KRAJSKÝ ÚŘAD MORAVSKOSLEZSKÝ KRAJ Odbor právní a organizační 28. října 117, 702 18 Ostrava *KUMSX019SDPR* Čj: MSK 137709/2013 Sp. zn.: POR/32388/2013/Mül 084.3 A5 Vyřizuje: Mgr. Karel Müller Odbor: Odbor právní a organizační Telefon: 595 622 257 Fax: 595 622 226 E-mail: karel.muller@kr-moravskoslezsky.cz Datum: 2013-10-17 Rozhodnutí Krajský úřad Moravskoslezského kraje, odbor právní a organizační, jako věcně a místně příslušný správní orgán podle 16a odst. 4 a 20 odst. 4 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, a 178 odst. 2 věta první zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, ve věci stížnosti pana Arnošta Kohuta, nar. 29. 7. 1957, bytem Dlouhá Stráň č. 6, 792 01 Dlouhá Stráň, na postup obce Dlouhá Stráň, obecního úřadu při vyřizování žádosti o poskytnutí informace ze dne 26. 8. 2013, podle 16a odst. 7 písm. c) zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, p ř i k a z u j e obci Dlouhá Stráň, obecnímu úřadu, aby ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení tohoto rozhodnutí ve vztahu k požadavku úhrady nákladů za poskytnutí informací zjednala nápravu. Účastník řízení: Arnošt Kohut, nar. 29. 7. 1957, bytem Dlouhá Stráň č. 6, 792 01 Dlouhá Stráň Odůvodnění: Dne 2. 9. 2013 byla, prostřednictvím informačního systému datových schránek, Krajskému úřadu Moravskoslezského kraje postoupena obcí Dlouhá Stráň stížnost pana Arnošta Kohuta, nar. 29. 7. 1957, bytem Dlouhá Stráň č. 6, 792 01 Dlouhá Stráň (dále též jen žadatel ) ze dne 30. 9. 2013, směřující proti oznámení obce Dlouhá Stráň ze dne 4. 9. 2013 (bez č. j.) o požadavku úhrady za poskytnutí informací a její výši. Ze spisového materiálu vyplývá, že dne 26. 8. 2013 podal žadatel, prostřednictvím informačního systému datových schránek, obci Dlouhá Stráň, obecnímu úřadu (dále též jen obec ) žádost o poskytnutí informace ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o svobodném přístupu k informacím ). V předmětné žádosti požadoval poskytnutí následujících informací: Zavedli jsme systém environmentálního řízení a auditu
1. Jakou částku uhradil na poplatcích pan Jiří Perďoch nebo jeho manželka Vlasta, bytem Dlouhá Stráň 19, za provozování stánků s občerstvením při Stráňkových slavnostech v letech 2012, 2011, 2010, 2009 a 2008 do obecní pokladny? Prosím o vyúčtování za veřejný prostor, a elektrickou energii pro každý rok zvlášť. 2. Jakou částku uhradil na poplatcích pan Jiří Perďoch, bytem Dlouhá Stráň 19, za provozování tenisového hřiště při jím pořádaném nohejbalovém turnaji v letech 2012, 2011, 2010, 2009 a 2008 do obecní pokladny? Prosím o vyúčtování každý rok zvlášť. 3. Jakou částku uhradil na poplatcích pan Jiří Perďoch, bytem Dlouhá Stráň 19, za ubytovací kapacity v letech 2012, 2011, 2010, 2009 a 2008 do obecní pokladny? Prosím o vyúčtování každý rok zvlášť. 4. Jaké částky byly uhrazeny na poplatcích za zapůjčení obecní techniky nebo provedené práce (např. úklid sněhu, sečení trávy, atp.) v letech 2012, 2011, 2010, 2009 a 2008 do obecní pokladny? Prosím o vyúčtování po položkách za jednotlivé zápůjčky/osoby nebo provedené práce za každý rok zvlášť. 5. Jaké částky byly uhrazeny za dříví z obecního lesa fyzickými osobami v letech 2012, 2011, 2010, 2009 a 2008 do obecní pokladny? Prosím o vyúčtování po položkách za jednotlivé prodeje za každý rok zvlášť. 6. Žádám o podrobné vyúčtování nákladů a výnosů hospodaření obecního lesa. Prosím podrobně po položkách za člověkohodiny (po jménech), PHM, sazenice, postřiky, smlouvy, odměny atp. včetně celkového objemu vytěženého dříví rozděleného podle jakosti, za roky 2008, 2009, 2010, 2011 a 2012 (každý rok samostatně). Obec se žádostí zabývala a vyřídila ji tak, že dne 4. 9. 2013 zaslala žadateli přípis bez č.j. nazvaný Sdělení (dále též jen Oznámení ). V tomto Oznámení žadatele, s odkazem na 17 zákona o svobodném přístupu k informacím, informovala, že usnesením zastupitelstva obce ze dne 16. 3. 2007 byl schválen sazebník úhrad, ve kterém je stanovena částka za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací ve výši 110 Kč za každou i započatou hodinu. Dále v Oznámení uvedla předběžné vyčíslení, a to 28. 8. 2013 pracovník-příjmení 6 hod., 4. 9. 2013 pracovník-příjmení 3,5 hod., 4. 9. 2013 pracovník-příjmení 3 hod., 9. 9. 2013 pracovník-příjmení 3 hod. (cca bude upřesněno). Obec předepsala žadateli k úhradě 1.760 Kč a sdělila, že po provedení úhrady bude žadateli zaslána požadovaná zpráva datovou schránkou včetně vyhotovené faktury za provedené práce. Žadatel (dále též jen stěžovatel ) s postupem obce nesouhlasil a dne 28. 9. 2013 (obci dle jejího sdělení doručeno dne 30. 9. 2013) podal stížnost proti oznámení obce o požadavku úhrady za poskytnutí informací a její výši. Ve stížnosti sdělil, že nesouhlasí s výší požadované úhrady a jejím odůvodněním, přičemž upřesnil, že žádá o poskytnutí informací za úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací. O skutečnosti, zda jde o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací má dle stěžovatele rozhodnout nadřízený orgán. Obec podané stížnosti nevyhověla a dne 2. 10. 2013 ji prostřednictvím informačního systému datových schránek postoupila krajskému úřadu, který je v dané věci nadřízeným orgánem. O postoupení stížnosti krajskému úřadu informovala obec stěžovatele téhož dne. V rámci postoupení uvedené stížnosti krajskému úřadu obec neuvedla své stanovisko k předkládané stížnosti. *** K naplnění zákonných podmínek pro podání stížnosti a její následné vyřizování v souladu se zákonem o svobodném přístupu k informacím: Podle 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím v případě, že bude povinný subjekt za poskytnutí informace požadovat úhradu, písemně oznámí tuto skutečnost spolu s výší úhrady žadateli před poskytnutím informace. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady povinným subjektem vyčíslena. 2/6
Podle 16a odst. 1 písm. d) zákona o svobodném přístupu k informacím může podat stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace žadatel o informace mimo jiné tehdy, pokud nesouhlasí s výší úhrady oznámené podle 17 odst. 3. Stížnost se podává u povinného subjektu, a to do 30 dnů ode dne doručení sdělení podle 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím. Obec požadavek úhrady nákladů uplatnila Oznámením odeslaným dne 4. 9. 2013, stěžovatel nesouhlas s tímto Oznámením, resp. výší požadované úhrady doručil obci dne 30. 9. 2013. Ačkoli datum převzetí Oznámení stěžovatelem nebylo možné z obcí předloženého spisového materiálu ověřit, z výše uvedeného vyplývá, že nelze mít pochyb o tom, že stížnost byla podána v zákonem stanovené lhůtě a u místně a věcně příslušného orgánu. Předmětem stížnosti byl zejm. nesouhlas s vyčíslením úhrady za náklady spojené s vyhledáním požadovaných informací. S ohledem na shora uvedené krajský úřad po posouzení věci shledal, že jsou naplněny zákonné podmínky pro projednání stížnosti krajským úřadem. K požadavku úhrady nákladů a stanovení výše úhrady: Podle 17 odst. 1 zákona o svobodném přístupu k informacím platí obecné pravidlo, které stanoví, že povinné subjekty jsou v souvislosti s poskytováním informací oprávněny žádat úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli. Povinný subjekt může dle uvedeného ustanovení žádat i úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Jakým způsobem má povinný subjekt (v tomto případě obec) uplatnit požadavek úhrady nákladů, předepisuje výše citovaný 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím (tj. povinný subjekt je povinen oznámit tuto skutečnost žadateli písemně spolu s výší úhrady před poskytnutím informace; z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady povinným subjektem vyčíslena). Pro případ, že povinný subjekt takto postupovat nebude, stanoví 17 odst. 4 zákona o svobodném přístupu k informacím jako důsledek ztrátu nároku na úhradu nákladů. Smyslem povinnosti odůvodnit úhradu nákladů (vč. její výše) je umožnit žadateli, aby sám posoudil, zda informace, které mu budou po provedení úhrady vydány, skutečně odpovídají předmětu žádosti a zda celková výše úhrady byla vyčíslena řádně a v souladu se zákonem o svobodném přístupu k informacím. Podrobnosti týkající se stanovení výše úhrady nákladů vyplývají z nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím (dále také jen nařízení vlády ). Podle ustanovení 7 nařízení vlády povinný subjekt stanoví v sazebníku hodinové sazby odvozené z nákladů na platy, případně mzdy a z ostatních osobních nákladů spojených s mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací. V souladu s ustanovením 3 nařízení vlády vydá povinný subjekt sazebník na dobu účetního období; dojde-li však v průběhu účetního období k podstatné změně podmínek, za nichž byly určeny náklady, podle kterých byly stanoveny sazby, vydá povinný subjekt nový sazebník. Podle 5 odst. 1 písm. f) zákona o svobodném přístupu k informacím musí každý povinný subjekt sazebník úhrad za poskytování informací pro informování veřejnosti zveřejnit ve svém sídle a svých úřadovnách na místě, které je všeobecně přístupné, jakož i umožnit pořízení jeho kopie. Podle 5 odst. 4 zákona o svobodném přístupu k informacím jsou povinné subjekty povinny zveřejňovat informace uvedené v odstavci 1 a 2 též způsobem umožňujícím dálkový přístup. Strukturu povinně zveřejňovaných informací na webových stránkách stanoví vyhláška č. 442/2006 Sb., kterou se stanoví struktura informací zveřejňovaných o povinném subjektu způsobem umožňujícím dálkový přístup, ve znění vyhlášky č. 416/2008 Sb. (dále též jen vyhláška ). 3/6
*** Z výše uvedených ustanovení související právní úpravy tak jednoznačně vyplývá, že obci (povinnému subjektu) přísluší kromě práva na úhradu tzv. materiálních nákladů (ty však obec v daném případě neuplatnila), i právo na úhradu nákladů spojených s mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací (tzv. osobních nákladů). V každém případě, pokud se obec rozhodne požadovat úhradu nákladů za poskytnutí informace (jedná se o zákonnou možnost, nikoli povinnost), je tak oprávněna učinit pouze při splnění podmínek daných související právní úpravou. K naplnění zákonných podmínek pro možnost vyžadovat úhradu nákladů (tedy podmínky vyplývající z věty druhé ustanovení 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím oznámit a odůvodnit požadavek úhrady, podmínky vyplývající z nařízení vlády, vyhlášky a zákona o svobodném přístupu k informacím vydat a zveřejnit sazebník úhrad) a k samotné stěžovatelově námitce týkající se nesouhlasu s požadováním a výší úhrady za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací a jejímu odůvodnění krajský úřad sděluje následující: 1. Pokud jde o zákonnou podmínku oznámit požadavek úhrady žadateli před poskytnutím informace (resp. uplynutím lhůty pro poskytnutí informace), tuto obec zasláním Oznámení ze dne 4. 9. 2013 splnila. 2. Součástí Oznámení ze dne 1. 3. 2013 bylo i jisté odůvodnění vyžadování úhrady nákladů. Toto odůvodnění však nemůže podle krajského úřadu naprosto dostát požadavku a smyslu zákona k tomu podrobněji viz dále. Z Oznámení je patrné, že obec žadateli zaslala předběžné vyčíslení požadované úhrady, kdy min. u jedné části sdělila, že úhrada bude žadateli upřesněna. Ve své podstatě tak požadovala zálohu za provedené vyhledání. Krajský úřad konstatuje, že takovýto způsob požadování úhrady není v souladu s platnou právní úpravou, když 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím hovoří o oznámení výše úhrady (nikoli zálohy/předpokládané výše úhrady). V rozporu s tímto ustanovením zákona o svobodném přístupu k informacím bylo rovněž sdělení obce, že konkrétnější odůvodnění (v Oznámení poněkud nepřesně nazvané vyhotovená faktura za provedené práce ) bude žadateli zasláno až po úhradě předepsané částky. 3. Pokud jde o sazebník úhrad za poskytování informací (dále též jen Sazebník ), ze kterého obec při stanovení výše úhrady vycházela, lze konstatovat, že ze sdělení obce vyplývá, že Sazebník byl schválen usnesením zastupitelstva obce ze dne 16. 3. 2007 s účinností od 1. 3. 2007. Jak krajský úřad ověřil, Sazebník je zveřejněn na webových stránkách obce v sekci Povinně zveřejňované informace. Podmínka vydání a zveřejnění sazebníku dálkovým přístupem tedy byla splněna. Sazebník stanoví v písm. e) sazbu za osobní náklady za vyhledání informací za každou započatou hodinu pracovníka na 110 Kč. Krajský úřad považuje za nutné uvést, že dané ustanovení Sazebníku není v souladu s platnou právní úpravou, konkrétně s 17 odst. 1 zákona o svobodném přístupu k informacím, který povinnému subjektu umožňuje žádat (kromě materiálních nákladů) i úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací, nikoli za jakékoli vyhledání informací, jak je nesprávně stanoveno v Sazebníku. 4. Pokud jde o stěžovatelovy námitky týkající se mimořádně rozsáhlého vyhledávání, krajský úřad v prvé řadě konstatuje, že tento pojem není zákonem o svobodném přístupu k informacím vymezen (definován). V zásadě by se pod mimořádně rozsáhlé vyhledávání měly podřazovat případy, kdy vyhledání požadovaných informací bude pro povinný subjekt znamenat shromáždění a prověření velkého množství dokumentů, případně vytvoření a uskupení velkého množství dílčích údajů, tedy případy, které se objektivně vymykají běžné pracovní činnosti pracovníků povinného subjektu a není tak možno po povinném subjektu spravedlivě požadovat, aby tyto zvýšené náklady nesl. Pro naplnění tohoto kritéria tak není rozhodující pouze rozsah poskytovaných informací, příp. počet zaměstnanců podílejících se na jejich vyhledání, ale zejména doba, která byla zapotřebí k jejich vyhledání (získání). V této souvislosti je třeba zmínit, že do času potřebného na získání požadované informace se zahrnuje vedle doby samotného vyhledání také doba utřídění a zpracování vyhledaných informací, tzn. doba potřebná pro vytvoření požadované informace na základě vyhledáním opatřených podkladů. 4/6
Krajský úřad dodává, že posouzení, zda v daném případě jde o mimořádně rozsáhlé vyhledání, či nikoliv, vždy závisí na konkrétních podmínkách daného povinného subjektu; proto je také třeba, aby povinný subjekt vždy řádně odůvodnil, v čem mimořádně rozsáhlé vyhledání spočívalo. Tento požadavek je umocněn ještě tím, že pouze v případě skutečně mimořádně rozsáhlého vyhledávání je povinný subjekt oprávněn vyžadovat úhradu tzv. osobních nákladů. Formulace žádosti o informace podle názoru krajského úřadu nasvědčuje tomu, že poskytnutí stěžovatelem požadovaných informací by mohlo předcházet časově náročné vyhledání a zpracování údajů. Na druhou stranu je však třeba uvést, že takové posouzení je možné učinit až s přihlédnutím ke všem okolnostem konkrétního případu. Jak již bylo uvedeno výše, pokud obec dospěla k názoru, že k poskytnutí informací požadovaných stěžovatelem v daném případě bylo zapotřebí mimořádně rozsáhlého vyhledávání a k vymáhání úhrady za mimořádně rozsáhlé vyhledávání přistoupila, bylo podle 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím její povinností tento svůj postup náležitě odůvodnit tak, aby bylo zřejmé, proč se jednalo o mimořádně rozsáhlé vyhledávání a na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady vyčíslena. Oznámení ze dne 4. 9. 2013 tomuto požadavku nemůže podle názoru krajského úřadu dostát, neboť z něj skutečně dostatečně nevyplývá, v čem přesně vyhledání požadovaných informací mělo spočívat. Kusé konstatování obce, že šlo o mimořádně rozsáhlé vyhledávání a sdělení příjmení pracovníků vyřizujících žádost a časového úseku jejich mimořádně rozsáhlého vyhledání žadateli neobjasňuje, proč by se v daném případě mělo jednat o mimořádně rozsáhlé vyhledávání, tedy v čem vyhledání spočívalo, proč bylo natolik časově náročné, a na základě jakých skutečností bylo vyčísleno na 15,5 resp. 16 hod. Přitom, jak již bylo výše uvedeno, podstatou oznámení o požadavku úhrady nákladů podle 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím je právě informování žadatele o informace o všech důvodech, podstatných pro posouzení způsobu vyčíslení úhrady nákladu a jeho výše, tzn. umožnit žadateli, aby sám posoudil, zda informace, které mu budou po provedení úhrady vydány, skutečně odpovídají předmětu žádosti a zda celková výše úhrady byla vyčíslena řádně a v souladu se zákonem o svobodném přístupu k informacím a schváleným sazebníkem. Přestože tedy krajský úřad nezpochybňuje, že se v daném případě mohlo jednat o mimořádně rozsáhlé vyhledávání, tedy že náročnost obcí provedeného vyhledávání naplňuje kritérium mimořádné rozsáhlosti ve smyslu 17 zákona o svobodném přístupu k informacím, obec skutečnosti toto osvědčující nesdělila žadateli, což je prvotní předpoklad pro vyžadování úhrady nákladů. Krajský úřad v této souvislosti zdůrazňuje, že pro posouzení výše požadované úhrady je vždy třeba, aby povinný subjekt nadřízenému orgánu doložil zpracované informace, které mají být zpoplatněny; toto však obec neučinila, když v rámci postupovaného spisového materiálu krajskému úřadu zpracované informace v žádné podobě nedoložila, a tím krajskému úřadu neumožnila věc řádně přezkoumat. *** S ohledem na vše výše uvedené krajský úřad konstatuje, že v postupu obce při vyřizování žádosti o poskytnutí informace shledává rozpor s platnou právní úpravou, a proto se obci Dlouhá Stráň, obecnímu úřadu přikazuje, aby ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení tohoto rozhodnutí ve vztahu k požadavku úhrady nákladů za poskytnutí informací zjednala nápravu. Vzhledem k tomu, že obec dle názoru krajského úřadu, v souladu s 17 odst. 4 zákona o svobodném přístupu k informacím, ztratila nárok na úhradu nákladů, lze v tomto případě zjednat nápravu pouze tím, že obec nebude poskytnutí požadovaných informací stěžovateli podmiňovat úhradou vyčíslených nákladů. 5/6
V této souvislosti krajský úřad zdůrazňuje, že zákon o svobodném přístupu k informacím vychází z principu minimalizace omezení přístupu k informacím, a vyžadování úhrady nákladů do jisté míry takovým omezením (byť legitimním) je. Je proto povinností povinného subjektu chovat se při vyřizování žádostí o informace a poskytování požadovaných informací hospodárně, tzn. postupovat tak, aby v souvislosti s poskytováním informací vznikly co nejmenší náklady (srov. též 6 odst. 2 správního řádu, podle kterého správní orgán postupuje tak, aby nikomu nevznikaly zbytečné náklady, a dotčené osoby co možná nejméně zatěžuje) a pokud náhradu nákladů vyžaduje, musí postupovat striktně v souladu s právní úpravou. Ve vztahu k sazebníku úhrad krajský úřad závěrem na okraj uvádí, že jak vyplývá z výše uvedeného 3 nařízení vlády má být sazebník úhrad povinným subjektem vydán na dobu účetního období (v případě obce vždy na daný kalendářní rok). Obec však vydala Sazebník již v roce 2007. Ačkoli daná skutečnost dle judikatury a právní literatury nebrání tomu, aby obec mohla od žadatelů o informace požadovat úhradu za poskytnutí informace, lze vzhledem k výše uvedenému, jakož i pochybnostem o aktuálnosti a zákonnosti některých částí Sazebníku obci jedině doporučit vydání sazebníku nového. V samotném závěru považuje krajský úřad za potřebné upozornit na rozpor se zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o obcích ) při vyhotovování písemností. Podle 111 zákona o obcích se všechny písemnosti vyhotovené orgánem obce v samostatné působnosti obce v záhlaví označují uvedením slova obec ( město, městys ) a názvem obce (městyse nebo města) s uvedením orgánu, který písemnost vyhotovil. Ze spisového materiálu vyplývá, že písemnost obce ze dne 4. 9. 2013 (tj. Oznámení) není označena ani názvem obce, ani v jejím záhlaví není uveden orgán, který písemnost vyhotovil obecní úřad. Poučení: Podle 16a odst. 9 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, se proti tomuto rozhodnutí nelze odvolat. otisk úředního razítka JUDr. Petr Pospíšil, Ph.D., LL.M.,v.r. vedoucí odboru právního a organizačního Za správnost vyhotovení: Mgr. Karel Müller, odbor právní a organizační Rozdělovník: Účastník řízení: Arnošt Kohut, nar. 29. 7. 1957, bytem Dlouhá Stráň č. 6, 792 01 Dlouhá Stráň Povinný subjekt: obec Dlouhá Stráň, Dlouhá Stráň č. 47, 792 01 Dlouhá Stráň 6/6