Standart komunikace s vedením organizace Směrnice číslo 27 organizace verze 2018.1 ze dne 5. 1. 2018 Předpis Standart komunikace s vedením organizace Forma nařízení Vnitřní směrnice Číslo 27 Verze 2018.1 ze dne 5. 1. 2018 Tato verze ruší předpis ----- ze dne ----- Zpracovali/připomínkovali: Říhová, Sedlář, Rozehnalová, Presová, Křížová Projednali: Vedoucí poboček organizace 1. 12. 2017 Datum platnosti 5. 1. 2018 Datum účinnosti 5. 1. 2018 Vydala/Schválila: Mgr. Zdeňka Říhová, ředitelka DDM Touto směrnicí se stanovuje způsob komunikace s vedením organizace v důležitých aspektech řízení a povinnosti vedoucích poboček vzhledem k informování vedení organizace. Zároveň se jí stanovuje rozsah kompetencí jednotlivých členů vedení organizace v zásadních aspektech řízení organizace. Pro zajištění řádného provozu organizace vydávám tuto směrnici a stanovuji povinnost všem vedoucím pracovníkům se s jejím zněním seznámit a řídit se jí při výkonu práce: Obsah 1 Schvalování nákupů... 2 2 Schvalování rozpočtů táborů... 3 3 Schvalování cestovních příkazů... 3 4 Zasílání týdenních plánů... 3 5 Zasílání výkazů práce... 3 6 Administrace požadavků na správu a údržbu... 4 7 Hlášení připravovaných akcí... 4 8 Plán práce pobočky a hodnocení činnosti pobočky... 4 9 Kompetence, termíny a adresy pro komunikaci... 5
1 Schvalování nákupů O nákupech věcí a služeb do 3000 Kč rozhoduje samostatně vedoucí pobočky nebo jím pověřený pracovník. Jedná přitom hospodárně a šetrně, zvažuje potřebnost pořizovaných věcí a služeb, kvalitu a cenu různých nabídek. V případě objednávky na fakturu a platby převodem informuje účetní organizace, které fakturu zašle co nejdříve na e-mail. V případě objednávky na dobírku dokládá vedoucí při vyúčtování hotovosti mimo fakturu také doklad o zaplacení dobírky v hotovosti (vystavuje dopravce). Objednávka, zaslání faktury Kontrola účetní O nákupech věcí a služeb nad 3000 Kč rozhoduje ředitelka organizace na základě emailové žádosti, kterou vedoucí zasílá na Ředitelka (nebo pověřená zástupkyně) schválení takového nákupu zašle v kopii také účetní organizace. Schvalování nepodléhají spotřební materiál a běžné provozní věci. Zaslání požadavku Schválení ředitelkou Informace pracovníkovi na vědomí účetní Vnitřní výběrové řízení a záznam o něm O nákupech věcí nad 50 000 Kč rozhoduje ředitelka organizace na základě vnitřního výběrového řízení. To zahájí vedoucí pobočky na základě dohody s ředitelkou organizace. Souhlas s uskutečněním výběrového řízení posílá ředitelka v kopii také účetní organizace. Záznam o výběrovém řízení zasílá vedoucí na příslušném formuláři (dostupný z intranetu) na Závazné pokyny k realizaci výběrového řízení jsou k dispozici na intranetu. Vedoucí se jimi řídí. Ředitelka rozhodne o výsledku výběrového řízení a podepsaný záznam případně předá účetní organizace ke kontrole. O schválení (či neschválení) výsledků výběrového řízení dále informuje vedoucí pobočky, který pak realizuje objednávku. Na základě ní se uzavírá smlouva, kterou příslušný pracovník předá účetní. U smluv nad 200 000 Kč probíhá veřejné výběrové řízení, ve kterém pracovníci spolupracují s vedením organizace ve všech fázích jeho přípravy a realizace. Avízo o výběrovém řízení Souhlas ředitelky (vyhlášení řízení) Informování vedoucí Informování účetní Záznam o výběrovém řízení Schválení ředitelky Kontrola účetní Informování vedoucí
2 Schvalování rozpočtů táborů Rozpočet tábora nebo pobytové akce v délce trvání 5 a více dní (dále jen tábora) zasílá vedoucí pobočky, případně jím pověřený pracovník (dále jen pracovník) ke schválení ředitelce organizace a to před zahájením propagace tábora a spuštění přihlašování. Zašle jej na V případě, že rozpočet obsahuje položku s cenou přesahující 50. 000, zasílá pracovník současně také záznam o výběrovém řízení, podle instrukcí kapitoly 1 tohoto předpisu. Schválený rozpočet předává ředitelka účetní organizace ke kontrole. V případě, že je rozpočet v pořádku, informuje o tom účetní pracovníka. Ten může provést příslušné objednávky. Zaslání rozpočtu, případně ŽVŘ Schválení ředitelkou Kontrola účetní Informování pracovníka objednávky 3 Schvalování cestovních příkazů Požadavek na schválení služební cesty se zasílá alespoň 3 dny před konáním pracovní cesty na Požadavek se zasílá na formuláři Cestovní příkaz dostupném z intranetu. Vyplní se příslušná pole podle vysvětlivek obsažených ve formuláři. Ředitelka nebo jí pověřená zástupkyně o schválení informuje žadatele a v kopii mzdovou účetní. Po uskutečnění pracovní cesty vyplní pracovník zbylá pole formuláře a doloží je příslušnými doklady, nejpozději s vyúčtováním hotovosti. Pokud pracovník služební cestu neuskuteční, informuje o tom mzdovou účetní nejpozději v den zaslání výkazu práce. 4 Zasílání týdenních plánů Přehled o vykonané práci za uplynulý měsíc zasílají interní pracovníci na formuláři Týdenní plány na email do 25. dne stejného měsíce. Výrazné nesrovnalosti v plánu (pracovní neschopnost, mimořádná událost ), vzniklé po tomto datu ohlásí případně tímtéž způsobem do konce měsíce. 5 Zasílání výkazů práce Výkazy práce za uplynulý měsíc zasílají interní pracovníci na formuláři Výkaz práce na email mzdy@helceletka.cz do 25. dne stejného měsíce. Výkazy práce externích pracovníků za uplynulý měsíc zasílají vedoucí pracovníci na formuláři Výkaz práce externistů na email mzdy@helceletka.cz do posledního dne stejného měsíce. Nesrovnalosti ve výkazu (odlišná pracovní doba, pracovní neschopnost, mimořádná událost ) vzniklé po tomto datu ohlásí co nejdříve tímtéž způsobem. Formuláře pro výkaz práce jsou v aktuální verzi k dispozici na intranetu.
6 Administrace požadavků na správu a údržbu Požadavky na správu a údržbu zasílá vedoucí na email Připojí stručnou charakteristiku požadavků a laický odhad časové náročnosti. Požadavky spravuje zástupkyně ředitele pro provozní záležitosti. Pro kontrolu stavu jejich vyřízení je vždy zanáší do kontrolní tabulky, dostupné z intranetu pro vedení organizace. Při vyřizování požadavků postupuje chronologicky, podle data jejich přijetí, pokud není v zájmu optimalizace logistiky a plynulé návaznosti práce plnit požadavky v jiném pořadí. Datum a způsob realizace požadavků projednává vždy s příslušnou pobočkou Zástupkyně pro provoz průběžně kontroluje plnění zadaných požadavků. Při řešení krizových a havarijních situací postupuje vedoucí pracovník tak, aby minimalizoval škody. Vedení organizace o průběhu situace o zvoleném řešení pouze informuje. Zaslání požadavku Zavedení do systému Koordinace pracovníků správy Dohodnutí podrobností Změna statusu v systému 7 Hlášení připravovaných akcí Každá připravovaná akce (vyjma realizace výukových programů a akcí vyplývajících ze specifického charakteru zájmového útvaru pravidelné zájmové činnosti) musí být zanesena před svou realizací v informačním systému Domeček. Vedoucí pobočky nebo jím pověřený pracovník zašle přehled o chystaných akcích pomocí formuláře Hlášenka akce, dostupného z intranetu. Hlášenky se zasílají na měsíc dopředu vždy do 25. kalendářního dne.) Akce naplánované po tomto datu zavede do IS Domeček a dohlásí novým použitím formuláře. Pokud není nedopatřením akce uvedena v IS, doplní ji vedoucí pobočky nejpozději do vyúčtování hotovosti za daný měsíc. Pokud není nedopatřením akce zavedena v IS ani po tomto datu, doplní ji vedoucí neprodleně a informuje o tom účetní organizace. Pokud je akce zrušena, označí vedoucí pobočky nebo jím pověřený pracovník akci v IS Domeček tím, že změní její název za původní název doplní ZRUŠENO a informuje o tom účetní organizace. 8 Plán práce pobočky a hodnocení činnosti pobočky Plán práce pobočky, obsahující Plán rozvoje pobočky zasílá vedoucí pobočky na do 15. 10. každého kalendářního roku (na probíhající školní rok) na příslušném formuláři. Plán reviduje, zhodnotí a připomínkuje stanovený pracovník a zašle jej zpět na pobočku k případným úpravám a doplnění. Upravený plán zašle vedoucí znovu na Hodnocení činnosti pobočky se zpracovává do 30. 6. každého roku a na příslušném formuláři se zasílá na Plán reviduje, zhodnotí a připomínkuje stanovený pracovník a zašle jej zpět na pobočku k případným úpravám a doplnění. Formuláře pro zpracování obou dokumentů jsou v aktuální verzi k dispozici na intranetu.
9 Kompetence, termíny a adresy pro komunikaci Komunikace Zodpovědná osoba Termín Zasílací adresa Nákup nad 3000 Ředitelka Před nákupem Výběrové řízení Ředitelka Před nákupem Rozpočet tábora Ředitelka Před propagací Cestovní příkaz Ředitelka V dostatečném předstihu před konáním služební cesty Požadavky na správu a Zástupkyně pro Kdykoli údržbu provoz Plán práce pobočky, Hodnocení činnosti pobočky Koordinátor nových projektů 15. 10. 30. 6. Týdenní plány Ředitelka 25. den měsíce Výkaz práce Mzdová účetní 25. den měsíce mzdy@helceletka.cz Chystané akce Koordinátor nových projektů 25. den měsíce Skrze intranet V Brně, dne 1. 12. 2017 Mgr. Zdeňka Říhová ředitelka DDM