OCHRANA ZAMESTNANCOV OZNAMOVATEĽOV V ČSOB POISŤOVNI

INTERNÁ SMERNICA ČÍSLO: 2015/50 IS RCFD OCHRANA ZAMESTNANCOV OZNAMOVATEĽOV V ČSOB POISŤOVNI Platnosť od: 1.7.2015 Účinnosť od: 1.7.2015 Účinnosť do: nie je určená Smernica je záväzná pre: všetci zamestnanci ČSOB Poisťovne, a.s. Stupeň dôvernosti: interná Verzia: 02 Prílohy: Príloha 1 Oznamovanie podozrení Príloha 2 Závažná protispoločenská činnosť Nadväzujúce predpisy/procesy: Etický kódex, Pracovný poriadok ČSOB Poisťovne Pravidlá používania komunikačných prostriedkov Predpisy a ich dodatky, ktoré sa dňom vydania nového predpisu rušia: IS 2010/52 Politika ochrany zamestnancov oznamovateľov v skupine KBC Obsah: spôsob poskytovania ochrany zamestnancom pred neoprávneným postihom v pracovnoprávnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním závažnej protispoločenskej činnosti, nekalého, neetického či nehospodárneho konania alebo závažného nedodržania vnútorných predpisov Gestor: Autor: Lucia Lešková Schválil: Luc Cools predseda predstavenstva Dňa: 30.06.2015 oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 1 z 8

Obsah Obsah...2 Porovnanie s predchádzajúcou verziou...3 Zoznam použitých skratiek a pojmov...4 1. Stručný výťah/anotácia...5 2. Základné zásady...5 3. Vnútorný systém vybavovania podnetov...6 4. Náležitosti oznámenia/podnetu...7 5. Ochrana oznamovateľa...7 6. Ochrana osoby, ktorej sa podozrenie týka...8 7. Ochrana oznamovateľov v zmysle 7 Zákona...8 8. Monitoring a reporting...8 9. Záverečné ustanovenia...8 10. Zoznam príloh...8 oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 2 z 8

Porovnanie s predchádzajúcou verziou číslo bodu popis zmeny oproti predchádzajúcej verzii z obsahu/číslo prílohy Celá smernica bola prepracovaná a jej jednotlivé body nenadväzujú na pôvodnú smernicu. Nižšie uvádzame body tejto smernice, v ktorých došlo k významnej obsahovej zmene. Bod 3.1 Ustanovenie Odboru riadenia operačných rizík, compliance a forenzných služieb za zodpovednú osobu Bod 3.2 Určenie linky používanej na podávanie oznámení/ podnetov v zmysle tejto smernice compliancepoi@csob.sk Bod 3.8 Určenie lehoty na preverenie oznámení/ podnetov Bod 3.10 Určenie lehoty na evidovanie oznámení/ podnetov zodpovednou osobou oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 3 z 8

Zoznam použitých skratiek a pojmov Oznamovateľ je zamestnanec, ktorý v dobrej viere urobí oznámenie orgánu príslušnému na prijatie takéhoto oznámenia. Za oznamovateľa sa považuje aj oznamovateľova blízka osoba, ak je v pracovnoprávnom (alebo obdobnom pracovnom) vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi. Oznámenie je kvalifikované podanie v zmysle tohto vnútorného predpisu o skutočnostiach, o ktorých sa oznamovateľ dozvedel v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie a ktoré môžu významnou mierou prispieť k objasneniu, zisteniu alebo usvedčeniu páchateľa. Poskytovanie ochrany je zaručenie, že oznamovateľ nebude trpieť žiadnymi nepriaznivými alebo negatívnymi dôsledkami vyplývajúcimi z oznámenia podozrenia. ČSOB Poisťovňa, a.s. zachováva mlčanlivosť o totožnosti osoby, ktorá podala podnet. Ochranu oznamovateľa bude ČSOB Poisťovňa, a.s. poskytovať v niekoľkých rovinách v závislosti od toho, či oznámenie urobí zamestnanec smerom navonok vo forme trestného oznámenia alebo podnetu na začatie konania o správnom delikte alebo či podnet podal smerom dovnútra zamestnávateľa v rámci navrhovaného vnútorného systému. Takisto môže ísť buď o preventívnu ochranu alebo následné ochranné opatrenia. Podnet je anonymné a neanonymné oznámenie o inej protispoločenskej činnosti ako závažnej protispoločenskej činnosti, t.j. nejedná sa o skutky uvedené v bode o závažnej protispoločenskej činnosti nižšie. Podnetom môže byť oznámenie nekalého, neetického či nehospodárneho konania alebo závažného nedodržania vnútorných predpisov. Konanie v dobrej viere je konanie oznamovateľa, ktorý vzhľadom na okolnosti, ktoré sú mu známe a vedomosti, ktoré v tom čase má, je presvedčený o pravdivosti uvádzaných skutočností; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, kým sa nepreukáže opak. Anonymné oznámenie je oznámenie, podanie a podnet, v ktorých nie je uvedené meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá ho podáva. Zodpovedná osoba plní úlohy zamestnávateľa podľa 11, ods. 4 až 7 a 12 zákona a je priamo podriadená štatutárnemu orgánu ČSOB Poisťovne, a.s.. Zodpovednou osobou v ČSOB Poisťovni, a.s. je, na ktorý sa zamestnanci môžu obracať so svojimi podnetmi. Závažná protispoločenská činnosť - protiprávne konanie, ktoré je: 1. niektorým z trestných činov poškodzovania finančných záujmov Európskych spoločenstiev podľa 261 až 263 Trestného zákona, trestným činom machinácie pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa 266 Trestného zákona, niektorým z trestných činov verejných činiteľov podľa ôsmej hlavy druhého dielu osobitnej časti Trestného zákona alebo niektorým z trestných činov korupcie podľa ôsmej hlavy tretieho dielu osobitnej časti Trestného zákona, 2. trestným činom, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou tri roky, alebo 3. správnym deliktom, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 50 000 eur. Podrobnejšie informácie k závažnej protispoločenskej činnosti sú uvedené v prílohe č. 2 tejto smernice. oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 4 z 8

1. Stručný výťah/anotácia Smernica upravuje poskytovanie ochrany zamestnancom v ČSOB Poisťovni, a.s. (ďalej len Poisťovňa ) pred neoprávneným postihom v pracovnoprávnom vzťahu v súvislosti s oznamovaním závažnej protispoločenskej činnosti (ďalej aj protispoločenská činnosť ) definovanej v zákone č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti (ďalej len Zákon ), ktoré sa zamestnanec dozvedel v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, postavenia alebo funkcie. Taktiež upravuje poskytovanie ochrany zamestnancom v súvislosti s oznamovaním podnetov - nekalého, neetického či nehospodárneho konania, závažného nedodržania vnútorných predpisov a to tak všeobecného, operatívneho alebo finančného charakteru (ako napr. Pracovný poriadok, Etický kódex, Pravidlá používania komunikačných prostriedkov, Prevencia konfliktu záujmov a iné). Smernica vychádza z požiadaviek Zákona, v zmysle ktorých je Poisťovňa povinná zabezpečiť vnútorný systém prijímania a vybavovania podnetov zamestnancov. Ďalej smernica vychádza z politiky platnej v rámci materskej spoločnosti KBC Policy for the Protection of Whistleblowers. Smernica platí pre všetkých zamestnancov Poisťovne v pracovnoprávnom vzťahu, a/alebo osoby v obdobných pracovných vzťahoch (ďalej len zamestnanec ), viazaných finančných agentov, sprostredkovateľov a iné osoby (ďalej len sprostredkovateľ ), s ktorými Poisťovňa spolupracuje pri zabezpečovaní svojej činnosti. 2. Základné zásady Poisťovňa chce v celej spoločnosti vytvoriť a podporovať kultúru, ktorá sa bude vyznačovať úprimnosťou a otvorenosťou, pričom všetci oznamovatelia majú možnosť oznámiť potenciálne nezákonné konanie, podozrenie z neetického či nehospodárneho konania alebo závažného nedodržania vnútorných predpisov v čo najskoršom štádiu bez obavy z postihu. Poisťovňa ubezpečuje oznamovateľov, že ich podnety preverí korektným spôsobom a pri prešetrení bude postupovať v súlade so zákonom, touto internou smernicou, právami a právom chránenými záujmami oznamovateľov. V tejto súvislosti Poisťovňa formálne stanovuje nasledujúce základné zásady: 1. Zamestnanci, ktorí majú odôvodnené podozrenie, že došlo alebo mohlo dôjsť k protispoločenskej činnosti, k závažnému porušovaniu pracovného poriadku, etických princípov alebo závažnému porušovaniu vnútorných predpisov, majú možnosť oznámiť svoje podozrenie v súlade s touto smernicou. 2. Všetky nahlásené podozrenia týkajúce sa protispoločenskej činnosti, závažného porušovania pracovného poriadku, etických princípov alebo závažného porušovania vnútorných predpisov (podozrenie z podvodu, korupcie, porušenia etiky) budú posudzované individuálne, objektívne a dôverne. 3. Všetky nahlásené podozrenia prešetria určení zamestnanci dôverne, dôkladne, spravodlivo a objektíve v zákonom stanovenej lehote. 4. Osoby, ktoré nahlásia svoje podozrenia nebudú znášať žiadne poškodzujúce alebo negatívne dôsledky vyplývajúce z nahlásenia týchto podozrení, za podmienky, že nahlásenia boli vykonané v dobrej viere. 5. Práva osôb, ktorých sa podozrenie týka budú chránené a dodržiavané. 6. Poisťovňa preferuje oznámenia identifikovaných osôb (ktorých identita ostáva v tajnosti) pred anonymnými oznámeniami. Poskytuje však aj možnosť anonymného oznámenia. 7. Vnútorný systém vybavovania podnetov nesmú zamestnanci zneužívať na bezdôvodné poškodzovanie dobrého mena zamestnancov Poisťovne a iných osôb. 8. Ak sa pri vyšetrovaní následne zistí, že obvinenia boli vykonané so zámerom zlomyseľnosti alebo ohovárania, je možné uplatniť primerané sankcie (v súlade s pracovnými postupmi a platnými zákonmi môžu v prípade ich oprávnenosti viesť až k ukončeniu pracovného pomeru). oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 5 z 8

Uvádzame niekoľko príkladov, čo môže byť predmetom oznámenia/podnetu okrem závažnej protispoločenskej činnosti: korupcia a korupčné správanie (prijímanie úplatku, podplácanie, nepriama korupcia), konanie alebo správanie zamestnanca, ktoré nie je v súlade s etikou, neetické správanie medzi kolegami navzájom, neetické správanie nadriadeného voči podriadenému, nadávanie, používanie vulgárnych výrazov, šikanovanie, znevažovanie, neprimerané nátlaky na podriadeného, zákazy/príkazy bez racionálneho zdôvodnenia, nadpriemerný životný štýl zamestnanca, ktorý nezodpovedá jeho preukázateľným príjmom, kúpa majetku a hnuteľných vecí vysokej hodnoty (domy, autá, motorky, lode, lietadlá), časté stretávanie sa s rizikovými kategóriami osôb (osoby z podsvetia, z prostredia organizovaného zločinu a pod.), príchod na pracovisko a pobyt na pracovisku pod vplyvom návykových látok (alkohol, drogy), mimopracovné aktivity nekorešpondujúce so životnou úrovňou zamestnanca (luxusné dovolenky, lyžovačky, poľovačky,...), prevádzkovanie hazardných hier, patologické hráčstvo gambling, krádež hotovosti, falšovanie a pozmeňovanie dokladov a rôznych výkazov, zneužívanie právomocí, podvodná činnosť rôzneho druhu,... Ide len o príkladný a neúplný výpočet, čo môže byť predmetom oznámenia zamestnanca. Poisťovňa vyhlasuje, že podnety oznamovateľov preverí korektným spôsobom a pri prešetrení bude postupovať nestranne, v súlade so zákonom, touto smernicou a právami a právom chránenými záujmami oznamovateľov. 3. Vnútorný systém vybavovania podnetov Vnútorný systém vybavovania podnetov je Poisťovňou stanovený postup prijímania a vybavovania oznámení a podnetov. Poisťovňa podporuje každého zamestnanca, aby využíval tento systém oznamovania. 1. Poisťovňa ustanovila (ďalej len Compliance ) za zodpovednú osobu. Compliance slúži ako centrálne miesto, kde sa sústreďujú všetky oznámenia/podnety. Všetky oznámenia a podnety prijaté inými organizačnými útvarmi Poisťovne musia byť bezodkladne zaslané na Compliance. Organizačný útvar/manažér, ktorý prijal oznámenie, rešpektuje zásadu ochrany oznamovateľa, t.j. prijaté oznámenie/podnet nerozposiela iným útvarom alebo osobám, ale ho bez omeškania doručí priamo Compliance. 2. Linka používaná na podávanie oznámení/podnetov v zmysle tejto smernice emailová schránka compliancepoi@csob.sk, má prísne určené prístupové práva a platí na ňu povinnosť mlčanlivosti. Zriadená linka je prístupná 24 hodín denne. 3. Podozrenia (v zmysle tejto smernice) môžu zamestnanci oznámiť Compliance prostredníctvom všetkých dostupných komunikačných kanálov, t.j. elektronickou poštou, listom, telefonicky, osobným stretnutím, atď. Písomné oznámenie alebo podnet je odporúčané označiť Neotvárať podnet/wb. Takouto formou je možné podať aj anonymný podnet. 4. Preverenie prijatého oznámenia zabezpečuje Compliance. Compliance môže prizvať k prevereniu prípadu odborný organizačný útvar, ktorý je povinný pravidelne informovať Compliance o priebehu preverovania, pričom sú striktne dodržiavané zásady ochrany oznamovateľa. Rozsah komunikácie medzi prizvaným organizačným útvarom a Compliance je limitovaný výlučne v rozsahu prizvaných osôb (poverený zamestnanec prizvaného organizačného útvaru) a zamestnancov Compliance. V mimoriadnych prípadoch (napr. možný konflikt záujmov, spornosť nezávislosti interného vyšetrovania) môže Compliance rozhodnúť, že preverovanie bude realizovať externý vyšetrovateľ na zmluvnom základe. 5. Zodpovedná osoba bude preverovať oznámenia a podnety v súlade so zásadou zachovávania mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa tak, že každý prijatý podnet spracuje oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 6 z 8

spôsobom, aby nebolo možné identifikovať oznamovateľa na základe histórie prijatých správ, oznámení alebo inej komunikácie. Identita oznamovateľa môže byť odhalená s jeho súhlasom alebo v prípade trestného konania. 6. Zodpovedná osoba, vrátane prizvaných osôb, musí pri vyšetrovaní oznámenia alebo podnetu dodržiavať prísne etické pravidlá, predovšetkým s ohľadom na dodržiavanie mlčanlivosti a potrebnej nestrannosti. 7. Každý zamestnanec je povinný pri preverení podnetu poskytnúť súčinnosť. 8. Každý prijatý podnet musí byť preverený do 90 dní od jeho prijatia. Túto lehotu môže zodpovedná osoba predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že pri neanonymných podnetoch predĺženie oznámi osobe, ktorá podala podnet s uvedením dôvodov predĺženia. 9. Zodpovedná osoba je povinná oznámiť zamestnancovi, ktorý podal podnet, výsledok jeho preverenia do desiatich dní od ukončenia preverenia podnetu. 10. Poisťovňa má povinnosť viesť evidenciu podnetov v rozsahu ustanovenom zákonom. Evidenciu podnetov vedie zodpovedná osoba po dobu troch rokov odo dňa doručenia podnetu v rozsahu: dátum doručenia podnetu; meno, priezvisko a adresa pobytu osoby, ktorá podala podnet; ak ide o anonymný podnet uvedie sa v poznámke, že sa jedná o anonymný podnet; predmet podnetu; výsledok preverenia podnetu; dátum skončenia preverenia podnetu. 11. Spracovanie osobných údajov uvedených v podnete uskutočňuje Poisťovňa v súlade so zákonom č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení. 12. Zodpovedná osoba oznámi Právnemu odboru zistené skutočnosti. Právny odbor posúdi, či zistené skutočnosti môžu nasvedčovať spáchaniu trestného činu, a ak áno, Poisťovňa podá trestné oznámenie. 4. Náležitosti oznámenia/podnetu Aby bolo možné uskutočniť dôkladné preverenie podnetu a pokiaľ je to možné, oznamovatelia by mali poskytnúť vo svojich oznámeniach nasledovné informácie: popis skutku so všetkými známymi podstatnými skutočnosťami (čo sa stalo, kde, aké konkrétne správanie viedlo k podozreniu, kto je podozrivý, atď.); indícia, či sa vec už stala alebo sa môže stať v budúcnosti; indícia, ako oznamovateľ túto vedomosť o udalosti alebo situácii získal; či existujú iné zainteresované osoby alebo svedkovia; či má oznamovateľ k dispozícii podklady alebo dôkazy; či oznamovateľ o tejto záležitosti s niekým hovoril, ak áno, s kým; názov subjektu, kde skutočnosť vznikla; totožnosť a kontaktné údaje oznamovateľa. Uvedené nebráni tomu, aby protispoločenská činnosť alebo podozrenie z nekalej/neetickej činnosti bolo oznámené aj v prípade, ak tieto skutočnosti nie sú známe do detailov. Pri zisťovaní týchto informácií je oznamovateľ povinný rešpektovať všetky zákonné a regulačné nariadenia a vnútorné predpisy. 5. Ochrana oznamovateľa Poisťovňa zaručuje oznamovateľom oznamujúcim v dobrej viere podozrenie v zmysle tejto smernice, že nebudú trpieť žiadnymi negatívnymi dôsledkami vyplývajúcimi z oznámenia podozrenia. Je absolútne neprípustné, aby bolo zamestnancovi zakázané ohlásiť svoje podozrenia. Postih zamestnanca z dôvodu oznámeného podozrenia sa považuje za vážne porušenie tejto smernice, ako aj pracovnej disciplíny. Ak sa tak stane, bude prijaté náležité opatrenie za účelom ochrany postavenia oznamovateľa. oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 7 z 8

V prípade, že je oznamovateľ poškodený z dôvodu oznámenia, môže sa obrátiť na zodpovednú osobu Compliance, ale oznamovateľ môže záležitosť postúpiť aj priamo na generálneho riaditeľa Poisťovne, na generálneho riaditeľa KBC, prípadne na iné osoby uvedené v prílohe č. 1 tejto smernice. Zamestnanec, ktorý oznámenie nevykonal v dobrej viere, nebude mať nárok na ochranu v zmysle tejto internej smernice. 6. Ochrana osoby, ktorej sa podozrenie týka Poisťovňa zaručuje, že bude pristupovať k preverovanej osobe tak, aby bola dosiahnutá rovnováha medzi záujmami a právami jednotlivých zainteresovaných strán. Práva preverovanej osoby môžu byť počas vyšetrovania obmedzené v nevyhnutnej miere. Rozhodnutie o tom, či by tieto práva mali alebo nemali byť obmedzované, sa bude riešiť individuálne, v závislosti od okolností prípadu. 7. Ochrana oznamovateľov v zmysle 7 Zákona Oznamovateľ sa stáva chráneným oznamovateľom podľa 4, ods. 1 Zákona na základe doručeného písomného oznámenia prokurátora, súdu alebo správneho orgánu zamestnávateľovi. Právne úkony zamestnávateľa, týkajúce sa ochrany oznamovateľa alebo vydanie rozhodnutia v pracovnoprávnom vzťahu voči chránenému oznamovateľovi zabezpečuje zamestnávateľ prostredníctvom zodpovednej osoby, v spolupráci s Odborom ľudských zdrojov. Pokiaľ na tieto úkony nedal oznamovateľ súhlas, zamestnávateľ požiada inšpektorát práce o nahradenie takého súhlasu oznamovateľa v zmysle 7 Zákona. 8. Monitoring a reporting Compliance bezodkladne informuje KBC Group Compliance o všetkých prijatých anonymných ako aj neanonymných oznámeniach. Výsledky preverovania bude Poisťovňa oznamovať v súlade so štandardnými postupmi hlásenia pri vyšetrovaní nezákonného konania členom Predstavenstva, príslušnému manažérovi B-1 a Group Compliance KBC v súlade s právom oznamovateľa na zachovanie anonymity. Compliance zodpovedá za monitoring uplatňovania tejto smernice. 9. Záverečné ustanovenia Táto smernica bola schválená predstavenstvom ČSOB Poisťovne dňa 30.06.2015. Ruší sa platnosť internej smernice číslo 2010/52 Politika ochrany zamestnancov oznamovateľov v skupine KBC, ktorá sa nahrádza týmto dokumentom. Nová smernica nadobúda účinnosť dňa 01.07.2015. 10. Zoznam príloh Číslo Príloha 1 Príloha 2 Názov Oznamovanie podozrení Závažná protispoločenská činnosť oznamovateľov v ČSOB Poisťovni Strana 8 z 8