CENTRUM VÝPOČETNÍ TECHNIKY UNIVERZITA PALACKÉHO OLOMOUC tel: +420 58 563 1707 fax: +420 58 563 1871 http://www.cvt.upol.cz Měsíčník CVT - leden CVT 2009 První měsíčník nového roku chceme věnovat rekapitulaci roku 2009, tedy tomu, co se odehrálo v uplynulém roce v CVT a jeho okolí a samozřejmě také podat zprávu o stavu Univerzitního Informačního Systému (UIS). V neposlední řadě pak zveřejnit roční statistiky doporučené auditem CVT. První měsíce uplynulého roku byly pro CVT měsíci auditu. Byl to již několikátý audit zaměřený na CVT a UIS. Personální a procesní audit byl tentokrát rozšířen i na ekonomický rozbor nákladů na nákup licencí, instalaci a provoz UIS. Tedy: Kolik to stojí univerzitu. Ekonomická část auditu obsahovala rozbor nákladů na jednotlivé oblasti UIS, tedy prostředky na provoz sítě, služeb, pořízení licencí, náklady na služby internetu apod. Audit konstatoval, že se s vynaloženými prostředky nakládá ekonomicky dobře a výdaje UP na tuto oblast jsou při velikosti organizace velmi nízké. Personální audit již byl kritičtější. Hlavní nedostatky byly zjištěny v oblasti komunikace na UP, a to obousměrné ( Chybí standardní řízená komunikace, podpora a respekt ); jsou to nedostatečný reporting CVT o stavu systémů a služeb, nevyužívání HelpDesku ze strany UP. Dále nám doporučili interními změnami v CVT posílit vlastní vývoj UIS, zajistit dodržování termínů a směrnic svázaných s provozem UIS a využívat pro rozvoj UIS již zřízenou komisi pro IT a dokončit její formální ustanovení. Současně bylo konstatováno, že s činností CVT jsou spokojeni profesní pracovníci UP, kteří každodenně musí pracovat s moduly UIS (SAP, STAG, FaMa, ), nespokojenost se pak projevuje většinou u akademických pracovníků, kteří s moduly UIS pracují pouze příležitostně. Výsledky auditu byly předloženy vedení UP, kolegiu rektora a AS UP, jen některé fakulty využily nabídku auditorů na prezentaci výsledků akademické obci i na fakultách. CVT provedlo okamžitě některá opatření, která byla uvedena v závěrech auditu na zlepšení kritizovaného stavu. Začali jsme vydávat Měsíčník CVT, kde jsou publikovány změny v jednotlivých modulech UIS a doporučené statistiky o provozu UIS, dále informační listy, které se zabývají podrobněji popisem jednotlivých služeb a vycházejí i jako přílohy Žurnálu UP, zavedli jsme nový HelpDesk rozšířený o problémové kategorie UIS včetně požadavků na správu a evidenci majetku. V druhé polovině roku potom začala již dříve plánovaná personální reorganizace CVT s cílem posílení oddělení vývoje. Vyhlásili jsme výběrové řízení na obsazení míst, přihlášení uchazeči však buď nesplňovali odborné požadavky nebo nepřijali nabízené finanční podmínky. Ostatní opatření doporučená podle závěrů auditu jsou již mimo kompetence a možnosti CVT. Zásadní změny v roce 2009 proběhly samozřejmě i ve vlastní struktuře a funkcích UIS. Mnohdy tyto změny způsobily i provozní problémy, které se pak negativně projevily i v reakcích uživatelů. Hlavní řetězec technologických a strukturálních změn UIS byl vynucen zaváděním nových technologií v oblasti portálu, tyto technologie jsou velice mladé a mnohdy nejde zodpovědně plánovat jejich časový průběh. Vše bylo plánované na nasazení úprav UIS během července a srpna, bohužel se komplexní nasazení všech změn posunulo vinou zpoždění prací od dodavatele na počátek září, a proto nastala nepříjemná situace na úvod zimního semestru, kdy ještě vše nebylo usazeno a navíc se přidaly komplikace s aktualizací rozvrhových akcí. Tento problém je popsán v předchozích měsíčnících a na pedagogické komisi byla přijata opatření, která by obdobnému stavu měla zabránit. Hlavní změny byly vynuceny z důvodů zavádění nové technologie známé pod zkratkou DMS tedy vybrané moduly evidence dokumentů. V této oblasti bude UIS nadále rozšiřován formou zavedení datových schránek a elektronické spisové služby, proto reorganizace a zavedení nových modulů byly v loňském roce naprosto nezbytné. Témata na leden 2009: CVT 2009 Statistika vybraných služeb a výstupů UIS za r. 2009 Počet uživatelů SAPu ke dni 8. 1. 2010 Reporting: Dostupnost aplikací za prosinec 2009 Hardware 2009
S TRÁNKA 2 M Ě SÍČ NÍK CVT - LEDEN Co se tedy udělalo (bez ambice řazení dle časové či odborné náročnosti): zavedení nové autorizační a autentizační služby LDAP (základ všech ověřovacích pravidel pro všechny moduly UIS) upgrade portálu WebSphere na verzi 6 migrace všech modulů UIS do prostředí nového portálu zavedení prvních pěti modulů DMS zavedení nového systému pro zálohování zavedení nové verze HelpDesku upgrade systému pro digitální evidenci nemovitého majetku a jeho propojení se SAPem (facility management -FaMa) zavedení a úprava funkcí STAGu pod portálem zavedení CourseWare propojení na nový knihovní systém upgrade stravovacího systému Kredit zprovoznění systému digitální evidence smluv pomoc při zprovoznění grantové agentury úpravy síťové infrastruktury zprovoznění nové budovy PřF Samozřejmě nelze vyjmenovat spoustu provedených programových úprav vyžádaných fakultami a odbornými útvary UP v systému SAP, STAG a dalších modulech. Mnohé konstatování zde uvedené jedním řádkem představuje měsíce práce většinou skupiny lidí. Výsledkem je značně reorganizovaná architektura UIS pro zájemce viz adresa http://aris.upol.cz/ FreeProcessCompass62/default.asp (přihlásit se do Portálu UP, Info, Organizační schéma UP, odkaz aris.upol.cz, Informační technologie). Závěrem roku 2009 byla posílena optická páteř metropolitní sítě univerzity mezi Centrem výpočetní techniky a Pedagogickou fakultou s využitím moderní technologie mikrotrubiček. Na trase dlouhé téměř 1 km jsou nyní položeny 3 mikrotrubičky a zatažen nový 24 vláknový optický kabel. Ve stejném období byly připraveny podmínky pro zaokruhování lokalit FTK a TU LF z důvodů bezpečnosti. Záměr je realizován ve spolupráci s DP města Olomouce a bude dokončen v jarních měsících. Komise informatiky, založená roku 2008, poprvé pracovala po celý rok. Hlavním cílem v roce 2009 bylo provést revizi stávajících modulů UIS. Komise některé moduly vyřadila a nejsou dostupné v novém portálu, jiné byly modifikovány, anebo jsou stanoveny další postupy při jejich úpravě a doplnění. V roce letošním by mělo být hlavním cílem komise stanovení nové koncepce pro rozvoj UIS UP. Závěrem stručného shrnutí výsledků práce CVT v uplynulém roce bych se rád vrátil k výsledkům auditu. Jedním z hlavních doporučení na cestě pro zkvalitnění činnosti CVT je vzájemná komunikace CVT s okolím formou HelpDesku. Auditoři kritizovali množství požadavků a připomínek valících se na CVT formou osobních kontaktů a hlasových služeb. Tyto požadavky sice CVT eviduje v různých denících a na volných listech, ale může dojít k jejich ztrátě, vznikají nedorozumění, ručně nemůžeme provádět rozbory co, kdo a kolik času věnoval na plnění těchto požadavků. Stručně: VYUŽÍ- VEJTE HelpDesk! F. Zedník, CVT Statistika vybraných služeb a výstupů UIS za r. 2009 V uplynulém roce jsme provedli upgrade systému CES a zavedli platbu validačních známek jiným způsobem, provedli výměnu tiskového zařízení pro tisk identifikačních karet, byla provedena výměna hardware pro zpracování výstupů modulu Mzdy vzhledem k upgrade systému SAP, byl proveden upgrade software čtecího zařízení čárových kódů u všech fakult. Upgrade CES Po třech letech po zavedení Centrální evidence smluv na UP jsme v loňském roce realizovali upgrade tohoto systému, a to především z důvodů zlepšení uživatelského prostředí a jeho začlenění v systému AGENDIO. Proběhlo vyškolení administrátorů systému (CVT) a klíčových uživatelů z Právního oddělení a poté ostatních uživatelů z fakult. Školení se nezúčastnili zástupci z Právnické fakulty, Lékařské fakulty a SKM. K závaznému plnění tohoto systému daty ve formě platných smluv je potřeba vydat směrnici, která bude závazná pro celou UP. Jedině v tomto případě dojde k využití tohoto systému, vynaložených finančních prostředků a práce CVT. Podrobné informace o CES viz minulý Měsíčník. Validační známky Proběhla změna ve způsobu placení validačních známek u studentů vyšších ročníků. Platba z důvodu identifikace plátce je prováděna přes variabilní symbol způsobem, který předepsala fakulta (složenkou, převodem z účtu, hotově, ). Zkušebnímu provozu předcházela jednak úprava vlastního software pro tisk a evidenci IK a jednak úprava modulů SAP a STAG, která by zabezpečila spárování prováděných plateb. Podrobné informace viz Měsíčník za listopad. Identifikační karty Byla provedena výměna tiskového a laminovacího modulu-tiskárny za nový - tiskárnu SP75. Byla tak nahrazena tiskárna Nisca 5100 z r. 1999, kde došlo k částečnému poškození tiskové hlavy a její výměna by byla značně neekonomická. Výměně tohoto zaříze- ní předcházely poměrně složité úpravy našeho vlastního tiskového software. Zpracování a tisk diplomů a diploma supplementů Jednou ze služeb CVT je tisk diplomů a dodatků k diplomům (diploma supplementů) pro absolventy bakalářských, magisterských a doktorských studijních programů. Tyto práce probíhají průběžně celý rok s největším zatížením v červnu a dále pak v únoru a září. Vzhledem ke složitosti formuláře dodatku k diplomu je k tisku využíván program TEX. Naše práce spočívá nejen v prostém vytištění dat, ale i v jejich kontrole. Data jsou totiž zatížena poměrně velkým množstvím chyb, které je nutné před vlastním tiskem eliminovat. V roce 2009 byl poprvé využíván skript, který zkontroluje, zda uvedená data (např. zkoušek) neleží mimo patřičný interval, tedy nejsou starší než 1.1.1900 a novější než aktuální datum. Dalším problémem jsou jazyky. Některé fakulty si přejí, aby na formuláři byl u každého předmětu uvá-
S TRÁNKA 3 jazyk není uveden (nemluvě o opravách afrikánština místo sousedící angličtiny). V programu IS/STAG v menu Absolvent je možné pro uživatele od role studijní referentka výše spustit úlohu Kontrola dat pro DS II, která zkontroluje data pro chystané tisky a vypíše například chybějící překlady názvů předmětů do angličtiny, chybějící státnice nebo diplomoděn jazyk, v kterém byl vyučován, jiné si to naopak nepřejí. Organizačně tedy není nikde zajištěno, že všichni zkoušející na fakultách budou tento údaj zadávat, případně vynechávat. Proto opět musíme na CVT spustit skript, který pro patřičné fakulty buď všechny uvedené jazyky vymaže, pro jiné fakulty zase všude doplní češtinu tam, kde žádný vé práce, takže potom je možné tyto údaje doplnit. Všechny tyto kontroly jsou ovšem primárně určeny k vykonání odpovědnými zaměstnanci na fakultě, tedy u zdroje dat. V CVT se má skutečně pouze tisknout. Dle níže uvedeného grafu je možné porovnat výše deklarovanou chybovost v porovnání s počtem tištěných výstupů u jednotlivých fakult. Distribuce a instalace software Microsoft Na základě Rámcové dohody SELECT mezi Ministerstvem školství a Microsoftem je podepsána dohoda SELECT mezi UP v Olomouci a Microsoftem. Na nákup těchto produktů je každý rok v rozpočtu požadována příslušná částka, na rok 2009 požadováno 915000,- Kč, přiděleno 750000,- Kč. Níže uvedené grafy vypovídají o počtu instalova- ných licencí. Graf A znázorňuje, kolik (v ks) která fakulta a jaké licence instalovala. Graf B pak ukazuje, kolik která fakulta ukrojila z celkového počtu přidělených peněz. GRAF A
S TRÁNKA 4 M Ě SÍČ NÍK CVT - LEDEN GRAF B Distribuce software ostatní Kromě software Microsoft byl na jednotlivých fakultách instalován i jiný software (Adobe, Corel,...), který byl hrazen z prostředků CVT. Graf znázorňuje počet (v ks) čerpaných licencí příslušného software za fakulty. Tento graf nezahrnuje instalace, které si fakulty hradily samy. Tisk výstupních sestav ze systémů UIS Tato služba poskytovaná jednotlivým fakultám v sobě zahrnuje zpracování veškerých výstupů z Univerzitních informačních systémů, jako je zpracování mezd, veškeré přijímací řízení, výstupy z evidence majetku atd. Graf znázorňuje množství výstupních sestav v kusech dle typu výstupní sestavy (listy papíru, mzdová obálka, čárový kód, )
S TRÁNKA 5 Zhotovení identifikačních karet průkazů studenta Pro akademický rok 2009/10 bylo v průběhu září pro nové nastupující ročníky zhotoveno cca 7000 ks identifikačních karet, které pak byly postupně na CVT vydány. Následující graf ukazuje, kolik karet (v ks) pro kterou fakultu bylo zhotoveno. R. Nepožitek, V. Štěpková, CVT Počet uživatelů SAPu ke dni 8. 1. 2010 Celkový počet pojmenovaných (vlastní práva k vybraným modulům SAPu) uživatelů SAPu na UP: 379 Počet uživatelů, kteří se nepřihlásili do SAPu podle počtu dní od posledního přihlášení. Stav k 8.1.2010. Více než: 180 dní: 28 uživatelů 150 dní: 28 uživatelů 120 dní: 29 uživatelů 90 dní: 35 uživatelů 60 dní: 40 uživatelů 30 dní: 64 uživatelů
S TRÁNKA 6 M Ě SÍČ NÍK CVT - LEDEN Reporting: Dostupnost aplikací za prosinec 2009 Petr Volák, CVT Hardware 2009 Opravy hardware v CVT - rok 2009 Pozn.: V tabulce jsou uvedeny počty oprav zařízení prováděné přímo v CVT, tzn. nejsou zahrnuty opravy prováděné na pracovištích uživatelů.
Počty počítačů na UP podle roku pořízení Centrum výpočetní techniky Univerzity Palackého Olomouc tel: +420 58 563 1707; fax: +420 58 563 1871 http://www.cvt.upol.cz R. Pleva, CVT