metodický pokyn se vztahuje na zadávací/výběrová řízení realizovaná v projektech v rámci 1., 2., 4., 5., 6., 7., 8., 10. a 11. výzvy a nahrazuje úpravu v čl.7 Přílohy č.5 Příručky pro žadatele a externí metodický pokyn č.15 ze dne 15.7.2009. Veřejné zakázky představují důležitou součást projektů a také ze strany Řídícího orgánu je jejich kontrole věnována velká pozornost. Tímto externím metodickým pokynem příjemci vzniká povinnost předkládat dokumentaci k zadávacím/výběrovým řízením ještě předtím, než podepíše smlouvu s dodavatelem. Rozsah a lhůty pro předložení požadovaných dokumentů se liší podle toho, zda zadávací/výběrové řízení proběhlo 1 před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace 2 nebo proběhlo po doručení tohoto Doporučení. 1. Před doručením Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace 1.1 V případě, že zadávací/výběrové řízení na dodavatele proběhlo před podáním žádosti o dotaci, tj. před registrací projektu, předloží zadavatel s žádostí o dotaci jako povinnou přílohu sdělení o proběhlém zadávacím/výběrovém řízení a smlouvu s dodavatelem (případně objednávku). 1.2 Sdělení o proběhlém zadávacím/výběrovém řízení musí obsahovat následující údaje: název zadávacího/výběrového řízení, druh zadávacího/výběrového řízení podle předmětu, způsob vyhlášení, předmět zadávacího/výběrového řízení, datum vyhlášení, identifikační údaje vybraného uchazeče, celková smluvní částka. 2. Po doručení Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace 2.1 V případě, že zadávací/výběrové řízení bylo zahájeno/vyhlášeno a jeho realizace, včetně podpisu smlouvy s dodavatelem proběhla před doručením Doporučení projektu k uzavření smlouvy o poskytnutí dotace (dále jen Doporučení projektu ) předloží zadavatel do 5 pracovních dnů od doručení Doporučení projektu dokumentaci k zadávacímu/výběrovému řízení, včetně smlouvy s dodavatelem. Dokumentace k veřejné zakázce je předkládána ve dvou paré a musí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií dokladu. Pouze nabídky 1 Tzn. bylo ukončeno = byla podepsána smlouva s vybraným dodavatelem. 2 Doporučení projektu k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace je zasíláno úspěšnému žadateli pracovníky ŘO po schválení projektu Výborem Regionální rady. 2
uchazečů předkládá zadavatel v originále nebo ověřené kopii. Originály nebo ověřené kopie budou zadavateli bezprostředně po provedení kontroly vráceny. Ve výjimečných případech je možné akceptovat také prosté kopie dokumentace k veřejné zakázce a kopie nabídek uchazečů. Tyto kopie (všechny listy kopie) však musejí být pevně spojeny, opatřeny parafou, parafa musí být podepsána a orazítkována. Kopie musejí být dále označeny slovy Kopie souhlasí s originálem a podepsány kontaktní osobou příjemce. V případě pochybností (např. při identifikaci závažných zjištění) mohou být v rámci administrativní/fyzické kontroly od zadavatele vyžádány originály dokladů, které budou po provedení kontroly vráceny. 2.2 Zadavatel je povinen doručit příslušnému ORKP zadávací dokumentaci včetně výzvy, příp. uveřejnění oznámení (vyjma projektové dokumentace) minimálně 10 pracovních dnů před uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího/výběrového řízení nebo odesláním výzvy o zahájení zadávacího/výběrového řízení. Pokud pracovník ORKP zjistí, že dokumentace není v souladu s Pokyny pro zadávání zakázek, příp. se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, zkonzultuje s vámi případné opravy dokumentace pro zadávací/výběrové řízení. 2.3 V případě etapizace projektu musí zadávací dokumentace obsahovat podklady pro zpracovaní nabídek na jednotlivé určené etapy. V technické zprávě musí být uveden popis rozdělení dle jednotlivých etap a zároveň musí být na jednotlivé etapy zpracován výkaz výměr a rozpočet. Toto se netýká neinvestičních projektů (tzv. měkkých projektů ) realizovaných v rámci oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informovanost a osvěta veřejnosti a oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu. 2.4 Zadavatel je povinen zaslat příslušnému ORKP pozvánku na zasedání hodnotící komise, a to nejpozději 5 pracovních dnů před jeho konáním. K pozvánce bude přiložena i výzva (příp. oznámení) a zadávací dokumentace v případě, že byla zadavatelem upravena. Pracovník ORKP se může osobně v roli pozorovatele zúčastnit posuzování a hodnocení nabídek u vybraných projektů (otevírání obálek, posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek). Účast pracovníka ORKP nemá vliv na možnost pozdějšího zpochybnění jednání komise. 2.5 Zadavatel je povinen předložit příslušnému ORKP případné rozhodnutí o námitkách podaných dodavatelem, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů ode dne vydání předmětného rozhodnutí. Dále je zadavatel povinen informovat příslušné ORKP o případném podaném návrhu na řízení o přezkoumání úkonů zadavatele na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. 2.6 Zadavatel je povinen předložit příslušnému ORKP relevantní dokumentaci k zadávacímu/výběrovému řízení, a to do 3 pracovních dnů od výběru nejvhodnější nabídky, tj. odeslání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. Dokumentaci k zadávacímu/výběrovému řízení je zadavatel povinen odevzdat ve dvou paré, která musejí být originálem nebo ověřenou kopií a prostou kopií. Pouze nabídky uchazečů předkládáte v originále nebo ověřené kopii. Originály nebo ověřené kopie budou zadavateli bezprostředně po provedení kontroly vráceny. Ve výjimečných případech je možné akceptovat také prosté kopie dokumentace k veřejné zakázce a kopie nabídek uchazečů. Tyto kopie (všechny listy kopie) však musejí být pevně spojeny, opatřeny parafou, parafa musí být podepsána a orazítkována. Kopie musejí být dále označeny slovy Kopie souhlasí s originálem a podepsány kontaktní osobou příjemce. V případě pochybností (např. při identifikaci závažných zjištění) mohou být v rámci administrativní/fyzické kontroly od zadavatele vyžádány originály dokladů, které budou po provedení kontroly vráceny. 3
Kontrola zadávacího/výběrového řízení ze strany ŘO ROP Severozápad musí v případě, že byl v rámci zadávacího/výběrového řízení vybrán dodavatel ještě před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace, proběhnout ještě před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace. Dokud pracovníci ORKP neprovedou kontrolu zadávacího/výběrového řízení ve stanovené lhůtě 20 pracovních dnů od doručení dokumentace k zadávacímu/výběrovému řízení, doba pro podpis smlouvy se může prodloužit, maximálně však o 20 pracovních dnů. 2.7 Po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem je povinen zadavatel předložit dokumenty, které ještě nepředložil v předchozích úkonech dle bodu 2.1 až 2.6 v souvislosti se zadávacím/výběrovým řízením příslušnému ORKP (např. oznámení o výsledku zadávacího/výběrového řízení zaslaný všem uchazečům, smlouvu uzavřenou s vybraným dodavatelem, popř. objednávku, písemnou zprávu zadavatele dle zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, oznámení o výsledku) do 40 pracovních dnů po podpisu smlouvy s vítězným dodavatelem. 2.8 Povinnosti uvedené v bodu 1.1, 1.2 a 2.1 až 2.5 se netýkají veřejné zakázky malého rozsahu I. kategorie. Zadavatel je povinen předložit příslušnému ORKP dokumenty k veřejné zakázce malého rozsahu I. kategorie, včetně dokladů o provedeném průzkumu trhu spolu s monitorovací zprávou. 2.9 Pokud v rámci příslušné smlouvy s dodavatelem vyvstane potřeba uzavřít k dané smlouvě dodatek, je povinností příjemce tento dodatek doložit v následující monitorovací zprávě či monitorovacím hlášení, podle toho, co nastane dříve. 2.10 U projektů, které zakládají veřejnou podporu, může zadávací/výběrové řízení proběhnout, ale dodavatel smí být vybrán (doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči) až po obdržení Osvědčení o způsobilosti projektu zaslané Řídícím orgánem. 2.11 V případě potřeby mohou pracovníci ORKP v souvislosti s kontrolou veřejné zakázky vykonat také fyzickou kontrolu u zadavatele, příp. také u vybraného dodavatele. 2.12 Písemná smlouva/potvrzená písemná objednávka mezi zadavatelem a jeho dodavatelem musí obsahovat alespoň tyto náležitosti: a) smluvní strany vč. IČ a DIČ pokud jsou přiděleny; b) předmět plnění (konkretizovaný kvantitativně i kvalitativně); c) cenu vč. DPH a uvedení samotného DPH, příp. uvést, že dodavatel není plátcem DPH, platební podmínky; d) doba plnění; e) místo plnění; f) závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel a podmínek stanovených řídicím orgánem v rozhodnutí o poskytnutí dotace, resp. dohodnutých ve smlouvě mezi řídicím orgánem a příjemcem dotace, povinnost dodavatele umožnit zaměstnancům nebo zmocněncům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR, auditnímu orgánu, Evropské komisi, Evropskému účetnímu dvoru, Nejvyššímu kontrolnímu úřadu a dalším oprávněným orgánům státní správy vstup do objektů a na pozemky dotčené projektem a jeho realizací a kontrolu dokladů souvisejících s projektem. 2.13. Pracovníci ÚRR kontrolují pouze formální prvky smlouvy uvedené výše v odst. 2.12. Za ostatní obsah smlouvy s dodavatelem je zodpovědný pouze zadavatel. Připomínky a stanoviska ÚRR nenahrazují případná stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce zodpovědnosti za dodržování zákona. 4
Šetření každého pochybení při zadávání veřejných zakázek má za následek pozastavení lhůt, např. lhůty pro administraci žádosti o platbu, do doby vydání rozhodnutí. V případě, že bude při kontrole zadávání veřejných zakázek zjištěno pochybení, které má/mělo vliv na výběr nejvhodnějšího uchazeče, bude předán podnět ke správnímu řízení Úřadu na ochranu hospodářské soutěže, který daný případ prošetří. Na další pochybení bude nahlíženo jako na porušení podmínek Smlouvy o poskytnutí dotace s odpovídajícími následky (finanční korekce, odvody za porušení rozpočtové kázně). Stanoviska z kontrol provedených ŘO k potvrzení způsobilosti výdajů nenahrazují stanovisko orgánu dohledu či externích kontrolních subjektů a nezbavují žadatele/příjemce zodpovědnosti za dodržování zákonných norem a pravidel ROP. Schválil: Ing. Petr Vráblík, Ph.D. pověřen vedením ÚRR 5