KODEX CHOVÁNÍ Uvádíme naše hodnoty v život Péče Globální týmová práce Neustálé zlepšování Zachování nejvyšších etických standardů
ZPRÁVA NAŠEHO PŘEDSEDY, PREZIDENTA A GENERÁLNÍHO ŘEDITELE S Společnost Colgate-Palmolive již přes 200 let důsledně prokazuje svůj závazek k hluboce zakořeněným hodnotám a principům prostřednictvím poctivého a čestného podnikání a uvádí firemní hodnoty do praxe tím, že vede ostatní s úctou. Jsem hrdý na to, že si připomínáme 25. výročí Kodexu chování naší společnosti. Od svého zavedení v roce 1987 nám tento kodex trvale poskytuje soubor zásad, které odrážejí hodnoty a zavedené normy společnosti Colgate, jimiž se řídí naše chování v oblasti etiky. Aby držel krok se změnami ve světě a na jednotlivých trzích, je Kodex chování pravidelně kontrolován, aktualizován a znovu vydáván tak, abychom zajistili jeho relevanci a komplexnost. Dění v obchodním světě nebylo nikdy tak náročné a složité jako dnes a posiluje zásadní význam podnikání etickým, zákonným a společensky uvážlivým způsobem. Jsme skutečně globální společností působící v mnoha zemích po celém světě, proto musí chování každého z nás i námi činěná rozhodnutí odpovídat podnikovým ideálům a hodnotám tak, jak jsou uvedeny v Kodexu chování. Každý z nás denně činí rozhodnutí, která mohou mít finanční, lidské, společenské nebo etické důsledky. Je důležité, aby si každý člen rodiny Colgate přečetl, pochopil a plně dodržoval náš Kodex chování. Kodex klade důraz na osobní odpovědnost každého z nás, to znamená, že musíme jednat čestně a dodržovat nejvyšší etické standardy. Ale vědět o Kodexu chování nestačí. Jako zaměstnanci společnosti Colgate budeme prosazovat etické chování prostřednictvím našich činů a našich slov. Přebíráme zodpovědnost za své činy a rozhodnutí a ozveme se, abychom zpochybnili chování, které je v rozporu s Kodexem chování a ostatními zásadami společnosti Colgate. Dobrá pověst společnosti Colgate byla svěřena každému z nás. Chci vám poděkovat již předem za vaše pokračující odhodlání ctít naše společné hodnoty a za to, že svým etickým chováním jste vzorem ostatním, což je životně důležitý faktor našeho trvalého výrobního a obchodního úspěchu. Ian Cook Předseda, prezident a generální ředitel
Uvádíme naše hodnoty v život Tím, že žijeme hodnotami společnosti Colgate, které spočívají v péči, globální týmové práci a neustálém zlepšování, vytváříme kulturu, v níž se lidé chovají jako tým a spolupracují k dosažení společných cílů. Tři základní hodnoty společnosti Colgate jsou součástí všeho, co děláme. Péče Naší společnosti záleží na lidech: na zaměstnancích Colgate, zákaznících, akcionářích, spotřebitelích, dodavatelích a obchodních partnerech. Společnost Colgate se zavazuje jednat soucitně, bezúhonně, čestně a vysoce eticky ve všech situacích, naslouchat s úctou ostatním a vážit si rozdílů. Společnost se také zavázala k ochraně globálního životního prostředí, posílení komunit, kde zaměstnanci Colgate žijí a pracují, a k dodržování všech zákonů a předpisů. Globální týmová práce Všichni zaměstnanci společnosti Colgate jsou součástí mezinárodního týmu, který se zavázal spolupracovat v jednotlivých zemích a na celém světě. Pouze sdílením myšlenek, technologií a talentu může naše společnost dosáhnout profitabilního růstu a udržet si jej. Neustálé zlepšování Zaměstnanci společnosti Colgate jsou odhodláni zlepšovat se každý den ve všem, co dělají, jako jednotlivci i jako týmy. Lepším porozuměním očekávání spotřebitelů a zákazníků a neustálou prací na inovaci a zlepšování výrobků, služeb a procesů se Colgate stane nejlepší společností. Na dnešním vysoce konkurenčním trhu jsou hodnoty Colgate základem pro individuální, týmový a firemní úspěch. Pouze respektováním ostatních a uváděním hodnot Colgate v praxi můžeme dosáhnout vynikajících podnikatelských výsledků. 2 KODEX CHOVÁNÍ
Vedení s úctou Vedení s úctou je cesta zaměstnanců Colgate k uvedení podnikových hodnot v život. Tím, že vedeme s úctou, vytváříme prostředí, kde lidé bez obav nabízejí návrhy, nápady a přispívají k podnikání naší organizace. Vedení s úctou vytváří prostředí, kde lidem skutečně záleží na ostatních a dobře spolupracují tak, aby dosáhli svého plného potenciálu. Zásady principu vedení s úctou jsou: Komunikace Vyjadřovat myšlenky jasně a jednoduše, naslouchat druhým, vytvářet prostředí, kde lidé bez obav vyjadřují své myšlenky, podporovat včasný a průběžný vzájemný tok informací. Poskytovat a vyhledávat zpětnou vazbu Rozvíjet všechny pracovníky společnosti Colgate poskytováním a vyhledáváním konstruktivní, konkrétní zpětné vazby, usměrňovat lidi a pomáhat jim ve vytyčených úkolech, motivovat pozitivní změnu a být inspirací pro vynikající práci. Vážit si jedinečných příspěvků Rozpoznat pozitivní příspěvky a dobrou práci druhých a vážit si jich, respektovat individualitu, zapojit ostatní do rozhodování a stanovení priorit. Oceňovat u lidí jejich individuální rozdíly je klíčem k budování a udržování úspěchu v podnikání dnes i v budoucnu. Propagovat týmovou práci Vytvářet závazek k dosažení společných cílů, řešit konflikty pozitivním způsobem. Být příkladem Být dobrým příkladem pro podnikání etickým způsobem, pro zvládání stresu a pro vytváření příjemného a vyváženého pracovní prostředí. Colgate-palmolive company 3
KODEX CHOVÁNÍ SPOLEČNOSTI COLGATE-PALMOLIVE OBSAH Obecně o Kodexu chování... 3 Naše vzájemné vztahy... 4 Náš vztah se společností... 6 Náš vztah se správní radou... 11 Náš vztah s externími obchodními subjekty.... 12 Náš vztah se spotřebiteli... 14 Náš vztah se státními orgány a se zákony... 16 Náš vztah se širší veřejností... 20 Náš vztah k životnímu prostředí... 22 Náš vztah s akcionáři... 23 Odpovědnost za shodu se zákony... 27 Kde hledat radu a jak ohlásit podezření a obavy.... 25 Seznam témat... 30 Často kladené otázky... 31
OBECNĚ O KODEXU CHOVÁNÍ Kodex chování společnosti Colgate slouží jako vodítko pro naši každodenní výrobní a obchodní činnost. Jsou v něm obsaženy podnikové normy řádného chování a hodnoty. Kodex zdůrazňuje skutečnost, že způsob, jakým dosahujeme výrobních a obchodních výsledků, je stejně důležitý jako vlastní výsledky. Kodex chování společnosti Colgate se vztahuje na všechny zaměstnance společnosti Colgate a jejích dceřiných společností po celém světě, včetně členů správní rady a všech vedoucích pracovníků a zástupců společnosti. Rovněž platí pro všechny dodavatele služeb a zboží, protože dodržování našeho Kodexu je podmínkou pro udržování obchodních vztahů se společností Colgate. Na prvním místě platí, že každý zaměstnanec je zodpovědný za důsledný projev poctivosti a schopnosti vést ostatní tím, že dodržuje všechna ustanovení Kodexu chování, Směrnice obchodních postupů v globálním pojetí (Global Business Practices Guidelines), zásady naší společnosti a všechny příslušné zákony. Tím, že učiníme etiku a všeobecnou slušnost pevnou součástí našich existujících obchodních vztahů a rozhodovacích procesů, prokážeme upřímnou oddanost podnikové kultuře, která propaguje nejvyšší etické normy. Zajištění souladu s Kodexem lze dosáhnout pomocí zdravého úsudku a vyhledáním rady, vyvstanou-li nějaké otázky. Každý z nás zodpovídá za svá rozhodnutí a za dodržování Kodexu. Pokud si nejste jisti, než začnete v konkrétním případě jednat, položte si následující otázku: Jsem oprávněn to udělat? Dávám tím dobrý příklad? Je toto jednání správné? Je toto jednání zákonné a v souladu s hodnotami společnosti Colgate, tedy s vedením s úctou, Kodexem chování, Směrnicemi pro obchodní postupy a dalšími zásadami? Byl bych hrdý na to, kdybych o tomto svém jednání řekl někomu, koho respektuji? Podpoří toto jednání pověst Colgate jako etické společnosti? Prokazuji tím dodržování nejvyšších etických norem? Pokud je odpovědí na kteroukoli z těchto otázek NE, nebo pokud máte nějaké otázky či obavy týkající se interpretace či použití Kodexu chování nebo jiné podobné normy, zásady či předepsaného postupu společnosti Colgate, musíte danou situaci projednat se svým manažerem, pracovníkem oddělení lidských zdrojů, právního oddělení nebo oddělení pro etiku a dodržování zákonů. Nikdy nebudou podniknuty žádné odvetné kroky proti někomu, kdo si stěžoval na možné porušení Kodexu chování nebo je prostě ohlásil, zúčastnil se vyšetřování takového porušení nebo při něm pomáhal, ledaže se ukáže, že takové tvrzení nebo poskytnuté informace byly úmyslně nepravdivé. Společnost Colgate se bude maximálně snažit zachovat důvěrnou povahu takových informací a anonymitu ohlašující osoby. Kodex je k dispozici on-line a byl přeložen do několika jazyků. Společnost Colgate vyžaduje, aby si všichni zaměstnanci společnosti Colgate tento Kodex přečetli, porozuměli mu a jednali v souladu s ním. Nicméně, k souladu nedojde automaticky. Je zapotřebí závazek od každého z nás. K posílení tohoto závazku nabízí společnost Colgate každoročně po celém světě školení o Kodexu a certifikaci. Colgate-palmolive company 5
NAŠE VZTAHY SE SPOLUPRACOVNÍKY Pracovní vztahy uvnitř společnosti se musí zakládat na vzájemné důvěře a oddanosti. Každý jednotlivec zodpovídá za to, že budeme vzájemně spolu jednat s respektem a důstojností. Usilujeme o dosažení úspěšných pracovních vztahů. Ve společnosti Colgate jsme hrdi na silné osobní odhodlání našich lidí a na vynikající výsledky, které vyplývají z takového odhodlání. Tuto vysokou úroveň spolupráce lze však dosáhnout pouze v atmosféře důvěryhodné, otevřené a čestné komunikace a respektu. Všechna jednání s vašimi spolupracovníky, podřízenými i nadřízenými musí probíhat v duchu partnerství, kdy se chování každého jednotlivce řídí neotřesitelným odhodláním dodržovat nejvyšší etické normy. Vaše vztahy s lidmi, se kterými spolupracujete, by měly být vztahy uvnitř vítězného týmu. Harmonicky spolupracující lidé, kteří jsou zaměřeni na definovaný soubor cílů, jsou hnací silou naší výrobní a obchodní činnosti. K tomu, aby takové dynamické vztahy uvnitř týmu fungovaly, musí každý jednotlivec plnit své povinnosti a mít jistotu, že ostatní se budou chovat podobně. To znamená, že musíme poskytovat ostatním potřebnou podporu a to na všech úrovních pokud se všichni chceme zhostit svého úkolu se ctí. Žádný jednotlivec ani jednotlivá výrobní či obchodní jednotka nemůže klást svoje vlastní priority nad priority naší společnosti. Vaše vztahy s lidmi, se kterými spolupracujete nebo je řídíte, musí podporovat etiku a dodržování zákonů tím, že při práci s ostatními půjdete vzorem svojí slušností, spravedlností a osobní poctivostí. Jako vedoucí pracovník zodpovídáte za jasné vymezení norem výkonu a vytvoření prostředí, které povzbuzuje a podporuje týmovou práci a etické chování. Podporujeme otevřenou a čestnou komunikaci. Povzbuzujte tvůrčí a inovativní myšlení a, pokud jste vedoucím pracovníkem, jednejte se svými podřízenými jako s jednotlivci, přičemž jim poskytněte dostatek svobody k tomu, aby mohli samostatně vykonávat svoji práci. Dávejte jim návrhy, jak mohou zvýšit svůj osobní výkon. Vaše vztahy s nadřízeným se musí rovněž zakládat na vzájemném respektu a důvěře. Vy a váš nadřízený jste týmem se společným cílem plnit úkoly zadané vaší výrobní či obchodní jednotce naší společností. Stejně jako váš nadřízený, nesete odpovědnost za zajištění toho, aby komunikace mezi vámi byla otevřená a čestná. Vyviňte iniciativu co nejčastěji. Buďte inovativní při řešení problémů. Vaše spolupráce a tvůrčí myšlení představují podstatný faktor při dosahování cílů vaší výrobní či obchodní jednotky a celé naší společnosti. Vážíme si zaměstnanců společnosti Colgate a považujeme je za náš největší zdroj. Odhodlanost společnosti Colgate starat se o vlastní lidi se projevuje na pracovišti v podobě celé řady programů majících za účel podporovat a odměňovat úspěchy jednotlivců i celých pracovních týmů. Všichni jste povzbuzováni profesně a odborně postupovat co nejvýše a výrazně přispět k úspěchu celé společnosti. Konec konců, úspěch společnosti umožňuje právě úsilí našich talentovaných a dovedných lidí po celém světě. V oblasti najímání a zaměstnávání lidí máme následující specifické zásady: Zásadou, praxí a přáním společnosti Colgate je poskytnout pracovní příležitosti všem kvalifikovaným jedincům na základě rovnosti. Společnost nebude diskriminovat žádného zaměstnance nebo žadatele 6 KODEX CHOVÁNÍ
o zaměstnání z důvodu rasy, barvy pleti, náboženství, pohlaví, příslušnosti k pohlaví, národnosti, etnického původu, věku, sexuální orientace, zdravotního postižení, rodinného stavu, statusu válečného veterána nebo jakékoli jiné charakteristiky chráněné zákonem. To zahrnuje například nábor, povyšování, převod na jiné pracoviště, odměňování, školení, zbavení funkce nebo propouštění. Nepoužíváme dětskou práci. Dětská práce se definuje jako zaměstnávání jakékoli osoby mladší než je minimální věk povolený zákonem dané jurisdikce. V žádném případě však nebudeme vědomě zaměstnávat někoho, kdo je mladší šestnácti (16) let. Udržujeme otevřené pracovní prostředí a dosahujeme vynikajících výsledků náborem a udržením si jedinců s různým původem a zázemím. Poskytujeme zácvik, další odborné vzdělávání a příležitosti k pracovnímu povýšení, které umožňují osobní rozvoj a profesní postup všem zaměstnancům společnosti Colgate. Provádíme hodnocení pracovního výkonu, která zaměstnancům podávají upřímnou a přesnou zpětnou vazbu. Tento proces povzbuzuje dvousměrnou diskusi i náměty a kontrolu hodnocení vyššími úrovněmi vedení. Platíme za celkový pracovní výkon a uznáváme a odměňujeme kladné pracovní příspěvky jednotlivců a pracovních týmů, které přesahují normální pracovní povinnosti, prostřednictvím programů jako např. program odměn Chairman s You Can Make a Difference Award. Zakazujeme sexuální a jiné obtěžování zaměstnanců společnosti Colgate kýmkoli na pracovišti nebo při provádění obchodní činnosti jménem společnosti. Usilujeme o zabránění nespravedlivému upřednostňování nebo i zdání takového upřednostňování na pracovišti v souladu se zásadami a závaznými postupy přijatými naší společností. Otázka: Odpověď: Jeden z mých spolupracovníků poslal mně a některým dalším kolegům emailem nevhodný vtip. Připadal mi urážlivý, ale nevím, jestli bych měl se svým spolupracovníkem o tom pohovořit. Ve společnosti Colgate-Palmolive jsme se zavázali udržovat profesionální pracovní prostředí, ve kterém se se všemi zaměstnanci Colgate zachází s respektem a důstojností. Proto je urážlivé nebo nevhodné chování nepřijatelné. Pokud si nechcete se svým spolupracovníkem promluvit přímo, obraťte se se žádostí o pomoc na svého manažera, oddělení lidských zdrojů nebo oddělení etiky. Snažíme se eliminovat potenciální nebezpečí na pracovišti a dodržovat všechny platné zákony a předpisy o bezpečnosti práce a ochraně zdraví. Pomáháme udržovat bezpečné, zdraví neškodné a produktivní pracovní prostředí pro všechny zaměstnance společnosti Colgate i jiné osoby tak, že: zakazujeme přechovávání, užívání, prodej nebo předávání nezákonných drog nebo předmětů s drogami souvisejících na půdě naší společnosti a během pracovní doby, zakazujeme výkon činnosti jménem společnosti pod vlivem alkoholu, zakazujeme přechovávání nebo používání zbraní nebo střelných zbraní nebo munice na půdě naší společnosti nebo při provádění výrobní nebo obchodní činnosti pro naši společnost v souladu s místními zákony. Držba zbraně může být schválena pro bezpečnostní personál, pokud se taková držba považuje za potřebnou k zajištění bezpečí zaměstnanců naší společnosti, zakazujeme jakékoli jednání, které by mohlo být vnímáno jako násilné, výhružné, ponižující nebo zastrašující, a vyžadujeme, aby se případné požívání drog nebo alkoholu, násilí nebo nezákonné držení zbraní okamžitě ohlásilo vedení. Colgate-palmolive company 7
NAŠE VZTAHY SE SPOLEČNOSTÍ V postavení zaměstnanců společnosti Colgate usilujeme o dodržování zásad společnosti Colgate a současně se intenzivně snažíme o zlepšení výkonu společnosti. Jsme si vědomi důvěry v nás vložené a jednáme poctivě a čestně za všech okolností a v každé situaci tak, abychom si tuto důvěru zasloužili a zachovali. Vyhýbáme se střetu zájmů a jiným situacím, které by mohly potenciálně poškodit naši společnost. Vyhýbáme se střetu zájmů. Váš úsudek je jedním z vašich nejcennějších aktiv. Měli byste se vyvarovat jakékoliv činnosti, zájmu nebo sdružení, které jsou v rozporu s uplatňováním nezávislého úsudku nebo se jeví jako hrozba vašemu nezávislému úsudku v nejlepším zájmu společnosti. Konflikty mohou nastat v mnoha situacích. Nelze je zde všechny popsat a nebude vždy snadné rozlišit správné a nesprávné činnosti. Pokud si nejste jisti, poraďte se se svým manažerem, oddělením lidských zdrojů nebo globálním právním oddělením před přijetím jakéhokoli opatření. Následující pokyny platí pro většinu nejobvyklejších konfliktních situací: Investování Neprovádějte takové investice, které by mohly ovlivňovat vaše rozhodování při plnění pracovních povinností. Zásady společnosti Colgate zakazují zaměstnancům vlastnit akcie nebo mít jiný vlastnický podíl ve společnosti, která společnosti Colgate konkuruje nebo s ní má obchodní vztahy. Tento zákaz se nevztahuje na vlastnictví malého množství (obecně méně než 1 %) akcií veřejně obchodované společnosti za předpokladu, že taková investice není finančně tak podstatná, aby vytvářela zdání střetu zájmů. Pokud jste provedli potenciálně zakázané investice před tím, než jste začali pracovat ve společnosti Colgate, ohlaste tuto skutečnost právnímu oddělení. Rodina Informujte svého manažera a obstarejte si souhlas vedoucího vaší divize nebo odborného útvaru a právního oddělení dříve, než začnete jménem společnosti Colgate obchodně jednat s některou společností, v níž máte vy nebo některý váš blízký příbuzný takový vlastnický podíl, že byste ze své činnosti nebo z činnosti vašeho blízkého příbuzného mohli mít prospěch v jakékoli podobě. Další zaměstnání Nepracujte pro konkurenta v době, kdy pracujete ve společnosti Colgate, ani nepracujte pro třetí stranu (distributor, zákazník či dodavatel) a nepomáhejte jí takovým způsobem, který by nepříznivě ovlivnil váš pracovní výkon nebo zdravý úsudek při práci. Bez povolení vedoucího divize nebo odborného útvaru nevyužívejte pracovní dobu, zařízení, materiály, značky a loga naší společnosti pro externí práci, která nemá žádnou souvislost s vašimi pracovními povinnostmi ve společnosti Colgate. Osobní záležitosti I když uznáváme a respektujeme právo zaměstnanců společnosti Colgate volně se stýkat s osobami, se kterými se dostanou do styku v pracovním prostředí, je třeba, abychom také používali zdravého úsudku, aby tyto vztahy neměly negativní dopad na výkon naší práce, naši schopnost řídit ostatní nebo na pracovní prostředí. 8 KODEX CHOVÁNÍ
Jakékoli chování na pracovišti, které má původ v milostném vztahu nebo přátelství mezi zaměstnanci, může být nepatřičné, pokud takové chování vytváří nepříjemné pracovní prostředí ostatním zaměstnancům. Nespravedlivé upřednostňování nebo provádění pracovních rozhodnutí na základě emocí, loajality nebo přátelství místo nejlepších zájmů společnosti je zakázáno. Pracovníci, kteří udržují vzájemné osobní vztahy nebo přátelství, se musí chovat taktně a citlivě a používat zdravého úsudku. Buďte si vědomi skutečnosti, že jiný člen vaší domácnosti může pracovat v postavení, které by mohlo vytvořit střet zájmů nebo jeho zdání. Pokud k takové situaci dojde, požádejte o radu svého manažera nebo pracovníka personálního či právního oddělení. Nejvyšší správní orgány jiných organizací Dříve, než se stanete členem správní rady nebo podobného orgánu jiné společnosti nebo státního orgánu, opatřete si souhlas našeho prezidenta a generálního ředitele a rovněž hlavního právníka. Členství ve správní radě profesní asociace nebo neziskové organizace, která nemá vztah k naší práci, musí předem schválit vedoucí vaší divize nebo odborného útvaru. Jiné ohledy Snažíme se udržet pozitivní pracovní prostředí, které odráží naše firemní hodnoty a podporuje pevné pracovní vztahy. Zatímco střety zájmů často vyplývají z jednání s externími stranami, ke konfliktu nebo zdání konfliktu může také dojít z vnitřních interakcí. Ti z nás, kteří řídí jiné, musí být i nadále velmi ostražití, aby zajistili, že nenastanou situace, které se mohou jevit ostatním jako zvýhodňování nebo potenciální střet zájmů. Pokud se ocitnete v situaci skutečného nebo potenciálního střetu zájmů, je nutné to okamžitě nahlásit nadřízenému, aby mohla být daná situace řádně přezkoumána a vyhodnocena. Společnost bude s vámi spolupracovat na řešení situace a nalezne vhodné řešení. Otázka: Odpověď: Nedávno jsem získal souhlas svého manažera s druhým zaměstnáním, které spočívá v prodeji nemovitostí, abych si zvýšil příjem. Mohu použít svoji pracovní telefonní linku a kontaktovat své klienty nebo použít podnikovou kopírku pro pořízení kopií údajů o seznamu nemovitostí během pracovní doby? Ne. Zamýšlený účel použití majetku společnosti je striktně pro osobní prospěch, nemá souvislost s výkonem pracovních povinností pro společnost, a může být vnímán jako zasahování do vaší schopnosti plnit své pracovní povinnosti. I když občasné osobní využití majetku společnosti je povoleno, musí být omezené a nesmí být v rozporu s výkonem vašich pracovních povinností. Chráníme obchodní tajemství a důvěrné informace společnosti. Obchodní tajemství společnosti Colgate, jiné zákonem chráněné informace a velká část interních dat představují cenné hodnoty. Ochrana těchto hodnot včetně udržení jejich tajné povahy hraje neobyčejně důležitou úlohu v našem dalším růstu a schopnosti úspěšně soutěžit. Obchodní tajemství jsou informace používané v souvislosti s výrobní a obchodní činností společnosti Colgate, které nejsou všeobecně známy nebo snadno zjistitelné, a u nichž společnost vyvinula úsilí udržet jejich tajnou povahu. Je však třeba chránit i jiné důvěrné informace. Obchodní tajemství a jiné důvěrné informace společnosti Colgate mohou mít podobu popisu složení, konstrukce, zařízení nebo informací, které používáme při výrobní a obchodní činnosti, a které poskytují společnosti Colgate příležitost získat výhodu vůči konkurentům. Obchodní tajemství a jiné důvěrné informace společnosti Colgate nemají vždy pouze technickou povahu. Může k nim rovněž patřit výrobní a obchodní výzkum, plány nových výrobků, strategické cíle, marketingové či prodejní údaje, neuveřejněné finanční nebo cenové informace, seznamy zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů a informace týkající se požadavků, preferencí, výrobních a obchodních návyků a plánů zákazníků. I když tento seznam není vyčerpávající, přesto podává širokou paletu informací, které musí být chráněny. Obchodní tajemství a jiné důvěrné informace nemusí být patentovatelné, ale nesmějí být zveřejněny. Colgate-palmolive company 9
Mezi vaše povinnosti týkající se obchodního tajemství a jiných důvěrných informací patří zejména: Nesdělovat tyto informace jiným zaměstnancům Colgate nebo třetím stranám s výjimkou těch, kteří je musí znát nebo je potřebují k výkonu své práce, a v těchto případech s označením důvěrnosti a podle potřeby i dalšími mechanismy na ochranu údajů, jako je ochrana heslem a šifrováním, jinak tyto informace nesdělovat. Nedovolit třetím stranám, aby s těmito informacemi zacházely bez odpovídající kontroly zabezpečení a správy informačních technologií třetí strany. Neumisťovat tyto informace na veřejně přístupných internetových stránkách nebo sociálních médiích ani tam o nich nediskutovat. Nepoužívat tyto informace pro svůj vlastní prospěch nebo pro prospěch osob stojících mimo společnost Colgate. Přijmout veškerá přiměřená opatření k další ochraně obchodních tajemství a důvěrných informací společnosti Colgate v souladu se směrnicemi společnosti pro obchodní postupy. Pokud od společnosti Colgate odejdete, povinnost chránit obchodní tajemství a jiné důvěrné informace společnosti Colgate trvá, dokud se tyto informace nestanou veřejně dostupnými nebo je společnost Colgate už nepovažuje za obchodní tajemství ani za důvěrné informace. Dále nesmíte zapomínat, že korespondence, tiskoviny, elektronické informace, dokumenty nebo záznamy všeho druhu, znalost specifických procesů, postupů, zvláštní způsoby společnosti Colgate v některých jejích činnostech ať jsou důvěrné povahy či ne jsou všechny majetkem společnosti a musí zůstat na půdě společnosti Colgate. Osobní dovednosti získané či zdokonalené během práce pro společnost jsou samozřejmě osobním majetkem každého zaměstnance i v případě jeho odchodu. Pokud máte nějaké otázky týkající se důvěrnosti informací či obchodního tajemství, obraťte se na právní oddělení. Chráníme osobní údaje Respektujeme právo na soukromí našich zaměstnanců, spotřebitelů, zákazníků, dodavatelů a dalších osob, se kterými má společnost Colgate obchodní vztahy. Zásadou společnosti Colgate je shromažďovat, zpracovávat, používat a uchovávat osobní informace zaměstnanců, spotřebitelů, zákazníků, dodavatelů a jiných osob pouze v případě potřeby a v souladu s právními předpisy zemí, ve kterých působíme, včetně právních předpisů týkajících se shromažďování a použití osobních informací získaných od dětí a mladistvých, a přijmout veškerá přiměřená opatření k ochraně těchto informací. Zaměstnanci společnosti Colgate mohou během pracovního poměru společnosti poskytnout určité osobní údaje, jako jsou fyzické adresy domácnosti a emailové adresy, informace o rodině pro účely různých dávek a další osobní údaje. Tyto informace používáme pouze pro účely, pro něž nám byly poskytnuty, pokud zaměstnanec nedá svůj souhlas k jiným účelům, a podle potřeby za účelem podnikání a v souladu s místními zákony. Rovněž i spotřebitelé mohou společnosti Colgate prostřednictvím například žádostí o informace o produktu nebo účastí na společností podporovaných soutěžích poskytovat osobní informace, jako jsou jména, adresy a emailové adresy. Tyto informace používáme pouze k účelům, pro něž nám byly poskytnuty, pokud spotřebitel neudělí svůj souhlas k jiným účelům, a podle potřeby pro naše účely vedení záznamů. Je naší zásadou nesdílet osobní informace spotřebitelů s třetími stranami, pokud to nevyžaduje poskytování služeb pro naše zákazníky a není to v souladu s platnými zákony a předpisy. V průběhu obchodních vztahů se společností Colgate mohou zákazníci, dodavatelé a další osoby společnosti poskytovat osobní informace, jako jsou jména, telefonní čísla, faxová čísla, adresy a emailové adresy. Tyto informace používáme pouze k tomu účelu, k němuž nám byly poskytnuty a podle potřeby pro naše účely vedení záznamů. Je naší zásadou nesdílet osobní informace zákazníků, dodavatelů a jiných osob se třetími stranami, pokud to nevyžaduje obchodní vztah v souladu s platnými zákony a předpisy. 10 KODEX CHOVÁNÍ
Zákony týkající se ochrany soukromí spotřebitelů se často vyvíjejí a upravují. Zavázali jsme se k monitorování vyvíjejících se zákonů a norem na ochranu soukromí a v souvislosti s jejich změnami budeme sestavovat konkrétní firemní zásady. Další informace o ochraně osobních údajů obdržíte na právním oddělení. Dodržujeme zásady týkající se dotazů ze strany tisku a jiných médií. Žádosti o finanční a obchodní informace týkající se společnosti Colgate ze strany médií, tisku, finančních analytiků nebo veřejnosti je třeba odkazovat na viceprezidenta pro podnikovou komunikaci (Corporate Communications), nebo na viceprezidenta pro vztahy s investory (Investor Relations). Žádosti o informace nebo jiné kontakty ze strany americké Komise pro cenné papíry a burzu (Securities and Exchange Commission), newyorské burzy nebo jiných regulatorních orgánů či úřadů po celém světě je třeba odkazovat našemu hlavnímu právnímu oddělení. Je kriticky důležité, aby nikdo z nás na takové požadavky a kontakty neodpovídal sám o sobě, protože jakákoli nevhodná či nepřesná odpověď, dokonce i popření některých informací, může mít za následek nepříznivou publicitu a může jinak vážně ohrozit právní pozici společnosti. Tato zásada se nevztahuje na žádosti o veřejně dostupné finanční informace, jako jsou například roční a čtvrtletní zprávy nebo veřejné propagační činnosti společnosti. Žádosti o rozhovor s některým zaměstnancem společnosti Colgate týkající se záležitostí společnosti anebo vydávání tiskových sdělení či stanovisek společnosti musí předem zkontrolovat a schválit viceprezident pro podnikovou komunikaci (Corporate Communications) nebo viceprezident pro vztahy s investory (Investor Relations). Rozhovory vedené z iniciativy naší společnosti musí být podobně schváleny dříve, než se se zástupci médií sjedná konkrétní termín. Další informace týkající se směrnic společnosti k ochraně důvěrných informací naleznete v materiálu nazvaném Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive pro obchodování cennými papíry a ochranu důvěrných informací) a dále pak v materiálu Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Směrnice společnosti Colgate- Palmolive pro zachování důvěrných informací společnosti a respektování důvěrných informací jiných subjektů), které jsou součástí Směrnic pro obchodní postupy naší společnosti. Vedeme spolehlivé záznamy a výkazy. Finanční situace společnosti a obchodní výsledky musí být zaznamenávány v souladu s požadavky příslušných zákonů a všeobecně uznávanými účetními zásadami (GAAP). Zásady společnosti, jakož i zákony vyžadují, aby společnost vedla účetní knihy, záznamy a účty tak, aby přesně a věcně správně vyjadřovaly povahu každé obchodní transakce a použití jmění společnosti. Integrita účetní a finanční evidence společnosti je založena na přesnosti a úplnosti základních informací, které jsou podkladem zápisů v podnikových účetních knihách. Každý, kdo se účastní na vytvoření, zpracování a zaznamenání takových informací, je osobně zodpovědný za jejich pravdivost a přesnost. Každý účetní nebo finanční zápis musí přesně vyjadřovat to, co je popsáno v podpůrném dokladu, na jehož základě se zápis provádí. Nesmí docházet k utajování informací před vedením společnosti ani ze strany vedení ani před interními auditory společnosti nebo externími nezávislými auditory. Jménem společnosti nesmí být schválena ani provedena platba s úmyslem nebo vědomím toho, že taková platba či její část se má použít pro jiný účel než je účel popsaný v podpůrném dokladu, na jehož základě se platba provádí. Do účetních knih ani jiných záznamů společnosti se nesmí zapisovat nepravdivé či zavádějící údaje z jakéhokoli důvodu, a společnost nesmí zřídit, nabýt nebo udržovat žádný fond, aktivum nebo účet pro jakýkoli účel, pokud takový fond, aktivum nebo účet nejsou řádně zaznamenány a evidovány v účetních knihách a jiných záznamech společnosti. Podnikové fondy ani jiná aktiva nesmí být používány k nezákonným či jinak nepatřičným účelům. Manažeři a ostatní zaměstnanci zodpovědní za vypracování finančních informací musí zajistit soulad s finančními zásadami společnosti Colgate. Příjmy a výdaje musí být řádně a včasně identifikovány a zaznamenávány. Colgate-palmolive company 11