Postup při převodu dat příspěvkových organizací Při převodu dat jsme použili informace z těchto zdrojů: Převodový můstek - Finanční zpravodaj 7/2009 z 31.12.2009 strana 97-117. Směrná účtová osnova od 1.1.2010 - Příloha č. 7 vyhlášky č. 410/2009 Sb. Převod dat účtové osnovy a zápisů deníku je možný pouze za těchto předpokladů: účtovaná firma účtuje dle osnovy pro příspěvkové organizace (ověřit lze v nabídce Nastavení / Parametry) v deníku se nacházejí pouze zápisy s datem účtování vyšším než 31.12.2009 (pokud se v deníku nacházejí starší zápisy, je třeba provést roční uzávěrku(-y)) v modulu pomocného deníku (přijatých dokladů) nesmějí existovat žádné doklady položky deníku nesmějí obsahovat nepovolené účty, střediska, zakázky položky deníku nesmějí obsahovat účty s obraty na níže uvedených účtech Účty, které nesmějí mít obrat: účet: návrh řešení: 026 Základní stádo a tažná zvířata přeúčtovat na stávající účet 029 Ostatní dlouhodobý hmotný majetek 086 Oprávky k základnímu stádu a tažným zvířatům přeúčtovat na stávající účet 089 Oprávky k ostatnímu dlouhodobému hmotnému majetku 064 Majetek převzatý k privatizaci u PO by nemělo být účtováno 065 Majetek převzatý k privatizaci v pronájmu u PO by nemělo být účtováno 201-206 musí být bez zůstatku 211-218 musí být bez zůstatku 221, 232, 235 musí být bez zůstatku 246 Vklady v zahraniční měně v tuzemských bankách přeúčtovat na stávající bankovní účty 259 Pořízení krátkodobého finančního majetku musí být bez zůstatku 316 Ostatní pohledávky přeúčtovat na stávající účet 311 Odběratelé (pokud budete chtít po převodu dat zůstatek přeúčtovat na jiný možný účet (315 nebo 377), doporučujeme si založit před převodem dat k účtu 311 novou analytiku(y) a na ní přeúčtovat zůstatek(y) účtu 316) 317 Pohledávky zaniklé ČKA přeúčtovat např. na stávající účet 315 Pohledávky za rozpočtové příjmy (od 2010 Jiné pohledávky z hlavní činnosti) 325 Ostatní závazky přeúčtovat na stávající účet 321 Dodavatelé (pokud budete chtít po převodu dat zůstatek přeúčtovat na účet 378 Ostatní krátkodobé závazky, doporučujeme před převodem dat si založit k účtu 321 novou analytiku(y) a na ní přeúčtovat zůstatek(y) účtu 325) 326 Závazky zaniklé ČKA na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu 367 - Závazky z upsaných nesplac. cenných papírů a podílů musí být bez zůstatku 371 Pohledávky v zahraničí na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu pohledávky 372 Pohledávky tuzemské na některý stávající účet(účty) účtové třídy 3 podle titulu pohledávky 373 Pohledávky a závazky z pevných termín. operací... u PO by nemělo být účtováno 375 Pohledávky z vydaných dluhopisů u PO by nemělo být účtováno 410, 420, 430, 440, 450, 460 musí být bez zůstatku 471, 472, 473, 474 musí být bez zůstatku
904 Fond privatizace u PO by nemělo být účtováno 953 Vydané dluhopisy u PO by nemělo být účtováno 958 Dlouhodobé směnky k úhradě u PO by nemělo být účtováno VŠECHNY PODROZVAHOVÉ ÚČTY vzhledem k absolutní číselné i obsahové nekompatibilitě stávajících podrozvahových účtů a nových podrozvahových účtů, je nutné všechny zápisy deníku s datem 1.1.2010 a vyšším, v nichž je účtováno na podrozvahové účty, z deníku smazat! Během převodu dat program do účtové osnovy roku 2010 vloží nové podrozvahové účty platné od 1.1.2010 (901 999). Potom je možné na tyto nové účty znovu vše zaúčtovat. 553 Prodané cenné papíry a podíly u PO by nemělo být účtováno 652 Výnosy z dlouhodobého finančního majetku u PO by nemělo být účtováno 653 Tržby z prodeje cenných papírů a podílů u PO by nemělo být účtováno 656 Zúčtování zákonných rezerv u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno 659 Zúčtování zákonných opravných položek u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno 691 Příspěvky a dotace na provoz u PO by nemělo být od r. 2010 účtováno Dále nesmějí mít obraty tyto účty: 043,066,067,223,224,225,231,236,247,248,249,251,253,256,282,283,312,313,318,322,327,328,329. Jedná se o účty, které existovaly v osnově pro rok 2009, existují i ve směrné účtové osnově od 2010, ale nelze je zařadit do závazného vzoru rozvahy pro příspěvkové organizace (příloha vyhlášky č. 410/ 2009 Sb.) Způsob automatického převodu obratu na účtech: stávající účty: způsob převodu: 124 Zvířata převod na: 139 Ostatní zásoby 139 Zboží na cestě převod na: 138 Zboží na cestě 271 Poskytnuté návratné finanční výpomoci mezi rozpočty převod na: * 316 Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé 273 Poskytnuté přechodné výpomoci příspěvk. organ. převod na: * 316 Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé 274 Poskytnuté přechodné výpomoci podnikatelským subj. převod na: * 316 Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé 275 Poskytnuté přechodné výpomoci ost. organizacím převod na: * 316 Poskytnuté návratné finanční výpomoci krátkodobé 272 Přijaté návratné finanční výpomoci mezi rozpočty převod na: 326 Přijaté návratné finanční výpomoci krátkodobé 277 Poskytnuté přechodné výpomoci fyz. osobám převod na: * 377 Ostatní krátkodobé pohledávky 378 Jiné pohledávky převod na: * 377 Ostatní krátkodobé pohledávky 358 Pohledávky za účastníky sdružení převod na: 351 Pohledávky za účastníky sdružení 368 Závazky k účastníkům sdružení převod na: 352 Závazky k účastníkům sdružení 379 Jiné závazky převod na: 378 Ostatní krátkodobé závazky 386 Kursové rozdíly aktivní převod na: 405 Kurzové rozdíly 387 Kursové rozdíly pasivní převod na: 405 Kurzové rozdíly 391 Opravná položka k pohledávkám převod na: 194 Opravné položky k odběratelům (pokud se na účtu 391 nacházejí jiné než opravné položky k odběratelům, doporučujeme si k účtu 391 pořídit analytiky a na ně rozdělit opravné položky podle významu, k účtu 194 vzniknou po převodu dat odpovídající analytiky a ty bude možné přeúčtovat na odpovídající účty sk. 19)
901 Fond dlouhodobého majetku převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 902 Fond oběžných aktiv převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 903 Fond hospodářské činnosti převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 905 Ostatní fondy převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 921 Státní fondy převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 922 Ostatní zvláštní fondy převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 924 Fondy EU převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 933 Převod zúčtování příjmů a výdajů min. let převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 964 Saldo výdajů a nákladů převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 965 Saldo příjmů a výnosů převod na: * 401 Jmění účetní jednotky 909 Oceňovací rozdíly z přec. majetku a závazků převod na: 407 Jiné oceňovací rozdíly 911 Fond odměn převod na: 411 Fond odměn 912 Fond kulturních a sociálních potřeb převod na: 412 Fond kulturních a sociálních potřeb 914 Fond rezervní převod na: 413 Rezervní fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření 916 Fond reprodukce majetku převod na: 416 Fond reprodukce majetku, investiční fond 917 Peněžní fondy převod na: * 419 Ostatní fondy 918 Jiné finanční fondy převod na: * 419 Ostatní fondy 931 Výsledek hospodaření ve schval. Řízení převod na: 431 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení 932 Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta min. let převod na: 432 Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta minulých let 941 Rezervy zákonné převod na: 441 Rezervy 951 Dlouhodobé bankovní úvěry převod na: 451 Dlouhodobé úvěry 954 Závazky z pronájmu převod na: 454 Závazky z pronájmu 955 Dlouhodobé přijaté zálohy převod na: 455 Dlouhodobé přijaté zálohy 959 Ostatní dlouhodobé závazky převod na: 459 Ostatní dlouhodobé závazky 961 Počáteční účet rozvažný převod na: 491 Počáteční účet rozvažný 962 Konečný účet rozvažný převod na: 492 Konečný účet rozvažný 963 Účet výsledku hospodaření převod na: 493 Výsledek hospodaření běžného účetního období 543 Odpis pohledávky převod na: 557 Náklady z odepsaných pohledávek 544 Úroky převod na: 562 Úroky 545 Kursové ztráty převod na: 563 Kurzové ztráty 546 Dary převod na: 543 Dary 548 Manka a škody převod na: 547 Manka a škody 554 - Prodaný materiál převod na: 544 - Prodaný materiál 556 - Tvorba zákonných rezerv převod na: 555 - Tvorba a zúčtování rezerv 559 - Tvorba zákonných opravných položek převod na: 556 - Tvorba a zúčtování opravných položek 644 - Úroky převod na: 662 - Úroky 645 - Kursové zisky převod na: 663 - Kurzové zisky 651 - Tržby z prodeje dlouhodob.nehmot.a hmot.maj. převod na: 646 - Výnosy z prodeje dlouhodob.hmotného majetku 654 - Tržby z prodeje materiálu převod na: 644 - Výnosy z prodeje materiálu 655 - Výnosy z krátkodobého finančního majetku převod na: 669 - Ostatní finanční výnosy
Způsob převodu analytických účtů: Analytiky budou vytvořeny a převedeny tak, jak jsou definovány ve stávající účtové osnově roku 2010. Příklad převodu: stávající stav: 379 000 - Jiné závazky 378 000 - Ostatní krátkodobé závazky 379 001 - závazek 1 1 000,- 378 001 - závazek 1 1 000,- 379 002 - závazek 2 2 000,- 378 002 - závazek 2 2 000,- 379 003 - závazek 3 3 000,- 378 003 - závazek 3 3 000,- Poznámka k převodu účtů, které jsou označeny hvězdičkou a modrou barvou: v případě, že záznamy deníku obsahují obraty na těchto účtech, je třeba PŘED převodem dat zvážit následující: Na nově vzniklé účty od 1.1.2010 se převedou existující obraty více stávajících účtů např. na nový účet 401 se automaticky převedou obraty účtů: 901, 902, 903, 905, 921, 922, 924, 933, 964, 965. To by po převodu dat mohlo vést k nepřehlednosti obsahu účtu 401. Dá se tomu předejít ještě před převodem dat založením vhodných analytik ke stávajícím účtům. Příklad převodu: stávající stav: 901 000 - Fond dlouhodobého majetku 10 000,- 401 000 - Jmění účetní jednotky 75 000,- 902 000 - Fond oběžných aktiv 15 000,- 903 000 - Fond hospodářské činnosti 20 000,- 905 000 - Ostatní fondy 30 000,- stávající stav s vytvořením analytik: 901 001 - Fond dlouhodobého majetku 10 000,- 401 001 - Fond dlouhodobého majetku 10 000,- 902 002 - Fond oběžných aktiv 15 000,- 401 002 - Fond oběžných aktiv 15 000,- 903 003 - Fond hospodářské činnosti 20 000,- 401 003 - Fond hospodářské činnosti 20 000,- 905 004 - Ostatní fondy 30 000,- 401 004 - Ostatní fondy 30 000,- Upozornění: U těchto problematických účtů vytvoří program automaticky analytiky jen pro účty, které mají nějaký OBRAT. Zbývající potřebné analytiky je třeba si po převodu dat založit standardním způsobem v účtové osnově. Postup převodu dat: A/ pokud se v deníku nacházejí zápisy s datem účtování nižším než 1.1.2010, proveďte standardním způsobem roční uzávěrku B/ pokud se v deníku nacházejí zápisy s účtováním na podrozvahové účty, zápisy deníku smažte C/ vytiskněte si obratovou předvahu za celé období, které se nachází v deníku. Pokud se zde vyskytují účty s nepovoleným obratem, postupujte dle návrhu řešení (na předchozích stranách). Jestliže se zde vyskytují účty označené v předchozím textu modrou barvou, zvažte jejich případný převod na samostatné analytiky. D/ zvolte nabídku Nastavení / Číselníky / Finance / Osnovy / Převod osnovy (včetně deníku rok 2010). Nejprve proběhne kontrola vašich dat. Jsou-li data v pořádku, následuje dotaz "Určitě provést přečíslování osnovy a deníku?". Pokud odpovíte kladně, zobrazí se dotaz "Přečíslování je nevratná operace. Provést zálohu dat?". Vzhledem k závažnosti změn, které nastanou v účtové osnově a v deníku, doporučujeme v každém případě zálohu provést!!! Po úspěšné záloze dojde k převodu dat. Vyčkejte hlášení "Hotovo", které signalizuje ukončený převod dat.
E/ kontroly po převodu dat: názvy některých syntetických účtů byly aktualizovány podle směrné účtové osnovy platné od 1.1.2010. Názvy analytických účtů zůstaly zachovány. Doporučujeme tedy zkontrolovat účtovou osnovu. Dále je třeba zkontrolovat rozvahu, zda jsou zejména převedené účty v rozvaze správně zařazeny (aktiva, pasíva) a zda jejich název odpovídá skutečnému obsahu účtu. Pokud jste již v roce 2010 účtovali na výsledkové účty, zkontrolujte také výsledovku. Upravte si také číselník druhů a přenosů. Zkontrolujte také parametry účtované firmy a upravte např. takto: SIT & KHASO v.o.s. hot-line: 224 211 287 www.sitkhaso.cz Na spáleništi 507, 190 11 Praha 9 fax: 224 236 658 winvabank@sitkhaso.cz sitkhaso@sitkhaso.cz