Analýza správy exemplářů, výpůjček a uživatelů Závěrečná zpráva Tým č. 1 Ina Danilin, Lukáš Charvát, Iryna Kovalenko, Adéla Weinsteinová, Veronika Šikýřová, Petr Moškvan 10.05.2010
Obsah 1. Obecný pohled... 4 1.1 Čtenář... 4 1.2 Kniha... 5 1.3 Evidence uživatele... 6 1.4 Evidence exempláře... 7 1.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 8 2. VOŠIS... 9 2.1 Popis... 9 2.2 Diagramy... 9 2.2.1 Čtenář... 9 2.2.2 Kniha... 10 2.2.3 Evidence uživatele... 10 2.2.4 Evidence exempláře... 11 2.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 12 2.3 Doporučení... 12 3. VÚKOZ... 13 3.1 Popis... 13 3.2 Diagramy... 13 3.2.1 Čtenář... 13 3.2.2 Kniha... 14 3.2.3 Evidence uživatele... 15 3.2.4 Evidence exempláře... 16 3.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 17 3.3 Doporučení... 17 4. JABOK... 18 4.1 Popis... 18 4.2 Diagramy... 19 4.2.1 Čtenář... 19 4.2.2 Kniha... 20 4.2.3 Evidence uživatele... 21 4.2.4 Evidence exempláře... 22 4.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 23 4.3 Doporučení... 23 5. NEZISKOVKY... 24 2
5.1 Popis... 24 5.2 Diagramy... 24 5.2.1 Čtenář... 24 5.2.2 Kniha... 25 5.2.3 Evidence uživatele... 26 5.2.4 Evidence exempláře... 27 5.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 28 5.3 Doporučení... 28 6. Hrdličkovo muzeum člověka... 29 6.1 Popis... 29 6.2 Diagramy... 29 6.2.1 Čtenář... 29 6.2.2 Kniha... 30 6.2.3 Evidence uživatele... 31 6.2.4 Evidence exempláře... 32 6.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace... 33 6.3 Doporučení... 33 7. Závěr... 33 3
1. Obecný pohled 1.1 Čtenář 4
1.2 Kniha 5
1.3 Evidence uživatele 6
1.4 Evidence exempláře 7
1.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 8
2. VOŠIS 2.1 Popis Knihovna, která slouží výhradně pro potřeby učitelů a studentů na Vyšší odborné školy informačních služeb. Knihovna nemá velký počet čtenářů a využívá systém Clavius, který je starší verze a nejde v něm zobrazovat aktuální výpůjčky. Používá standardní signaturu a vede papírově výpůjčky. 2.2 Diagramy 2.2.1 Čtenář 9
2.2.2 Kniha 2.2.3 Evidence uživatele 10
2.2.4 Evidence exempláře 11
2.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 2.3 Doporučení Minimální doporučení je zavést pro každého uživatele ID identifikátor a vést si výpůjčky pod těmito ID v případě vypůjčení knihy určitým uživatelem. V podstatě tato knihovna zvládne vést všechny studenty a učitele pod ID, i když třeba některé nevyužívají služeb knihovny. Není potom problém aktualizace každý roka naopak vyřazení studentů, kteří absolvovali školu. Dalším doporučením zavést dobu splatnosti výpůjčky, protože v některých případech nejasná. Doporučovali bychom plnou registraci všech uživatelů, které se dá identifikovat podle platnosti jejích průkazů. Knihovna VOŠIS pracuje v softwaru Clavius, který je příliš zastaralý a proto potřebuje novější a lepší program minimálně pro vyhledávání a zpracování knih, ležících ve skladu. Proto doporučujeme přejít na novější systém, jako je program Evergreen. Usnadní to práci v knihovnickém systému a bude jeho služby využívat více a více čtenářů. 12
3. VÚKOZ 3.1 Popis Knihovna, která opět není velká, ale spíše menšího rázu. Slouží pro zaměstnance ústavu a studenty buď současné, nebo bývalé. Využívá dva systémy. Jeden pro vkládání nových exemplářů CDS/ISIS a další pro vyhledávání Win/ISIS. Vše se vede také několikrát v papírové podobě. Pravidelný roční přírůstek exemplářů cca 300. 3.2 Diagramy 3.2.1 Čtenář 13
3.2.2 Kniha 14
3.2.3 Evidence uživatele 15
3.2.4 Evidence exempláře 16
3.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 3.3 Doporučení Doporučujeme upustit od papírových verzi vedení záznamů, raději vést elektronicky a vícekrát zálohovat. Zavedení ID pro uživatele a vést záznamy s kontaktními údaji. V elektronické podobě vést záznamy o exempláři popis. Zavést automatizaci výpůjček pro snadnější přehled. 17
4. JABOK 4.1 Popis Knihovna fungující jako školní knihovna, ale také jako knihovna pro veřejnost. Software, který knihovna používá, je knihovní systém KP-System z roku 1998. Pracuje v režimu MS-DOS, umožňuje export ve formátu ČSN ISO 2709, neumí automaticky upozorňovat na konec výpůjčky a rezervace jsou závislé na potvrzení knihovníka. Aktuálně vlastní cca. 20 000 ks dokumentů: - knihy k absenční výpůjčce, knihy k prezenční formě výpůjčky, dokumenty k prezenční formě výpůjčky, studentské práce (bakalářské a absolventské práce), časopisy, videokazety, zvukové dokumenty, CD- ROM (videokazety pouze pro výuku vzhledem k autorským právům). Dále vlastní knihovna 3000 5000 nezpracovaných knih, získaných z Německa, zejména teologických. Tyto knihy plánuje knihovna zaevidovat po převedení knihovního systému na nový. K evidenci knih nepoužívá knihovna klasické signatury, ale označuje knihy do tzv. tematických skupin např. RE 10 102. Kód není unikátní, více knih může mít stejný kód. Na klasické označení signaturami plánuje knihovna přejít po zavedení nového knihovního systému. Pro identifikaci knih v rámci výpůjčky používá knihovna čárové kódy, které si sama vytváří. V současné době navštěvuje knihovnu cca. 600 čtenářů, každý čtenář vlastní čtenářskou legitimaci s čárovým kódem. Tyto legitimace si knihovna připravuje sama, stejně jako čárové kódy pro evidenci knih. Čtenáři jsou rozděleni do 2 kategorií Studenti JABOKu a Ostatní čtenáři. Současně s tímto rozdělením běží ještě starší dělení do 7 kategorií, které se postupně ukončí. Standardní doba výpůjčky je 28 dní. Pokud není kniha během výpůjčky rezervována, je možné ji prodloužit a to celkem až 5krát. Čtenář si najednou může půjčit až 30 knih. Knihovna nepůjčuje knihy s vysokými pořizovacími náklady a také knihy, které jsou nutné k výuce ve škole. Čtenář má možnost si knihy rezervovat, rezervace je zdarma. Pokud by si ale čtenář vyžádal upozornění o rezervaci poštou, poplatek činí 10 Kč (tento typ rezervace nebyl využit již 2 roky). 18
4.2 Diagramy 4.2.1 Čtenář 19
4.2.2 Kniha 20
4.2.3 Evidence uživatele 21
4.2.4 Evidence exempláře 22
4.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 4.3 Doporučení Po zavedení knihovního systému Evergreen zaevidovat všechny dosud nezaevidované knihy, přejít na klasické vedení signatur. Pro evidenci čtenářů a výpůjčky knih pokračovat v současném systému pomocí čárových kódů. Definitivně přejít na nové rozdělení skupin čtenářů studenti JABOKu a Ostatní. 23
5. NEZISKOVKY 5.1 Popis Neziskovky.cz jsou otevřená organizace, která spolupracuje a iniciuje spolupráci s příspěvkovými organizacemi, veřejnou správou i podnikatelskými subjekty. Dosahuje svých cílů poskytováním informačních, vzdělávacích a publikačních služeb. Jedná se především o provoz specializované veřejné knihovny, správu Katalogu neziskovek a Databáze finančních zdrojů, vydávání měsíčního informačního servisu, organizaci seminářů pro pracovníky neziskových organizací, zprostředkování odborných konzultací a vydávání publikací pro neziskové organizace. Využívá poměrně starou verzi systému Clavios. Zároveň vede evidenci čtenářů papírově. Čtenářům je vydáván průkaz. Klasické veden signatury. Nemá velký zájem na rozšiřování knihovny, nechtějí, aby to byl primární cíl. 5.2 Diagramy 5.2.1 Čtenář 24
5.2.2 Kniha 25
5.2.3 Evidence uživatele 26
5.2.4 Evidence exempláře 27
5.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 5.3 Doporučení Doporučujeme přejít na automatizovanou kontrolu výpůjček a hlídání lhůty vrácení. Protože čtenář může zjistit pouze, které knihy má knihovna, je potřeba, aby viděl, co bylo půjčeno a co si může prezenčně využívat. Minimálně doporučujeme obnovení systému Clavius. 28
6. Hrdličkovo muzeum člověka 6.1 Popis Maličká knihovna, která slouží výhradně pro potřeby zaměstnanců výzkumu a studentů příslušné fakulty UK. Absolutně vše se vede v papírové podobě, nemají přesné seřazení knih, pouze tématické, ale vedou signaturu. Záznam o knihách se vede přibližně od roku 2004. Přírůstky se pořizují, pouze pokud na to jsou finance velmi nepravidelně. 6.2 Diagramy 6.2.1 Čtenář 29
6.2.2 Kniha 30
6.2.3 Evidence uživatele 31
6.2.4 Evidence exempláře 32
6.2.5 Výpůjčka, blokace, rezervace 6.3 Doporučení Doporučujeme minimálně manuální a elektronické seřazení knížek podle signatur. Provést revizi i dosud neevidovaných knih. Minimálně si vést záznamy o kontaktních údajích čtenářů. 7. Závěr Během projektů jsme se seznámili pro nás dosud s neznámým prostředím knihoven. Zjistili jsme, jak to funguje uvnitř, tam kam běžný čtenář nenahlédne. Zjistili jsme, s jakými problémy se knihovny potýkají. Hlavním závěrem je, že většina z nich není vůbec připravena na přechod do systému Evergreen. Některé by to asi i velice zatížilo, protože jsou malé a slouží pro interní účely. Udivovalo nás, že spousta z nich si vede papírovou verzi a přitom vlastní minimálně jeden počítač. Myšlenka je velice dobrá a to zveřejnit všechny knihy, které knihovny vlastni, alespoň pro náhled a přehled pro veřejnost. Kromě knihovny JABOK nefunguje automatizovaný systém, který by hlásil, kdo kdy jakou knihu má vrátit. Je to zanedbané nebo lépe řečeno, knihovny se tím netrápily, dávaly přednost manuální kontrole. Téměř všechny by rády zavedly dobrý systém, ale za minimální útratu, lépe řečeno zadarmo. 33