VYSOKÁ ŠKOLA: OSTRAVSKÁ UNIVERZITA Rozvojový projekt na rok 2017 Formulář pro závěrečnou zprávu Program: Tematické zaměření: Program na podporu vzájemné spolupráce vysokých škol Podpora plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy nebo pokyny orgánů státní správy a dalších aktivit vysokých škol upravujících vnitřní organizaci a systémy vysokých škol Název projektu: PPP!!! VŠ - PARTNERSTVÍ PROJEKTOVÉHO PROSTŘEDÍ VYSOKÝCH ŠKOL Období řešení projektu: Od: 1.1.2017 Do: 31.12.2017 Dotace (v tis. Kč) Celkem: V tom běžné finanční prostředky: V tom kapitálové finanční prostředky: Požadavek 1 004 1 004 0 Čerpáno 1 004 1 004 0 ZÁKLADNÍ INFORMACE Hlavní řešitel Kontaktní osoba Jméno: Mgr. Helena Repaňová Mgr. Helena Repaňová Podpis: Fakulta/Součást rektorát Rektorát Adresa/Web: Dvořákova 7, Ostrava, 701 03, www.osu.cz Dvořákova 7, Ostrava, 701 03, www.osu.cz Telefon: 597 09 4010 597 09 4010 E-mail: Helena.repanova@osu.cz Helena.repanova@osu.cz Jméno rektora: Podpis: Prof. MUDr. Jan Lata, CSc. Datum: 23.1.2018 Razítko školy: 1
ZPRÁVA O PRŮBĚHU ŘEŠENÍ PROJEKTU Cíle projektu Uveďte předem stanovené cíle a u každého z nich uveďte, do jaké míry byl splněn, případně důvod, proč splněn nebyl. 1. Podpořit zapojené VŠ ke správnému a efektivnímu plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy, pokyny orgánů státní správy a pravidly poskytovatelů dotace ve vazbě na dotační a projektové aktivity univerzit (projektový servis, projekty OP, výzkumné a vědecké projekty, projekty ve vazbě VaV na transfer technologií, projekty v oblasti CŽV, projektové aktivity v oblasti mobility). 2. Umožnit zapojeným VŠ sdílení dobré praxe v problematice vyhledávání vhodných dotačních programů, životního cyklu projektu, komunikačních tocích uvnitř univerzit ve vztahu k projektům 3. Navázat spolupráci ke sdílení konkrétních kapacit vzájemné vzdělávání se v projektové problematice se zaměřením na specifické prostředí univerzitního typu, např. analýzy výzev a specifických podmínek u operačních programů, společná konzultační činnost s řídicími orgány podpora plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy, pokyny orgánů státní správy a pravidla poskytovatelů dotace (pochopení zadávací dokumentace, definice cílové skupiny, jednotnost formulářů příloh atd.), sdílení překladů zadávací dokumentace zahraničních dotačních fondů, apod. 4. Nastavit efektivní způsob řízení projektového a dotačního managementu Plnění kontrolovatelných výstupů Ad1) Tento cíl byl splněn díky účasti pracovníků projektového servisu na čtyřech setkáních účastníků projektu a prostřednictvím 4 realizovaných Job Shadowingů, kdy se otevřeli možnosti sdílet informace k řešeným strategickým ESF a ERDF projektům OP VVV společná témata nastavení mezd, čerpání paušálních nákladů, komunikace a zapojení součástí univerzit, institucionální zázemí projektů, zapojení obslužných pracovišť do projektů. Ostravská univerzita koordinovala zrealizování všech Job Shadowingů, kterých bylo celkem realizováno 30. Ad2) Tento cíl byl splněn především prostřednictvím sdílení informací na komunikační platformě zřízené v prostředí GSuite. Ostravská univerzita byla správcem platformy a řádně zajistila chod, strukturu a aktivitu na platformě. Prostřednictvím projektu na projektových setkáních a job shadowingu měli pracovníci OPP možnost poznat praxi při vyhledávání vhodných dotačních zdrojů u zapojených univerzit, principy fungování a financování projektových center. Ad3) Tento cíl byl splněn vzájemnou komunikací a diskusí problematických otázek v souvislosti s projekty na projektových setkáních, na hostitelských výjezdech u partnerské VŠ a také na komunikační platformě. V rámci projektu byla vytvořena pracovní skupina HR Award u institucí, které obdžely finanční podporu v rámci OP VVV z výzvy PO2 Rozvoj kapacit pro VaV, kde dochází k intenzivnímu sdílení informací ve vazbě na HR Award. Došlo také ke společnému proškolení k této problematice v Bruselu na EK s účastí OU, MENDELU, VUT. Ad4) Tento cíl byl splněn. V rámci řešení projektu měla Ostravská univerzita možnost poznat několik typů řízení projektové činnosti a dotačního managementu na zapojených univerzitách. Průběžně byly prováděny autoevaluační porady včetně 3denního výjezdního zasedání OPP, kde byly podrobně analyzovány procesy řízení projektů, kapacit lidských zdrojů a vnitřních norem ve vztahu k projektům na OU. Na základě sdílených zkušeností a doporučení absolvovali pracovníci oddělení pro podporu projektů školení na MS Project, tento IS je výrazný efektivní nástroj pro řízení projektů a po absolvování školení začal být IS využíván v každodenní praxi pracovníků. Vybraní 3 pracovníci OPP (Repaňová, Lazarová, Řepková) v souvislosti s doporučením partnerských institucí se zúčastnili školení na projektové řízení dle metodiky PRINCE2 s úspěšně ukončenou certifikovanou zkouškou. Uveďte stanovené kontrolovatelné výstupy projektu a do jaké míry byly splněny, případně důvod, proč splněny nebyly. 1. Projektová setkání účast na 4 setkáních po 4 pracovnících VŠ, networking a kulaté stoly, organizace 1 projektového setkání Ostravská univerzita byla organizátorem prvního setkání Severní Morava (Ostravice), které bylo realizováno v termínu 27. 29.3. 2017 a zúčastnilo se jej 53 pracovníků projektových center 14 univerzit a 1 fakultní nemocnice speciální host. Ostravská univerzita byla zastoupena 10 lidmi (Repaňová, Lazarová,, Janoschová, Hladká, Řepková, Kaštovská, Svoboda, Fajkisová, Miarka, Drozd). Prezentujícími univerzitami byly: OU, VŠB-TUO, SU a Fakultní nemocnice Sv. Anny v Brně jako zástupce příjemce s jinými podmínkami ve financování (častý typ partnera VŠ). Z prezentací a kulatých stolů byla pořízena dokumentace uveřejněna na komunikační platformě. Networking byl zaměřený na možnosti podpory konkurenceschopnosti v lokálních podmínkách prohlídkou minipivovárku Beskydy. V rámci organizace setkání byl pořízen nutný materiál (kancelářské prostředky, tonery apod.) Projektového setkání Západní Čechy (Plzeň), které organizovala ŽČU v termínu 19.6.-21.6.2017 se zúčastnili 4 pracovníci projektového servisu OU (Kaštovská, Hladká, Řepková, Kulová). Projektového setkání Jižní Morava I (Lednice), které organizovala MENDELU v termínu 5.-7.9.2017 se 2
zúčastnili 4 osoby (Repaňová, Kaštovská, Hladká, Řepková) Projektové setkání Jižní Morava II (Pavlov) organizovalo v termínu 31.10.-2.11.2017 VUT. Za Ostravskou univerzitu se setkání zúčastnili 3 osoby (Kaštovská, Hladká, Repaňová). OU se tedy zúčastnila 4 setkání s průměrnou účastí 4,7 osob na setkání. Na setkáních byly realizovány kulaté stoly a networking. S projektovými setkání souvisely náklady mzdové (organizace setkání, prezentace, úprava platformy, koordinace) 2. Job shadowing účast na hostitelské instituci 3x, organizace 3 stínování jako hostitelské instituce, což je navýšení hostování o 1 oproti plánu a rovněž navýšení o 1 organizování stínování. Ostravská univerzita vyjela na pracoviště projektového servisu 3 partnerských institucí: TUL 2.-.3.5.2017, účast 5 osob: Repaňová, Kaštovská, Hladká, Lazarová, Řepková VŠPJ 23.11.2017, účast 4 osob: Repaňová, Kaštovská, Řepková, Larišová SU 20.-21.11.2017 účast 3 osob: Lazarová, Larišová, Kaštovská Na pracoviště Oddělení pro podporu projektů OU přijeli 3 VŠ na stínování: VUT a TUL 26.-27.9.2017, jednalo se o kombinované stínování po domluvě s druhou hostitelskou VŠ (VŠB- TUO). UPOL 4.-5.2017 S organizací stínování vznikly nutné náklady cestovné, nákup materiálu, osobní náklady na organizaci, prezentace a koordinaci JS celého projektu. 3. Komunikační platforma aktivní účast na platformě (příspěvky z projektového setkání, z job shadowing, další) Ostravská univerzita byla správcem komunikační platformy, nastavila jednotlivé parametry, zprovoznila účty pro všechny partnerské instituce a koordinovala přidávání jednotlivých příspěvků na platformu. Pracovníci OPP průběžně aktivně komunikovali s partnerskými institucemi přes platformu, publikovali příspěvky z projektového setkání Severní Morava a job shadowingu. 4. Podpoření pracovníci z projektových kanceláří VŠ v oblasti plnění požadavků stanovených obecně závaznými právními předpisy, pokyny orgánů státní správy a pravidly poskytovatelů dotací 5 pracovníků Získáním know-how bylo podpořeno 13 osob s vazbou na projektová řízení, což je o 8 osob více oproti plánu v projektové žádosti: Repaňová, Řepková, Hladká, Lazarová, Larišová, Kaštovská, Svoboda, Drozd, Fajkisová, Hájek, Kulová, Miarka, Janoschová 5. Počet podpořených veřejných VŠ v oblasti zefektivnění řízení projektového a dotačního managmentu 1 VŠ, 2 oddělení zajišťující projektový servis (OPP a projektové centrum PřF OU) Změny v řešení Vhodnou optimalizací nákladů bylo možné dále realizovat tyto aktivity, které měly přínos pro cíl č. 4 nastavení efektivního řízení projektového a dotačního managementu ve vlastní instituci: 6. Výjezdní zasedání oddělení pro podporu projektů OU Ve dnech 8.-10.8.2017 bylo realizováno výjezdní zasedání oddělení pro podporu projektů, na kterém proběhla autovevaluace vnitřních postupů a procesů v projektové činnosti, evaluace získaných poznatků z projektových setkání a job shadowingu projektu PPP!!!VŠ. Výsledkem bylo navržení opatření k efektivnějšímu projektovému řízení na OPP včetně návrhů ke zvýšení znalostí a dovedností pracovníků OPP formou školení. Akce se zúčastnilo 8 osob: Řepková, Repaňová, Fajkisová, Lazarová, Hladká, Svoboda, Hájek, Kaštovská 7. Školení pracovníků oddělení pro podporu projektů OU v informačním systému MS Project Projektoví manažeři a administrativa oddělení pro podporu projektů se účastnila školení na využívání informačního systému MS Project pro efektivnější řízení projektů. 8. Školení vybraných pracovníků v metodice řízení dle PRINCE2 Foundation Tři pracovníci OPP (Repaňová, Lazarová, Řepková) absolvovali certifikovaný kurz na metodiku řízení Prince2 Foundation zakončený zkouškou. Nutnost školení vyplynula z evaluace zkušeností získaných na projektových setkáních a job shadowingu. Pokud došlo v průběhu řešení ke změnám, uveďte je, vysvětlete příčinu, v případě, že jste žádali o jejich povolení MŠMT, uveďte č. j. vyřízení této žádosti. č. Jednotlivé změny (přidejte řádky podle potřeby) Zdůvodnění (případně č. j. vyřízení žádosti na MŠMT) 3
Přehled o pokračujícím projektu 1 Realizace interního výjezdního zasedání OPP 2 Školení pracovníků OPP v oblasti MS Project 3 4 5 Školení vybraných pracovníků v metodice řízení dle PRINCE2 Foundation Přesun prostředků (1 tis. Kč) z kapitoly 2.3. do 2.1. Přesun prostředků (9tis. Kč) z kapitoly 2.5. do 2.4. Pro splnění cíle č. 4 se jevil výjezd jako velmi efektivní prostředek pro evaluaci vnitřních procesů OPP a jejich úpravu. Na základě sdílení zkušeností v rámci projektu s partnerskými institucemi se ukázalo, že využívání vhodného softwaru pro řízení projektu výrazně zefektivní práci projektového servisu. Má vazbu na cíl č. 2 a č. 4. Na základě sdílení zkušeností v rámci projektu s partnerskými institucemi se ukázalo, že využívání vhodné metodiky řízení projektů výrazně zefektivní práci projektového servisu. Má vazbu na cíl č. 2 a č. 4. Jedná se o přesun prostředků z nevyčerpaných zákonných odvodů na mzdy. Přesný poměr mzdy a odvodů nelze při podání projektové žádosti nastavit. Vzhledem k realizaci 3 dalších aktivit (interní výjezdní zasedání, školení na MS Project, školení PRINCE2Foundation) s sebou přineslo nutnost dalších materiálních nákladů s vazbou na vyšší efektivitu řízení projektů, tedy zlepšení přehlednosti a informovanosti o stavech a procesech v projektech např. magnetické folie, rámečky apod. Pokud se jedná o pokračující projekt, uveďte, od kdy se realizuje a kolik finančních prostředků již bylo vyčerpáno. V případě, že je plánováno pokračování projektu v dalších letech, uveďte výhled do budoucna. Rok realizace Čerpání finančních prostředků (souhrnný údaj) - - - Poznámka (případně výhled do budoucna) Poznámka: V případě, že potřebujete sdělit další doplňující informace, uveďte je v příloze. Specifikace čerpání finanční dotace na řešení projektu (vyplnit za celý projekt) Přidělená dotace na řešení projektu - ukazatel I (v tis. Kč) Čerpání dotace (v tis. Kč) 1. Kapitálové finanční prostředky celkem 0 0 1.1 Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) 1.2 Samostatné věci movité (stroje, zařízení) 1.3 Ostatní technické zhodnocení 2. Běžné finanční prostředky celkem Osobní náklady: 4
2.1 Mzdy (včetně pohyblivých složek) 425 426 2.2 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr 3 3 2.3 Odvody pojistného na veřejné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a příděly do sociálního fondu Ostatní: 146 145 2.4 Materiální náklady (včetně drobného majetku) 60 69 2.5 Služby a náklady nevýrobní 293 284 2.6 Cestovní náhrady 77 77 2.7 Stipendia 0 0 3. Celkem běžné a kapitálové finanční prostředky 1 004 1 004 Bližší zdůvodnění čerpání v jednotlivých položkách (přidejte řádky podle potřeby) Číslo položky (viz předchozí tab.) 2.1. Název výdaje a jeho zdůvodnění Odměny pro členy realizačního týmu projektu za řešení projektu formou jednorázových odměn za následující činnosti: Koordinace a řízení celého projektu, organizační zajištění projektového setkání, správcovství komunikační platformy, příspěvky, diskuze a prezentace na projektovém setkání, na 6x job shadowingu, koordinace stínování celého projektu, příspěvky na komunikační platformě Částka (v tis. Kč) 2.2. DPP zajištění odborné přednášky v rámci Job shadowing (příjezd VUT a TUL) 3 2.3. Odvody soc. a zdr. pojištění ve vazbě na položku 2.1. 145 2.4. 2.5. 2.6. Materiální náklady typu kancelářské potřeby, tonery pro řešící pracoviště OPP, nutné materiální zajištění při organizaci projektového setkání, nákup NB pro správce komunikační platformy Služby spojené s organizací projektového setkání pro 56 osob (ubytování, strava, pronájem sálu, networking), zajištění pronájmu místnosti pro jednání výjezdního zasedání OPP, školení MS Project pro pracovníky OPP OU, školení pro 3 pracovníky Prince2 Foundation Cestovné realizačního týmu projektová setkání, job shadowing, inspekční cesta v rámci řízení projektu, výjezdní zasedání OPP, konzultace na partnerských VŠ, konzultace na MŠMT CELKEM 1 004 426 69 284 77 5