DATASHEET Náklady na telekomunikační služby pod kontrolou efektivně a přesně SNV katalog výkazů TELECOMSPOL, spol. s r.o. Dělnická 12, 170 00 Praha 7, Česká republika tel.: +420 267 312 377, info@tcs.cz, www.tcs.cz
Strana 2 Obsah Technické požadavky...3 Výkaz 1 Výpis účtu telefonního čísla...4 Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu...7 Výkaz 3 Přehled nákladů nákladového střediska...11 Výkaz 4 Přehled částek soukromých úhrad... 14 Výkaz 5 Přehled nepřiřazených telefonních čísel... 15 Výkaz 6 Upozornění na nestandardní situace...17 Výkaz 7 Sumární přehled nákladů organizace...18 Výkaz 8 Přehled procentuálního poměru soukromých a služebních úhrad...20 Výkaz 9 Importní soubor pro účtárnu...21 Slovník pojmů...22
Strana 3 Technické požadavky Veškeré Výkazy jsou zasílány elektronicky na koncové stanice určené pro příjem a vizualizaci. Pro správné a bezproblémové přijetí a zobrazení jednotlivých výkazů je nutné ze strany zákazníka zajistit, aby měly veškeré tyto koncové stanice funkční schránku elektronické pošty s propustností příloh minimálně 2 MB a dále aby byly vybaveny softwarem MS Excel 2000 a vyšším, variantně volně dostupným SW OpenOffice. Technické požadavky
Strana 4 Výkaz 1 Výpis účtu telefonního čísla Jedná se o výkaz, ve kterém je samostatně vyúčtováno jedno jediné telefonní číslo. Tento výkaz je možno zasílat libovolně zaměstnancům i vedoucím pracovníkům na základě zadané emailové adresy v Evitel. List 1 Metodika výkazu 1. list - "Popis" podává vysvětlující informace. 2. list - "Výpisy" Záhlaví obsahuje: - název výstupu - textovou identifikaci (název) střediska - informaci o aktuálním časovém období, kterého se výstup týká - jméno uživatele mobilního telefonu (SIM karty) - datum zpracování výstupu - informaci o zpracovateli výstupu Tabulka obsahuje: - sloupec "Tel. číslo": obsahuje telefonní čísla veškerých pevných linek a/nebo mobilních telefonů příslušejících uživateli - sloupce "Datum spojení ", "Čas spojení" a "Délka spojení" : datum a čas začátku spojení, délku spojení - sloupec "Počet jednotek ": pro mobilní telefony udává počet přenesených kb v případě datové komunikace resp. počet SMS zpráv - sloupec "Volané číslo": udává telelfonní číslo volaného účastníka včetně použité mezinárodnéí předvolby - sloupec "Síť": udává označení telekomunikační sítě, a to O2 nebo GTS pro pevné linky, ET nebo TM pro mobilní telefony. - sloupec "Služba": udává druh (typ) spojení resp. popis položky - sloupec "Popis destinace ": udává popis směru, do kterého bylo spojení uskutečněno - sloupec "Volné minuty ": udává, zda spojení bylo (A) resp. nebylo (N) resp. bylo částečně (Č) uskutečněno v rámci volných jednotek (minut) - sloupec "Cena": udává cenu spojení bez DPH podle platného ceníku operátora (bez ohledu, zda bylo spojení uskutečněno v rámci volných jednotek/minut) - sloupec "Cena účtovaná": udává cenu spojení bez DPH, kterou operátor skutečně účtuje po zohlednění volných jednotek (minut resp. volných SMS) - sloupec "K úhradě za soukr. spojení ": udává cenu spojení bez DPH, kterou je třeba uhradit za soukromé použití telefonu - sloupec "Klasifikace spojení ": udává příznak druhu spojení/platby, a to "D" pro služby 3. stran (dárcovské SMS, jízdenky apod.) Není-li pole vyplněno, předpokládá se spojení služební. 3. list - "Souhrny" Záhlaví obsahuje: - dtto list "Výpisy" Tabulka obsahuje: - souhrn za veškerá spojení a platby 4. list - "Soukromé úhrady" Záhlaví obsahuje: - dtto list "Výpisy" Tabulka obsahuje: - vyúčtování za soukromou spotřebu telekomunikačních služeb v členění na hovory, textové zprávy, paušální platby, překročení nákladového limitu (příspěvku) a služby 3. stran, a to včetně celkové částky k úhradě s DPH. Výkaz 1 Výpis účtu telefonního čísla
Strana 5 List 2 Podrobný výpis spojení za tel. číslo Výpis tel. čísla - Výpisy - Finanční oddělení Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Jan Novák - +420606123456 Datum zpracování: 8.10.2010 Tel. číslo Datum spojení Čas spojení Délka spojení Poč et jednotek Volané číslo Síť Služba Popis destinace Volné minuty Cena Cena účtovaná K úhradě za soukr. spojení Klasifikace spojení 606123456 01. 09. 2010 05:20 1 720556677 ET TEXT GSM O2 A 1,50 0,00 606123456 01. 09. 2010 05:22 1 721654321 ET TEXT GSM O2 A 1,50 0,00 606123456 01. 09. 2010 07:12 1 606112233 ET TEXT Textová zpráva A 1,50 0,00 606123456 01. 09. 2010 07:13 1 606112233 ET TEXT Textová zpráva A 1,50 0,00 606123456 01. 09. 2010 08:10 0:01:00 732732732 ET TEL T-Mobile 73 A 4,40 0,00 606123456 01. 09. 2010 09:26 1 732732732 ET TEXT Textová zpráva A 1,50 0,00 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 606123456 29. 09. 2010 12:11 1 608123123 ET TEXT Textová zpráva N 1,50 1,50 1,50 S 606123456 29. 09. 2010 12:47 1 608124124 ET TEXT Textová zpráva N 1,50 1,50 1,50 S 606123456 29. 09. 2010 13:06 0:01:00 602125125 ET TEL VPN hovor A 2,50 0,00 0,00 S 606123456 29. 09. 2010 13:51 0:01:00 602126126 ET TEL VPN hovor A 2,50 0,00 0,00 S 606123456 29. 09. 2010 14:10 1 608127127 ET TEXT Textová zpráva N 1,50 1,50 1,50 S 606123456 29. 09. 2010 16:28 0:29:41 777666555 ET TEL Vodafone 77 N 130,03 130,03 130,03 S 606123456 29. 09. 2010 16:58 1 608129129 ET TEXT Textová zpráva N 1,50 1,50 1,50 S Výkaz 1 Výpis účtu telefonního čísla
Strana 6 List 3 Souhrnný výpis nákladů za tel. číslo Výpis tel. čísla - Souhrnné údaje o platbách, spojeních a cenách - Finanční oddělení Období:01. 09. 2010-30. 09. 2010 Jan Novák Datum zpracování: 8.10.2010 Telefonní číslo 606 123 456 Tarif O2 Tarif XYZ Volné jednotky Jednotka Nárok v běžném období Spotřebované Převedené do dalšího období Volné minuty 200 0 0 Volné SMS zprávy 60 0 0 Poskytnuté slevy Sleva OP Promo směr ost- 1,80 Kč - sleva na hovorné Sleva MMS na 3,04 Kč - sleva na MMS OP+OPPromo+Light - SMS 0,30Kč - sleva na textovou službu Celkem za Poskytnuté slevy Účtovaná cena bez DPH -824,15 Kč -4,76 Kč -180,00 Kč -1 008,91 Kč Účtované služby Typ spojení Délka spojení Počet jednotek Účtovaná cena bez DPH ET-Odeslané zprávy SMS 210 225,00 Kč ET-Hovory 10:34:39 1 394,68 Kč ET-Odeslané zprávy MMS 1 7,80 Kč Celkem za Účtované služby 10:34:39 211 1 627,48 Kč Paušální platby Paušální platba Pravidelné poplatky: - Team Nonstop Pravidelné poplatky: - Měsíční paušál Celkem za Paušální platby Účtovaná cena bez DPH 1,00 Kč 78,00 Kč 79,00 Kč Celkem za 606123456 10:34:39 211 697,57 Kč List 4 - Soukromé úhrady - souhrn soukromých úhrad za tel. číslo Výpis tel. čísla - Soukromé úhrady Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Jan Novák - +420606123456 Datum zpracování: 8.10.2010 Telefonní číslo 606 123 456 Úhrada Délka spojení Počet jednotek Částka k úhradě bez DPH ET-Odeslané zprávy SMS 69 103,28 Kč ET-Hovory 2:07:30 469,29 Kč Celkem úhrady bez služeb 3. stran Celkem k úhradě za telefonní číslo +420606123456 s DPH 0,00 Kč 687,08 Kč Výkaz 1 Výpis účtu telefonního čísla
Strana 7 Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu Jedná se o výkaz, ve kterém jsou souhrnně vyúčtována veškerá telefonní čísla účastnického subjektu jak z pevných linek, tak z mobilních telefonů, a to i ze SIM v zaměstnaneckém programu. Jedná se o alternativu k výkazu 1, zde jsou však veškerá čísla subjektu vyúčtována v jednom výkazu. Tento výkaz je možno zasílat libovolně zaměstnancům i vedoucím pracovníkům na základě zadané emailové adresy v Evitel. List 1 Metodika výkazu 1. list - "Popis" podává vysvětlující informace. 2. list - "Výpisy" Záhlaví obsahuje: - název výstupu - textovou identifikaci (název) střediska - informaci o aktuálním časovém období, kterého se výstup týká - jméno uživatele mobilního telefonu (SIM karty) - datum zpracování výstupu - informaci o zpracovateli výstupu Tabulka obsahuje: - sloupec "Tel. číslo": obsahuje telefonní čísla veškerých pevných linek a/nebo mobilních telefonů příslušejících uživateli - sloupce "Datum spojení ", "Čas spojení" a "Délka spojení" : datum a čas začátku spojení, délku spojení - sloupec "Počet jednotek ": pro mobilní telefony udává počet přenesených kb v případě datové komunikace resp. počet SMS zpráv - sloupec "Volané číslo": udává telelfonní číslo volaného účastníka včetně použité mezinárodnéí předvolby - sloupec "Síť": udává označení telekomunikační sítě, a to O2 nebo GTS pro pevné linky, ET nebo TM pro mobilní telefony. - sloupec "Služba": udává druh (typ) spojení resp. popis položky - sloupec "Popis destinace ": udává popis směru, do kterého bylo spojení uskutečněno - sloupec "Volné minuty ": udává, zda spojení bylo (A) resp. nebylo (N) resp. bylo částečně (Č) uskutečněno v rámci volných jednotek (minut) - sloupec "Cena": udává cenu spojení bez DPH podle platného ceníku operátora (bez ohledu, zda bylo spojení uskutečněno v rámci volných jednotek/minut) - sloupec "Cena účtovaná": udává cenu spojení bez DPH, kterou operátor skutečně účtuje po zohlednění volných jednotek (minut resp. volných SMS) - sloupec "K úhradě za soukr. spojení ": udává cenu spojení bez DPH, kterou je třeba uhradit za soukromé použití telefonu - sloupec "Klasifikace spojení ": udává příznak druhu spojení/platby, a to "D" pro služby 3. stran (dárcovské SMS, jízdenky apod.) Není-li pole vyplněno, předpokládá se spojení služební. 3. list - "Souhrny" Záhlaví obsahuje: - dtto list "Výpisy" Tabulka obsahuje: - souhrn za veškerá spojení a platby 4. list - "Soukromé úhrady" Záhlaví obsahuje: - dtto list "Výpisy" Tabulka obsahuje: - vyúčtování za soukromou spotřebu telekomunikačních služeb v členění na hovory, textové zprávy, paušální platby, překročení nákladového limitu (příspěvku) a služby 3. stran, a to včetně celkové částky k úhradě s DPH. Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu
Strana 8 List 2 Podrobný výpis spojení za jednotlivá tel. čísla Výpis účtů účastnického subjektu - Výpisy - Finanční oddělení Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Petr Novák Datum zpracování: 8.10.2010 Tel. číslo Datum spojení Čas spojení Délka spojení Počet jednotek Volané číslo Síť Služba Popis destinace Volné jednotky Cena Cena účtovaná K úhradě za soukr. spojení Klasifikace spojení 495654321 02. 09. 2010 12:29 0:07:04 495001122 O2 Místní volání TO Královéhradecký N 8,72 8,72 8,72 S 495654321 03. 09. 2010 09:28 0:05:15 466466466 O2 Dálkové volání TO Pardubický N 6,54 6,54 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 495654321 29. 09. 2010 11:04 0:09:50 495776655 O2 Místní volání TO Královéhradecký N 10,90 10,90 10,90 S 495654321 30. 09. 2010 13:39 0:04:52 495776677 O2 Místní volání TO Královéhradecký N 5,45 5,45 5,45 721123456 1.9.2010 17:13 1 606123456 ET TEXT Textová zpráva A 1,50 0,00 721123456 1.9.2010 17:16 0:02:11 776123456 ET TEL Vodafone 77 A 9,58 0,00 5,17 S - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 721123456 30.9.2010 12:06 1 +32123456789 RO TEXT BASE B Belgium N 2,75 2,75 2,75 S 721123456 30.9.2010 12:06 1 +32123456789 RO TEXT BASE B Belgium N 2,75 2,75 2,75 S Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu
Strana 9 List 3 Souhrn nákladů za pevné linky a mobilní telefony daného subjektu Výpis účtů účastnického subjektu - Souhrnné údaje o platbách, spojeních a cenách - Finanční oddělení Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Petr Novák Datum zpracování: 8.10.2010 Souhrn za pevné linky Telefonní číslo 495 654 321 Účtované služby Typ spojení Délka spojení Počet jednotek Účtovaná cena bez DPH O2-Hovory 1:03:26 102,85 Kč Celkem za Účtované služby 1:03:26 102,85 Kč Celkem za 495654321 1:03:26 102,85 Kč Souhrn za mobilní telefony Telefonní číslo 721 123 456 Tarif O2 Tarif XYZ Volné jednotky Jednotka Nárok v běžném období Spotřebované Převedené do dalšího období Volné minuty 200 0 200 Volné SMS zprávy 50 0 25 Paušální platby Paušální platba Pravidelné poplatky: - Team Profi, Pravidelné poplatky: - Měsíční paušál Celkem za Paušální platby Účtovaná cena bez DPH 1,00 Kč 300,00 Kč 301,00 Kč Účtované služby Typ spojení Délka spojení Počet jednotek Účtovaná cena bez DPH RI-Hovory 0:04:33 17,40 Kč ET-Hovory 1:32:56 624,50 Kč RO-Hovory 0:41:19 410,75 Kč ET-Odeslané zprávy SMS 30 20,85 Kč RO-Odeslané zprávy SMS 21 57,75 Kč Celkem za Účtované služby 2:18:48 51 1 131,25 Kč Poskytnuté slevy Sleva Profi sleva 45 pr, fix - sleva na Měsíční paušál Profi sleva 45 pr, fix - sleva na hovorné Roam př, Belgium EUT 2,85 Kč - sleva na hovorné Roam od, Belgium EUT 6,95 Kč - sleva na hovorné Celkem za Poskytnuté slevy Účtovaná cena bez DPH -135,00 Kč -281,02 Kč -4,41 Kč -123,56 Kč -543,99 Kč Celkem za 721123456 2:18:48 51 888,26 Kč CELKEM za všechna telefonní čísla 991,11 Kč Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu
Strana 10 List 4 Souhrn soukromých úhrad za pevné linky a mobilní telefony subjektu Výpis účtů účastnického subjektu - Soukromé úhrady - Finanční oddělení Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Petr Novák Datum zpracování: 8.10.2010 Telefonní číslo 495 654 321 Úhrada Délka spojení Počet jednotek Částka k úhradě bez DPH O2-Hovory 0:15:42 21,68 Kč Celkem úhrady bez služeb 3. stran Celkem k úhradě za telefonní číslo 495654321 s DPH 0,00 Kč 21,68 Kč Telefonní číslo 721 123 456 Úhrada Délka spojení Počet jednotek Částka k úhradě bez DPH ET-Hovory 1:09:26 143,01 Kč ET-Odeslané zprávy SMS 11 16,50 Kč Celkem úhrady bez služeb 3. stran Celkem k úhradě za telefonní číslo 721123456 s DPH 0,00 Kč 191,42 Kč CELKEM k úhradě za všechna telefonní čísla 213,10 Kč Výkaz 2 Výpis účtu účastnického subjektu
Strana 11 Výkaz 3 Přehled nákladů nákladového střediska V tomto výkazu je odpovědným pracovníkům zobrazen přehled nákladů a délek hovorů jednotlivých zaměstnanců spadajících do určitého nákladového střediska. Na druhém listu výkazu je zobrazována historie nákladů daného střediska za poslední rok. Tento výkaz je možno zasílat vedoucímu každého střediska, což zvyšuje schopnost společnosti efektivněji řídit využívání telekomunikačních služeb. List 1 Metodika výkazu Výkaz "Přehled nákladů střediska" 1. list - "Popis" podává vysvětlující informace. 2. list - "Aktuální období" Záhlaví obsahuje: - název výstupu - textovou identifikaci (název) střediska - informaci o aktuálním časovém období, kterého se výstup týká - datum zpracování výstupu - informaci o zpracovateli výstupu Tabulka obsahuje: - sloupec "Subjekt": - obsahuje příjmení a jméno zaměstnance a v řádku jsou uváděny souhrnné informace ke všem telefonním linkám a mobilním telefonům příslušejícím zaměstnanci - sloupce "Účtované náklady ": obsahují náklady na spojení a to včetně paušálních a jednorázových plateb a poskytnutých slev - sloupce "Délka hovorů ": - pro pevné linky obsahují celkovou skutečnou délku hovorů, tj. nikoliv délku tarifikovanou - pro mobilní telefony obsahují celkovou tarifikovanou délku hovorů, tj. nikoliv délku skutečnou 3. list - "Roční historie" Záhlaví obsahuje: - název výstupu - textovou identifikaci (název) střediska - informaci o obdobích (měsících), kterých se výstup týká - datum zpracování výstupu - informaci o zpracovateli výstupu Tabulka obsahuje: - celkové komplexní náklady střediska za posledních 12 období (měsíců) v členění na pevné linky, mobilní telefony a celkem - průměr celkových nákladů za středisko za měsíc Graf: - grafické znázornění nákladů za posledních 12 období (měsíců) Výkaz 3 Přehled nákladů nákladového střediska
Strana 12 List 2 Seznam nákladů a délky hovorů jednotlivých subjektů daného střediska Přehled nákladů střediska - Aktuální období Ředitelství Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Subjekt Pevné linky Mobilní telefony Celkem Účtované náklady Délka hovorů Účtované náklady Délka hovorů Účtované náklady Délka hovorů modem 1 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 modem 2 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 Jiřina Procházková 1,02 Kč 0:00:19 0,00 Kč 0:00:00 1,02 Kč 0:00:19 GSM Brána 0,00 Kč 0:00:00 5 821,01 Kč 18:19:24 5 821,01 Kč 18:19:24 modem 4 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 0,00 Kč 0:00:00 Petr Novák 505,20 Kč 3:11:22 1 609,05 Kč 6:11:56 2 114,25 Kč 9:23:18 Jan Pecina 2,83 Kč 0:02:20 2 273,83 Kč 3:11:41 2 276,66 Kč 3:14:01 Anna Kratochvílová 180,58 Kč 1:07:56 0,00 Kč 0:00:00 180,58 Kč 1:07:56 Karel Novák 191,93 Kč 1:26:19 0,00 Kč 0:00:00 191,93 Kč 1:26:19 Petr Procházka 58,29 Kč 1:24:10 0,00 Kč 0:00:00 58,29 Kč 1:24:10 Jitka Procházková 0,00 Kč 0:00:00 168,86 Kč 0:09:36 168,86 Kč 0:09:36 Martina Kroupová 189,97 Kč 3:27:33 0,00 Kč 0:00:00 189,97 Kč 3:27:33 Pavel Kotrba 18,15 Kč 0:10:50 0,00 Kč 0:00:00 18,15 Kč 0:10:50 Milan Bauer 0,00 Kč 0:00:00 616,91 Kč 1:10:53 616,91 Kč 1:10:53 Tomáš Koudelka 117,73 Kč 2:08:50 1 294,28 Kč 9:06:10 1 412,01 Kč 11:15:00 Jan Kratochvíl 4,10 Kč 0:03:51 1 715,66 Kč 7:15:46 1 719,76 Kč 7:19:37 Ladislav Horák 93,92 Kč 0:38:56 0,00 Kč 0:00:00 93,92 Kč 0:38:56 Jan Novák 132,28 Kč 0:58:55 449,50 Kč 0:00:00 581,78 Kč 0:58:55 Miloslava Adamcová 99,40 Kč 0:45:17 242,98 Kč 3:52:28 342,38 Kč 4:37:45 Anna Nováková 118,42 Kč 2:14:37 2 233,33 Kč 24:40:58 2 351,75 Kč 26:55:35 Pavel Kramný 1,02 Kč 0:00:13 0,00 Kč 0:00:00 1,02 Kč 0:00:13 Z toho: Poskytnuté slevy 0,00 Kč -5 840,05 Kč -5 840,05 Kč Účtované služby 1 714,84 Kč 15 089,30 Kč 16 804,14 Kč Paušální platby 0,00 Kč 7 176,16 Kč 7 176,16 Kč Celkem náklady / délky hovorů 1 714,84 Kč 17:41:28 16 425,41 Kč 73:58:52 18 140,25 Kč 91:40:20 Výkaz 3 Přehled nákladů nákladového střediska
Strana 13 List 3 Historie nákladů daného střediska za poslední rok Přehled nákladů střediska - Roční historie Ředitelství Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Náklady za 12 měsíců (bez DPH) Období Mobilní tel. Pevné linky Celkem 2009-10 3 276,18 Kč 4 639,21 Kč 7 915,39 Kč 2009-11 3 127,23 Kč 4 144,19 Kč 7 271,42 Kč 2009-12 3 546,79 Kč 5 246,73 Kč 8 793,52 Kč 2010-01 3 025,54 Kč 2 567,66 Kč 5 593,20 Kč 2010-02 3 264,99 Kč 3 681,62 Kč 6 946,61 Kč 2010-03 2 135,00 Kč 3 676,78 Kč 5 811,78 Kč 2010-04 2 121,69 Kč 3 458,25 Kč 5 579,94 Kč 2010-05 2 375,53 Kč 3 509,51 Kč 5 885,04 Kč 2010-06 2 182,57 Kč 3 046,26 Kč 5 228,83 Kč 2010-07 1 972,17 Kč 3 635,45 Kč 5 607,62 Kč 2010-08 2 050,71 Kč 2 274,40 Kč 4 325,11 Kč 2010-09 1 860,41 Kč 1 714,84 Kč 3 575,25 Kč Průměr Průměrné náklady 6 044,48 Kč Přehled nákladů 10 000 9 000 8 000 7 000 Kč (bez DPH) 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Pevné linky Mobilní tel. Výkaz 3 Přehled nákladů nákladového střediska
Strana 14 Výkaz 4 Přehled částek soukromých úhrad Tento výkaz slouží vedoucím a odpovědným pracovníkům jako přehled úhrad jednotlivých zaměstnanců za soukromá spojení. Ta jsou účtována vždy pro subjekt pro veškerá jemu přiřazená telefonní čísla. Výpis může být buď za celou organizaci (viz. následující obrázek), nebo může být generován pro každé středisko zvlášť a může být zasílán vedoucím jednotlivých nákladových středisek. Seznam úhrad za soukromá spojení pro každý subjekt v daném středisku Přehled částek úhrad za soukromá spojení Období: 01.09.2010-30.09.2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Středisko Název střediska Zaměstnanec Celkem (bez DPH) Služby třetích stran (bez DPH) Celkem (včetně DPH) XYZ/001 Ředitelství Anna Kratochvílová 415,41 Kč 0,00 Kč 498,00 Kč Ředitelství Karel Novák 27,48 Kč 0,00 Kč 33,00 Kč Ředitelství Petr Procházka 19,53 Kč 0,00 Kč 23,00 Kč - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - XYZ/002 Finanční oddělení Jitka Procházková 171,69 Kč 0,00 Kč 206,00 Kč Finanční oddělení Martina Kroupová 6,00 Kč 0,00 Kč 7,00 Kč XYZ/003 Provozní oddělení Pavel Kotrba 11,00 Kč 0,00 Kč 13,00 Kč Provozní oddělení Milan Bauer 80,00 Kč 0,00 Kč 96,00 Kč Celkem 8 731,11 Kč 0,00 Kč 10 477,33 Kč Výkaz 4 Přehled částek soukromých úhrad
Strana 15 Výkaz 5 Přehled nepřiřazených telefonních čísel V případě, že některá čísla organizace (mobilní i pevná) se objeví na fakturách poskytovatelů služeb, ale toto číslo není nikomu v organizaci přiděleno, je toto číslo zobrazeno i s nákladem na jeho provoz v tomto výkazu. Tento výkaz tak může sloužit ke kontrole irelevantně či mylně vynakládaných prostředků na telekomunikační služby v rámci organizace. List 1 Popis výkazu Nepřiřazená telefonní čísla Výkaz podávající informaci o nákladech vztahujících se k takovým telefonním číslům za takové dny, ve kterých chybí přiřazení telefonního čísla k účastnickému subjektu, a nelze je tedy alokovat na konkrétní subjekt či nákladové středisko. Výkaz "Nepřiřazená telefonní čísla" se sestává ze 2 listů. 1. list - "Popis" podává vysvětlující informace 2. list - "Výpisy" Záhlaví obsahuje: - název výkazu - zúčtovací období, za které je výkaz zpracován - datum zpracování výkazu - informaci o zpracovateli výkazu Tabulka obsahuje: - sloupec "Telefonní číslo" : obsahuje telefonní čísla, ke kterým byly v daném zúčtovacím období účtovány nějaké platby, které nelze přiřadit konkrétnímu účastnickému subjektu - sloupec "Počet dnů nepřiřazení" : obsahuje počet dní, po které nebylo dané telefonní číslo v daném zúčtovacím období přiřazeno žádnému účastnickému subjektu - sloupec "Suma nealokovaných nákladů (bez DPH)" : obsahuje celkovou částku za dané telefonní číslo v daném zúčtovacím období, kterou nebylo možno přiřadit žádnému účastnickému subjektu Výkaz 5 Přehled nepřiřazených telefonních čísel
Strana 16 List 2 - Náklady tel. čísel, které nebylo možné (dle Evitel) přiřadit k žádnému subjektu Nepřiřazená telefonní čísla Období: 01.09.2010-30.09.2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Telefonní číslo Počet dnů nepřiřazení Suma nealokovaných nákladů (bez DPH) 495456789 30 23,76 Kč 495222222 30 1 375,95 Kč 723223344 30 991,00 Kč 723223355 30 991,00 Kč 723223366 30 1 466,90 Kč 724222222 30 1 588,39 Kč 724333333 30 1 184,28 Kč 724444444 30 68,88 Kč 724555555 30 991,00 Kč 724666666 30 2,05 Kč 724777777 30 1 000,00 Kč 724888888 30 1 000,00 Kč Celkem nepřiřazených nákladů: 10 683,21 Kč Výkaz 5 Přehled nepřiřazených telefonních čísel
Strana 17 Výkaz 6 Upozornění na nestandardní situace Tento výkaz může indikovat odpovědným pracovníkům nestandardní situace ve vyúčtování vzhledem k typické výši nákladů za dané telefonní číslo či vzhledem ke zvolenému limitu na jednotlivé číslo. Díky tomu je snadné předcházet jak zneužívání svěřené telekomunikační techniky, tak jistým způsobem eliminovat možnost nevšimnutí si nestandardní výše fakturace ze strany operátorů. Upozornění na překročení nákladů za aktuální období dle daných limitů (procenta i částka) a jejich dlouhodobý průměr Odchylky nákladů Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Telefonní číslo Středisko Název střediska Aktuální účastnický subjekt Dlouhodobý průměr Překročení limitu % překročení limitu Náklady aktuálního období 495121212 XYZ/001 Ředitesltví Jitka Procházková 65,00 Kč 223,00 Kč 343,08% 288,00 Kč 607234567 XYZ/003 Provozní oddělení Martina Kroupová 181,00 Kč 102,92 Kč 56,86% 283,92 Kč 607234569 XYZ/002 Finanční oddělení Pavel Kotrba 411,00 Kč 204,73 Kč 49,81% 615,73 Kč 607234571 XYZ/003 Provozní oddělení Milan Bauer 198,00 Kč 59,71 Kč 30,16% 257,71 Kč 607234572 XYZ/011 Výroba 1 Tomáš Koudelka 167,00 Kč 30,79 Kč 18,44% 197,79 Kč 721123678 XYZ/001 Ředitelství Jan Kratochvíl 518,00 Kč 72,50 Kč 14,00% 590,50 Kč - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 723454545 XYZ/012 Výroba 2 Ladislav Horák 229,00 Kč 17,67 Kč 7,72% 246,67 Kč 606675678 XYZ/014 Výroba 4 Jan Novák 73,00 Kč 2,00 Kč 2,74% 75,00 Kč 602123456 XYZ/001 IT Oddělení Miloslava Adamcová 277,00 Kč 0,00 Kč 0,00% 265,02 Kč 724987654 XYZ/002 Finanční oddělení Anna Nováková 340,00 Kč 0,00 Kč 0,00% 294,00 Kč 728112233 XYZ/011 Výroba 2 Pavel Kramný 1 176,00 Kč 0,00 Kč 0,00% 294,00 Kč Výkaz 6 Upozornění na nestandardní situace
Strana 18 Výkaz 7 Sumární přehled nákladů organizace Výkaz podává přehled o nákladech na telefonní služby za jednotlivá nákladová střediska resp. za vyšší agregované celky, a to v aktuálním období v členění na jednotlivé uživatele a v časové řadě součtu nákladů za předchozích 12 měsíců včetně grafického vyjádření vývoje nákladů v čase. Je doručován zpravidla na e-mailovou adresu pracovníka, který má na starosti telekomunikace či přímo na vedoucí pracovníky organizace. List 1 Souhrnný výpis nákladů a délek spojení za jednotlivá střediska a podstřediska dané organizace Období: 01. 09. 2010-30. 09. 2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Přehled nákladů středisek Středisko Pevné linky Mobilní telefony Celkem Účtované služby Délka hovorů Účtované služby Délka hovorů Účtované služby Délka hovorů Název společnosti 202 845,13 Kč 560:53:01 41 886,17 Kč 50:17:50 258 285,90 Kč 611:10:51 Celkem - Dopravní divize 7 757,20 Kč 107:51:56 9 447,55 Kč 5:02:13 17 204,75 Kč 112:54:09 Silniční přeprava 6 789,24 Kč 94:51:59 6 789,24 Kč 94:51:59 Vlaková přeprava 362,11 Kč 3:50:38 113,00 Kč 2:53:33 475,11 Kč 6:44:11 Letecká přeprava 605,85 Kč 9:09:19 9 334,55 Kč 2:08:40 9 940,40 Kč 11:17:59 Celkem - Vedení 1 254,89 Kč 20:21:03 24 628,00 Kč 4:18:36 25 882,89 Kč 24:39:39 Ředitelství 378,64 Kč 5:29:29 378,64 Kč 5:29:29 Provozní oddělení 24 235,65 Kč 1:10:19 24 235,65 Kč 1:10:19 Finanční oddělení 30,99 Kč 0:14:51 30,99 Kč 0:14:51 Marketingové oddělení 224,65 Kč 3:39:58 224,65 Kč 3:39:58 Obchodní oddělení 620,62 Kč 10:56:45 392,35 Kč 3:08:17 1 012,97 Kč 14:05:02 Celkem - Výrobní divize 754,97 Kč 11:07:55 7 810,62 Kč 28:21:20 8 565,59 Kč 39:29:15 Výroba 1 264,15 Kč 3:47:34 264,15 Kč 3:47:34 Výroba 2 392,42 Kč 6:12:26 6 271,39 Kč 21:34:02 6 663,81 Kč 27:46:28 Výroba 3 84,55 Kč 3:51:58 84,55 Kč 3:51:58 Výroba 4 1 454,68 Kč 2:55:20 1 454,68 Kč 2:55:20 Výroba 5 98,41 Kč 1:07:55 98,41 Kč 1:07:55 Celkem - Nepřiřazená čísla 192 437,40 Kč 419:14:44 13 554,60 Kč 12:35:41 205 992,00 Kč 431:50:25 Nepřiřazená tel. čísla 192 437,40 Kč 419:14:44 13 554,60 Kč 12:35:41 205 992,00 Kč 431:50:25 Celkem za nepřiřazené telefony 640,67 Kč 2:17:23 640,67 Kč 2:17:23 Výkaz 7 Sumární přehled nákladů organizace
List 2 Roční historie - historie nákladů organizace za poslední rok Přehled nákladů středisek - Roční historie Strana 19 Období:01. 09. 2010-30. 09. 2010 Datum zpracování: 8.10.2010 Náklady za 12 měsíců (bez DPH) Období Mobilní tel. Pevné linky Celkem 2009-10 271 587,24 Kč 142 675,18 Kč 414 262,42 Kč 2009-11 265 412,09 Kč 144 934,72 Kč 410 346,81 Kč 2009-12 260 366,81 Kč 143 882,03 Kč 404 248,84 Kč 2010-01 250 424,98 Kč 138 923,75 Kč 389 348,73 Kč 2010-02 240 192,30 Kč 120 736,06 Kč 360 928,36 Kč 2010-03 125 513,13 Kč 111 235,33 Kč 236 748,46 Kč 2010-04 128 132,24 Kč 106 470,67 Kč 234 602,91 Kč 2010-05 124 960,26 Kč 105 184,54 Kč 230 144,80 Kč 2010-06 122 821,77 Kč 102 687,71 Kč 225 509,48 Kč 2010-07 100 864,01 Kč 104 381,25 Kč 205 245,26 Kč 2010-08 96 162,92 Kč 96 500,48 Kč 192 663,40 Kč 2010-09 98 886,17 Kč 92 845,13 Kč 191 731,30 Kč Průměr Průměrné náklady 291 315,06 Kč Přehled nákladů Pevné linky Mobilní tel. Kč (bez DPH) 450 000 400 000 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 Výkaz 7 Sumární přehled nákladů organizace
Strana 20 Výkaz 8 Přehled procentuálního poměru soukromých a služebních úhrad Tento výkaz slouží odpovědným pracovníkům ke kontrole využívání svěřené telekomunikační techniky pro soukromé účely. V závislosti na zvoleném způsobu úhrad soukromých spojení, na využívaných prostředcích apod. lze z tohoto výkazu vyvozovat odpovědným pracovníkem patřičné důsledky. Přehled poměru soukromých a služebních úhrad pro každý subjekt daného střediska Přehled podílu soukromých hovorů na všech hovorech Období: 01.09.2010-30.09.2010 (Řazeno podle kódu střediska a dále sestupně podle podílu počtu soukromých hovorů a sms) Datum zpracování: 8.10.2010 Délka hovorů Poč et SMS Poč et hovorů a SMS Zaměstnanec Středisko Název střediska Celkem - z toho: soukromé - podíl soukr. v % Celkem - z toho: soukromé - podíl soukr. v % Celkem - z toho: soukromé - podíl soukr. v % Jan Pecina XYZ/001 Ředitelství 1:10:55 0:19:55 28% 21 15 71% 73 34 47% Anna Kratochvílová XYZ/001 Ředitelství 1:54:26 0:19:56 17% 5 3 60% 74 20 27% Karel Novák XYZ/001 Ředitelství 0:57:29 0:03:43 6% 0 0 0% 39 8 21% Petr Procházka XYZ/002 Finanční oddělení 0:27:52 0:06:06 22% 0 0 0% 20 3 15% Jitka Procházková XYZ/002 Finanční oddělení 2:27:51 0:10:17 7% 19 0 0% 124 10 8% Martina Kroupová XYZ/002 Finanční oddělení 0:25:34 0:00:09 1% 0 0 0% 13 1 8% Pavel Kotrba XYZ/003 Provozní oddělení 0:57:29 0:09:29 16% 0 0 0% 26 2 8% Milan Bauer XYZ/003 Provozní oddělení 1:38:40 0:02:50 3% 0 0 0% 58 3 5% Tomáš Koudelka XYZ/003 Provozní oddělení 0:43:50 0:00:00 0% 0 0 0% 20 0 0% Jan Kratochvíl XYZ/003 Provozní oddělení 0:36:18 0:00:00 0% 0 0 0% 28 0 0% Ladislav Horák XYZ/003 Provozní oddělení 0:23:47 0:00:00 0% 0 0 0% 22 0 0% Jan Novák XYZ/003 Provozní oddělení 0:00:00 0:00:00 0% 0 0 0% 0 0 0% Miloslava Adamcová XYZ/003 Provozní oddělení 0:42:00 0:00:00 0% 0 0 0% 17 0 0% Anna Nováková XYZ/003 Provozní oddělení 1:48:24 0:00:00 0% 0 0 0% 52 0 0% Pavel Kramný XYZ/003 Provozní oddělení 0:39:16 0:00:00 0% 0 0 0% 21 0 0% Výkaz 8 Přehled procentuálního poměru soukromých a služebních hovorů
Strana 21 Výkaz 9 Importní soubor pro účtárnu Dle Vámi definovaných požadavků může SNV generovat importní soubor do Vámi využívaného informačního systému, díky čemuž se stane zaúčtování soukromých úhrad zaměstnanci, zaúčtování nákladů jednotlivých středisek, detašovaných pracovišť apod. velmi snadné. Výkaz může volitelně obsahovat tyto položky: Název dodavatele Referenční číslo zákazníka Číslo faktury Datum uskutečnění zdanitelného plnění Datum splatnosti faktury Datum vystavení daňového dokladu Kód nákladového střediska Název nákladového střediska Základ pro DPH Sazba DPH Částka DPH Cena s DPH Výstup je poskytován ve formátu *.txt nebo *.csv. Vzorová šablona: Výkaz 9 Importní soubor pro účtárnu
Strana 22 Slovník pojmů Telefonní číslo jednotlivé telefonní číslo, buď pevná linka, nebo číslo SIM karty. Subjekt nejnižší složka v organizační struktuře zákazníka (typicky zaměstnanec, vrátnice, GSM brána apod.) Nákladové středisko vyšší organizační složka zahrnující pod sebe jeden nebo více subjektů Evitel evidenční databáze dostupná přes webové rozhraní, ve které je definována organizační struktura řešení klienta (přiřazení číslo-subjekt-středisko, definování předpisu pro zúčtování soukromých hovorů, přiřazení emailových adres pro rozesílání výkazů apod.) Nepřiřazená tel. čísla jsou telefonní čísla, která nejsou přiřazena k žádnému subjektu/nákladovému středisku v evidenční databázi Evitel. Slovníček pojmů