Hospodářská komora České republiky Odbor Informačních míst pro podnikatele Hospodářská komora České republiky Odbor Informačních míst pro podnikatele OBOROVÁ PŘÍRUČKA ARCHIVACE A SKARTACE V OBCHODNĚ- PODNIKATELSKÉ AKTUALIZACE Pro Hospodářskou komoru ČR, odbor InMP připravilo OKM Obchod a cestovní ruch. Aktualizaci zpracoval: DRING Consulting s.r.o. Poslední aktualizace: září 2009
OBSAH ARCHIVACE A SKARTACE V OBCHODNĚ-PODNIKATELSKÉ 1. Úvod... 2 2. Právní úprava... 3 3. Základní pojmy... 3 4. Povinnost uchovávat dokumenty a umoţnit jejich výběr... 5 4.1 Zákon o archivnictví a spisové sluţbě... 5 4.2 Zákon o účetnictví dokumenty účetní povahy... 6 4.3 Zákon o DPH daňové doklady... 6 5. Správa dokumentů původce... 6 6. Výběr archiválií... 7 6.1 Postup při výběru archiválií... 8 6.2 Dokumenty se specifickým obsahem... 10 6.3 Dokumenty v digitální podobě... 10 7. Státní dozor a uplatnění sankcí... 11 8. Elektronické datové schránky... 12 8.1 Přístup do datové schránky... 13 8.2 Czech POINT a datová schránka... 13 8.3 Informace a osobní údaje... 14 8.4 Konverze... 14 8.5 Ověřovací doloţka... 15 8.6 Evidence provedených konverzí... 16 8.7 Společná, přechodná a závěrečná ustanovení... 16 8.8 Náklady spojené s odesíláním datových zpráv... 17 8.9 ZMĚNY K DATOVÝM SCHRÁNKÁM... 17 Příloha 1 Seznam místně příslušných oblastních archivů... 18 1
1. ÚVOD Problematika archivace a skartace v obchodně-podnikatelské praxi je v současnosti často diskutována a to zejména z důvodu nabytí účinnosti nového zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (s účinností od 1. července 2009), zákona č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jakoţ i zákona č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Ke stejnému datu nabude účinnosti jiţ také schválená novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů. Připraveny jsou rovněţ prováděcí předpisy k zákonu č. 300/2008 Sb. a zákonu č. 499/2004 Sb. Uvedené právní předpisy přinášejí zásadní změny v komunikaci mezi orgány veřejné moci a adresáty veřejné správy a v oblasti nakládání s dokumenty v rámci orgánů veřejné moci. Cílem této publikace je podat ucelený přehled nejen základních povinností vyplývajících z přijetí nové legislativy, ale také hlavních doporučení. Dále publikace podává přehled právních norem, které podnikatelským subjektům stanovují povinnost uchovávat dokumenty a z těchto následně umoţnit výběr archiválií. Na tomto místě dodejme, ţe úschova dokumentů nevyplývá pouze ze zákona o archivnictví a spisové sluţbě, ale i z dalších právních předpisů mj. zákona o účetnictví, zákona o DPH apod. Na závěr dodejme, ţe legislativní proces v oblasti archivace a skartace je nutno chápat jako neustále se měnící proces. Proto doporučujeme soustavně sledovat vývoj v této oblasti, popř. kontaktovat místně příslušný veřejný archiv, který podnikatelským subjektům v této oblasti poskytuje základní metodickou pomoc. 2
2. PRÁVNÍ ÚPRAVA Problematika archivace a skartace v obchodně-podnikatelské praxi je upravena následujícími právními předpisy: Zákon č. 499/2004 o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem č. 296/2007 Sb., zákonem č. 32/2008 Sb. a zákonem č. 190/2009 Sb., (úplné znění - zákon č. 309/2009 Sb.), Vyhláška MV ČR č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb., Vyhláška MV ČR č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby, Vyhláška MV ČR č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, Vyhláška MV ČR č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání a provozování informačního systému datových schránek, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. 3. ZÁKLADNÍ POJMY Archiv zařízení, které slouţí k ukládání archiválií a péči o ně. Zákon o archivnictví a spisové sluţbě rozlišuje: veřejné archivy zahrnují: Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy, bezpečnostní archivy a archivy územních samosprávních celků; a soukromé archivy ostatní archivy zřizované fyzickými a právnickými osobami. 3
Archivace obor lidské činnosti, který je zaměřen na péči o archiválie s cílem zajistit jejich správní, informační, vědeckou a kulturní funkci. Archiválie takový záznam, který vzešel z činnosti subjektu, a vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům či trvalé hodnotě byl vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uložení. Dokument (písemnost) - kaţdý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať jiţ v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti podnikatelského subjektu nebo do subjektu došel (technická dokumentace, účetnictví, korespondence, smlouvy apod.). Původce kaţdý subjekt, z jehoţ činnosti dokument vznikl. Skartace odborné posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné. Při tom se oddělují archiválie od písemností bezcenných, které jsou určeny ke zničení, tj. takové znehodnocení znemoţňující rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentu. Skartační lhůta určuje se počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po uzavření spisu. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uloţen ve spisovně podnikatelského subjektu, po jejím uplynutí se pak zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí a řadí se za skartační znak. Skartační znak určuje, jakým způsobem se po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloţí: skartační znak A (archiv) označuje dokument s trvalou hodnotou. skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo S. skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude po ukončení skartačního řízení fyzicky zničen. Spis soubor písemností téţe věci, který tvoří uzavřený věcný celek. Spisová služba zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činnost. 4
Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Spisový znak zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazován. Výběr archiválie provádí archiv podle své působnosti a to v rámci skartačního řízení nebo mimo skartační řízení. Výběr zahrnuje posouzení hodnoty dokumentu, rozhodnutí o vybrání za archiválii a zařazení do evidence archiválií. Pro odborné posouzení je rozhodující nejen trvalá hodnota, ale i doba vzniku dokumentu, jeho obsah, původ a provedení (vnější znaky). 4. POVINNOST UCHOVÁVAT DOKUMENTY A UMOŢNIT JEJICH VÝBĚR 4.1 ZÁKON O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ Tento zákon stanovuje povinnost uchovávat dokumenty a umoţnit výběr archiválií všem podnikatelským subjektům zapsaným v obchodním rejstříku. 1 Tyto subjekty jsou povinni uchovávat: 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: a) zakladatelské dokumenty, b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, c) dokumenty o přeměnách právnických osob, d) dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku. 2. Protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, zápisy z porad vedení, zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku, zprávy o auditu, nejsou-li zahrnuty do výroční zprávy; výroční zprávy. 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky, uţitného vzoru apod. 1 Subjekty, na které se vztahuje povinnost zápisu do obchodního rejstříku, taxativně vymezuje 34 Obchodního zákoníku (zákon č. 513/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Ostatní podnikatelské subjekty se mohou zapsat dobrovolně na vlastní ţádost. 5
4. Finanční dokumenty, účetní závěrky a roční statistické výkazy. 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména letáky, publikace, prospekty, katalogy, reklamy, vzorkovnice, filmy, fotografie. 6. Výrobní program podnikatelské záměry, vývojové studie, plány výroby, dokumentace výrobků, výkresy sestavení či sestav, vlastní normy, ocenění výrobků. 4.2 ZÁKON O ÚČETNICTVÍ DOKUMENTY ÚČETNÍ POVAHY Tento zákon ukládá povinnost uchovávat dokumenty v obecné rovině a to i kaţdému podnikatelskému subjektu účetní jednotce. Zejména pro účely vedení účetnictví jsou tyto subjekty povinni uchovávat: 1. Účetní závěrku a výroční zprávu, po dobu 10 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají. 2. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. 3. Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. 4.3 ZÁKON O DPH DAŇOVÉ DOKLADY Dle tohoto zákona se povinnost uchování dokumentů vztahuje také na kaţdý podnikatelský subjekt plátce daně (DPH). Uchovávají se: 1. Všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně, po dobu nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na její odpočet. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na ţádost správce daně za umoţnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. 5. SPRÁVA DOKUMENTŮ PŮVODCE Povinnost vést spisovou sluţbu zákon o archivnictví a spisové sluţbě, jakoţ i provádějící vyhlášky, soukromoprávním subjektům přímo neukládá. Pokud se ovšem podnikatelský subjekt ze své vlastní vůle rozhodne spisovou sluţbu vést, musí naplnit všechny povinnosti stanovené v Hlavě III. zákona o archivnictví a spisové sluţbě a také povinnosti stanovené vyhláškou 191/2009 Sb. Z povahy věci (mj. 6
vnitropodnikové směrnice, normy ISO) a ve vlastním zájmu podnikatelského subjektu se však u kaţdého vyžaduje odborná správa dokumentů, která v kaţdém okamţiku zajistí dostatečnou kontrolu nad jejich oběhem a zároveň zamezí neoprávněné manipulaci s nimi. 6. VÝBĚR ARCHIVÁLIÍ Výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení. Ve skartačním řízení a to ze souboru dokumentů původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu, nebo z dokumentů jeho právního předchůdce, který tuto povinnost měl; Mimo skartační řízení a to z dokumentů: a) původce nebo vlastníka, který povinnost vykonávat spisovou službu nemá; b) původce, jeţ povinnost vykonávat spisovou sluţbu má, ale dokumenty neprošly skartačním řízením (tzn. zapomenuté písemnosti); c) nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, do úschovy nebo ke koupi; d) nalezených. V případech ad a) a ad c) se výběr archiválií mimo skartační řízení provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentu. V případech ad b) a ad d) a současně v případě, kdy dojde k zániku původce bez právního nástupce, se provádí výběr archiválií z moci úřední, tzn. o termínu výběru archiválií rozhoduje příslušný veřejný archiv. Z pohledu výkonu spisové sluţby můţeme tedy soukromoprávní subjekty původce dokumentů zapsané v obchodním rejstříku rozdělit do dvou skupin: 1. Původci, kteří nemají povinnost vést spisovou sluţbu, a také ji nevedou. Tyto subjekty vyřazují dokumenty a umoţňují provést výběr archiválií příslušnému veřejnému archivu mimo skartační řízení, na vlastní ţádost a v termínu, který sami určí. 7
2. Původci, kteří nevedou spisovou sluţbu, ale v rámci odborné správy dokumentů sledují jejich oběh od samotného vzniku, resp. doručení aţ po jejich uloţení. Těmto subjektům zákon o archivnictví a spisové sluţbě umoţňuje vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení, považují-li to za účelné. V opačném případě se vyřazování dokumentů a výběr archiválií provádí mimo skartační řízení. Metodickou pomoc při vyřazování dokumentů ve skartačním řízení na poţádání poskytuje příslušný veřejný archiv. 6.1 POSTUP PŘI VÝBĚRU ARCHIVÁLIÍ Před provedením vlastního výběru archiválií má podnikatelský subjekt povinnost rozdělit dokumenty na ty, z nichţ bude proveden výběr archiválií, a na ty bez archivní hodnoty (písemnosti dokumentárně bezcenné). Konkrétně se rozdělují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a také razítka vyřazená z evidence podnikatelského subjektu. Razítko se vyřazuje v případech: ztráty jeho platnosti; jeho ztráty nebo jeho opotřebování. Dokumenty, popřípadě spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v 20 vyhlášky č. 191/2009 SB., a opatřují se metadaty (data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času) stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové sluţby. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem S, se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení. Pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem A, u nichţ nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv podle 53 zákona. 8
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu, nebo vnitřním předpise. Přípravy skartačního řízení se vţdy účastní posuzovatel skartační operace, kterým je osoba odpovědná původci za provedení procesu výběru archiválií, popřípadě osoba pověřená vedením spisovny nebo správního archivu. Původce předloţí skartační návrh na vyřazení dokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentů příslušnému archivu. Předkládá-li původce skartační návrh v listinné podobě, připojí k němu seznamy dokumentů ve dvojím vyhotovení. Na základě předloţeného skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec z příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípadě úředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce: a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají poţadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, ţe trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrţeným ke zničení, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, ţe trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu, e) stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsob předání archiválií k uloţení do příslušného archivu. Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, označených skartačním znakem S. Původce předá příslušnému archivu dokumenty, popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie. O předání se sepíše úřední záznam o předání archiválií k trvalému uloţení v archivu. Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem S, popřípadě úředních razítek, zabezpečí jejich zničení. 9
Zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemoţněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Při zániku firmy (likvidace, vyhlášení konkursu) odpovídá za vyřazování dokumentů, jeţ jsou pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhoţ přešla působnost zaniklého podnikatelského subjektu. V případě výmazu společnosti z obchodního rejstříku je povinností likvidátora připojit k samotnému návrhu na výmaz také potvrzení příslušného veřejného archivu, ţe s ním bylo projednáno zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti. 6.2 DOKUMENTY SE SPECIFICKÝM OBSAHEM U dokumentů, které obsahují utajované skutečnosti (zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů), lze do skartačního řízení zařadit pouze dokumenty navrţené k vyřazení a zničení; u ostatních dokumentů lze výběr archiválií provést aţ po zrušení stupně utajení. Výběr archiválií, u nichţ nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí příslušné bezpečnostní archivy. Dokumenty, které obsahují obchodní ( 17 obchodního zákoníku, v platném znění), bankovní ( 38 zákona č. 21/1992 Sb., o bankách, v platném znění) nebo obdobné tajemství, lze zahrnout do skartačního řízení a tedy umoţnit výběr archiválií teprve po předchozím souhlasu osoby, které ochrana tajemství svědčí. U dokumentů, které obsahují osobní údaje, lze výběr provést bez souhlasu fyzické osoby podle 5 odst. 2 a 9 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 6.3 DOKUMENTY V DIGITÁLNÍ PODOBĚ Dokumenty v elektronické podobě musí být opatřeny uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem. Uchovávaní takového dokumentu probíhá postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak, je potřebné ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky 10
nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen. Neprokáţe-li se opak, dokument v digitální podobě se povaţuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou osoby, která k tomu byla v okamţiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. 7. STÁTNÍ DOZOR A UPLATNĚNÍ SANKCÍ Kontrolou dodrţování povinností na úseku archivnictví (popř. na úseku spisové sluţby, jestliţe tuto podnikatelský subjekt vede) jsou pověřeni místně příslušné státní oblastní archivy. Místní příslušnost státního oblastního archivu se řídí: místem podnikání, je-li původcem, vlastníkem nebo drţitelem archiválie fyzická osoba podnikající; nebo sídlem podnikatelského subjektu, je-li původcem, vlastníkem nebo drţitelem archiválie právnická osoba. Archivní inspektor (zaměstnanec státního oblastního archivu) se při kontrole prokazuje oprávněním ke kontrolní činnosti, na základě provedené kontroly je pak oprávněn rozhodnutím: a) zakázat činnosti, které by mohly způsobit poškození nebo zničení dokumentů nebo archiválií a nebo b) uloţit příslušná opatření k odstranění zjištěných nedostatků. Za správní delikt se uloţí pokuta, pokud právnická nebo podnikající fyzická osoba: neprodleně a předem neoznámí příslušnému státnímu oblastnímu archivu zamýšlený převod vlastnictví k archiválii nebo uzavření smlouvy o úschově archiválie - pokuta aţ do výše 5.000 Kč; v rozporu s 3 zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 309/2009, neuchová dokument nebo neumoţní výběr archiválie, pokud určený původce nevykonává spisovou sluţbu, nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, a nebo neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu 11
spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, nebo nedodrţí podmínky pro ukládání dokumentů podle 68 - pokuta aţ do výše 200.000 Kč; nepečuje o archiválii, nezajistí konzervaci nebo restaurování poškozené nebo ohroţené archivní kulturní památky nebo národní kulturní památky a nebo tím, ţe nenabídne archiválii přednostně ke koupi České republice prostřednictvím Národního archivu, Archivu bezpečnostních sloţek nebo příslušného státního oblastního archivu ( 28, odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb. ve znění zákona č. 309/2009) - pokuta aţ do výše 50.000 Kč. v rozporu s 30 odst. 1 zákona nepořídí na vlastní náklady bezpečnostní kopii archiválie prohlášené za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku - pokuta aţ do výše 400.000 Kč. 8. ELEKTRONICKÉ DATOVÉ SCHRÁNKY Datová schránka je elektronické úloţiště, které je určeno k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra ČR. Pomocí datové schránky je moţné posílat a přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) od orgánů veřejné moci. Tento způsob komunikace vynahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě. Pokud si tedy zaloţíte datovou schránku, bude se Vám většina korespondence od orgánů veřejné moci doručovat elektronicky. Do datové schránky jsou dodávány úřední listiny v elektronické podobě, které jsou opatřeny elektronickým podpisem odesílatele (orgánů veřejné moci). Pokud budete posílat dokument (např. odvolání k soudu), musíte označit Vámi vytvořený dokument zaručeným elektronickým podpisem. Identifikátor datové schránky zaručuje integritu dokumentu. V datové schránce jsou obsaţeny veškeré písemnosti, které jsou jiţ vyplněné Vašimi osobními údaji. Datová schránka není e-mailová schránka, nemůţete s její pomocí komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, pouze s celým úřadem. Pomocí datové schránky také nemůţete komunikovat s jinou fyzickou osobou, podnikající fyzickou osobou nebo právnickou osobou. 12
Jakmile je do Vaší datové schránky dodán nový dokument (datová zpráva), dle Vašeho nastavení se doručí na Váš mobilní telefon (za poplatek), popřípadě do Vaší e-mailové schránky (zdarma), oznámení o doručení. Toto je obdoba upozornění o uloţení listovní zásilky. Dokument (datová zpráva), který je dodán do datové schránky, je doručen okamţikem přihlášení do datové schránky oprávněnou osobou. Obdobně jako u listovních zásilek funguje fikce doručení. Nepřihlásíte-li se do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, povaţuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Pokud ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného váţného důvodu, můţete poţádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy vznikla překáţka, která podateli bránila úkon učinit. Doručení dokumentu má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou. Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, případně ţe nemohla být doručena z těchto důvodů: Datová schránka adresáta neexistuje nebo je znepřístupněna nebo byla zrušena. Toto oznámení je označeno e- značkou ministerstva. Všechny datové zprávy jsou evidovány. Jestliţe bude mít datová zpráva chybný formát nebo bude obsahovat počítačový program, bude zničena. O zničení datové zprávy ministerstvo neprodleně vyrozumí odesílatele. 8.1 PŘÍSTUP DO DATOVÉ SCHRÁNKY Přístup do datové schránky mají osoby oprávněné, pověřené a administrátor. 8.2 CZECH POINT A DATOVÁ SCHRÁNKA Czech POINT je kontaktní místo, kde kromě zřízení datové schránky můţete také udělat výpis z: katastru nemovitostí, obchodního rejstříku, ţivnostenského rejstříku, rejstříku trestů, přijetí podání podle ţivnostenského zákona apod. 13
Na kontaktních místech Czech POINT můţete zaţádat o nové přihlašovací údaje, zneplatnění přístupových údajů nebo znepřístupnění datové schránky. Datovou schránku lze znepřístupnit pouze subjektům, které o datovou schránku zaţádaly. Seznam Czech POINTů naleznete v seznamu na stránkách www.czechpoint.cz nebo na místech označených logem. 8.3 INFORMACE A OSOBNÍ ÚDAJE Veškeré údaje vedené v datových schránkách jsou neveřejné a nelze je poskytnout jiným osobám, s výjimkou kontaktní adresy, na niţ má být adresátu doručováno, bylli dán souhlas k jejímu zveřejnění. Ministerstvo vnitra umoţní orgánům veřejné moci identifikovat datovou schránku, aby do ní mohlo být doručováno. Správce a provozovatel informačního systému datových schránek zajišťuje náleţitá opatření v oblasti bezpečnosti informačního systému datových schránek. Správce ani provozovatel nejsou oprávněni k přístupu do datových schránek jiných subjektů. Správcem informačního systému datových schránek je Ministerstvo vnitra. Provozovatelem informačního systému datových schránek je držitel poštovní licence (Česká pošta, s.p.). Ministerstvo vnitra za účelem správy informačního systému datových schránek vyuţívá údaje vedené v informačním systému evidence obyvatel. 8.4 KONVERZE Konverze se neprovádí: jde-li o dokument v listinné podobě, jehoţ jedinečnost nelze konverzí nahradit (občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou kníţku, sluţební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní kníţku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby), jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis 14
ARCHIVACE A SKARTACE V OBCHODNĚ-PODNIKATELSKÉ písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, v případě provedení konverze na ţádost, nebyl-li dokument obsaţený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, jde-li o dokument, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsaţených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. 8.5 OVĚŘOVACÍ DOLOŽKA Ověřovací doloţka konverze do dokumentu obsaţeného v datové zprávě je součástí výstupu a obsahuje: a) název subjektu, který konverzi provedl, b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, d) údaj o tom, z kolika listů se skládá vstup, e) údaj o tom, zda vstup obsahuje vodoznak, reliéfní tisk nebo embossing, suchou pečeť nebo reliéfní raţbu, opticky variabilní prvek nebo jiný zajišťovací prvek, f) datum vyhotovení ověřovací doloţky, g) jméno, případně jména, a příjmení osoby, která konverzi provedla. Ověřovací doloţka konverze do dokumentu v listinné podobě je součástí výstupu a obsahuje: a) název subjektu, který konverzi provedl, b) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, c) údaj o ověření toho, ţe obsah výstupu odpovídá obsahu vstupu, d) údaj o tom, z kolika listů se skládá výstup, e) datum vyhotovení ověřovací doloţky, f) údaj o tom, zda byl vstup podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou, číslo kvalifikovaného 15
certifikátu, na němţ je uznávaný elektronický podpis zaloţen, nebo číslo kvalifikovaného systémového certifikátu, na němţ je uznávaná elektronická značka zaloţena, a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát vydal, g) datum a čas uvedené v kvalifikovaném časovém razítku, číslo kvalifikovaného časového razítka a obchodní firmu akreditovaného poskytovatele certifikačních sluţeb, který kvalifikované časové razítko vydal, byl-li vstup kvalifikovaným časovým razítkem opatřen, h) otisk úředního razítka, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis osoby, která konverzi provedla. 8.6 EVIDENCE PROVEDENÝCH KONVERZÍ Tyto údaje jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze. 8.7 SPOLEČNÁ, PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Úředně ověřený podpis je vyţadován na kaţdé písemné ţádosti fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob, které nejsou zapsány v obchodním rejstříku nebo nebyly zřízeny zákonem. Ţádost, která je podána elektronicky na adresu posta@mvcr.cz musí být opatřena zaručeným elektronickým podpisem, který je zaloţen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních sluţeb. Příjem ţádostí nebo oznámení prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy a vydávání přístupových údajů o ztrátě či odcizení s výjimkou opětovného vydání přístupových údajů je bezplatné. Vedou-li orgány veřejné moci spisovou sluţbu elektronicky, činí tak způsobem umoţňujícím doručování dokumentů a provádění úkonů prostřednictvím datové schránky, ledaţe je z bezpečnostních důvodů nezbytné vést spisovou sluţbu odděleně. Přístup do datové schránky prostřednictvím elektronického systému spisové sluţby nebo jiné elektronické aplikace třetí osoby je moţné činit rovněţ prostřednictvím systémového certifikátu za podmínek stanovených v provozní dokumentaci informačního systému datových schránek. V takovém případě se ustanovení o 16
pověřených osobách nepouţijí, přístup prostřednictvím systémového certifikátu zahrnuje i přístup k dokumentům určeným do vlastním rukou adresáta. Zřizují-li orgány veřejné moci elektronickou podatelnu, elektronická podatelna umoţňuje doručování dokumentů a provádění úkonů prostřednictvím datové schránky. Konverzi na ţádost provádí u drţitele poštovní licence a Hospodářské komory České republiky zaměstnanec, který sloţil zkoušku. Sloţení zkoušky se nevyţaduje, splňuje-li zaměstnanec poţadavky pro provádění vidimace a legalizace. Obsahem zkoušky je ověření znalostí tohoto zákona (č. 300/2008 Sb.), vybraných ustanovení právních předpisů týkajících se správních poplatků a správního řádu a schopnosti, jejich aplikace. Provádění zkoušky zabezpečuje ministerstvo. Sloţení zkoušky se prokazuje osvědčením o vykonání zkoušky. Vzor osvědčení stanoví ministerstvo vyhláškou. Neuspěl-li zaměstnanec při zkoušce, můţe zkoušku dvakrát opakovat. Opakovanou zkoušku je moţno vykonat nejdříve za 60 dnů a nejpozději do 90 dnů ode dne konání zkoušky, při níţ zaměstnanec neuspěl. 8.8 NÁKLADY SPOJENÉ S ODESÍLÁNÍM DATOVÝCH ZPRÁV Součástí smluv mezi Českou poštou a Ministerstvem vnitra, které byly podepsány 27.2.2009, bylo i stanovení nákladů za odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek. Budou celkem čtyři druhy datových schránek: - datová schránka orgánů veřejné moci (ZDARMA vše), - datová schránka pro právnické osoby (ZDARMA vše), - datová schránka pro fyzické osoby podnikající (ZDARMA vše), - datová schránka pro fyzické osoby (ZDARMA vše). 8.9 ZMĚNY K DATOVÝM SCHRÁNKÁM Dne 6.5.2009 schválila Poslanecká sněmovna Parlamentu ČR novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, které je součástí vládního návrhu na vydání zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 17
Schválení této novely, přináší několik změn v projektu datových schránek. Především: náklady spojené s provozováním ISDS bude hradit stát ze státního rozpočtu z kapitoly všeobecná pokladní správa a nikoli orgány veřejné moci. Zároveň by mělo vzniknout tzv. přechodné období, které od 1.7.2009 umoţní přihlášení do datové schránky, ale nikoli její aktivaci. K té můţe dojít později, nejpozději však do 1.11.2009. Novela rovněţ od 1.1.2010 umoţní komunikaci mezi právnickými osobami navzájem. PŘÍLOHA 1 SEZNAM MÍSTNĚ PŘÍSLUŠNÝCH OBLASTNÍCH ARCHIVŮ Vnitřní organizační jednotky státních oblastních archivů: a) Státního oblastního archivu v Praze 6. Státní okresní archiv Strakonice, 1. Státní okresní archiv Benešov, 7. Státní okresní archiv Tábor, 2. Státní okresní archiv Beroun, c) Státního oblastního archivu v Plzni 3. Státní okresní archiv Kladno, 1. Státní okresní archiv Domaţlice se 4. Státní okresní archiv Kolín, sídlem v Horšovském Týně, 5. Státní okresní archiv Kutná Hora, 2. Státní okresní archiv Cheb, 6. Státní okresní archiv Nymburk se 3. Státní okresní archiv Karlovy Vary, sídlem v Lysé nad Labem, 4. Státní okresní archiv Klatovy, 7. Státní okresní archiv Mělník, 5. Státní okresní archiv Plzeň-jih se sídlem 8. Státní okresní archiv Mladá Boleslav, v Blovicích, 9. Státní okresní archiv Praha-východ se 6. Státní okresní archiv Plzeň-sever se sídlem v Přemyšlení, sídlem v Plasích, 10. Státní okresní archiv Praha-západ se 7. Státní okresní archiv Rokycany, sídlem v Praze, 8. Státní okresní archiv Sokolov se sídlem 11. Státní okresní archiv Příbram, v Jindřichovicích, 12. Státní okresní archiv Rakovník, 9. Státní okresní archiv Tachov, b) Státního oblastního archivu v d) Státního oblastního archivu v Třeboni Litoměřicích 1. Státní okresní archiv České Budějovice, 1. Státní okresní archiv Česká Lípa, 2. Státní okresní archiv Český Krumlov, 2. Státní okresní archiv Děčín, 3. Státní okresní archiv Jindřichův Hradec, 3. Státní okresní archiv Chomutov se 4. Státní okresní archiv Písek, sídlem v Kadani, 5. Státní okresní archiv Prachatice, 18
4. Státní okresní archiv Jablonec nad 4. Státní okresní archiv Havlíčkův Brod, Nisou, 5. Státní okresní archiv Hodonín, 5. Státní okresní archiv Liberec, 6. Státní okresní archiv Jihlava, 6. Státní okresní archiv Litoměřice se 7. Státní okresní archiv Kroměříţ, sídlem v Lovosicích, 8. Státní okresní archiv Pelhřimov, 7. Státní okresní archiv Louny, 9. Státní okresní archiv Třebíč, 8. Státní okresní archiv Most, 10. Státní okresní archiv Uherské 9. Státní okresní archiv Semily, Hradiště, 10. Státní okresní archiv Teplice, 11. Státní okresní archiv Vsetín, e) Státního oblastního archivu v 12. Státní okresní archiv Vyškov se sídlem Zámrsku ve Slavkově u Brna, 1. Státní okresní archiv Hradec Králové, 13. Státní okresní archiv Zlín, 2. Státní okresní archiv Chrudim, 14. Státní okresní archiv Znojmo, 3. Státní okresní archiv Jičín, 15. Státní okresní archiv Ţďár nad 4. Státní okresní archiv Náchod, Sázavou, 5. Státní okresní archiv Pardubice, g) Zemského archivu v Opavě 6. Státní okresní archiv Rychnov nad 1. Státní okresní archiv Bruntál se sídlem Kněţnou, v Krnově, 7. Státní okresní archiv Svitavy se sídlem 2. Státní okresní archiv Frýdek-Místek, v Litomyšli, 3. Státní okresní archiv Jeseník, 8. Státní okresní archiv Trutnov, 4. Státní okresní archiv Karviná, 9. Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí, 5. Státní okresní archiv Nový Jičín, f) Moravského zemského archivu v 6. Státní okresní archiv Olomouc, Brně 7. Státní okresní archiv Opava, 1. Státní okresní archiv Blansko, 8. Státní okresní archiv Prostějov, 2. Státní okresní archiv Brno-venkov se 9. Státní okresní archiv Přerov, sídlem v Rajhradě, 10. Státní okresní archiv Šumperk. 3. Státní okresní archiv Břeclav se sídlem v Mikulově, 19