POKYNY PRO VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE ŽÁDOST O DOTACI A VYÚČTOVÁNÍ DOTACE Ž Á D O S T O D O T A C I Žádost o dotaci údaje o žadateli Žadatel žadatelem je právnická osoba - uvede se úplný název žadatele uvedený v dokladu o registraci (tj. stanovy, výpis z obch. rejstříku, živnostenský list apod.) musí se shodovat název organizace ve stanovách, v registraci KÚ, v ARESU ( Administrativní registr ekonomických subjektů na MFCR) a v žádosti!!! Adresa právnická osoba uvede adresu sídla uvedenou v dokladech o registraci, tato adresa musí být shodná s adresou uvedenou na statistickém úřadě, kde bylo přiděleno IČ, pokud měníte adresu sídla, oznamte neprodleně změnu i statistickému úřadu, pokud se adresy nebudou shodovat, není možné vyplatit dotaci Statutární zástupce v případě právnické osoby se uvede plné jméno osoby oprávněné jednat za žadatele uvedeného v bodě 1 pověřené podpisovým právem (např. jednatel společnosti, předseda klubu apod.). Zápis o zvolení statutárního zástupce musí být podepsán všemi přítomnými členy, kteří se volby účastnili. - zodpovědná za plnění povinností vyplývajících ze smlouvy o dotaci, pokud bude dotace udělena, - pokud během řízení o dotaci dojde ke změně oprávněné osoby, je třeba tuto skutečnost písemně oznámit a doložit, např. notářsky ověřenou plnou mocí, pokud se jedná o časově omezenou změnu nebo potvrzeným podáním návrhu na změnu v registraci tj. stanovy, výpis z obch. rejstříku, živnostenský list apod., pokud se jedná o změnu trvalou Bankovní spojení uvede se číslo bankovního spojení, na které bude převedena dotace v případě jejího poskytnutí Detašované pracoviště uvede se pobočka pracoviště v případě, jestliže je adresa tohoto pracoviště uváděna na účetních dokladech Výše uvedené údaje budou uvedeny na smlouvě o poskytnutí dotace následně se tyto údaje musí shodovat s údaji uvedenými na dokladech, které budou předkládány k vyúčtování poskytnuté dotace!!!!!!!!!!!!!! 1
Údaje označené * se týkají osoby, která: - bude zodpovědná za plnění projektu, kontaktní osoba v případě dotazů Uveďte, jaké má vaše organizace poslání uveďte předmět činnosti uvedený v dokladu o registraci tj. stanovy, výpis z obch. rejstříku, živnostenský list apod. popište stručně čím se vaše organizace zabývá Předpokládané finanční zdroje organizace uveďte předpokládané příjmy organizace na rok, na který je žádána dotace v posledním řádku se uvedou předpokládané výdaje organizace v roce, na který je žádána dotace Žádost o dotaci popis projektu Žadatel uveďte úplný název žadatele Název projektu uveďte přesný název projektu k r á t k ý, j a s n ý, v ý s t i ž n ý (max. 50 znaků, volte název tak, aby mohl být uveden na razítku na dokladech) neuvádějte v názvu žádná + např. Cvičení + rehabilitace neuvádějte v názvu zkratky Anotace popište svůj projekt uveďte podrobný popis projektu ( max. 10 řádků) informace o spolupracujících subjektech název, sídlo a druh spolupráce všech subjektů podílejících se na projektu, pokud nějací jsou Cíl projektu čeho chcete realizací projektu dosáhnout Cílová skupina popište stručně komu je Váš projekt určen popis, velikost / rozsah a potřeby cílové skupiny uveďte počet podpořených klientů v případě podpory klientů z okolních obcí uveďte počet ( udaje nutné pro statistiku) Kdo a kde bude projekt realizován uveďte místo nebo místa konání, adresu personální zajištění projektu (kolik lidí jejich funkce) 2
Jak dlouho bude projekt trvat? termín zahájení a ukončení projektu - uvést datum, ukončení nesmí překročit 31.12.2008 Použití dotačních prostředků žadatelem definujte, na co dotaci konkrétně použijete účel použití dotace, zdůvodnění potřeby jaký cíl KP naplňuje Váš projekt Žádost o dotaci rozpočet projektu Žadatel uveďte úplný název žadatele Název projektu uveďte přesný název projektu Celkové náklady organizace uveďte předpokládané celkové náklady organizace na rok, na který je žádána dotace - dle jednotlivých druhů nákladů ( celkové náklady organizace se musejí rovnat nákladům organizace + mzdy + OON uváděných v žádosti o dotaci údaje o žadateli ) Celkové náklady na projekt uveďte předpokládané celkové náklady projektu, na který je žádána dotace - dle jednotlivých druhů nákladů ( celkové náklady projektu jsou součástí celkových nákladů organizace) Předpokládané financování projektů z jiných zdrojů uveďte předpokládané financování projektu z jiných zdrojů - dle jednotlivých druhů nákladů Požadovaná dotace od města uveďte požadovanou výši dotace od Statutárního města Děčín dle jednotlivých druhů nákladů Návrh KS, Návrh komise, Schváleno orgány města - nevyplňovat!!!!!! Druh nákladů Osobní náklady zaměstnanců žadatele : Mzdy, platy a pojistné na S a Z P - pracovní smlouvy včetně odvodů sociálního a zdravotního pojištění Dohody konané mimo pracovní poměr - dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti včetně odvodů sociálního a zdravotního pojištění 3
Souhlas pracovníka s poskytnutím osobních údajů pro vyúčtování dotace Maximálně však 40 % z celkové žádané, následně přidělené dotace!!!! Služby a ostatní provozní náklady : Služby = výdaje na dodavatelsky zajišťované služby Drobný dlouhodobý hmotný majetek = majetek zůstávající ve vlastnictví žadatele déle než 1 rok a nepřesahující pořizovací cenu 40 000 Kč za jeden kus Drobný dlouhodobý nehmotný majetek = majetek zůstávající ve vlastnictví žadatele déle než 1 rok a nepřesahující pořizovací cenu 60 000 Kč za jeden kus Energie = nákup tepla, elektrické energie, pevných paliv, ostatní paliva V rozpočtu jsou uvedeny různé náklady, ale neznamená to, že se na všechny může žádat. V Zásadách jsou uvedeny náklady, které nejsou podporovány. V Y Ú Č T O V Á N Í D O T A C E Soupiska dokladů Příloha č. 1 Zásad poskytování účelových dotací pro sociální oblast Text např. : mzdy - leden - pí Nová Jana únor pí Nová Jana březen - pí Nová Jana leden p Janů Miloš únor p Janů Miloš dopravní náklady - cestovní příkaz ze dne pí Nová Jana ubytování a strava cestovní příkaz ze dne pí Nová Jana spotřební materiál - nákup CD fa Bernard a. s. spotřeba vody - leden SČVAK Doklad číslo, ze dne: vyplní se dle údajů uvedených v účetnictví organizace každý doklad je zavedený pod účetním číslem, toto číslo musí být uvedeno i na dokladu Celkové náklady Kč uvede se celková částka, na kterou zní přiložený doklad Hrazeno z dotace uvede se ta částka, která je hrazena z poskytnuté dotace Výše poskytnuté dotace vyplní se částka, která byla poskytnuta na danou položku Doklady předložené k vyúčtování musí být řazeny v pořadí v jakém jsou uvedeny v Soupisce dokladů!!!!!! 4
Náležitosti účetních dokladů: veškeré doklady (faktury, příjmové doklady, paragony atd.) musí znít výhradně na příjemce dotace, doklady musí být podepsány oprávněnou osobou přílohou všech dokladů musí být doklad o úhradě, tj. výdajový pokladní doklad nebo výpis z bankovního účtu příjemce dotace kopie musí být čitelné u hromadných dokladů musí být rozepsán počet a cena za jednotku (Kč na 1 osobu a den, cena za km, rozepsané služby, materiál atd.) u dokladů za vstupné, dopravu, ubytování, stravování atd. musí být přiložena presenční listina s podpisy všech zúčastněných s označením členů organizace cestovné se prokazuje cestovním příkazem (při použití veřejných hromadných prostředků musí být přiloženy kopie jízdenek, při použití osobního automobilu musí být přiložena kopie technického průkazu a kopie dokladu o nákupu PHM) veškeré doklady musí být označeny dle čl. III Zásad - Příjemce dotace má povinnost z důvodu průkaznosti označit ručně nebo otiskem razítka Financováno statutárním městem Děčín, název projektu a částka v Kč všechny originály účetních dokladů uhrazených z poskytnuté dotace zřetelně a nezaměnitelně. U dokladů, k jejichž úhradě byla použita dotace jen částečně, je nutné uvádět započtenou částku. V případě úhrady dokladu z více dotací uveďte na originál název projektu a hrazené částky. Teprve po řádném označení originálních dokladů vyhotovte jejich kopie. Označeny nemusí být vícenásobné - doklady připojené k cestovnímu dokladu (např. jízdenky apod.) POZOR!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 1) U všech dokladů, smluv atd. musí být vždy vyplněny všechny předepsané údaje!!!!!! Nejčastější chyby jsou u VPD na dokladech musí být vyplněny řádně všechny údaje organizace, číslo VPD, ze dne, vyplaceno jméno a adresa, průkaz totožnosti, celkem Kč, slovy, účel výplaty, schválil, podpis příjemce, podpis pokladníka!!! 2) Úhrada nákladů musí proběhnout v daném roce kdy byla poskytnuta dotace nelze uznat např. telefonní poplatky za prosinec, které budou hrazeny na základě VBÚ v lednu následujícího roku mzdu za prosinec, která bude uhrazená na základě VBÚ v lednu následujícího roku Dokladování vykazovaných mzdových nákladů: smlouvy dle zákoníku práce pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti pracovní náplň; vždy jednoznačně uvést a definovat činnost pro projekt mzdový list nebo výplatní páska doklad o výplatě (výdajový pokladní doklad při výplatě mzdy v hotovosti, výpis z účtu organizace při platbě bankovním převodem, v případě částečného úvazku zaměstnance pro projekt výpočet poměrné části mzdy určené pro projekt) informace o způsobu zasílání mzdy (bankovním převodem, hotově, ) v případě zasílání mzdy na účet pracovníka, číslo účtu pracovníka, není-li uvedeno na výplatní pásce nebo čestné prohlášení o obdržení mzdy vztahující se k projektu (v případě neposkytnutí čísla účtu pracovníkem) v případě výplaty v hotovosti výdajový pokladní doklad s podpisem pracovníka potvrzující převzetí mzdy výkaz práce i v případě plného pracovního úvazku (pro účely kontroly obsahu vykonávané činnosti) výpis z účetnictví o velikosti srážek zdravotního a sociálního pojištění jednotlivých 5
zaměstnanců pracujících pro projekt výpis z účtu organizace dokládající platbu, případně výpis z účetního deníku nebo z knihy analytické evidence, kde bude přehled zaúčtování. Výkaz práce musí obsahovat následující údaje: název organizace jméno pracovníka název funkce název projektu pracovního úvazek pro projekt odpracované období v členění na dny a hodiny popis činnosti v jednotlivých dnech podpis pracovníka a podpis nadřízeného Závěrečná zpráva Příloha č. 2 Zásad poskytování účelových dotací pro sociální oblast I. Realizace projektu dopad projektu naplnění účelu v případě změn v projektu popište důvody např. změna místa konání, termínu konání, změna kontaktních údajů,... II. Rozpočet popište všechny změny, které jste v rozpočtu provedly dle Zásad (přesuny max. do 10 % celkové poskytnuté dotace tzn. dotace poskytnuta ve výši 50 000Kč změny můžou být prováděny mezi schválenými nákladovými položkami celkově do výše 5 000Kč) III. Aktivity popište hl. aktivity v případě, že byla žádaná podpora konkrétní akce ( zájezd, den zdraví,...) IV. Dopady a vyhodnocení projektu splněná očekávání, výsledky, výstupy 6