CzechPOINT autorizovaná konverze dokumentů

Transkript

1 CzechPOINT autorizovaná konverze dokumentů

2 Právní předpisy zákon 365/200 Sb. o ISVS zákon 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu zákon 500/2004 Sb. správní řád zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů zákon 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů

3 Základní pojmy DOKUMENT Dokument - (dříve písemnost) každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce dokument NEMUSÍ BÝT POUZE NA PAPÍŘE je jakýkoliv objekt obsahující zaznamenané informace, které lze zpřístupnit jiné osobě (Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)

4 Základní pojmy - DOKUMENT Listina (= listinná podoba dokumentu) je písemnost zachycena na papírovém nosiči, tedy papírový dokument nebo doklad Datová zpráva (= elektronická podoba dokumentu) je písemnost zachycená na nosiči, který umožňuje provést záznam elektronicky, optoelektronicky nebo jiným obdobným způsobem; jde o elektronický dokument (dokument vznikne buď jako původní nebo převodem z listinné podoby)

5 Zákon 300/2008 Sb. Konverze 1. Konverzí se rozumí a) úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (dále jen dokument obsažený v datové zprávě ), ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo b) úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. 2. Dokument, který provedením konverze vznikl (dále jen výstup ), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (dále jen vstup ). 3. Má-li být podle jiného právního předpisu předložen dokument v listinné podobě správnímu orgánu, nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu.

6 Zákon 300/2008 Sb. Subjekty provádějící konverzi 1. Konverzi na žádost provádějí kontaktní místa veřejné správy. 2. Konverzi z moci úřední provádějí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti.

7 Zákon 300/2008 Sb. Postup při provádění konverze - vyjímky 1. Konverze se neprovádí a) je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy, b) jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby, c) jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, d) není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument,

8 Zákon 300/2008 Sb. Postup při provádění konverze - vyjímky opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, e) jde-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka, f) případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil, g) jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam, h) pokud dokument nesplňuje technické náležitosti podle odstavce 4.

9 Zákon 300/2008 Sb. Evidence provedených konverzí 1. Subjekt provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje: a) pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí, b) datum provedení konverze, c) konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo, d) údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře (uvedení čísla dokladu, kterým byl uhrazen) nebo údaj o osvobození od správního poplatku s odkazem na právní předpis. 2. Údaje podle odstavce 1 jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.

10 Souhrn zákona 300/2008 Sb. 1. Podle typu Rozdělení konverze a) Konverze z elektronické do listinné podoby b) Konverze z listinné do elektronické podoby 2. Podle účelu a) konverze na žádost b) konverze z moci úřední (OVM pro výkon své působnosti)

11 Souhrn zákona 300/2008 Sb. NEKONVERTUJEME dokumenty, jejichž JEDINEČNOST nelze konverzí nahradit: a) Osobní doklady a průkazy občanský průkaz cestovní doklad řidičský průkaz vojenskou knížku zbrojní průkaz služební průkaz průkaz o povolení pobytu cizince a jiné průkazy b) Lístky: rybářský lístek lovecký lístek

12 Souhrn zákona 300/2008 Sb. c) plány ap.: geometrický plán rysy technické kresby d) Další: vkladní knížku šek směnku nebo jiný cenný papír los, sázenku

13 Souhrn zákona 300/2008 Sb. Subjekt provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí Uchovává se po dobu 10 let Lze využít centrální evidence provedených autorizovaných konverzí v Czech POINT (dostupné správci skupiny) Eviduje se: pořadové číslo provedené konverze, datum provedení konverze, označení vstupu a datum jeho sepsání, údaj o uhrazení správního poplatku

14 Kontrola elektronického podpisu Konvertovat lze pouze dokumenty opatřené elektronickým podpisem. Ten může být součástí konvertovaného souboru nebo jej lze dodat v externím samostatném souboru. Bez platného elektronického podpisu se dokument nezkonvertuje. Podpis se automaticky kontroluje ihned při načtení dokumentu, který chce žadatel konvertovat. Proto již není zapotřebí provádět manuální kontrolu v programu Adobe Reader.

15 Dokument je podepsán platným el. podpisem

16 El. podpis je k dispozici externě

17 Elektronický podpis není k dispozici

18 Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby

19 Odkaz na úschovnu Při snímání čárového kódu postupujeme takto: Klepneme myší do pole Identifikační údaj dokumentu. Teprve potom čtečkou sejmeme kód z doložky. (kód můžeme v případě potřeby do pole zapsat i z klávesnice) Stiskem tlačítka Převzít vstup pro konverzi prostřednictvím Úschovny se kontaktuje Úschovna a soubory s elektronickou podobou dokumentů budou přesunuty na náš počítač.

20 Elektronická podoba na CD/DVD

21 Vlastní konverze dokumentu Konvertovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší Příloha datové zprávy (možnost více souborů určených ke konverzi) Jeden dokument - konvertujeme-li jeden určitý dokument, pak není část Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě uvedena a dokument je rovnou zkonvertován.

22 Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu Výstupem je soubor ve formátu PDF verze 1.7, který je elektronicky podepsán a opatřen časovým razítkem. Vytištěný dokument zkontrolujeme, zda je obsahově totožný se vstupem pro konverzi (výchozí elektronickou podobou dokumentu).

23 Správní poplatek V případě, že je se oba dokumenty shodují upozorníme žadatele na výši poplatku, která je uvedena v polích Dokument obsahuje celkem stránek / za správní poplatek. Osvobozeno od správního poplatku - subjekty osvobozené z jakýchkoliv důvodů od placení správních poplatků Číslo dokladu Nezaškrtávat políčko Použít doklad ve formuláři (manuální zapsání evidenční číslo dle vlastního systému) Zaškrtnout políčko Použít doklad ve formuláři (vstupní pole se naplní číslem vygenerovaným podle pořadového čísla právě probíhající konverze. )

24 Ověřovací doložka Označení vstupu (povinný údaj) identifikace listiny; popsání několika slovy obsah listiny) Datum sepsání (nepovinný údaj) - datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden.

25 Zdroj: LMS ELEV egon centra Uherský Brod

26 Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby

27 Převzetí a posouzení dokumentu Dokument obsahuje ochranný prvek obsažený v seznamu vybereme patřičný prvek Dokument obsahuje jiný ochranný prvek uvedený prvek zapíšeme do kolonky Jiný zjišťovací prvek

28 Skenování Získat ze skenovacího zařízení (výchozí nastavení) -přímé propojení s formulářem Otevřít oskenovaný dokument z adresáře načtení naskenovaného dokumentu ve formátu JPG

29 Konverze předloh do formátu PDF Převedený dokument je potřeba zkontrolovat pomocí Otevřít dokument. Pokud převedený dokument nesouhlasí s předlohou pomocí Znovu skenovat dokument lze dokument znovu naskenovat.

30 Správní poplatek V případě, že je se oba dokumenty shodují upozorníme žadatele na výši poplatku, která je uvedena v polích Dokument obsahuje celkem stránek / za správní poplatek. Osvobozeno od správního poplatku - subjekty osvobozené z jakýchkoliv důvodů od placení správních poplatků Číslo dokladu Nezaškrtávat políčko Použít doklad ve formuláři (manuální zapsání evidenční číslo dle vlastního systému) Zaškrtnout políčko Použít doklad ve formuláři (vstupní pole se naplní číslem vygenerovaným podle pořadového čísla právě probíhající konverze. )

31 Ověřovací doložka Označení vstupu (povinný údaj) identifikace listiny; popsání několika slovy obsah listiny) Datum sepsání (nepovinný údaj) - datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden. Připojit k výstupu ověřovací doložku nutno potvrdit el. podpisem, ověřovací doložka se připojí na konec dokumentu

32 Předání dokumentu žadateli Konvertovaný dokument lze předat žadateli dvěma způsoby: Dokument s ověřovací doložkou vypálíme na CD Dokument s ověřovací doložkou odešleme do internetové Úschovny.

33 Uložení výstupu na optický disk

34 Uložení výstupu do Úschovny

35

36 Zdroj: LMS ELEV egon centra Uherský Brod

37 Děkuji za pozornost