PORADENSTVÍ PŘI FINANCOVÁNÍ DRUŽSTEV Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ

Transkript

1 Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: PORADENSTVÍ PŘI FINANCOVÁNÍ DRUŽSTEV Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: Ing. Soňa van Deelenová ředitelka odboru správy FDÚ Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: JUDr. Zdenek Čáp ředitelka odboru správy FDÚ Datum: Schválil: Funkce: Podpis: Jan Wiesner předseda Změna č.1: datum Garant Ověřil Schválil: Změna č.2: datum Garant Ověřil Schválil:

2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY Zkratky Pojmy...4 Část II ÚČEL...4 Část III ZÁVAZNOST...4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy Související šablony a formuláře...5 Část V PREZENTACE PORADENSTVÍ Způsoby prezentace:...5 Část VI PORADENSTVÍ Poskytování informací a konzultace Poradenství při přípravě a zpracování projektu Poradenství při monitorování realizace projektu...6 Část VII POSTUP PŘI POSKYTOVÁNÍ PORADENSTVÍ Poskytování informací a konzultace Poradenství Při přípravě a zpracování projektu Poradenství při monitorování realizace projektu...7 Část VIII PŘÍPRAVA A ZPRACOVÁNÍ PROJEKTU Složka projektu Projekt Spolupráce po předložení projektu...7 Část IX UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE DOKUMENTACE K PROJEKTU Ukládání dokumentace k projektu Archivace...8

3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář

4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 ZKRATKY FDÚ Svaz družstvo IP poradenství agentura 1.2 POJMY zaměstnanec složka projektu projekt veřejné zdroje Fond dlouhodobého úvěru Svaz českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstvo, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev Informační přehled poradenství při financování družstev z veřejných zdrojů organizace pověřená řídícím orgánem k implementaci konkrétního programu pověřený zaměstnanec odpovědný za zpracování projektu složka obsahující veškerou dokumentaci ke zpracovávanému projektu projekt zpracovávaný zaměstnancem ve spolupráci s družstvem státní, evropské, event. jiné finanční zdroje Část II ÚČEL Tento pokyn předsedy určuje pravidla a postupy při poskytování poradenství a zpracování projektů za účelem získání finanční podpory z veřejných zdrojů. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro zaměstnance SČMVD podílející se na činnostech v tomto pokynu popsaných. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 PRÁVNÍ PŘEDPISY Zákon č. 47/2002 o podpoře malého a středního podnikání v platném znění Zákon č. 199/1994 Sb. o zadávání veřejných zakázek v platném znění 4.2 VNITŘNÍ PŘEDPISY SVAZU A DALŠÍ ZÁVAZNÉ DOKUMENTY Nařízení Komise EU 70/2001 o aplikaci článků 87 a 88 Smlouvy o založení ES na veřejnou podporu MSP Znění konkrétních operačních programů a souvisejících dokumentů (např. podmínky poskytnutí dotace apod.)

5 PŘÍLOHY PR-/01 Evidence poradenství 4.4 SOUVISEJÍCÍ ŠABLONY A FORMULÁŘE SF-/01 Harmonogram Část V PREZENTACE PORADENSTVÍ 5.1 ZPŮSOBY PREZENTACE: Prezentace je realizována prostřednictvím a) Informačního přehledu, b) regionálních porad předsedů družstev a valných shromáždění svazu, c) ových informací a nabídek, d) vzdělávacích akcí pro družstva, e) návštěv družstev a jednání s jejich představiteli Zaměstnanec zajistí informovanost družstev o všech nových programech a jejich změnách, případně o vzdělávacích akcích v oblasti financování projektů, k využití pro financování družstev z veřejných zdrojů, a to neprodleně v nejbližším možném termínu zpravidla formou publikace v IP, případně ovou zprávou. Ostatní způsoby prezentace jsou využívány průběžně. Část VI PORADENSTVÍ 6.1 POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ A KONZULTACE Poskytováním informací a konzultacemi se rozumí zejména: a) zjišťování informací o možnostech financování z veřejných zdrojů na příslušných řídících orgánech, implementačních agenturách, apod. v souvislosti se záměrem družstva, resp. zaměřením projektu družstva, b) telefonické a ové konzultace a odpovědi na konkrétní dotazy družstev v oblasti financování aktivit souvisejících s projektem, c) poradenství při výběru vhodného programu pro financování připravovaných aktivit družstva. 6.2 PORADENSTVÍ PŘI PŘÍPRAVĚ A ZPRACOVÁNÍ PROJEKTU Poradenstvím při přípravě a zpracování projektu se rozumí zejména: a) zpracování harmonogramu činností dle SF-, tj. zpracování plánu činností včetně stanovení termínů a odpovědností u konkrétních úkolů, b) příprava a zpracování žádosti k projektu a vlastního projektu včetně příloh podle pravidel a podmínek programu, ve kterém bude projekt spolu s žádostí předkládán,

6 c) zajištění dalších předem dohodnutých podkladů (např. vystavení příslibu úvěru k financování projektu). 6.3 PORADENSTVÍ PŘI MONITOROVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU Poradenstvím při monitorování realizace projektu se rozumí konzultace a spolupráce na monitorovacích a závěrečných zprávách a dalších dokumentech vycházející z Podmínek pro poskytnutí finančních prostředků a obdobných dokumentů k programu, ve kterém byl projekt předložen a realizován (např. monitorovací zprávy, žádosti o platbu apod.). Část VII POSTUP PŘI POSKYTOVÁNÍ PORADENSTVÍ 7.1 POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ A KONZULTACE Konkrétních dotazy družstev zodpovídá zaměstnanec v dohodnuté formě a termínu, zpravidla em. Zaměstnanec zaznamená informaci o poskytnutém poradenství družstvu (viz 6.1) do PR-/01 Evidence poradenství. 7.2 PORADENSTVÍ PŘI PŘÍPRAVĚ A ZPRACOVÁNÍ PROJEKTU Zaměstnanec informuje družstvo, které má zájem o poskytnutí poradenství při zpracování projektu, o postupu při zpracování projektu za účelem získání finanční podpory z veřejných zdrojů a informaci o projeveném zájmu družstva o poradenství zaznamená do PR-/01 Evidence poradenství Zaměstnanec zašle družstvu v dohodnuté formě a termínu informaci o požadovaných vstupních materiálech pro zpracování projektu (např. finanční výkazy družstva, apod.). Dále zaměstnanec přiloží k této zprávě veškeré dostupné materiály a formuláře k programu, ve kterém bude projekt předkládán Zaměstnanec ve spolupráci s družstvem zhodnotí ekonomickou situaci družstva (podle podmínek programu, zpravidla na základě daňových přiznání za poslední 3 uzavřená účetní období) jako předpoklad pro získání finančních prostředků z veřejných zdrojů. Lze-li předpokládat splnění kriterií na finanční zdraví žadatele (družstva) o poskytnutí finančních prostředků, postupuje dále dle bodu V opačném případě, pokud družstvo trvá na zpracování projektu, doporučí zaměstnanec družstvu zpracování ratingu u Hospodářské komory ČR, event. jiné obdobné organizace. Pokud dosažený stupeň ratingu odpovídá minimálním požadavkům programu, postupuje zaměstnanec dále podle bodu Pokud stupeň ratingu družstva neodpovídá, nepokračuje zaměstnanec v poskytování poradenství a tuto skutečnost oznámí družstvu Zaměstnanec zpracuje ve spolupráci s družstvem harmonogram přípravy a zpracování projektu podle SF-/01 včetně stanovení konkrétních úkolů a odpovědných osob za stanovené úkoly a včetně termínů jejich splnění. Takto zpracovaný harmonogram podepíší obě strany jako souhlas s navrženým postupem. Následně zaměstnanec a družstvo zahájí vlastní přípravu a zpracování žádosti a projektu včetně požadovaných příloh.

7 PORADENSTVÍ PŘI MONITOROVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU Zaměstnanec na žádost družstva konzultuje, případně spolupracuje na monitorovacích zprávách, závěrečné zprávě a žádosti o platbu. Informaci o konzultaci nebo spolupráci s družstvem zaznamená do PR-/01 Evidence poradenství. V případě potřeby (např. spolupráce většího rozsahu) zaměstnanec zpracuje rovněž pro toto poradenství harmonogram podle SF-/01. Takto zpracovaný harmonogram podepíší obě strany jako souhlas s navrženým postupem. Část VIII PŘÍPRAVA A ZPRACOVÁNÍ PROJEKTU 8.1 SLOŽKA PROJEKTU Zaměstnanec založí pro připravovaný projekt složku projektu a označí ji dle NP-11 Spisového, skartačního a archivního řádu způsobem stanoveným pro označování písemností a dále připojí informaci o programu, do kterého bude projekt předkládán Zaměstnanec založí veškerou dokumentaci, která byla využita a/nebo vznikla při přípravě a zpracování žádosti, projektu a příloh do složky projektu (viz bod 8.1.1). 8.2 PROJEKT Příprava a zpracování projektu: a) se v souladu s tímto pokynem předsedy řídí pravidly platnými pro program, ve kterém bude projekt předkládán, b) je zajišťována zaměstnancem v úzké spolupráci s družstvem a na základě informací poskytnutých družstvem Zpracovaný projekt včetně žádosti a příloh předkládá družstvo v souladu s výzvou a podmínkami pro podání žádosti apod. příslušné implementační agentuře. Jedno kompletní vyhotovení projektu včetně kopie dokladu o podání projektu příslušné agentuře si zaměstnanec vyžádá od družstva a založí tyto dokumenty do složky projektu (viz bod 8.1.1). 8.3 SPOLUPRÁCE PO PŘEDLOŽENÍ PROJEKTU Zaměstnanec ve spolupráci s družstvem sleduje další průběh a hodnocení předloženého projektu a zaznamenává stanoviska (např. implementační agentury, hodnotitelské komise a řídícího orgánu) až do fáze ne/schválení poskytnutí dotace řídícím orgánem včetně její výše do PR-/01 Evidence poradenství. Vydáním rozhodnutí o poskytnutí či neposkytnutí dotace končí poradenství při přípravě a zpracování projektu V případě zpracování harmonogramu dle SF-/01 na poradenství při monitorování realizace projektu podle bodu 7.3, se veškerá dokumentace, která byla využita a/nebo vznikla při monitorování realizace projektu, ukládá do složky projektu (viz kapitola 8.1). Spolupráce při

8 monitorování realizace projektu končí předáním dohodnutých dokumentů družstvu zaměstnancem. Část IX UKLÁDÁNÍ A ARCHIVACE DOKUMENTACE K PROJEKTU 9.1 UKLÁDÁNÍ DOKUMENTACE K PROJEKTU Zaměstnanec ukládá veškerou dokumentaci k projektu do složky projektu. K ukládání dokumentace má pro tyto účely vyhrazeny prostory a je odpovědný za zabezpečení maximální ochrany těchto dokumentů proti poškození, znehodnocení či ztrátě Zaměstnanec je povinen data, která má k dispozici v elektronické podobě, ukládat na společný server. 9.2 ARCHIVACE Archivace dokumentace k projektu se řídí NP-11 Spisový, skartační a archivní řád.