ODŮVODNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY s názvem Notebooky - rámcová smlouva vyhotovené dle 156 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) a v souladu s ust. 2 až 7 vyhlášky č. 232/2012 Sb. (dále jen vyhláška ) Odůvodnění veřejné zakázky Strana 1 (celkem 9)
1 ODŮVODNĚNÍ ÚČELNOSTI VEŘEJNÉ ZAKÁZKY DLE 2 VYHLÁŠKY 1.1 Popis potřeb, které mají být splněním veřejné zakázky naplněny V rámci svého poslání zadavatel, kterým je Masarykova univerzita, svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací, vědeckou, výzkumnou, vývojovou, uměleckou, kulturní, vydavatelskou a sportovní činnost a činnost doplňkovou. Zadavatel pro řádné zajištění výše jmenovaných svěřených úkolů potřebuje mít zajištěny operativní dodávky přenosných počítačů a souvisejících periferií. U některých zaměstnanců zadavatele je vzhledem k jejich pracovním úkolům nezbytná potřeba mobility výpočetní techniky, na které v rámci plnění svých pracovních úkolů vykonávají pro zaměstnavatele práci. Tuto potřebu technického vybavení zadavatel hodlá pokrýt dodávkami na základě rámcové smlouvy, uzavřené v souladu se zákonem č. 137(2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen zákon ), jakož i v souladu s ostatními závaznými normativními akty. Zakoupená výpočetní technika je nezbytná k zajištění procesů na univerzitě, umožní efektivnější práci než jiné alternativy, a tím bude zajištěno efektivnější využití času zaměstnanců zadavatele. Veřejná zakázka bude spolufinancována z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále jen OP VK ) a Operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace (dále jen OP VaVpI ), jejím cílem je mj. naplnění plánovaných cílů a účelů výše uvedených projektů. Práva, povinnosti a podmínky veřejné zakázky, neuvedené v zadávací dokumentaci, se řídí zákonem, Pravidly operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále jen OP VK ) dostupných na www.msmt.cz, odkaz strukturální fondy, odkaz OP VK období 2007-2013 a Pravidly pro výběr uchazečů operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace (dále jen OP VaVpI ) dostupných na www.msmt.cz, odkaz strukturální fondy, odkaz OP VaVpI období 2007 2013. 1.2 Popis předmětu veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky rámcové smlouvy jsou dodávky níže uvedené výpočetní techniky, dle aktuálních potřeb zadavatele a závazek kupujícího k zaplacení ceny za poskytování těchto dodávek za podmínek upravených ve smlouvě. Předmětem dodávek budou přenosné počítače a související periferie. Předmět poskytované dodávky zboží zahrnuje rovněž dopravu zboží na místo plnění, zajištění údržby a servisu v záruční době a předání návodu k užívání a údržbě v českém jazyce. Podrobný popis předmětu veřejné zakázky je uveden v příloze C zadávací dokumentace technické podmínky. 1.3 Popis vzájemného vztahu předmětu veřejné zakázky a potřeb zadavatele Mezi zajištěním dodávek přenosných počítačů a souvisejících periferií a uspokojením potřeb zadavatele je přímý vztah zajištění dodávek, které jsou předmětem této veřejné zakázky, přispěje do značné míry k zajištění potřeb zadavatele v oblasti mobilní výpočetní techniky. Zadavatel bude schopen operativně, v krátkém časovém úseku nakupovat zařízení, prostřednictvím kterého bude zajišťovat další procesy na univerzitě. Realizace předmětu veřejné zakázky navíc výrazně přispěje k naplnění cílů projektů OP VK a VaVpI. Odůvodnění veřejné zakázky Strana 2 (celkem 9)
1.4 Předpokládaný termín splnění veřejné zakázky Předmět veřejné zakázky bude realizován na základě rámcové smlouvy. Rámcová smlouva bude uzavřena na dobu určitou, a to na 12 měsíců od data uzavření rámcové smlouvy. V této lhůtě bude zadavatel oprávněn zadávat vítěznému uchazeči jednotlivé veřejné zakázky na plnění dodávek specifikovaných v rámcové smlouvě písemnými Výzvami k poskytnutí plnění, jež jsou návrhem na uzavření smlouvy a písemného potvrzení této Výzvy uchazečem, jež je přijetím návrhu smlouvy. Předpokládaný termín poskytování dodávek je vymezen časovým úsekem. Časový úsek smlouvy začíná dnem podpisu smlouvy, který s ohledem na proces zadávání veřejné zakázky není zatím znám a končí uplynutím doby, na kterou bude rámcová smlouva sjednána, tedy 12 měsíců od podpisu smlouvy. 1.5 Popis rizik, souvisejících s plněním veřejné zakázky, která zadavatel zohlednil při stanovení zadávacích podmínek Zadavatel stanovil zadávací podmínky tak, aby dal prostor po podání nabídky co nejširšímu okruhu dodavatelů, u kterých předpokládá, že budou schopni nejen podat kvalitní nabídku, ale taktéž následně kvalitně a odbornou péčí plnit smlouvu. Zadavatel tedy nepředpokládá rizika jako je např. snížená kvalita plnění nebo vynaložení dalších finančních nákladů. Zadavatel spatřuje riziko v prodlení se zadáním zakázky, čímž by pro nákupy z projektů byly ohroženy plánované cíle projektů. Zadavatel dále spatřuje riziko v proměnlivosti tržních cen poptávaného zboží, nicméně právě z tohoto důvodu zadavatel zvolil institut rámcové smlouvy na dobu pouze 12 měsíců, neboť nepředpokládá, že v tomto poměrně krátkém časovém úseku dojde k výraznému snížení tržních cen poptávané techniky. 2 ODŮVODNĚNÍ VYMEZENÍ OBCHODNÍCH PODMÍNEK DLE 4 VYHLÁŠKY 2.1 Odůvodnění přiměřenosti požadavku na záruku delší než je 24 měsíců: Záruční doba v délce 3 let je požadována u některých položek pro zajištění záručního servisu po většinu předpokládané živostnosti dodávaných zařízení. Řešení hardwarových závad prostřednictvím záručního servisu umožní garantovat fixní cenu za provoz výpočetní technik po dobu jejich živostnosti. 2.2 Odůvodnění přiměřenosti požadavku na smluvní pokutu za prodlení dodavatele vyšší než 0,2 % z předpokládané hodnoty veřejné zakázky za každý den prodlení Zadavatel uvádí v obchodních podmínkách následující: IX. Smluvní pokuty Odůvodnění veřejné zakázky Strana 3 (celkem 9)
1. V případě, že prodávající nepotvrdí řádně zaslanou výzvu-objednávku k poskytnutí plnění veřejné zakázky ve lhůtě uvedené v čl. IV. Bodu 1, je povinen uhradit kupujícímu smluvní pokutu ve výši 500,- Kč až do splnění povinnosti dle poslední věty IV. 1. 2. V případě prodlení prodávajícího s termínem dodání zboží kratším než 10 dnů je prodávající povinen uhradit kupujícímu smluvní pokutu ve výši 0,05 % z nabídkové ceny zařízení za každý započatý pracovní den po překročení termínu, nejméně však 30,- Kč za den (slovy třicet korun českých). V případě delšího prodlení je prodávající povinen uhradit kupujícímu smluvní pokutu ve výši 0,5 % z nabídkové ceny zařízení za každý započatý pracovní den po překročení termínu, a to až do výše 100% ceny zařízení, nejméně však 500,- Kč za den (slovy pět set korun českých). 3. V případě prodlení prodávajícího s termínem vyřešení reklamace či poskytnutím bezplatného záručního servisu je prodávající povinen uhradit kupujícímu smluvní pokutu ve výši 0,5 % z nabídkové ceny zařízení za každý započatý pracovní den po překročení termínu, a to až do výše 100% ceny zařízení, nejméně však 500,- Kč (slovy pět set korun českých). Smluvní pokuta za změnu konfigurace při záruční opravě činí 50 % z nabídkové ceny zařízení. Zadavatel zvolil odstupňovanou výši pokuty tak, aby odpovídala míře porušení smlouvy ze strany dodavatele. Zadavatel vycházel při stanovení výše z dosavadních zkušeností s nákupy výpočetní techniky a z informací o obvyklých dodacích lhůtách v oboru. Při řádném postupu dodavatele by nemělo dojít k nutnosti uplatnění sankcí, ke zvýšeným sankcím by mělo dojít pouze při závažném porušení smlouvy. Zadavatel stanovil smluvní pokuty tak, aby efektivně motivovaly dodavatele k plnění svých závazků, ochránili zájmy veřejného zadavatele a zároveň odpovídali přiměřeně jeho potřebám. Již poskytnutý termín k vyřešení reklamace je delší než je v oboru obvyklé, zadavatel má tedy zájem, aby byl skutečně dodržován a jeho překročení bylo citelně sankcionováno. Bod 8 návrhu smlouvy - VIII. Záruční a servisní podmínky 1. Prodávající odpovídá za vady, jež má zboží v době jeho předání, vady zjištěné v období mezi předáním zboží kupujícímu a počátkem běhu záruční doby a vady zjištěné v záruční době. Záruční doba na zboží činí pro položky č. 1, č. 5 a č. 7 dva roky, pro ostatní položky je záruční doba tři roky. Záruční doba začíná běžet dnem předání a převzetí zboží kupujícím. Práva z odpovědnosti za vady a ze záruky uplatňuje kupující reklamací. Po dobu mezi doručením reklamace vady prodávajícímu a podpisem kupujícího na protokolu o odstranění vady se běh záruční doby staví. 2. Prodávající poskytne kupujícímu servisní podporu s možností hlášení závad v pracovní dny v době od 9:00 hod. do 16.00 hod. po dobu trvání záruky: E-mail pro servisní zásah: Kontaktní telefon: Prodávající se zavazuje k zahájení servisního zásahu u kupujícího v místě instalace nejpozději následující pracovní den po nahlášení závady (nevztahuje se na položky č. 1, č. 5 a č. 7). Výjezd technika i odstranění závad v rámci záruky jsou bezplatné. Odůvodnění veřejné zakázky Strana 4 (celkem 9)
3. Jestliže v průběhu záruční doby vyjde najevo vada dodaného zboží, uplatní kupující u prodávajícího bez zbytečného odkladu po jejím zjištění, nejpozději poslední den záruční doby, požadavek na odstranění vady zboží. I reklamace odeslaná kupujícím poslední den záruční doby se považuje za včas uplatněnou. V písemné reklamaci kupující uvede popis vady nebo informaci o tom, jak se vada projevuje, a způsob, jakým ji požaduje odstranit. Kupující je oprávněn požadovat: odstranění vady opravou, je-li vada tímto způsobem odstranitelná odstranění vady dodáním nového plnění, není-li vada opravou odstranitelná přiměřenou slevu ze sjednané ceny Kupující je oprávněn vybrat si ten způsob odstranění vady, který mu nejlépe vyhovuje. V případě, že stejná vada vznikne v průběhu záruční doby na dodaném zboží nejméně potřetí či vznikne-li na dodaném zboží v průběhu záruční doby více než pět vad, má kupující právo požadovat odstranění vady dodáním nového plnění nebo odstoupit od konkrétní kupní smlouvy, i když je poslední vzniklá vada odstranitelná opravou. Jde-li o vadu, která činí zboží neupotřebitelným, má kupující též právo odstoupit v dané části od smlouvy. Reklamovanou vadu je prodávající povinen odstranit nejpozději do 20 pracovních dnů ode dne doručení reklamace. Neodstraní-li prodávající vadu v uvedené lhůtě, je kupující oprávněn účtovat prodávajícímu smluvní pokutu ve výši 3% z kupní ceny reklamovaného zboží, nejméně však 100,- Kč, za každý den prodlení s odstraněním vady. Přesáhne-li zpoždění s odstraněním vady 10 dnů, má prodávající právo na výměnu zboží za nové. Výměnu je prodávající povinen provést do 25 dnů od uplatnění reklamace. Nesplní-li tuto povinnost, je kupující oprávněn odstoupit v této části od konkrétní kupní smlouvy a účtovat prodávajícímu smluvní pokutu ve výši 30 % kupní ceny reklamovaného zboží. Zboží k opravě přebírá a vrací prodávající na kontaktní adrese kupujícího, nedohodnou-li se smluvní strany jinak. Zadavatel má z předchozích zakázek negativní zkušenosti s nedodržováním sjednaných termínů v oboru výpočetní techniky. Zadavatel potřebuje zajistit přítomnost funkční výpočetní techniky na svých pracovištích. Nepřítomnost či nefunkčnost techniky znemožňuje práci zaměstnanců a tím způsobuje zadavateli škodu, jejíž výše je v poměru k ceně výpočetní techniky relativně vysoká a běžné smluvní pokuty by dostatečně nezajistili zájmy zadavatele na efektivním využití času zaměstnanců. 3 ODŮVODNĚNÍ VYMEZENÍ TECHNICKÝCH PODMÍNEK DLE 5 VYHLÁŠKY Zadavatel dále zdůvodňuje vymezení technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu ke svým potřebám a k rizikům, souvisejícím s plněním veřejné zakázky. Zdůvodnění jednotlivých požadavků je uvedeno v příloze č. 1 tohoto dokumentu. Odůvodnění veřejné zakázky Strana 5 (celkem 9)
4 ODŮVODNĚNÍ STANOVENÍ ZÁKLADNÍCH A DÍLČÍCH HODNOTÍCÍCH KRITERIÍ A ZPŮSOBU HODNOCENÍ NABÍDEK DLE 6 VYHLÁŠKY Zadavatel zvolil jako základní hodnotící kritérium nejnižší nabídkovou cenu, neboť je toho názoru, že při dodržení stanovených technických podmínek je toto kritérium dostatečnou zárukou výběru kvalitní nabídky za nejnižší cenu. 5 ODŮVODNĚNÍ PŘEDPOKLÁDANÉ HODNOTY VEŘEJNÉ ZAKÁZKY DLE 7 VYHLÁŠKY Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky 8 200 000 Kč bez DPH stanovil zadavatel průzkumem předpokládaných požadavků jednotlivých pracovišť napříč univerzitou na rok 2013, s ohledem na požadavky projektů OP VK a VaVpI a na současnou tržní cenu zařízení, s přihlédnutím na tendenci postupného snižování cen výpočetní techniky. V Brně dne 20. 3. 2013 Odůvodnění veřejné zakázky Strana 6 (celkem 9)
Příloha č. 1 - Podrobné odůvodnění vymezení technických podmínek dle 5 vyhlášky Technická podmínka Odůvodnění technické podmínky Úhlopříčka displeje notebooku a rozlišení Úhlopříčka a rozlišení jsou základní parametry notebooků. Určují základní určení notebooku (ultrapřenosný/standardní/přenosná náhrada stolního počítače). Požadované úhlopříčky i rozlišení odpovídají notebookům standardně dostupným. Hmotnost notebooku Další parametr související s určením notebooku, podobně jako úhlopříčka. Požadované hmotnosti odpovídají běžně dostupným notebookům. Výkon procesoru, TDP Výdrž při provozu na baterii DVD+-RW mechanika Operační systém CPU (procesor) - hodnota Passmark určuje výpočetní výkon procesoru bez ohledu na jeho mikroarchitekturu nebo výrobce. Uvedené nejnižší hodnoty jsou vhodné pro běžné kancelářské práce a odpovídají současnému standardu, vyšší hodnoty pak pro náročnější činnosti (zpracování multimédií, obrazových materiálů, statistika, modelování ) a uživatel je může zvolit podle svých požadavků. TDP určuje energetickou spotřebu procesoru a u notebooků ovlivňují o dobu provozu na baterie. Uvedené kombinace výkonu a TDP jsou běžně dostupné. Výdrž provozu na baterii je důležitá pro uživatele používající notebook při nedostupnosti síťového napájení. Požadované hodnoty odpovídají současnému standardu. U některých modelů je požadována DVD-RW mechanika pro čtení/vypalování DVD médií. Tato mechanika je u notebooků běžně dostupná. Operační systém je nezbytný pro provoz notebooku. Je možné objednat notebook se standardními OS Windows nebo notebook bez operačního systému a samostatně Odůvodnění veřejné zakázky Strana 7 (celkem 9)
pořídit jiný OS podle potřeby. Grafická karta s vlastní pamětí Numerická klávesnice Náhrada SSD místo HDD Baterie s vyšší výdrží Záruka na základní modely 2 roky Záruka na pokročilé modely 3 roky se zahájením zásahu nejpozději následující pracovní den po nahlášení Rozšíření záruky na mezinárodní a s pojištěním proti náhodnému poškození Grafická karta je nezbytnou součástí notebooku. U pokročilých NB je požadována GK s vlastní pamětí poskytující vyšší výkon, než integrované karty. Jedná se o samostatný blok numerických kláves běžně přítomný u 15 notebooků a větších. Zvyšuje komfort při psaní na klávesnici a produktivitu práce. SSD (solid state disk) je alternativou klasického pevného disku. Poskytuje výrazně vyšší výkon. Tato alternativa je uvedena u pokročilých notebooků a je běžně dostupná. Uživatelé používající notebook na cestách často vyžadují baterii s vyšší kapacitou umožňující delší dobu práce bez externího napájení. Dva roky je standardní záruka, na kterou má MU při nákupech podle občanského zákoníku nárok. Pokročilé notebooky jsou určeny pro náročnější využití a proto je u nich požadována záruka delší a s rychlou reakční dobou. Uvedená záruka je u dané kategorie notebooků běžná. U uživatelů, kteří používají notebook intenzivně a cestují s ním do zahraničí, je vyšší riziko poškození, a přitom je třeba řešit závady i v zahraničí. Je zde proto požadována možnost doobjednat mezinárodní záruku s pojištěním proti náhodnému postižení. Společné technické požadavky Materiál šasi (kov nebo kompozit, kovové panty) Možnost docking station nebo replikátoru portů U pokročilých notebooků je požadováno kvalitní šasi, které významně zvyšuje mechanickou odolnost notebooku při cestování a prodlužuje jeho životnost. Takto řešená šasi jsou běžně dostupná. Docking station a replikátor portů jsou zařízení, která se připojí jedním konektorem k notebooku a disponují řadou vlastních konektorů (např. pro monitor(y), USB, zvuk ). Zlepšují tak možnost připojení notebooku k dalším Odůvodnění veřejné zakázky Strana 8 (celkem 9)
zařízením (tiskárny, skenery ), když je uživatel na svém pracovišti. Zároveň není třeba všechna tato zařízení neustále připojovat/odpojovat k vlastnímu notebooku. HDD 7200 otáček za minutu Označení každého notebooku jednoznačným identifikátorem umožňujícím dohledat ovladače. Dodávka všech alternativ položky pokryta jedním modelem. Matný displej Rozhraní a komunikace (LAN, BT, WiFi, VGA, min 3x USB (u položek 1, 2 a 3 min 2xUSB), z toho min. 1xUSB3), konektor pro sluchátka a mikrofon Webkamera, reproduktory, mikrofon, čtečka karet, RAM min. 4GB, HDD min 500GB U pokročilých NB jsou požadovány rychlejší pevné disky zvyšující výkon celého zařízení. Požadavek zajišťuje, že při instalaci nebo reinstalaci počítače bude možné získat potřebné ovladače bez potřeby udržovat vlastní archiv všech ovladačů pro všechny konfigurace notebooků. Je požadováno jen u pokročilých NB, protože u základních není možné dodržení této podmínky zajistit. Požadavek je zde proto, aby mohl být při instalaci počítačů použit obraz operačního systému pro všechny notebooky dané varianty. Je podmínkou pro efektivní správu. Displej může být matný nebo lesklý. Matná varianta je požadována, protože je pro pracovní účely vhodnější, než lesklá, určená spíše do domácího prostředí (např. na sledování filmů). Jsou potřeba pro připojení periferií (tiskárny, monitor ) a komunikaci (bezdrátová síť, bluetooth). Jedná se o standardní požadavky, které splňuje většina současných notebooků. Jedná se o standardní výbavu notebooků. Požadované parametry splňuje nebo překračuje většina současných notebooků. Odůvodnění veřejné zakázky Strana 9 (celkem 9)