SPOLUPRÁCE PAMĚTOVÝCH INSTITUCÍ V RÁMCI NÁPRAVY POVODŇOVÝCH ŠKOD ZPŮSOBENÝCH POVODNÍ V R. 2002 Jiří Polišenský Národní knihovna ČR 1. Poradenská centra a jejich aktivity během povodní Povodni v srpnu roku 2002 sice předcházela obdobně ničivá povodeň na Moravě v r. 1997, která mohla napovědět mnohým institucím a jejím odpovědným pracovníkům nebezpečí jaké hrozí objektům v záplavové zóně, přesto mnohé z nich zaskočila nepřipravené a způsobila rozsáhlé škody na jejich majetku včetně, bohužel, kulturního dědictví. Na druhé straně úředníci státní administrativy, odpovědní za tuto oblast, varováni drobnějšími událostmi, zkušenostmi ze zahraničí a našimi odborníky, kteří poukazovali na reálnost nebezpečí velké povodně na Vltavě už jen ze statistického hlediska, nehledě na symptomy změny klimatu a z něj vyplývajících rizik, rozhodli o budování nákladných protipovodňových bariér, které zachránily větší část historického jádra Prahy Staré Město. Nebýt toho, byly by škody na kulturním dědictví ještě mnohem větší. Předcházení havárií a živelních pohrom a zvládání jejich následků tvoří významnou část ochrany knihovních (archivních, muzejních) sbírek a bylo proto logické očekávání, že ústřední instituce uchovávající část kulturního dědictví uloženého na papíru budou hrát při organizování pomoci postiženým institucím důležitou roli. Tato očekávání se vyplnila a již v průběhu povodně vznikla dvě metodická a poradenská střediska, ve Státním ústředním archivu a Národní knihovně ČR, která radila institucím i soukromníkům jak postupovat, snažila se zprostředkovat mrazírenské firmy, transportní kapacity, pomoc dobrovolníků, různé typy materiálu od přepravek na zeleninu, přes filtrační papíry až po mrazící boxy a další zařízení, poskytovala informace médiím, sbírala a vyhodnocovala informace o rozsahu poškození pro své zřizovatele a koordinovala mezinárodní pomoc. Odborníci z obou institucí zasedli v různých komisích a radách, přednášeli na národních i mezinárodních fórech a objížděli se zahraničními odborníky Mochovské mrazírny a objekty postižených institucí. Velký význam pro zvládnutí krizové situace měla skutečnost, že obě centra byla propojena neformálními osobními vazbami, jejich pracovníci se informovali a koordinovali svůj postup. Výsledkem tohoto úsilí bylo zamrazení cca 140 tis. svazků knih a mnoho desítek kubických metrů dalších vzácných papírových dokumentů a několika tisíc kubíků administrativních spisů. Kromě těchto dvou center vzniklo ještě středisko Akademie věd ČR, které organizovalo pomoc postiženým ústavům a některým dalším institucím. Je škoda, že toto středisko nebylo od počátku více propojeno s centry Národní knihovny ČR a Státního ústředního archivu, protože ohromný vědomostní a výzkumný potenciál ústavů Akademie věd ČR by byl v tu chvíli nesmírně cenný pro všechny. 2. Společný výzkum sušících technologií Velký význam pro zvládnutí krize způsobené povodní měl výzkum sušících technologií který prováděla Národní knihovna ČR spolu se Státním ústředním archivem. Velké množství zamrazených dokumentů různých typů představovalo obtížný úkol pro rozhodnutí, kterými metodami by se měly zamrazené dokumenty sušit. Jejich celkové množství včetně administrativních spisů se odhadovalo v počátcích na 9.000 m 3. Bylo zřejmé, že nebude možné dlouhodobě hradit vysoké náklady na mrazení a dříve nebo později budou příslušné instituce donuceny zamrazené dokumenty rychle usušit nebo likvidovat, nebo hradit náklady na mrazení z vlastních prostředků. Tato náročná situace vytvářela velmi silný tlak na rychlé rozhodnutí a řešení. V době krátce po povodni a pravděpodobně v jejím důsledku byly vráceny Ministerstvu kultury finanční prostředky na výzkum a vývoj, který se nepodařilo realizovat a tyto prostředky byly
nabídnuty odboru ochrany knihovních fondů Národní knihovny ČR. Protože jsme v tu dobu řešili projekt vývoje a výroby ochranných obalů navrhli jsme odborné komisi Ministerstva kultury ČR rozšířit jeho zadání i na testování sušících technologií a po schválení jsme mohli testy realizovat. Kromě pracovníků Národní knihovny ČR se na testech podílel nezávislý odborník na problematiku papíru ing. Neuvirt a pracovníci Státního ústředního archivu. Testy byly prováděny na zařízeních obou institucí. Výsledky testů byly už koncem roku 2002 zveřejněny na webových stranách. a staly se podkladem pro rozhodování o dalším postupu jak na úrovni jednotlivých institucí, tak i orgánů státní správy. 3. Organizace nápravy povodňových škod Náprava škod byla organizována samotnými institucemi i orgány státní správy. Při Úřadu vlády byla vytvořena odborná komise, která navrhla jiný postup v případě kulturního dědictví spadajícího do pravomoci Ministerstva kultury ČR, a jiný v případě administrativních spisů úřadů a institucí. Ministerstvo kultury ČR rozhodlo o financování programu nápravy škod, který organizovala Národní knihovna ČR a výstavbě Metodického centra konzervace pod Technickým muzeem v Brně. O administrativní spisy se měla postarat firma vzešlá z výběrového řízení na jehož organizování se podíleli odborníci Státního ústředního archivu. Mimo tyto aktivity probíhala záchrana dokumentů organizovaná Akademií věd ČR a realizovaná Knihovnou AV a Ústavem chemických procesů AV. Zatímco v případě administrativních spisů ještě do pol. r. 2004 nebylo uzavřeno výběrové řízení a vybrána vhodná firma, v případě knih pokročila záchrana mnohem dál jak v případě Národní knihovny ČR, tak i Akademie věd ČR a do konce r. 2003 byly knihy až na výjimky (staré tisky, vzácné vazby) usušeny a dezinfikovány. Rozdíly v úspěšnosti různých organizačních aktivit by jistě bylo zajímavé podrobit analýze, z jejichž výsledků by bylo možné se poučit pro příp. další mimořádné události. V případě Akademie věd ČR byla úspěšnost dána mimo jiné i organizačním sepětím postižených institucí a institucí, které se mohly podílet na záchraně v jednom velkém organizačním celku z jehož zdrojů bylo možné tyto aktivity financovat. V případě Národní knihovny ČR to bylo dáno poměrně značnou připraveností díky předcházejícím aktivitám (výzkum sušících technologií), vyššímu vědomí odpovědnosti příslušných vedoucích pracovníků a finanční podpoře Ministerstva kultury ČR. Menší úspěšnost v případě budování Metodického centra konzervace byla dána složitostí této akce a problémy při jejím financování. V tomto případě byl takový výsledek různými odborníky víceméně očekáván. Na první pohled se zdá, že aktivity vycházející více zdola byly úspěšnější něž ty které byly motivovány shora. 4. Realizace nápravy škod Národní knihovna ČR zpracovala komplexní návrh postupu nápravy povodňových škod, který počítal nejen se sušením a dezinfekcí postižených dokumentů, ale také s jejich restaurováním, reformátováním a ukládáním do ochranných obalů. Díky finanční podpoře Ministerstva kultury ČR a Britské rady bylo možné vybudovat dvě pracoviště sušení zamrazených dokumentů využívající sušárnu dřeva a přístroje pro vakuové balení. Pracoviště vakuového balení, které muselo splňovat velmi přísné hygienické požadavky na práci s kontaminovanými fondy, bylo vybudování v Centrálním depozitáři Národní knihovny ČR v Hostivaři a bylo určeno zejména pro sušení starých tisků a jiných vzácných dokumentů. Vzhledem k tomu, že největší objem zamrazených starých tisků měla Městská knihovna v Praze, bylo pracoviště poskytnuto od listopadu 2002 až do října 2003 jejím restaurátorům. Ve vymezeném období se podařilo usušit 1500 svazků. Náklady na provoz pracoviště hradily obě instituce. Městská knihovna Praha měla v prostoru pracoviště uloženo také část vybavení vlastní restaurátorské dílny, která byla rovněž postižena povodní. Aby mohlo být toto pracoviště vybudováno, přestěhovala Národní knihovna ČR část generálního katalogu do jiných prostor, které musela k tomuto účelu nechat nově zkolaudovat a vyklidit místnosti využívané pro očistu a dezinfekci fondů.
Pracovníci daného oddělení byli dočasně převedeni na jinou práci. Spolupráce v tomto případě měla spíš charakter pomoci postižené instituci. Druhé pracoviště bylo vybudováno v areálu firmy Dřevo a dýhy v Kralupech nad Vltavou, která pronajala knihovně nevyužívanou sušárnu dřeva. Před zahájením provozu bylo nutno upravit systém řízení vytápění a zvlhčování a doplnit zařízení na měření teploty a relativní vlhkosti a na přenos naměřených hodnot na počítač v Centrálním depozitáři v Hostivaři. Převoz knih z mrazíren a manipulaci s dokumenty během sušení prováděla najatá firma Stahl. V sušárně dřeva sestávající ze dvou komor o objemu 7m 3 bylo usušeno asi 60 tis. svazků knih 19. a 20. stol. deseti institucí. Dokumenty po usušení musely být sterilizovány, což zajišťoval Státní ústřední archiv ve vlastních etylén oxidových komorách. Současně se sušením byly zahájeny další činnosti jako reformátování, výroba ochranných krabic, mechanická očista a aktivity zaměřené na vytvoření externího restaurátorského pracoviště. Pro zvládnutí všech činnosti vytvořila Národní knihovna ČR ze zástupců zúčastněných institucí pracovní skupinu, která schvalovala harmonogram sušení a dalších činností a seznam dokumentů určených pro reformátování. Pracovní skupina sloužila také pro operativní informování institucí o různých skutečnostech. Další bohaté aktivity na překonání následků povodni vyvíjí Akademie věd ČR. Knihovna AV získala finanční prostředky na zakoupení komory pro sušení dřeva a další komory pro dezinfekci ethylen oxidem. Sušení knih pomocí mikrovlnného záření zajišťoval Ústav chemických procesů. Koncem r. 2003 bylo v depozitáři Knihovny AV v Jenštejně vybudováno pracoviště digitalizace dokumentů poškozených při povodni a zahájena činnost koordinovaná s Národní knihovnou ČR. Národní technické muzeum, které patřilo mezi nejvíce postižené instituce, vybudovalo pracoviště pro rozmrazování a sušení dokumentů, zejména projektové výkresové dokumentace. Rozmrazování a sušení je v tomto případě velmi náročné, protože jednotlivé zamrazené balíky obsahují dokumenty s různým typem papíru (technické výkresy, korespondenci, fotografie atd.), které by měly být sušeny různými metodami. Toto pracoviště zahájilo činnost na jaře letošního roku a první výsledky ukazují, že velkou většinu zamrazených dokumentů bude možné zachránit.. Část následného restaurování těchto dokumentů bude zajišťovat externí restaurátorské pracoviště Národní knihovny ČR. 5. Aktivity v oblasti restaurování Vždy po takové události jakou je povodeň je třeba restaurovat velké množství dokumentů. Tomu ale v současné době neodpovídá počet, velikost i charakter restaurátorských pracovišť v České republice. Proto bylo rozhodnuto o dvojím postupu. Národní knihovna ČR buduje menší externí restaurátorské pracoviště, které bude schopno zabývat se starými tisky a jinými papírovými dokumenty a řešit poškození typická pro případ postižení vodou. Náročné zásahy budou prováděny na stávajícím restaurátorském pracovišti Národní knihovny ČR. Provoz externího pracoviště bude možné přizpůsobit operativně podle potřeby, protože bude využívat pomoci zahraničních restaurátorů, stážisty z různých domácích i zahraničních restaurátorských škol a najaté nezávislé restaurátory. Obdobně náklady na provoz bude možné čerpat ze státní dotace, ze zdrojů postižených institucí, nebo ze zahraniční pomoci. V době kdy nebude třeba řešit následky mimořádných událostí, může pracoviště poskytovat dodavatelské restaurování různým institucím. Současně s tím vzniká poměrně rozsáhlé Metodické centrum konzervace při Technickém muzeu v Brně, které bude restaurovat spíše poškozené muzejní předměty. Náklady na toto pracoviště budou plně hrazeny ze státních prostředků a činnosti pro instituce budou snad vykonávány bezplatně. Protože pracoviště ještě plně nefungují, teprve budoucnost ukáže, která koncepce bude plodnější a efektivnější. Pravdou je, že v současné době instituce, které potřebují restaurovat svoje dokumenty a nemají vlastní restaurátorskou dílnu, mnoho možností nemají.
6. Spolupráce na úseku reformátování Některé knihy po usušení není možné používat, v jiných případech přišly knihovny o část svých fondů bez náhrady, a v řadě dalších případů záplavami a sušením pokročila degradace natolik, že již jakákoliv další manipulace dokumenty dále poškozuje. V těchto případech je nutné knihy a další publikace reformátovat. V případě mikrofilmování a digitalizace mohly postižené instituce využít Národní program ochranného reformátování Kramerius včetně dodavatelských kapacit spolupracujících firem. Situace byla připravena vzhledem ke značnému stupni standardizace celého procesu díky normám ISO určujícím požadavky na mikrofilmy a doporučením Národní knihovny ČR pro oblast digitalizace. Spolupráce měla podobu spíše využití již existující infrastruktury v rámci níž Národní knihovna ČR nejen zajišťuje ve spolupráci s vybranými firmami reformátování hybridní metodou, ale i archivaci mikrofilmů a zdrojových dat. V případě zpřístupňování digitálních dokumentů měly do té doby spolupracující instituce možnost získat digitální dokumenty na fyzických médiích (CD, DVD), což není výhodné v případě těch institucí, které využívají větší množství rozsáhlých dokumentů (např. periodik). Z toho důvodu Národní knihovna ČR přistoupila k vývoji speciálního systému pro zpřístupňování, který umožní postiženým institucím zpřístupňovat kompletní digitální dokumenty na lokální síti. Systém je pro ostatní zcela zdarma. Na žádost knihoven jsme rozšířili systém ještě o externí modul pro editaci metadat v XML, který umožní upravovat metadata nebo je přímo vytvářet. Systém Kramerius je přizpůsoben pro dva typy dokumentů periodika a monografie a v budoucnosti se počítá s jeho dalším rozšiřováním o zvukové dokumenty a muzejní objekty. Knihovna AV akceptovala standardy pro digitalizaci na svém pracovišti a podílí se na dalším vývoji Systému Kramerius. V rámci řešení nápravy škod způsobených povodní byla také navržena Národnímu technickému muzeu pomoc při digitalizaci jejich dokumentů. Národní knihovna ČR vytvořila standard popisu (DTD) pro muzejní objekty a byl zpracován projekt, který počítal s přizpůsobením stávajících nástrojů (Systém Kramerius a externí modul) pro potřebu muzeí. Tím by byl položen základ ke standardizaci v celé této oblasti. Počítali jsme, že kromě několika desítek či stovek vzácných dokumentů bude digitalizována kompletní část archivu výkresové dokumentace buď přímou digitalizací, nebo pomocí hybridní metody jako modelové řešení, které by pak mohlo být používáno dalšími institucemi, příp. přizpůsobeno dalším požadavkům. Koncem r. 2003 byla další spolupráce Národním technickým muzeem v této oblasti ukončena s odkazem na skutečnost, že si muzeum vyvíjí vlastní systém. 7. Doporučení do budoucnosti 7.1 Záchrana vodou postižených dokumentů V oblasti záchrany vodou postižených dokumentů, je třeba i do budoucna počítat s radou odborníků, kteří již mají zkušenosti s podobnými událostmi. Podmínky, ve kterých se záchranné práce odehrávají většinou nedovolují postupovat podle šablony a vždy je třeba improvizovat. Málo kdy je čas a možnost např. třídit dokumenty a rozhodovat co má smysl zachraňovat a co ne. Zde by měla předcházet příprava zakotvená v interní směrnici o zvládání obdobných mimořádných událostí, v rámci které by byly sbírkové dokumenty nebo předměty roztříděny podle významu a pokud to prostorové podmínky dovolí uloženy tak, aby se daly bez náročného třídění přestěhovat nebo ošetřit. Zde se otvírá prostor pro aktivity např. Modrého štítu, který může organizovat vytváření vzorových směrnic, provádět průzkumy různého typu apod. Rada odborníků může pomoci ušetřit čas a finanční prostředky v budoucnosti při sušení a dalších zásazích. Bylo by užitečné, pokud by role poradenského centra, kterou se oběma institucím při záplavách podařilo poměrně dobře zvládnout, byla ještě hlouběji zakotvena v jejich statutárním poslání a obě instituce k tomu byly dostatečně vybaveny personálně i technicky. Za velký nedostatek, se kterým postižené instituce zápasí dodnes, se považuje nedostatek prostor pro skladování dokumentů v různém stavu, nebo v různých etapách záchrany. Jedná se např. o části
sbírek, které se nacházely v zatopených objektech, nebyly postiženy, mohou být ale kontaminovány plísněmi a nesmí být skladování dohromady s ostatním fondem, protože hrozí přenos kontaminace a rozšíření plísní. Totéž platí pro knihy po usušení a dezinfekci, které by měly být po dobu šesti měsíců odděleně skladovány v prostorách, které je možné účinně větrat a kde by byly pod odbornou kontrolou. Chybí také prostory, ve kterých by bylo možné ihned umístit a využívat specifické zařízení jako je např. vakuová komora apod. Díky nedostatku vhodného prostoru není možné často využít poměrně rychlou pomoc ze zahraničí. Takové prostory nemusí mít k dispozici každá paměťová instituce, ale pravděpodobně ty, které jsou schopny zajistit odbornou pomoc a podílet se na záchraně. Různé postižené instituce by pak takový prostor mohly v nouzi využít. Na základě zkušeností prožitých díky záplavám v r. 2002 je možné konstatovat, že by bylo třeba zlepšit koordinaci oficiálních záchranných složek s ústředními institucemi zejména Národní knihovnou ČR a Státním ústředním archivem. Při různých mimořádných událostech bývají různé objekty i s jejich okolím pro veřejnost uzavřeny a příslušní odborníci se dostanou na místo záchrany pozdě. Je třeba aby hasiči a policie byly informovány o významu sbírek uchovávaných v různých institucích a umožnily do postižených objektů včas vstup určeným odborníkům. Předem by měly být uzavřeny smlouvy s transportními firmami a mrazírnami, aby v případě potřeby byly pohotově k dispozici transportní a mrazírenské kapacity. Totéž platí pro pronájem speciálních zařízení jako jsou výkonná čerpadla, náhradní zdroje energie apod. I to nemusí řešit jednotlivé instituce, ale měl by být pravděpodobně zřizovateli (ministerstvy, krajovými samosprávami apod.) vytvořen systém, který by poskytl tyto prostředky a kapacity postiženým paměťovým institucím. Spolupráce institucí při zvládání mimořádných událostí jakými jsou živelní pohromy a havárie by měla mít podobu řízené spolupráce, často do značné míry předem určené různými směrnicemi, vyhláškami apod. Jedná se o záchranu národního kulturního dědictví a pouze největší instituce jako je Akademie věd může zajistit rozsáhlou záchranu vlastními prostředky a současně ji i financovat. Ostatní instituce jsou odkázány na pomoc a spolupráci jiných. 7.2 Restaurování Přestože restaurování by mělo navazovat na sušení a dezinfekci, nebylo možné zatím žádné z pracovišť zprovoznit vzhledem k potížím při financování stavebních úprav. Vzhledem k tomu, že dokončení externího restaurátorského pracoviště Národní knihovny ČR je v tuto chvíli jednodušší a finančně mnohem méně náročné, bylo by užitečné rychle provést patřičné stavební úpravy a začít pracoviště využívat. Do budoucnosti by se mohlo stát velmi důležitým pracovištěm pro ty knihovny a další instituce, které potřebují provést různé typy zásahů, nebo jen průzkumů, přípravy rukopisu na výstavu apod. V současné době jsou knihovny ze zákona povinny pečovat o historické knižní fondy, nemají však k tomu adekvátní nástroje. Externí restaurátorské pracoviště je základem, kolem kterého bude možné vybudovat národní program zaměřený na tyto druhy činností. 7.3 Reformátování a výroba ochranných obalů V případě reformátování mají instituce k dispozici technologii vyvinutou Národní knihovnou ČR a na ní založenou infrastrukturu zabezpečující standardizované mikrofilmování a digitalizaci, ale i archivaci mikrofilmů a dat. Instituce, které potřebují reformátovat ohrožené dokumenty mohou také usilovat o státní dotací, která pokrývá 70% nákladů a která se poskytuje na schválené projekty v rámci programu VISK7. Jedná se o velmi propracovanou a strukturovanou spolupráci, která se uplatňovala ještě před záplavami v r. 2002. Výroba ochranných obalů je v rannějším stádiu vývoje. V současné době byla vyvinuta technologie, Národní knihovna ČR disponuje pracovištěm, které je částečně využíváno pro ostatní instituce. Probíhají jednání s několika firmami, které se zajímají o postup výroby ochranných obalů prostřednictvím vyřezávacího vzorkovacího plotteru z lepenky vyvinuté Národní knihovnou ČR. Pokud se podaří některé z firem poskytovat tuto službu, bude možné tuto spolupráci transformovat do
běžných dodavatelsko-odběratelských vztahů. Obě činnosti jsou pro záchranu dokumentů ohrožených degradací papíru velmi důležité a příslušným institucím bez spolupráce nedostupné. Je v zájmu všech, institucí, jejich zřizovatelů ale i uživatelů, aby se obě technologie maximálně využívaly. 8. Závěr Výše popsané příklady spolupráce paměťových institucí při aktivitách zaměřených na nápravu škod způsobených záplavami v r. 2002, ukazují různé typy spolupráce od společného výzkumu a vývoje přes bohatou infrastrukturu při sušení nebo reformátování až po prostou pomoc či odběratelskododavatelské vztahy. Do spolupráce byly zahrnuty různé typy institucí rozpočtové a příspěvkové instituce jako knihovny, archivy, muzea, vědecké ústavy, divadla, ale také obecně prospěšné společnosti a spolky a nezávislí experti. Při složitých a rozsáhlých činnostech byly využívány firmy. Pokud se dnes s odstupem času podíváme na úspěšné aktivity spolupracujících institucí můžeme rozeznat několik základních pravidel, která se ve všech případech úspěšné spolupráce uplatňovala a která můžeme považovat za zobecnění praktických zkušeností: 1. Všechny spolupracující instituce se podílely na rozhodování. 2. Jednání probíhala se zástupci přímo odpovídajícími v příslušné instituci za daný problém. 3. Všichni měli přístup ke stejným informacím. 4. Všechna rozhodnutí byla písemně zaznamenána a distribuována všem. 5. Všichni zúčastnění byli motivováni danou potřebou (měli skutečný zájem to řešit). 6. Dominantní instituce odpovídající za koncepční i organizační stránku, musela prokázat značnou dávku institucionálního altruismu.