SMĚRNICE č. 12/2017 o finanční kontrole

SMĚRNICE č. 12/2017 o finanční kontrole Čl. 1 Základní ustanovení 1. Tato směrnice stanovuje a upravuje povinnosti Svazku obcí Horní Labe (dále jen svazek ) při zavedení finanční kontroly a zajištění fungování vnitřního kontrolního systému analogicky dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZoFK ) a dále dle vyhlášky č. 416/2004 Sb. (dále jen prováděcí vyhláška ). Dalšími právními předpisy upravujícími tuto oblast jsou zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. 2. Předmětem finanční kontroly ve svazku je: a) prověřovat dodržování právních předpisů a opatření při hospodaření s veřejnými prostředky, při jejich hospodárném, účelném a efektivním vynakládání, b) zajistit ochranu veřejných prostředků proti rizikům a nesrovnalostem způsobeným porušením právních předpisů, či neúčelným nakládáním s těmito prostředky, případně dokonce trestnou činností, c) řádně informovat vedoucí orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, dále o průkazném účetním zpracování těchto operací v účetním systému dle platných předpisů. 3. Finanční kontrola vykonávaná ve svazku na základě této směrnice je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. 4. Při finanční kontrole jsou ve svazku využívány ZoFK a prováděcí vyhláškou definované dále uvedené kontrolní metody a kontrolní postupy: a) Kontrolní metody a. zjištění skutečného stavu hospodaření a jeho porovnání s dokumentací, b. sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky, c. šetření a ověřování skutečností týkajících se příslušných operací, včetně kontrolních výpočtů, d. analýza údajů z informačních databází a vyhodnocení jejich vzájemných vztahů. b) Kontrolní postupy a. schvalovací postupy zajišťují prověření podkladů připravovaných operací, včetně jejich případného pozastavení při zjištění nedostatků, Stránka 1 z 18

b. operační postupy zajišťují úplný a přesný průběh operací, včetně jejich vypořádání, vyúčtování a podchycení v evidenci, c. hodnotící postupy zajišťují porovnání údajů uložených v informačním systému s údaji z výkazů a hlášení a dále jejich porovnání se schválenými rozpočty, d. revizní postupy prověřuje se jimi správnost vybraných operací, včetně vyhodnocování účinnosti vnitřních finančních kontrol. Čl. 2 Systém finanční kontroly Finanční kontrola se podle 3 ZoFK člení na a) veřejnosprávní kontrolu, b) vnitřní kontrolní systém, c) řídicí (finanční) kontrolu. Čl. 3 Veřejnosprávní kontrola 1. Jde o systém finanční kontroly vykonávaný externími kontrolními orgány (nadřízeným orgánem, příp. jinými oprávněnými orgány např. finanční úřad). Z časového hlediska se tato kontrola rozlišuje na předběžnou, průběžnou a následnou. 2. Při předběžné veřejnosprávní kontrole kontrolní orgán prověřuje podklady předložené kontrolovanými osobami před uskutečněním připravovaných operací, před rozhodnutím o schválení použití veřejných prostředků. 3. Průběžná veřejnosprávní kontrola je již realizována v období, kdy je už s veřejnými prostředky nakládáno. Proto se zde kontroluje shoda předem stanovených podmínek a postupů se skutečnou realizací, zda je správně vedena evidence o realizovaných akcích a je včas řádně reagováno na případnou změnu objektivních podmínek. 4. Následná veřejnosprávní kontrola je prováděna po ukončení příslušných operací nakládání s veřejnými prostředky, kontroluje se zejména soulad operací se schválenými rozpočty, smlouvami a příslušnými předpisy. Součástí kontrolního mechanismu je i výkaznická povinnost, kde je svazek povinen předkládat jedenkrát ročně roční zprávu o výsledku finančních kontrol. Čl. 4 Vnitřní kontrolní systém 1. Vnitřní kontrolní systém slouží k včasnému a spolehlivému informování vedoucích zaměstnanců o nakládání s veřejnými prostředky a k zajištění a) hospodárného, efektivního a účelného výkonu činností zabezpečovaných svazkem, Stránka 2 z 18

b) zjišťování, vyhodnocování a minimalizaci provozních, finančních, právních a dalších rizik vznikajících při chodu svazku, c) na základě předem daných postupů pro včasné podávání informací tyto informace poskytovat jednotlivým vedoucím, a to zejména informace o zjištěných závažných nedostatcích a přijímaných protiopatřeních. 2. Nezbytným předpokladem pro požadovanou funkčnost vnitřního kontrolního systému je, aby odpovědný orgán prvotně stanovil a dále zabezpečoval tyto předpoklady: a) stanovit rozsah pravomocí a odpovědností zaměstnanců svazku a oddělení těchto pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména u výběrových řízení, uzavírání smluv, vzniku závazků, realizace plateb, vymáhání pohledávek (toto je ve svazku ošetřeno zejména pracovními náplněmi, podpisovými vzory, oběhem účetních dokladů), b) zajištění provádění záznamů o všech operacích a kontrolách, tj. vedení dokumentace [toto je ve svazku zajištěno připojením předtištěného formuláře záznamu ( košilky ) ke každému, zejména účetnímu dokladu], c) přijmout nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků s cílem jejich co nejefektivnějšího využívání (tj. zejména u vybraných funkcí zajistit písemně jejich hmotnou odpovědnost). 3. Vnitřní kontrolní systém se ve svazku sestává pouze z řídicí kontroly, neboť není povinností svazku zřídit oddělení interního auditu. Čl. 5 Řídicí (finanční) kontrola 1. Řídicí (finanční) kontrola (dále jen řídicí kontrola ) je nedílnou součástí pracovních povinností všech zaměstnanců svazku. Představuje nepřetržitý proces, který je obsažen v každodenní řídicí činnosti všech vedoucích. Předmětem kontroly jsou veškeré finanční prostředky, s kterými svazek hospodaří, a to jak na straně příjmů, výnosů, tak na straně nákladů, výdajů, dále hospodaření s majetkem. Jde tedy zejména o tyto oblasti a) výnosy a příjmy výnosy hlavní činnosti (fakturace), dotace, příspěvky ze státního rozpočtu, rozpočtu územních samosprávných celků, z jiných státních fondů, z prostředků EU, z prodejů majetku a zásob, inkaso penále, pokut, odvodů, úrokových příjmů, b) náklady a výdaje platby za materiálové, mzdové náklady, pořízení drobného majetku, energie (elektřina, voda, plyn, teplo), cestovné, náklady na služby (opravy a udržování, telefony, poradenství), dary, tvorba opravných položek, výdaje na pořízení investic, zúčtované náklady na odpisy, správné rozklíčování nákladů na hlavní činnost, platby za pokuty, penále, doměrky daní, c) hospodaření s majetkem zde se kontrolují veškeré činnosti počínaje nutností pořizovat nový majetek, dále výběr dodavatele, cena pořízení a náklady související, správné zaevidování a (daňové) odpisování majetku, správné použití zdrojů financování a použití odpovídajících účtů u technického zhodnocení, rekonstrukcí a přestaveb, existence a platnost licencí u nehmotného majetku, inventarizace, Stránka 3 z 18

vyřazování (při prodeji dosažení odpovídající ceny), tvorba rezerv, oprávek. Kontrola se provádí jak u vlastního, tak u svěřeného majetku, d) další kontrolované oblasti hospodaření správná aplikace zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách, předpisové provedení inventarizace majetku a dalších položek aktiv a pasiv včetně vypořádání rozdílů, finanční investice, zápůjčky, úvěry, výpomoci, zálohy, pojištění, reklamace, správa a vymáhání pohledávek, řízení závazků (maximalizace doby splatnosti, včasná úhrada, tj. eliminace úroků z prodlení), maximalizace příjmů svazku v souladu s příslušnými předpisy (např. v oblasti přefakturace, nájemného, úroků z prodlení), správnost časového rozlišování, správné zařazování zaměstnanců do platových tříd, včetně poskytování příplatků a náhrad, soustava plánů, rozpočtů a ukazatelů jejich konzistentnost a dodržování, správnost postupu při použití dotace, správnost použití účetních metod, směrné účtové osnovy a ČÚS. 2. Používaným termínem operace je v dalším textu myšlen proces uskutečňování veřejných výdajů, přijímání rozhodnutí, uzavírání závazků, smluv a realizace jiných plnění s finančními dopady. Čl. 6 Subjekty a fáze řídicí kontroly 1. Zákonem určenými subjekty postupně zabezpečujícími řídicí kontrolu jsou a) příkazce operace tím je ve svazku předseda svazku a místopředseda svazku; rozhoduje o uskutečnění operace, uplatňuje zejména schvalovací postupy. Správnost operace stvrzuje vždy svým podpisem na záznamu o likvidaci, na smlouvě, na objednávce. V době nepřítomnosti jej zastupuje jmenovaný zástupce, který po tuto dobu nesmí vykonávat funkci správce rozpočtu. Plně zodpovídá za to, že schvalované operace jsou nezbytné k zajištění chodu svazku a jsou prováděny při dodržení požadavků kladených zákonem na efektivnost, účelnost, hospodárnost a soulad schválených operací s příslušnými právními předpisy upravujícími danou oblast. Dalšími požadavky jsou úplnost podkladů, minimalizace možných rizik, nezbytnost uskutečnění operace, b) správce rozpočtu je zodpovědný za správu rozpočtu svazku, svým podpisem stvrzuje, že operace je rozpočtována (tj. částka je kryta, je součástí rozpočtu) a je zároveň i kryta finančními prostředky, dále kontroluje dodržování rozpočtové skladby, soulad operace s předpisy, c) účetní je zodpovědný za vedení účetnictví, svůj schvalovací postup zaměřuje zejména na prověření úplnosti a správnosti předaných podkladů, včetně náležitostí dokladů, rozsah oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu, včetně kontroly jejich podpisových vzorů. 2. S ohledem na velikost svazku je sloučena funkce správce rozpočtu s účetní. 3. Dle času svého provedení se ve svazku rozlišují tyto fáze řídicí kontroly a) předběžná kontrola příjmů před vznikem nároku na příjem nebo po vzniku nároku na příjem dále viz čl. 7, Stránka 4 z 18

b) předběžná kontrola výdajů před vznikem závazku nebo po vzniku závazku dále viz čl. 8, c) průběžná kontrola dále viz čl. 9, d) následná kontrola dále viz čl. 10. 4. V rámci této předběžné kontroly příjmů i výdajů se kontrolují činnosti předcházející vlastní operaci. Na tuto kontrolu je kladen maximální důraz, neboť se realizuje před uskutečněním případného příjmu či výdaje ve fázi přípravy a plánování operací. Zde se posuzuje soulad zamýšlené operace s příslušnými právními předpisy, smlouvami, schválenými rozpočty, projekty. V této fázi se vyhodnocují možná rizika plynoucí z případné realizace finanční operace a uplatňují se zde schvalovací postupy zajišťující detailní prověření souladu této operace s právními předpisy. Uvedená kontrola je aplikována i při zadávání veřejné zakázky. Čl. 7 Předběžná kontrola příjmů 1. Předběžná kontrola příjmů před vznikem nároku na příjem jde o tzv. první ( právní ) fázi předběžné kontroly. Tuto fázi zajišťuje příkazce operace ve své působnosti tím, že před vlastním vznikem nároku na příjem či jiné plnění prověřuje skutečnosti uvedené v čl. 8. 2. Předběžná kontrola příjmů po vzniku nároku na příjem jde o tzv. druhou ( finanční ) fázi předběžné kontroly. Tuto fázi zajišťuje ve své působnosti příkazce operace (prověřuje správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku). Svůj souhlas vyjádří podpisem a předá jej s doklady o nároku účetní. Účetní prověří podpis příkazce na záznamu oproti platnému podpisovému vzoru, dále správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku a případné další skutečnosti a rizika. V případě svého souhlasu připojí svůj podpis na záznam, v případě zjištění nedostatků informuje písemně příkazce operace. Čl. 8 Předběžná kontrola výdajů 1. Před vznikem závazku jde o tzv. první ( právní ) fázi předběžné kontroly. Tuto kontrolu zajišťuje příkazce operace a správce rozpočtu. Příkazce operace ve své působnosti před vlastním vznikem závazku prověřuje skutečnosti uvedené v tomto článku. Provedení této fáze stvrzuje svým podpisem na záznamu, objednávce (viz přílohy č. 2 a 3). Po podpisu záznamu je tento předán správci rozpočtu. Návrh na vznik závazku obsažený v záznamu, objednávce je předáván ke schválení správci rozpočtu v jedné z těchto dvou variant: a) jako individuální příslib používá se v rozhodující míře pro pokrytí standardních operací, kdy je znám konkrétní věřitel, konkrétní termín a je navržena i výše závazku vůči tomuto věřiteli (příloha č. 4), Stránka 5 z 18

b) jako limitovaný příslib používá se v omezené míře při pravidelné potřebě operativně řešit ve svazku situaci, kdy je třeba finančně pokrýt závazky, jejichž věřitel ani výše není předem známa. Je využíván např. pro drobné nákupy. Charakteristickými rysy limitovaného příslibu tedy je, že se poskytuje ve výši stanovené limitem, na období jednoho měsíce, k pokrytí závazků, které nejsou předem určeny a není znám ani konkrétní věřitel (příloha č. 5). 2. Správce rozpočtu svým schvalovacím postupem prověřuje, zda připravovaná operace byla ověřena příkazcem, zda jeho podpis souhlasí s podpisovým vzorem, zda je operace v souladu se schválenými výdaji, zda odpovídá rozpočtovým pravidlům a zda byla operace prověřena ve vztahu k rozpočtovým rizikům. U výdajů před vznikem závazku správce rozpočtu rovněž kontroluje rozpočtovou skladbu včetně vazby na schválený rozpočet a závazné ukazatele pro příslušnou položku. V případě svého souhlasu připojí svůj podpis na záznam, objednávku, v případě zjištění nedostatků informuje příkazce operace. Podpis správce rozpočtu je kontrolním dokladem o zajištění finančního krytí připravovaného závazku. Podepsaný záznam, objednávka je následně vrácen příkazci operace (v případě limitovaného příslibu je jeho kopie předána účetní). 3. Výdaje, které jsou uskutečňovány na základě smluv (např. el. energie, voda, plyn, telefony) se již nemusí dokládat záznamem o předběžné kontrole, neboť ta byla již provedena při uzavírání smluv. Obdobně při účtování (daňových) odpisů se tato operace v řadě interních dokladů dokládá pouze schváleným odpisovým plánem s podpisy oprávněných osob. Rovněž v případě zúčtování mezd se k internímu dokladu přikládá podepsaný závazný ukazatel rozpočtu na přímé NIV. 4. Po vzniku závazku jde o tzv. druhou ( finanční ) fázi předběžné kontroly. Tuto fázi předběžné kontroly zajišťuje ve své kompetenci příkazce operace a účetní. Příkazce operace prověřuje správnost určení věřitele, výši a splatnost závazku, soulad výše závazku s individuálním či limitovaným příslibem (uvedeno na záznamu, zda se jedná o IP či LP). Po provedení kontroly podepíše příkazce záznam, objednávku (viz přílohy č. 2, 3 a 4) a postoupí ho spolu s doklady o závazku účetní k zajištění platby. Účetní následně v rámci svého schvalovacího postupu zkontroluje podpis příkazce, údaje o věřiteli, výši a splatnosti závazku s údaji v pokynu k zajištění platby, provede ověření dalších rizik. Při zjištění nedostatků informuje účetní příkazce operace (v případě limitovaného příslibu i správce rozpočtu). V případě, že je záznam včetně přílohy v pořádku, je předán k proplacení. Čl. 9 Průběžná kontrola 1. Průběžná kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací se ve svazku zajišťuje operačními postupy. Je prováděna kontrola od vzniku závazku až do okamžiku jeho splnění ze strany dodavatele, přičemž se kontrolují jednotlivé parametry plnění (množství, kvalita) a rovněž i provedení úhrady ze strany svazku za poskytnuté plnění, včetně kompletního vyúčtování operace. Obdobně u příjmů jsou kontrolovány předávané podklady pro inkaso pohledávky, včetně jejího zaúčtování a provedení kompletní úhrady od odběratele. V případě opožděných úhrad je informován od účetní příkazce operace. Průběžně jsou tedy kontrolovány podklady pro fakturaci (včetně dílčí či opakované fakturace), jsou Stránka 6 z 18

prověřována opatření přijímaná k odstranění nedostatků či rizik. Příkazce operace prověřuje zejména zaměstnance, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací. Jsou tedy kontrolovány faktury přijaté, vydané, zálohy přijímané i vydávané a jejich soulad s dříve uzavřenými smlouvami, zda jsou uplatňovány smluvní pokuty, je kontrolována oblast ostatních závazků, příjmy a výdaje v hotovosti, zda jsou mzdy vypláceny v souladu s předpisy. Úkolem správce rozpočtu je v této fázi provádění průběžné kontroly čerpání rozpočtových prostředků z hlediska výše a času. Účetní v rámci průběžné kontroly dbá na dodržování splátkových kalendářů, provádí kontrolu náležitostí dokladů včetně podpisových oprávnění. 2. Za pomoci hodnoticích postupů se při průběžné kontrole rovněž porovnávají data získaná prostřednictvím informačního systému ve formě výkazů, hlášení a zpráv a tyto údaje se porovnávají s předem schválenými výdaji a příjmy. Z případně zjištěných rozdílů se vyvozují závěry a provádějí korekce hospodaření, aby plán byl v souladu se skutečností. Čl. 10 Následná kontrola 1. Ve svazku prováděná následná kontrola představuje následné zpětné ověření vybraných operací provedené po jejich konečném vypořádání a vyúčtování, tzn., že se ověřuje zpětně konečný výsledek operace, a to za pomoci revizních postupů na vybraném vzorku operací. Následnou kontrolu ve svazku představuje rovněž zpracování účetních výkazů včetně požadovaných rozborů hospodaření. Cílem je ověřit, zda operace byly provedeny v souladu s předpisy, uzavřenými smlouvami, v částkách schválených rozpočtem, zda byly dosaženy plánované výnosy. 2. Následnou kontrolu provádějí řídicí pracovníci současně s kontrolou účetních dokladů a dále výběrovým způsobem kontrolní orgány při veřejnosprávní kontrole. Kontrolu provádí rovněž správce rozpočtu v termínu sestavování příslušných výkazů o plnění rozpočtu. Účetní provádí následnou kontrolu při kontrole dodržování předpisů pro sestavení roční závěrky, včetně správnosti a včasnosti vyúčtování vztahů se státním rozpočtem a územními rozpočty. 3. Údaje stvrzující provedení jednotlivých fází řídicí kontroly s podpisy příkazce operace, správce rozpočtu, účetní a případně dalších osob jsou uvedeny na záznamu (uvedené funkce jsou pro jednotlivé případy nakládání s veřejnými prostředky předdefinovány v příloze č. 1 této směrnice). Čl. 11 Definice rizik, práce s riziky a jejich řízení ve svazku jako součást finanční kontroly 1. Obecná definice rizika riziko jako takové představuje ohrožení, nejistotu při každé činnosti, kterou vyvíjí svazek při zabezpečování svého poslání. Riziko tedy představuje s určitou mírou pravděpodobnosti možnost, že při zajišťování činnosti svazku nastane určitá situace, jednání člověka (např. zaměstnance), či stav, s následnými nežádoucími dopady na plnění schválených záměrů a cílů, ke vzniku odchylek od plánu svazku. Dosažený cílový stav (skutečný výsledek) je pak jiný než plánovaný výsledek. Riziko je Stránka 7 z 18

tedy událost s negativním dopadem do hospodaření. Projevuje se zejména jako nehospodárné využívání svěřených prostředků, újma na majetku, nedodržení kvality služeb, poškození dobrého jména svazku, únik informací, provádění nepotřebných činností, realizování korupčních praktik apod. Úkolem svazku v této oblasti je předcházení rizikům, jejich minimalizace a provádění standardizace procesů, která ve své podstatě rizika buď přímo vylučuje, či alespoň minimalizuje. 2. Z hlediska časového jsou ve svazku rozeznávána rizika a) budoucí tato rizika představují dominantní část činností svazku, jimž se v rozhodující míře věnujeme při řízení rizik. Cílem je ošetření situací, aby rizika nevznikala v budoucnosti, b) minulá jde o rizika plynoucí z procesů, které již proběhly, a jde zde o to, jak snížit nepříznivé působení již nastalých rizik. V podmínkách svazku jde zejména o oblast řízení pohledávek po splatnosti. 3. Z hlediska věcného dochází k rizikům zejména a) porušováním právních předpisů a pracovních postupů (a to vědomým či nevědomým), b) trestnou činností, tj. cíleným jednáním v rozporu s právními předpisy, c) výkonem činností v oblastech nedostatečně legislativně upravených, či s vysokou mírou nejistoty při dosahování zamýšlených cílů. 4. Samotným prvkem nositelem rizika mohou být jak zaměstnanci, tak osoby stojící mimo svazek. Uvedená rizika mohou vznikat v oblasti finanční, provozní, právní, personální aj. 5. Při identifikaci rizik jde o jejich rozpoznání, popis, definování. K tomu zejména v podmínkách svazku slouží: sledování činností prováděných jednotlivými úseky ve svazku, porovnávání souladu prováděných činností se stanovenými postupy. Dále sledování již vznikajících odchylek a možnost vzniku dalších odchylek při provádění činností či následně po aplikaci určitých opatření. Posouzení, zda jsou vykonávány všechny činnosti pro zabezpečení řádného chodu úseku a pokud ne, tak definování těchto dalších chybějících činností. Dále se posuzuje možný dopad vnějších faktorů na činnost úseku, a to jak v rámci svazku, tak mimo něj (vazby na okolní prostředí dodavatele, odběratele, státní orgány aj.). 6. Při této činnosti jde o ocenění konkrétního identifikovaného rizika měřitelným parametrem. Zde se posuzují dvě stránky daného rizika: míra nepříznivých dopadů a dále četnost, pravděpodobnost výskytu rizika v rámci posuzované konkrétní činnosti svazku. Pozornost se následně věnuje těm nejvýznamnějším z hlediska závažnosti dopadu na svazek. Stanovení míry významnosti rizika se provádí na základě subjektivních názorů příslušných zaměstnanců. Pro posouzení míry rizika je používána stupnice ohodnocení rizik v rozmezí 0 5, přičemž 0 znamená nejnižší míru rizika a 5 maximální riziko. Pro posouzení pravděpodobnosti výskytu rizika je použita stupnice ohodnocení v rozmezí od 1 5. 7. Stupnice pro hodnocení vnímaného dopadu rizika: 0 zvládaný, 1 téměř neznatelný, 2 drobný, Stránka 8 z 18

3 významný, 4 velmi významný, 5 nepřijatelný. 8. Pravděpodobnost výskytu rizika: 1 téměř nemožná, 2 výjimečně možná, 3 běžně možná, 4 - pravděpodobná, 5 téměř jistá. 9. Práce s riziky je ve svazku pojata jako permanentní proces monitorování vzniku rizik, jejich analýzy, klasifikace, zajištění měřitelnosti, přijímání opatření. S ohledem na neurčitost rizik nelze dosáhnout 100% odstranění (eliminace) rizik, jde ale o jejich snížení na únosnou míru. Při eliminaci každého rizika se posuzuje vzájemná závislost míry snížení rizika s náklady na toto snížení vynakládanými (např. při ochraně objektů svazku: elektronická ochrana, bezpečnostní služba, pojištění majetku a oproti tomu výše možných škod, které mohou vzniknout krádeží či zničením majetku svazku). 10. Opatření ve vztahu k rizikům jsou preventivního charakteru (eliminace rizik před jejich vznikem) či obranného charakteru (snížení dopadu již působících následků rizik na určité činnosti). 11. Za řízení výše uvedených procesů souvisejících s riziky ve svazku vrcholově odpovídá předseda svazku. Za konkrétní aplikaci systému řízení rizik v podmínkách svazku odpovídají jednotliví zaměstnanci. Řízení rizik je nedílnou součástí jejich pracovní náplně. Rizika se hodnotí v průběhu kontrol, nejméně však jednou za rok, a provádí pravidelné posuzování pozice svazku ve vztahu k rizikům, vč. přijímání nových opatření. Čl. 12 Závěrečná ustanovení 1. Tuto směrnici lze měnit pouze rozhodnutím Výkonné rady svazku, s výjimkou příloh, které je oprávněn dle aktuální potřeby měnit předseda svazku. 2. Tato směrnice byla schválena Výkonnou radou Svazku obcí Horní Labe na jejím 62. jednání konaném dne 13.12.2016 usnesením č. 4/62/17-12. 3. Tato směrnice nabývá platnosti dnem schválení Výkonnou radou Svazku obcí Horní Labe a účinnosti dnem 01.02.2017. Ing. Dagmar Sahánková předsedkyně svazku Ing. Jiří Vancl místopředseda svazku Stránka 9 z 18

Seznam příloh Příloha č. 1 dispoziční oprávnění k jednotlivým kontrolám hospodářských operací Příloha č. 2 záznam o likvidaci k účtování o došlé faktuře Příloha č. 3 objednávka Příloha č. 4 vzor individuálního příslibu Příloha č. 5 vzor limitovaného příslibu Příloha č. 6 seznam rizik Příloha č. 7 podpisové vzory odpovědných pracovníků Stránka 10 z 18

Příloha č. 1 Dispoziční oprávnění k jednotlivým kontrolám finančních operací Druh finanční operace Stálé, opakující se výdaje vnější - na základě přijatých faktur, smluv (energie, nájemné, předplatné atd.) Předběžná kontrola Přípustnost Rozpočtové krytí Vystavuje operace předseda - při správce rozpočtu dodavatel uzavírání a při schvalování změnách a změnách Stálé běžné výdaje - vnitřní doklady účetní Dodavatelské faktur/ - neinvestiční zaměstnanec správce rozpočtu dodavatel Mzdové výdaje mzdová účetní správce rozpočtu mzdová účetní Cestovní příkazy předseda správce rozpočtu zaměstnanec Investice předseda správce rozpočtu dodavatel Vyřazovací protokol k majetku předseda účetní Předpis pohledávek účetní účetní Odpis pohledávek předseda správce rozpočtu účetní Opravné doklady účetní účetní Druh finanční operace Stálé, opakující se výdaje vnější - na základě přijatých faktur, smluv (energie, nájemné, předplatné atd.) Věcná a početní správnost Průběžná a následná kontrola Nařizuje a Formální schvaluje správnost zaměstnanec předseda účetní Stálé běžné výdaje- vnitřní doklady účetní předseda správce rozpočtu Dodavatelské faktur/ - neinvestiční zaměstnanec předseda správce rozpočtu Mzdové výdaje mzdová účetní předseda správce rozpočtu Cestovní příkazy předseda předseda správce rozpočtu Investice zaměstnanec předseda správce rozpočtu Vyřazovací protokol k majetku účetní předseda správce rozpočtu Předpis pohledávek předseda správce rozpočtu Odpis pohledávek účetní předseda správce rozpočtu Opravné doklady účetní předseda správce rozpočtu Stránka 11 z 18

Příloha č. 2 IČO: 71169431 Záznam o likvidaci k účtování o došlé faktuře (Zákon č. 320/2001 Sb. a prováděcí vyhláška k tomuto zákonu č. 416/2004 Sb.) Řada: 0 Skupina: 0 Evidenční Došla číslo dne: faktury: Dodavatel: IČO: Číslo faktury / VS: Název fa/jméno: Konstantní symbol: Adresa: Specifický symbol: Objednávka: Vystavena dne: Splatnost dne: DIČ: DUZP:.. Kontrola spolehlivosti DPH: Bankovní účet: Nezkontrolováno Nespolehlivost od: Částka: Slovy: Zaúčtování předpisu faktury Dat. účet. dok.: Č. účetního dokladu: Č. dokl SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD DAL Za účetní správnost : Platba faktury Splatnost dne: Způsob úhrady: Částka k proplacení: Úhrada z účtu: Úhrada na účet: Návrh zaúčtování krytí faktury Č. dokl SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD DAL Za účetní správnost: Stránka 12 z 18

Příloha č. 3 Objednávka Stránka 13 z 18

Příloha č. 4 Individuální příslib Komu: Individuální příslib Přesné označení schvalovaného výdaje: Navržená výše: Předpokládaný termín: Věřitel (dodavatel): Omezující podmínky správce rozpočtu: Byl jsem seznámen s tímto příslibem, jsem si vědom, že odpovídám za nepřekročení výše uvedeného limitu: Datum: Podpis: Příkazce operace: jméno a příjmení datum podpis Správce rozpočtu jméno a příjmení datum podpis Stránka 14 z 18

Příloha č. 5 Limitovaný příslib Komu: Limitovaný příslib č. x/2017 Označení limitovaného příslibu na účetních dokladech: Přesné označení schvalovaných výdajů: Limit schvalovaných veřejných výdajů: Určené období: Byl jsem seznámen s tímto příslibem, jsem si vědom, že odpovídám za nepřekročení výše uvedeného limitu: Datum: Podpis: Navrhující příkazce operace: datum: jméno a příjmení datum podpis Schvalující správce rozpočtu: datum: jméno a příjmení datum podpis Rozdělovník 1) Správce rozpočtu (jméno a příjmení) 2) Příkazce operací (jméno a příjmení) 3) Hlavní účetní (jméno a příjmení) Stránka 15 z 18

Příloha č. 6 Seznam rizik p. č. identifikace rizika dopad rizika pravděpodob nost výskytu 1 Chybné provedení inventarizace nedodržení 5 2 plánu, neprovedení inventur na některých úsecích 2 Nezaúčtování zjištěných rozdílů inventarizací 4 1 3 Rozpočtová opatření - schvalování 5 1 4 Neuskutečnění výběru veřejných příjmů nebo 3 2 výběr veřejných příjmů v neúplné výši 5 Nevymáhání pohledávek 4 3 6 Nesprávné čerpání dotací, nedočerpání 4 2 7 Neodhalení protiprávního použití veřejných 3 2 prostředků 8 Neodhalení chyb při likvidaci přijatých faktur 3 2 (nesprávná fakturovaná částka, množství, cena za jednotku apod.) 9 Nedodržení lhůt splatnosti přijatých faktur 3 2 10 Nesepsání smlouvy o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem 3 1 11 Nesplnění smluvních finančních závazků organizace 3 3 12 Riziko pokuty za porušení zákonů (např. 4 2 o zadávání veřejných zakázek) 13 Přijetí úplatku ze strany zaměstnance 5 2 14 Krádež majetku 5 1 15 Rozpočtová rizika překročení nebo nesprávné 5 3 stanovení příjmů nebo výdajů 16 Účetní rizika (nedodržení úplnosti, přehlednosti, průkaznosti, srozumitelnosti) - 8 zákona č. 563/1991 Sb. 5 2 17 Legislativně-právní rizika (negativní dopad 3 3 nových právních předpisů na činnost svazku v důsledku neexistence výkladu a judikatury) Stránka 16 z 18

18 Nesprávné nakládání s informacemi 3 2 (nezabezpečení ochrany osobních údajů, neposkytnutí informací v rozporu se zákonem) 19 Ztráta písemností v důsledku nedostatečného 4 2 zabezpečení 20 Nezabezpečení ochrany dat na počítačových médiích 4 3 21 Poškození pověsti svazku (střet zájmů, 3 3 nedostatky v komunikaci) 22 Lidská rizika neznalost, nekompetentnost, 3 3 neinformovanost, nepozornost 23 Provozní rizika např. špatná koordinace 3 3 činnosti 24 Jednání výkonné rady nedodržování stanov 1 1 časové rozestupy 25 Škody z důvodu nesprávné formulace smluv 3 2 26 Riziko neschválení uzavíraných smluv 2 1 27 Nezajištění preventivních prohlídek nových zaměstnanců, nedodržení termínů u kmenových zaměstnanců. 2 1 28 PO a BOZP proškolení a dodržování směrnice 2 1 29 Zajištění vstupu do sídla svazku a zajištění razítek 3 2 30 Nepředání nově vznikajících pohledávek účetní 3 3 Stupnice pro hodnocení vnímaného dopadu rizika: 0 zvládaný, 1 téměř neznatelný, 2 drobný, 3 významný, 4 velmi významný, 5 nepřijatelný Pravděpodobnost výskytu rizika: 1 téměř nemožná, 2 výjimečně možná, 3 běžně možná, 4 pravděpodobná, 5 téměř jistá Stránka 17 z 18

Příloha č. 7 Podpisové vzory odpovědných pracovníků Příjmení a jméno Funkce Podpis Účinnost od do Degerová Jana účetní 01.02.2017 Horník Jan pracovník 01.02.2017 Sahánková Dagmar předsedkyně 01.02.2017 Skořepová Jitka pracovnice 01.02.2017 Vancl Jiří místopředseda 01.02.2017 Vaníček Aleš pracovník 01.02.2017 Stránka 18 z 18