Z A D Á V A C Í D O K U M E N T A C E V E Ř E J N É Z A K Á Z K Y : " S Y S T É M Ř Í Z E N Í I D E N T I T A S P R Á V A D O K U M E N T Ů " ( DLE 38 A 44 AN. ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH) I. Identifikační a další údaje veřejného zadavatele Název: Janáčkova akademie múzických umění v Brně Sídlo: Beethovenova 650/2, 662 15 Brno Právní forma: veřejná vysoká škola IČO: 62156462 DIČ: CZ62156462 bank. spojení: 27-0493900217/0100 (dále jen zadavatel ) zastoupena JUDr. Lenkou Valovou, kvestorkou Kontaktní osoba: Ing. Jan Búřil, tel. 542 591 122, buril@jamu.cz Zadavatel vymezuje předmět podlimitní veřejné zakázky Systém řízení identit a správa dokumentů na dodávky zadávané v zjednodušeném podlimitním řízení podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), takto: II. Podrobná specifikace předmětu plnění (1) Zakázka je rozdělena na 3 části, jejichž předmět je podrobně vymezen v přílohách č. 1 až 3 této zadávací dokumentace, které jsou její nedílnou součástí, a to včetně nejvyšší přípustné nabídkové ceny jednotlivých částí a položek, je-li uvedena. (2) Část 1 je součástí Individuálního rozvojového plánu JAMU pro rok 2012, části 2 a 3 je součástí centralizovaného projektu Podpora sdílení kapacit a vytváření sítí vysokých škol v České republice. III. Místo plnění a jeho prohlídka (1) Místem plnění je Rektorát zadavatele, Beethovenova 2, Brno. (2) Pro plnění veřejné zakázky či zpracování nabídky není prohlídka místa plnění nezbytná, proto se nekoná. IV. Čas plnění Vítězný dodavatel je povinen splnit předmět veřejné zakázky (resp. její části) nejpozději do 20. 12. 2012; oprávněn splnit je kterýkoliv pracovní den následující po podpisu smlouvy v době od 9:00 do 16:00. V. Obchodní podmínky (1) Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče na plnění předmětu veřejné zakázky a krýt možná rizika (výkyvy trhu, inflace, aj.).
(2) Zadavatel si vyhrazuje právo omezit předmět plnění veřejné zakázky a nerealizovat některé části předmětu plnění např. z důvodů nedostatku finančních prostředků. Dodavatel nemá právo v takovém případě vymáhat plnění celého předmětu a účtovat zadavateli jakékoliv sankce, pokud zadavatel tohoto práva využije. (3) Čas plnění, který je uchazeč povinen ve smlouvě uvést, musí respektovat čas plnění stanovený touto zadávací dokumentací jako nejzazší možný. (4) Na předmět plnění poskytne dodavatel záruku v délce 24 měsíců, není-li u jednotlivých položek či částí stanoven požadavek na záruku delší. Případné vady v záruční době budou odstraněny do týdne od oznámení příslušné vady; vadu lze uplatnit osobně, písemně nebo zprávou doručenou do schránky el. pošty dodavatele uvedené ve smlouvě. (5) Poruší-li dodavatel povinnost plnit v souladu se smlouvou včas, je povinen zaplatit zadavateli smluvní pokutu ve výši 0,5 % z nabídkové ceny za každý byť jen započatý den prodlení. Poruší-li dodavatel termín odstranit vadu v záruční době včas, je povinen zaplatit za každou jednotlivou vadu a den, kdy trvá prodlení dodavatele s jejím odstraněním, smluvní pokutu ve výši 0,2% z nabídkové ceny. (6) Smluvní pokutu je dodavatel povinen zaplatit prvního dne měsíce následujícího poté, kdy na ní zadavateli vzniklo právo, i když porušení povinnosti nezavinil. Smluvní pokutou není nikterak dotčeno právo zadavatele na náhradu škody. (7) Bude-li dodavatel v prodlení s řádným a včasným plněním nebo odstraněním vady v záruční době déle než 30 dnů, má zadavatel právo od smlouvy odstoupit. (8) Smlouva bude obsahovat ustanovení zavazující dodavatele umožnit všem subjektům oprávněným k výkonu kontroly projektu, z jehož prostředků je dodávka hrazena, nebo jiného poskytovatele prostředků, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci. (9) Smlouva bude obsahovat závazek, že dodavatel je povinen zpracovat všechny součásti a dokumenty související s předmětem plnění veřejné zakázky v průběhu realizace veřejné zakázky v českém jazyce a vést všechna jednání, vč. jednání na pracovní úrovni v průběhu realizace veřejné zakázky v českém jazyce. (10) Ujednání odpovídající zadavatelem stanoveným obchodním podmínkám a dalším podmínkám stanovených v této zadávací dokumentaci pojme uchazeč do smlouvy. VI. Obchodní podmínky platební podmínky (1) Dodavatel vystaví a doručí zadavateli fakturu na cenu jím poskytnutého plnění, a to nejpozději do 30 dnů od splnění předmětu veřejné zakázky a odstranění všech vad a nedodělků. (2) Splatnost faktury, která bude současně daňovým dokladem, činí 21 kalendářních dnů ode dne jejího doručení zadavateli. Úhrada faktury bude provedena bezhotovostně z účtu zadavatele na účet uchazeče uvedený ve smlouvě. (3) Objektivní podmínkou, za níž je možno překročit výši nabídkové ceny, je pouze zvýšení příslušné sazby DPH právním předpisem, který nabyl účinnosti po podání nabídky. VII. Požadavky na varianty nabídek ( 70 zákona) Dodavatel může podat pouze jednu nabídku. Varianty nabídky nejsou přípustné. Strana 2
VIII. Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny (1) Nabídková cena musí zahrnovat veškeré náklady uchazeče na plnění předmětu veřejné zakázky a krýt možná rizika (výkyvy trhu, inflace, aj.). (2) Uchazeč uvede v krycím listu nabídky nabídkovou cenu na každou část veřejné zakázky, na kterou podává nabídku. Nabídková cena bude uvedena pro každou část zvlášť, a to jako cena bez DPH, sazba a výše DPH a cena vč. DPH. DPH bude vyčíslena v zákonné výši ke dni podání nabídky. (3) Uchazeč uvede nabídkovou cenu v textu smlouvy. V případě rozporu mezi cenou uvedenou uchazečem v krycím listu nabídky a v textu smlouvy, bude pro hodnocení nabídek použita cena zapsaná v textu smlouvy. (4) Uchazeči z EU a třetích zemí musí vyjádřit cenu vč. DPH, a to i v případě, že sami DPH neodvádí, protože musí vzít v úvahu platnou daňovou legislativu v ČR. IX. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky (1) Nabídka musí být zpracována v českém jazyce. V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje uchazeče dle 17 písm. d) zákona. (2) Nabídka musí obsahovat návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, další dokumenty požadované zákonem (např. 68 odst. 3 zákona, při společné nabídce 51 odst. 5 a 6 zákona, aj.) či zadavatelem a doklady a informace prokazující splnění kvalifikace. (3) Nabídka bude obsahovat následující části a jim odpovídající dokumenty v tomto pořadí: a. krycí list nabídky, b. doklady k prokázání splnění kvalifikace, c. krycí list nabídkové ceny, d. výpočet nabídkové ceny, e. podepsaný návrh smlouvy (včetně Úvodního listu kupní smlouvy ) (4) Nabídka bude zpracována v jednom vyhotovení se zabezpečením proti vyjmutí listů (neoprávněné manipulaci). Zadavatel upozorňuje, že např. kroužková vazba nebo termovazba nesplňuje podmínku na zabezpečení proti vyjmutí listů, neboť je volně rozebíratelná. Pro zabezpečení nabídky je třeba použít např. způsobu obdobného, jaký je užíván notáři. (5) Jednotlivé listy nabídky budou číslovány nepřetržitou číselnou řadou. (6) Zadavatel nehradí náklady na účast v zadávacím řízení a nabídky nevrací. (7) Nabídka uchazeče musí obsahovat pro každou požadovanou položku části veřejné zakázky, k níž uchazeč podá nabídku, uvedení konkrétního výrobce a výrobku, který uchazeč k plnění předmětu veřejné zakázky nabízí, a to uvedením potřených údajů ve smlouvě či její příloze. X. Způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií Zadavatel zvolil jako základní hodnotící kritérium pro zadání veřejné zakázky v části 1 až 3 nejnižší nabídkovou cenu. XI. Jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky (1) Uchazeč, jehož nabídka bude vybrána jako nejvhodnější, předloží neprodleně zadavateli příslušný počet vyhotovení čistopisu smlouvy, který bude již ze strany uchazeče Strana 3
Příloha č. 1 Část 1: Systém řízení identit Předpokládaná hodnota této části je 917.000,00 Kč bez DPH, 1.100.000,00,- Kč s DPH. Cíle požadovaného řešení Cílem řešení je pořízení a implementace systému pro řízení identit v rámci informačního systému Janáčkovy akademie múzických umění v Brně (dále jen JAMU) tak, aby bylo možné v jeho rámci spravovat uživatelské identity po celou dobu jejich životního cyklu, včetně změn v jednotlivých oprávněních pro přístup (autorizace) v době jejich životnosti. Řešení se týká přibližného počtu 3.000 uživatelů (s rozšiřitelností až na 10.000 uživatelů a připojení dalších systémů), a propojení až 15 databázových systémů. Systém jako takový musí být po uvedení do provozu plně kompatibilní se stávajícími systémy, používanými v rámci IS JAMU, rozšiřitelný do budoucna a plně podporovaný dodavatelem řešení v případě technických nedostatků. V rámci tohoto řešení to je ERP SAP (verze 6.0, připojení k modulu HR, SD dodavatelé), Studijní informační systém JAMU nad DB ORACLE, OPEN LDAP a Active Directory. Řešení musí splňovat jak infrastrukturní, tak i procesní a technologické požadavky zadavatele. Řešení musí respektovat specifika prostředí IS JAMU a musí se vyznačovat dostatečnou mírou customizace dle požadavků JAMU Požadavky na nabídku Předpokládá se podání nabídky, která bude zajišťovat plnění v tomto minimálním rozsahu: vypracování analýzy proveditelnosti s ohledem na specifika systémů, aplikací a služeb; vypracování návrhu technologického designu řešení s ohledem na nabízenou technologii; ověření funkčnosti navrženého technologického řešení na odpovídajícím modelu nebo pilotu; vypracování analýzy informačních zdrojů a vytvoření data flow modelu identity managementu; ověření funkčnosti navrženého modelu v odpovídajícím pilotním prostředí; roll out navrženého řešení; nabídka musí akceptovat požadavky uvedené dále v odstavci Úvodní etapa řešení ; vypracování a předání závěrečné dokumentace, kterou může zadavatel použít při spolupráci s třetí stranou; Strana 5
vypracování a předání závěrečné technické dokumentace (včetně uvedení verzí system používaných na JAMU, pro které je řešní bez úprav použitelné); vypracování a předání závěrečné provozní dokumentace. zaškolení administrator a klíčových uživatelů systému Úvodní etapa řešení Nabízené řešení má v úvodní etapě zahrnovat popis stávajícího a cílového stavu. Popis stávajícího stavu V části Stávající stav se popíše současné řešení problematiky Identity Managementu v rámci infrastruktury IS. Bude zmapováno zejména: životní cyklus uživatelské identity v rámci infrastruktury ochranné a kontrolní mechanismy v rámci průběhu životního cyklu uživatelské identity vzájemná provázanost jednotlivých systémů ve vztahu k uživatelským identitám a jejich umístění v rámci infrastruktury IS nároky infrastruktury na bezpečnost identity v průběhu životního cyklu a komunikace nároky infrastruktury na autorizaci legislativní, procesní a předpisová dokumentace ve vztahu k problematice Identity Managementu Popis cílového stavu Část Cílový stav se bude věnovat plánovaným úpravám systému Identity Managementu. Analýza se bude věnovat i možnostem využití bezpečnostního rozhraní pro oblast Identity Managementu, zejména v oblasti autentizace a autorizace se snahou o zvýšení stupně poskytované ochrany. Výstupem bude jak popis samotného řešení v technologické oblasti, ale také jeho doplnění o problematiku procesní, která technologický přístup řídí a doplňuje a stanovuje potřebné ochranné mechanismy pro práci v průběhu celého životního cyklu identity v rámci infrastruktury IS. S ohledem na funkční požadavky bude popsáno zejména: provázanost identit nebo jejich replikace do ostatních systémů možnosti autorizačních a autentizačních mechanismů v rámci infrastruktury IS politiky, předpisová základna a základní aspekty legislativy Strana 6
pokročilé metody ochrany tak, jak by mohly být v návaznosti na Identity Management dále nasazovány Technická specifikace předmětu dodávky Systém na správu identit by se měl vyznačovat zejména následujícími vlastnostmi: schopnost přípravy a správy politik, vynucování politik a auditování; jednotné úložiště pro atributy identit a zajištění jejich konzistence v organizaci; jednotná správa certifikátů v heterogenním prostředí s podporou dalších certifikačních autorit; možnost reset hesla přímo uživatelem; integrovaná propagace vlastností identit, oprávnění a zdrojů do připojených systémů; automatizované zakládání a rušení uživatelů ve všech systémech a aplikacích, přiřazování oprávnění apod., pokud to cílové systémy umožňují; správa skupin a distribučních listů; schvalovací proces zařazení do skupin; automatizované aktualizace skupin; logování činností v rámci systému pro správu identit. Propojitelnost Konektory IdM řešení by měly mít schopnost propojení s jinými informačními systémy, jsou požadovány tyto systémy: Síťové operační systémy a adresářové služby Microsoft Active Directory Windows Server 2008, 2003 R2, 2003 a 2000 Microsoft Active Directory Application Mode Windows Server 2003 R2 a 2003 Microsoft Windows NT 4.0 IBM Tivoli Directory Server Novell edirectory 8.6.2, 8.7 a 8.7.x Sun Directory Server (Netscape/iPlanet/SunONE) 4.x a 5.x Mainframe IBM Resource Access Control Facility Computer Associates etrust ACF2 Computer Associates etrust Top Secret IBM iseries security (IBM OS/400) Elektronická pošta Microsoft Exchange 2007, 2003, 2000 a 5.5 Lotus Notes 7.0, 6.x, 5.0, and 4.6 Aplikace SAP 6.0 Strana 7
ALEPH 500 Sharepoint Server 2010 Kolejní sytém JAMU (DB 602 SQL) Cisco Callmanager Tarifikační systém TAS Telefonní ústředny Systémy založené na XML Systémy založené na DSML Databáze Microsoft SQL Server 2008, 2005, 2000 a 7.0 IBM DB2 Oracle 10g, 9i a 8i 602 SQL Souborové vstupy Attribute value Pairs CSV Delimited Fixed Width Directory Services Markup Language (DSML) 2.0 LDAP Interchange Format (LDIF) Strana 8
Příloha č. 2 Část 2: Spisová služba Předpokládaná hodnota této části je 400.000,- Kč bez DPH, 480.000,- Kč s DPH. SOUČASNÝ STAV NA JAMU V BRNĚ JAMU v Brně jakožto veřejnoprávní původce zahrnutý v 3 odst. 1, písm. i) zákona má povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby v souladu s požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb od 1. 7. 2012 (čl. II, odst. 2 zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů). Předmětem této části veřejné zakázky je pořízení a instalace elektronického systému spisové služby (SS), resp. vytvoření a zavedení systému elektronického pohybu dokumentů v základním nastavení. V dalších etapách bude, které budou následovat a nejsou součástí této zakázky, bude případně toto základní nastavení změněno podle zkušeností s provozu s SS. Současné postupy v jednotlivých oblastech výkonu spisové služby 1. PŘÍJEM DOŠLÉ KORESPONDENCE Listinná korespondence Na fakultách, rektorátu a dalších součástech JAMU jsou zřízeny jednoduché podatelny pro příchozí poštu. Každá podatelna vede samostatnou knihu došlé pošty v listinné podobě. V současné době jsou v knize došlé pošty evidovány pouze doporučené zásilky a balíčky. Obyčejná pošta není evidována. Průměrné denní počty doručených dokumentů se pohybují okolo 5 doporučených dokumentů denně, obyčejných zásilek je denně 10 20. Dokumenty jsou zapsány do evidence došlé pošty a předány příslušným organizačním jednotkám (jejich sekretariátům) ke zpracování. Datové zprávy ISDS JAMU má zřízenou jednu datovou schránku ISDS. Datové zprávy stahuje a odesílá pracovnice rektorátu pomocí jednoduchého doplňku k Outlook 2010. Stažené datové zprávy ukládají na jejím PC a zálohují se na serveru. Do datové schránky JAMU není denně obvykle více než 5 datových zpráv. V horizontu několika let se nejeví potřeba zřízení většího počtu datových schránek. E-mailové zprávy Rektorát, fakulty i některá nefakultní pracoviště mají zřízenou vlastní obecnou e-mailovou schránku, není však známa zodpovědnost za tyto schránky ani způsob nakládání s doručenými zprávami. Dokumenty došlé v emailových zprávách nejsou evidovány v knize došlé pošty. Strana 9
Faktury a smlouvy Jsou speciálním typem přijatých dokumentů. Tyto je možné přijmout v elektronické podobě, ale vždy k nim musí existovat listinná podoba (požadováno finanční kontrolou). Další kanály pro příjem dokumentů V rámci internetového portálu jsou zveřejněny některé formuláře, ze kterých jsou po vyplnění a odeslání data zaevidována v některém agendovém systému např. SIS (Studijní informační systém). Tyto dokumenty nejsou zaznamenány v evidenci doručené pošty. Jsou zpracovány v agendových systémech. Obecně není jednoznačné stanovisko, které dokumenty, ze kterých kanálů by měly být zaevidovány. Shoda panuje pouze na doporučených listinných zásilkách. 2. ZPRACOVÁNÍ DOŠLÝCH DOKUMENTŮ ORGANIZAČNÍMI JEDNOTKAMI Došlé dokumenty jsou předány příslušným organizačním jednotkám, následná evidence není centrálně upravena. S dokumenty se pracuje podle Spisového a skartačního řádu JAMU. 3. VLASTNÍ DOKUMENTY Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti JAMU jsou zaevidovány na útvarech po přidělení čísla jednacího. Vlastní dokument může být odeslán externím adresátům, případně i interním adresátům a to buď interní poštou případně elektronicky, nebo poštou prostřednictvím podatelny. 4. ODESLÁNÍ ODCHOZÍCH ZÁSILEK. Zásilky odeslané poštou Každá podatelna denně vypravuje řádově jednotky obyčejných zásilek a doporučených zásilek denně. Některé podatelny nárazově zpracují i několik cca 200 doporučených zásilek (do vlastních rukou) během jednoho dne. Tato situace nastane přibližně 2x do roka. Pro předávání České poště jsou používány podací archy, které jsou vypisovány podatelnou ručně a jsou doplněny o podací čísla přidělená Českou poštou. Dokladem o odeslání zásilek jsou podací archy. Vyhledání zásilky a zjištění podacích čísel je možné pouze přes podatelnu. Odchozí datové zprávy JAMU komunikuje prostřednictvím ISDS pouze s orgány veřejné moci. Do budoucna je uvažováno o rozšíření o další typy adresátů. Odchozí emaily Odesílání přes oficiální adresu rektorátu nebo organizační jednotky není realizováno prostřednictvím podatelny a nejsou zaevidovány v evidenci odchozí pošty. 5. SKENOVÁNÍ DOKUMENTŮ V současné době jsou skenovány dokumenty pro účely distribuce v rámci JAMU a následného zpracování. Skenování a následné odeslání ve formátu pdf na mailovou adresu Strana 10
zaměstnance je na JAMU vyřešeno. 6. ARCHIV Na JAMU neexistuje archiv. Archivní a skartační služby jsou zajišťovány externě. S dokumenty se pracuje podle Spisového a skartačního řádu JAMU. 7. ELEKTRONICKÝ PODPIS JAMU jako instituce ani organizační jednotky nevlastní zaručený elektronický podpis. Pouze některé osoby vlastní osobní podpisové certifikáty. Do budoucna není využití zaručeného elektronického podpisu pro JAMU nebo organizační jednotky vyloučeno. Legislativní požadavky na elektronickou spisovou službu Poptávaný systém spisové služby (SS) musí umožňovat vedení SS ve smyslu platné a účinné legislativy: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších změn jeho prováděcí předpisy (vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů) Spisová služba musí sloužit jako nástroj pro dlouhodobé ukládání a správu dokumentů a spisů, který musí být schopen předávat digitální archiválie po uplynutí skartační lhůty do Národního digitálního archivu, včetně návrhu souvisejících procesů. Obecné požadavky na elektronickou spisovou službu 1. Základní funkční požadavky podpora činností spojených se zaevidováním dokumentů doručených původci různými vstupními kanály, jako jsou poskytovatelé poštovních služeb (Česká pošta, Kurýrní služby, PPL ) pro listinné dokumenty, informační systém datových schránek, e-mail, otevřené komunikační rozhraní pro externí systémy, možnost administrace uživatelského prostředí (nastavení práv) na organizační jednotky a uživatele, podpora plnohodnotné historizace a logování přístupů, nastavení jednoduchého workflow (např. ad hoc), sledování přidělení dokumentu k vyřízení příslušnému útvaru a následně řešiteli dokumentu, možnost zastupování nepřítomného zaměstnance, automatické přidělování jedinečného čísla jednacího jedné vzestupné řadě ve formátu stanoveném interním předpisem JAMU. Pro případy výkonu působnosti orgánu veřejné správy musí aplikace splňovat podmínky stanovené zákonem pro správní spis (viz 17 zákona č. 500/2004 Sb.). Podatelna může přiřadit k dokumentu Strana 11
číslo spisu (dle identifikace v komunikaci), finální zařazení dokumentu však určuje příjemce. Aplikace musí zajistit umožnění tisku podacích deníků podle podatelen, možnost odeslání elektronických dokumentů mailem přímo ze spisové služby bez nutnosti dalšího ukládání v jiných systémech, připojení elektronické podoby dokumentu v různých formátech k záznamu v evidenci. Vlastní dokumenty mohou být vloženy ve formátu, ve kterém byly vytvořeny, listinné dokumenty je možné naskenovat a naskenovaný obraz připojit k záznamu dokumentu. Při vhodném propojení skenovacího pracoviště se systémem spisové služby je možné i automatické přiložení naskenovaného obrazu k záznamu dokumentu. Dokumenty doručené elektronickou cestou jsou k záznamu v evidenci připojeny automaticky, podpora uploadu příloh větších než 10 MB, evidenci veškeré pošty tedy evidenci nejen dokumentů doručených doporučenou zásilkou, ale i obyčejné zásilky a relevantní e-mailové a datové zprávy (vyjma reklamních materiálů, soukromé pošty, nevyžádané pošty). Veškeré odchozí zásilky služební povahy (tedy i obyčejné) podléhají evidenci ve spisové službě. Spisová služba musí umožňovat zaevidovat i dokumenty doručené osobně mimo podatelnu, tedy doručené i jiným zaměstnancem, než zaměstnancem. 2. Technické požadavky v přehledech zřetelné rozlišování elektronických a analogových dokumentů, zajistit verzování příloh dokumentu (souborů), možnost centrální i delegované administrace aplikace, logování událostí a zobrazení historie událostí u objektů, podpora organizační struktury definice pracovních skupin (organizačních jednotek) a jejich vedoucích pracovníků, podpora uživatelských rolí s různou úrovní oprávnění s tím, že jeden uživatel může zastávat více těchto rolí (např. referent, podatelna, administrátor), možnost customizace a tisk přehledů dokumentů a spisů, modulárnost řešení, funkce pro parametrizované vygenerování sestav se základními statistickými ukazateli (např. počty dokumentů dle jejich stavů zpracování), vkládání dokumentů ve všech běžných formátech(včetně formátů budoucích), např. doc, xls, odt, ods, rtf, jpg, bmp, tiff, docx, xlsx, pdf a e-mailových zpráv a podpora funkce konverze dokumentů. Včetně rozšíření o automatické konverze do PDF z nejběžnějších formátů dokumentů (doc, xls, odt, ods, rtf, jpg, bmp, tiff, docx, ), podporu exportu a přenášení dat a dokumentůna off-line paměťová média, bude plně auditovatelný (veškeré aktivity uživatelů budou zaznamenávány a bude možné je zpětně vyhodnocovat), možnost definovat různé povinné položky pro různé typy uživatelů a dokumentů, možnost práce více uživatelů s aplikací současně. Strana 12
Pro přístup k dokumentům je nutné použít funkce zabezpečeného úložiště (uživatelské nebo aplikační funkce) a je vždy nutná autorizace, včetně historie přístupu k dokumentu. Systém musí být kompatibilní s operačním systémem Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista ve verzi 32bit a 64bit, Microsoft Windows 7 ve verzi 32bit a 64bit. Program musí bez problému a bez zasekávání pracovat na minimální konfiguraci pracovní stanice Intel Core 2 Duo 2GHz, 2GB RAM, 80GB HDD, integrovaná grafická karta. Systém musí spolupracovat s MS Outlook, MS Office 2003 a vyšší. Na JAMU je pro oblast zpracování dokumentů a souvisejících činností instalován jako základní SW SharePoint Server 2010. Vzhledem k velikosti JAMU a lidské kapacitě oddělení OVIS, které má správu centrálních informačních systémů na starosti, musí být poptávané řešení vystavěno v tomto SW. Přípustné jsou pomocné moduly, jejichž pořízení a licence musí být součástí nabízené ceny. Strana 13
Příloha č. 3 Část 3: Zpracování a uložení obchodní dokumentace Cena této části je 500.000,- Kč bez DPH, 600.000,- Kč s DPH. SOUČASNÝ STAV NA JAMU V BRNĚ Na JAMU jsou postupně budovány systém DMS (Document management systém) s možnou návazností na ERP SAP a další centrální systémy Univerzitního informačního systému (UIS). Jedním z SW, který je využitelný pro budování DMS na VVŠ vlastnící zároveň ERP systém SAP je komerční produkt MS SharePoint. Uvedený produkt je v současné době nainstalován na JAMU v Brně. V současné době existuje na trhu několik komerčních řešení v prostředí SharePoint které buď přímo nebo po úpravách umožňují propojení ERP SAP a DMS budovaného nad SW SharePoint. Obchodní dokumentace typu smluv a došlých faktur je v současné době na JAMU zpracovávána především papírovou formou. Centrální elektronická archivace neexistuje. JAMU také nemá lidské kapacity na zpracování analýzy problematiky práce s těmito obchodními dokumenty a to ani dodavatelskou formou. Proto bylo po prvních zkušenostech s SharePoint rozhodnuto pořídit komerční moduly pokrývající tuto oblast a instalovat je ve standardu dodavatele. Po zkušenostech s provozem pak v dalších etapách postupně upravit a modifikovat dodaná standardní řešení podle potřeb JAMU. V současné době jsou skenovány dokumenty pro účely distribuce v rámci JAMU a následného zpracování. Skenování a následné automatické odeslání ve formátu pdf na mailovou adresu zaměstnance je na JAMU vyřešeno s využitím multifunkčních strojů. Obecné požadavky na zpracování a uložení obchodní dokumentace 1. Základní funkční požadavky Jde o dodání a standardní instalaci modulu (modulů) zajišťujících: Zpracování a uložení dokumentů typu Přijaté faktury, Smlouvy a podobné dokumenty, Obecná obchodní dokumentace, Projektová dokumentace, na dokumenty nejsou speciální požadavky Možnost vazby uložených dokumentů na SAP Možnost otevřeného komunikační rozhraní pro externí systémy Možnost schvalování dokumentace a autorizované ukládání Zabezpečení úložiště veškerých dokumentů Detailní řízení přístupových práv Možnost připojení jednoduchého formuláře k dokumentu Uživatelsky formulovaná struktura těchto formulářů Strana 14
Tvorba šablon spisů a jednotlivých smluvních dokumentů Vytvoření spisu pomocí vybrané šablony Nastavení práv na jednotlivé složky v šabloně spisu Evidence platnosti dokumentů Notifikace ukončení platnosti smluvního dokumentu Jednoduché a rychlé vyhledávání dokumentace Možnost fultextového fulltextového vyhledávání (případně ve formě budoucího rozšíření) Kontrola dokumentů Možnost provázání dokumentů Jednoduchá instalace a konfigurace řešení Jednoduché workflow Při zpracování faktur mít možnost využít specifické požadavky na faktury (standardní položky faktury, hlídání doby splatnosti atd. 2. Technické požadavky v přehledech zřetelné rozlišování elektronických a analogových dokumentů, zajistit verzování příloh dokumentu (souborů), možnost centrální i delegované administrace aplikace, logování událostí a zobrazení historie událostí u objektů, podpora organizační struktury definice pracovních skupin (organizačních jednotek) a jejich vedoucích pracovníků, podpora uživatelských rolí s různou úrovní oprávnění s tím, že jeden uživatel může zastávat více těchto rolí (např. referent, administrátor), možnost customizace a tisk přehledů dokumentů a spisů, modulárnost řešení, funkce pro parametrizované vygenerování sestav se základními statistickými ukazateli (např. počty dokumentů dle jejich stavů zpracování), vkládání dokumentů ve všech běžných formátech(včetně formátů budoucích), např. doc, xls, odt, ods, rtf, jpg, bmp, tiff, docx, xlsx, pdf a e-mailových zpráv a podpora funkce konverze dokumentů. Včetně rozšíření o automatické konverze do PDF z nejběžnějších formátů dokumentů (doc, xls, odt, ods, rtf, jpg, bmp, tiff, docx, ), podporu exportu a přenášení dat a dokumentůna off-line paměťová média, možnost práce více uživatelů s aplikací současně. Pro přístup k dokumentům je nutné použít funkce zabezpečeného úložiště (uživatelské nebo aplikační funkce) a je vždy nutná autorizace, včetně historie přístupu k dokumentu. Systém musí být kompatibilní s operačním systémem Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista ve verzi 32bit a 64bit, Microsoft Windows 7 ve verzi 32bit a 64bit. Program musí bez problému a bez zasekávání pracovat na minimální konfiguraci pracovní stanice Intel Core 2 Duo 2GHz, 2GB RAM, 80GB HDD, integrovaná grafická karta. Strana 15
Systém musí spolupracovat s MS Outlook, MS Office 2003 a vyšší. Na JAMU je pro oblast zpracování dokumentů a souvisejících činností instalován jako základní SW SharePoint Server 2010. Vzhledem k velikosti JAMU a lidské kapacitě oddělení OVIS, které má správu centrálních informačních systémů na starosti, musí být poptávané řešení vystavěno v tomto SW. Přípustné jsou pomocné moduly, jejichž pořízení a licence musí být součástí nabízené ceny. Strana 16