21. výzva IROP MUZEA administrace projektů ve fázi realizace Bc. Klára Slapničková, Mgr. Martina Brandejsová, Ing. Hana Jonášová
OSNOVA Kontrola celkových výdajů na projektu Žádost o změnu (ŽoZ) Nový modul veřejných zakázek Dodatečné stavební práce Zpráva o realizaci (ZoR) Žádost o platbu (ŽoP) Soupisy skutečně provedených prací 2
KONTROLA CELKOVÝCH VÝDAJŮ NA PROJEKTU Maximální výše celkových výdajů na jeden projekt ( podpora infrastruktury malého měřítka small scale ): 123 282 000 Kč Celkovými výdaji se rozumí součet všech způsobilých a nezpůsobilých výdajů, vynaložených na realizaci projektu. Do limitu se nezapočítávají investice vynaložené na individuální prvek kulturní infrastruktury před zahájením realizace projektu, výdaje na běžnou údržbu a provoz výstupů projektu, vynaložené v době udržitelnosti. Překročení limitu je možné, pokud bylo způsobeno nepředvídatelnou okolností, ke které došlo přes všechna preventivní opatření V případě nesplnění této podmínky a překročení limitu small scale by došlo k porušení pravidel výzvy a hrozí odebrání celé dotace 3
ŽÁDOST O ZMĚNU (ŽoZ) Změny s vlivem na ŽoP/ZoR Zejm. změny FP, přesun nevyčerpaných prostředků, přesun mezi INV/NIV, prodloužení etapy, sloučení etap. Nutno podat nejpozději s datem ukončení etapy. O přesun nevyčerpaných mzdových prostředků lze požádat do 15 pracovních dní od ukončení etapy týká se pouze přesunu mzdových prostředků, ve spojení s jinou změnou bude zamítnuto Nevyčerpané prostředky za danou etapu, které nebyly převedeny do další etapy, již nebude možné využít. ŽoP a ZoR lze zaregistrovat/podat až po schválení změny ŽoP a ZoR lze rozpracovat, ale do schválení změny nesmí být podány Žádost o změnu na přesun finančních prostředků z dané etapy, podaná po zaregistrování/podání ŽoP, bude zamítnuta a nevyčerpané finanční prostředky nebude možné využít v následujících etapách 4
Pozdní podání ŽoZ ŽÁDOST O ZMĚNU po ukončení etapy, ale před zaregistrováním ŽoP sankce za pozdní předložení ŽoZ dle Podmínek k Rozhodnutí o poskytnutí dotace 0,2 % schválené výše dotace k proplacení (SF+SR), maximálně však 10 000,- Kč. 5
ŽÁDOST O ZMĚNU Příjemce dotace má povinnost předložit ŽoZ při změně výdajů na projektu (viz. Specifická pravidla kapitola 6.1) Všichni příjemci jsou povinni podat Žádost o změnu při zvýšení nezpůsobilých výdajů projektu, které způsobí zvýšení celkového rozpočtu projektu. OSS a PO OSS jsou povinny podat Žádost o změnu při zvýšení nebo snížení celkových výdajů projektu. Žádost o zvýšení nezpůsobilých výdajů musí být odůvodněná a doložená a bude posuzována s ohledem na dodržení limitu infrastruktury malého měřítka small-scale. Pouze změna způsobená nepředvídatelnými okolnostmi (např. přírodní katastrofa), nebude mít vliv na posouzení dodržení limitu small-scale. 6
ŽÁDOST O ZMĚNU Změna stavebního rozpočtu po zpracování DPS Nutno popsat k jakým změnám došlo a podrobně je odůvodnit Případné navýšení předpokládané hodnoty bude posuzováno s ohledem na dodržení limitu small-scale Další typy změn jsou uvedeny v kapitole 16 Obecných pravidel. Postup zadávání žádosti o změnu v MS2014+ je uveden v příloze č. 18 Obecných pravidel. 7
ŽÁDOST O ZMĚNU Časté chyby Změna finančního plánu nenavázání etap na finanční plán Rozpočet roční neodpovídá finančnímu plánu přesuny mezi roky nebo mezi INV a NIV je nutno provést ve FP i v rozpočtu Nedostatečné odůvodnění provedených změn Přílohy (např. upravená studie proveditelnosti) nejsou vloženy na záložku Dokumenty, ale Dokumenty pro ŽoZ přílohy se pak nepřenesou na projekt 8
Provázané obrazovky ŽoZ Je nutné zpřístupnit nadřízenou a podřízenou obrazovku a vždy nejprve provést změnu (alespoň formální) na nadřízené záložce, teprve poté se zpřístupní podřízená záložka - tlačítko Vykázat změnu nebo Nový záznam. Typ změny Změna finančních dat/změna počtu etap Navázání etapy na finanční plán Změna harmonogramu realizace projektu Změna/doplnění účtu žadatele/zřizovatele Změna statutárního zástupce Doplnění veřejné podpory Doložení příloh (stavební povolení, apod.) Výběr obrazovek k editaci Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán Projekt, Etapy, Rozpočet, Přehled zdrojů financování, Finanční plán, Indikátory Subjekty projektu, Účty subjektu Subjekty projektu, Osoby subjektu, Dokumenty Subjekty projektu, Veřejná podpora Dokumenty (NE!!! Dokumenty k ŽoZ) 9
10 Smazat záznam pomocí ŽoZ
MODUL VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Funguje od 22.8.2017, viz depeše z 23.8.2017 Návod na práci v modulu je na https://www.strukturalnifondy.cz/cs/microsites/irop/novinky/upozorneni-na-zmenu-administraceverejnych-zakazek-v-ms2014-od-22-8-2 Slouží k zakládání nových a úpravám stávajících VZ, stávající VZ byly do modulu automaticky převedeny Administrativní stav schválena znamená pouze přijetí dokumentace, ne její schválení z věcného hlediska Modul je nezávislý na Žádosti o podporu a Zprávě o realizaci Úpravy VZ se už neprovádějí v rámci ŽoZ nebo ZoR nutno provést samostatně v modulu VZ Při podávání Zprávy o realizaci doporučujeme provést i aktualizaci údajů v modulu Veřejné zakázky nutná provázanost informací v ZoR a stavu VZ Na soupisku žádosti o platbu bude možné navázat VZ od stavu VZ Zahájena, navíc takovou, která dle administrativních stavů, již byla podána. 11
MODUL VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Dokumentace k výběrovému řízení kapitola 5 Obecných pravidel Povinnost předkládat dokumentaci ke všem zakázkám 1. fáze ZD před vyhlášením 10 dní před vyhlášením VŘ/ZŘ 2. fáze dokumentace před podpisem smlouvy bez zbytečného odkladu po výběru nejvhodnější nabídky 3. fáze podepsaná smlouva a související dokumentace bez zbytečného odkladu po podpisu smlouvy 4. fáze dodatek ke smlouvě bez zbytečného odkladu po podpisu dodatku Předkládá se prostřednictvím modulu Veřejné zakázky, už NE prostřednictvím ŽoZ, ZoR ani depeší O výsledku kontroly je příjemci dotace zasláno depeší stanovisko 12
MODUL VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Nový modul se nachází nahoře v levé části menu projektu: Modul Veřejné zakázky obsahuje dvě základní záložky a přehled VZ: 13
DODATEČNÉ STAVEBNÍ PRÁCE Způsobilým výdajem jsou pouze dodatečné stavební práce zadané v souladu se zákonem o veřejných zakázkách nebo zákonem o zadávání veřejných zakázek nebo s MPZ (příloha č.3 OPŽP) Možnosti předkládání: Předložení před zpracováním dodatku (depeše) Předložení při kontrole veřejné zakázky (modul Veřejné zakázky) 14
DODATEČNÉ STAVEBNÍ PRÁCE Předložení prostřednictvím depeše před zpracováním dodatku (posouzení potvrzených změnových listů ZL ) souhrn cen a sumarizace plánovaných změn (rekapitulace) odůvodnění přímého zadání dodavateli, který realizuje původní zakázku, s odkazem na ustanovení právního předpisu, který takový postup umožňuje odůvodnění proč ke změně dochází z pohledu realizace stavebních prací a srozumitelný popis změny vč. specifikace použitých materiálů nebo technologií (změnový list potvrzený příjemcem, dodavatelem, TDI, příp. AD) ocenění dodatečných stavebních prací (předložení položkového rozpočtu stavby ve formátu.pdf a v el.formátu.xls ocenění v souladu se způsobem uvedeným v původní smlouvě na plnění zakázky) 15
DODATEČNÉ STAVEBNÍ PRÁCE projektová dokumentace (je-li relevantní) případná další dokumentace (např. odborné posudky, sondy, závazné stanoviska, zápis z kontrolního dne, zápis ze stavebního deníku apod.) fotodokumentace stavu (je-li relevantní) O posouzení způsobilosti jednotlivých dodatečných stavebních prací bude příjemce dotace informován depeší. Posouzení s ohledem na vliv veřejné zakázky bude provedeno po předložení celé dokumentace ve fázi před uzavřením dodatku. 16
DODATEČNÉ STAVEBNÍ PRÁCE Předložení kompletní dokumentace při kontrole veřejné zakázky prostřednictvím modulu Veřejné zakázky souhrn cen a sumarizace plánovaných změn (rekapitulace) odůvodnění přímého zadání dodavateli, který realizuje původní zakázku, s odkazem na ustanovení právního předpisu, který takový postup umožňuje odůvodnění proč ke změně dochází z pohledu realizace stavebních prací a srozumitelný popis změny vč. specifikace použitých materiálů nebo technologií (změnový list potvrzený příjemcem, dodavatelem, TDI, příp. AD) ocenění dodatečných stavebních prací (předložení položkového rozpočtu stavby ve formátu.pdf a v el.formátu.xls) 17
DODATEČNÉ STAVEBNÍ PRÁCE projektová dokumentace (je-li relevantní) případná další dokumentace (např. odborné posudky, sondy, závazné stanoviska, zápis z kontrolního dne, zápis ze stavebního deníku apod.) fotodokumentace stavu (je-li relevantní) Stanovisko k zakázce bude zaslané kontrolorem VZ Doporučení: Uplatnění všech výdajů za dodatečné stavební práce se ZŽoP. 18
ZPRÁVA O REALIZACI (ZoR) Průběžnou/závěrečnou ZoR a ŽoP projektu předloží příjemce v MS2014+ do 20 pd od: ukončení etapy/projektu schválení žádosti o změnu, která se týká dané etapy Další ŽoP a ZoR lze podat až po schválení předchozí ŽoP a ZoR ve druhém stupni (ŘO IROP) Postup pro vyplnění příloha č. 26 Obecných pravidel Povinné záložky: Informace o zprávě sledované období, skutečné zahájení projektu (v 1. ZoR), skutečné ukončení projektu (v závěrečné ZoR) Realizace, provoz/údržba výstupu popis pokroku za sledované období Identifikace problémů Indikátory vyplňuje se v závěrečné ZoR Klíčové aktivity povinná ve všech ZoR pokrok v dané aktivitě Etapy projektu skutečná data zahájení a ukončení pouze u etapy, za kterou je podávána ZoR Publicita popis plnění povinné publicity, vždy v 1. ZoR Dokumenty přílohy ZoR 19
ZPRÁVA O REALIZACI Časté chyby Zpráva o realizaci není podepsána statutárním zástupcem ani jinou osobou k tomuto úkonu oprávněnou. Sledované období od/do musí být odpovídat harmonogramu projektu K publicitě není doložená fotodokumentace, případně je nečitelná nebo není z fotodokumentace patrné, zda je vyvěšena v místě realizace Nebývají vyplněny všechny povinné záložky či nejsou vyplněny zcela Publicita není vyplněn komentář nebo není doložena příloha (printscreen, fotodokumentace) Etapy skutečné datum zahájení a ukončení nesouhlasí se skutečností Klíčové aktivity nevyplněná záložka, případně popis není v souladu s žádostí o podporu nebo Studií proveditelnosti Horizontální kritéria nutno vyplnit, pokud má projekt pozitivní vliv 20
ŽÁDOST O PLATBU (ŽoP) Povinné přílohy ŽoP (vyplývají z kap. 18.5 Obecných pravidel) faktury označené číslem projektu soupis prací ve formátu pdf a v excelu nebo XML (doporučujeme využít podklad pro čerpání vygenerovaný CRR) doklady o úhradě (bankovní výpisy nebo ČP u mzdových výdajů) předávací protokoly, dodací listy doložení ceny obvyklé u výdajů nad 100 000 Kč, které nebyly realizovány formou VŘ smlouva/objednávka u výdajů, které nebyly realizovány formou VŘ výpis z účetní evidence prokazující oddělení účetnictví projektu smlouva o zřízení bankovního účtu/čestné prohlášení o bankovním účtu (doložení u 1.ŽoP; neplatí pro OSS a PO OSS účet u ČNB) znalecký posudek v případě nákupu pozemku doklady k mzdovým výdajům (rekapitulace, smlouvy, pracovní náplně, výkazy práce) 21
Časté chyby Není vyplněno číslo etapy ŽÁDOST O PLATBU Není doložena oddělená účetní evidence (musí být zajištěno jednoznačné přiřazení účetních položek vztahující se k realizaci projektu). Není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacen, nebo čestné prohlášení - příloha č. 32 Obecných pravidel. Absence příloh k účetním dokladům (objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol, dodací list, soupis provedených prací, výpis z účtu). Zaúčtování dokladů není v souladu se schváleným rozpočtem, finančním plánem a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, tj. vzniká nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi. Změnu rozdělení výdajů mezi investice a neinvestice je zapotřebí provést formou Žádosti o změnu před koncem etapy/projektu. Stavební rozpočet - předložený soupis provedených prací nemá shodnou strukturu a formát jako byl smluvní rozpočet stavby. 22
ŽÁDOST O PLATBU Časté chyby v soupisce Nejsou vyplněna pole "Číslo smlouvy/objednávky, ke které se doklad vztahuje" a "Číslo výběrového řízení, ke kterému se doklad vztahuje. Není vyplněno pole "Rozpočtová položka druhová" dle Právního aktu (sloupec druh. tříd.). Nesoulad mezi uvedenými úhradami faktur a doloženými úhradami faktur na základě výpisu z účtů. U výdajů na stavební práce je nezbytné rozdělení mezi hlavní, vedlejší a nezpůsobilé výdaje. Vysvětlení je možné uvést přímo v soupisce dokladů v poli "Popis výdaje. Na fakturách není uvedena jednoznačná vazba na projekt, tj. registrační číslo projektu. Pole "číslo účetního dokladu v účetnictví" - pro lepší přehlednost je ideální uvádět číslo faktury. 23
ŽÁDOST O PLATBU Příklad přehledu doložení NZV na projektu 24
SOUPISY SKUTEČNĚ PROVEDENÝCH PRACÍ Čerpání stavebních prací Příjemce dotace dokládá s každou fakturou na stavební práce soupis skutečně provedených prací, tzv. čerpání a to formou výstupu z rozpočtového softwaru, který je ve shodné struktuře a formátu jako byl smluvní rozpočet stavby, případně jiný rozpočet odsouhlasený CRR. Nemá-li příjemce možnost vyhotovení výstupu čerpání z rozpočtového softwaru, může si jej vyžádat na územním pracovišti CRR, kde je projekt administrován. Podklad pro čerpání bude vygenerován rozpočtářem na základě příjemcem předložených podkladů ke kontrole veřejné zakázky ve 3. fázi, na základě smluvního rozpočtu, případně dodatků. 25
SOUPISY SKUTEČNĚ PROVEDENÝCH PRACÍ Ukázka čerpání z RTS 26
SOUPISY SKUTEČNĚ PROVEDENÝCH PRACÍ Ukázka čerpání z Kros4 27
SOUPISY SKUTEČNĚ PROVEDENÝCH PRACÍ Stavební práce - soubor čerpání Podklad pro čerpání, který příjemce od projektového manažera CRR obdrží, je excelová tabulka s uzamčenými buňkami, umožňující vyplnit jen konkrétní údaje. Nedovoluje tedy změnit základní údaje vyplývající ze smluvního rozpočtu. Je tedy vhodnou pomůckou i pro příjemce. Příjemce vyplní údaje o čerpání dle skutečnosti podle jednotlivých faktur do dokumentu podklad pro čerpání a zašle jej jako přílohu k ŽoP v nezměněném formátu xls. Podklad pro čerpání lze použít opakovaně, jen je nutno změnit období za které je fakturace prováděna. Doporučujeme žadateli, poskytnout tabulku podklad pro čerpání zhotoviteli po podpisu smlouvy a trvat na jejím vyplňování coby přílohy k fakturaci 28
Děkujeme za pozornost martina.brandejsova@crr.cz klara.slapnickova@crr.cz 16.06.2017