Pokyny pro účastníky studentských stáží v rámci projektu Inovace uměnovědných studijních oborů na FF MU (CZ.1.07/2.2.00/28.0044) 1. smlouva a protokoly před realizací odborné stáže je student povinen dostavit se po předchozí domluvě k podpisu smlouvy k administrátorce projektu (Mgr. Alena Taranzová, Janáčkovo nám. 2a, budova N, 2. nadzemní podlaží, 549496978, ataranzova@phil.muni.cz ) student sdělí předem administrátorce následující údaje pro vyhotovení smlouvy: o jméno o příjmení o bydliště (trvalý pobyt) o kontaktní údaje (email, mobilní telefon) o číslo bankovního účtu (chce-li student vyplatit peníze ze stáže na účet) do 10 kalendářních dnů po absolvování stáže doručí student výkonnému manažerovi projektu pro FAV (Mgr. Luděk Havel) tyto dokumenty v originále: 1) Protokol o přijetí studenta na odbornou stáž (formulář ke stažení zde) 2) Potvrzení o absolvování stáže a hodnocení studenta (formulář ke stažení zde) 3) Zprávu ze stáže (formulář ke stažení zde) 2. vyúčtování Modelová kalkulace stáže na 20 pracovních dnů: Stravné: 180 Kč / 1 den Ubytování: 450 Kč / 1 noc Jízdné na celou dobu: 900 Kč Celkem na 20 pracovních dnů: 13.500 Kč. studentovi budou hrazeny jízdní výdaje, výdaje za ubytování a stravné až do maximální stanovené částky 13 500 Kč na základě předložených dokladů po jeho návratu, záloha se neposkytuje vyúčtování je student povinen provést do 10 kalendářních dnů od skončení stáže v této lhůtě student doručí administrátorce projektu účetní doklady jízdenky, účetní doklad od ubytování a účetní doklady za stravování účetní/jízdní doklady musí být čitelné, nezmačkané či jinak poškozené a seřazené po jednotlivých dnech jízdné lze hradit pouze výdaje za hromadnou dopravu ve 2. třídě (vlak/autobus), a to za 1 cestu na stáž a zpět (více cest během stáže nebude hrazeno, s výjimkou výdajů na MHD v místě stáže a cestování v případě změny místa výkonu stáže 1
jízdenky MHD budou propláceny jednotlivé jízdenky; v případě časových kuponů (např. denní, týdenní, měsíční jízdenka) je nutné doložit doklad od zaplacení (musí obsahovat údaj o tom, na jaké období je časový kupon zakoupen př. jízdenka na období 5.3.2012 5.4.2012), kopii průkazky, rozpis cest (z důvodu ověření, že časový kupon byl výhodnější než jednotlivé jízdenky), které byly v rámci stáže vykonány (tzn. odkud + kam student cestoval v rámci jednotlivých dní zpravidla z místa ubytování do místa výkonu stáže a zpět, soukromé cesty se nezapočítávají!!) ubytování limit dle plánované kalkulace cca 450 Kč/osoba/noc (doporučuje se ubytování na VŠ kolejích, ubytovnách apod.) rezervaci ubytování si studenti zajišťují sami účetní doklad od ubytování musí obsahovat označení ubytovatele, rozsah poskytnuté ubytovací služby (nesmí zahrnovat poskytnutí snídaně doklad za snídaně musí být zvlášť!!), komu bylo ubytování poskytnuto (jméno a příjmení studenta + údaj o tom, že je z FF MU Brno), kdy bylo ubytování poskytnuto, cenu, razítko, podpis osoby, která doklad vystavila bude-li ubytování hrazeno fakturou v hotovosti, musí kromě faktury student předložit i příjmový doklad; bude-li ubytování hrazeno zjednodušeným daňovým dokladem, příjmový doklad být nemusí (totéž platí pro souhrnný doklad od stravování např. z menzy) ve dnech, kdy nebude student na stáži pracovat (např. o víkendech), mu nebude hrazeno ubytování + stravné, čili náklady za dny volna si hradí student sám; výjimku tvoří případy, kdy úhrada za jízdu domů a zpět by byla vyšší než úhrada za ubytování v nepracovních dnech (je nutno prokázat!) zůstane-li student v místě výkonu stáže přes nepracovní dny na své náklady (neuplatní-li se výjimka viz výše), musí být účetní doklad od ubytování vystaven pouze za dny, kdy student na stáži pracoval!! (může být i 1 souhrnný doklad, ale pouze za pracovní dny stáže př. 1.4.2012 4.4.2012, 8.4.2012 11.4.2012) pozn.: platí i pro souhrnný doklad z menzy neshoduje-li se den příjezdu/odjezdu se dnem začátku/konce stáže, může být ubytování hrazeno jen v odůvodněných případech např. student má začít pracovat v pondělí v 8 hodin ráno a nestihl by kvůli velké vzdálenosti bydliště od místa výkonu stáže přijet tentýž den (obdobně to platí pro den odjezdu bude-li práce končit v pozdějších odpoledních hodinách apod.) stravování max. limit 400 Kč/osoba/den nebo 300 Kč/osoba/den, pokud student v daný den na stáži nenocuje (modelový limit na den 180 Kč); proplácí se na základě předložených účetních dokladů z obchodu/stravovacího zařízení neproplácí se výdaje za alkohol, tabákové výrobky a psychotropní látky NESMÍ být uvedeno na účtenkách i přesto, že je student nesmí nárokovat!!! 2
popis zboží na účtenkách od stravování musí být konkrétní např. 1x guláš, 1x minerálka (nesmí být např. 1x večeře!!); výjimkou je doklad z menzy, na kterém nemusí být striktně uváděn podrobný popis (čili stačí např. 1x polední menu) na účetních dokladech ze stravovacích zařízení se nesmí vyskytovat položka více než 1x (např. 3x guláš NELZE), aby bylo prokazatelné, že je stravování hrazeno pouze za 1 osobu všechny účetní doklady (VČETNĚ FAKTUR!!) musí obsahovat (viz ukázka níže): o popis zboží/služeb o počet kusů o cenu za měrnou jednotku o číslo daňového dokladu o razítko o podpis prodejce o DPH (jde-li o plátce DPH) 3
Ukázka účetních dokladů: 4
Doporučení pro studenty: zajistí-li si student ubytování i se snídaní, musí být souhrnný účetní doklad za snídaně ZVLÁŠŤ, čili 1 doklad od ubytování + 1 doklad od snídaní) cenový limit za stravné se pak logicky snižuje v rámci jízdného za MHD se zpravidla vyplatí zakoupení měsíční jízdenky (platí ale doložení výše popsaných dokladů) požadavky na vystavení účetního dokladu (a co má doklad obsahovat) za ubytování, případně stravování v menze, je dobré domluvit si u ubytovatele/menzy předem z účetních dokladů doložených po absolvování stáže bude primárně uhrazeno ubytování a jízdné, stravné se bude hradit do výše částky, která bude zbývat do 13 500 Kč jestliže souhrn za jednotlivé účetní doklady od stravování přesáhne v některém dni denní limit, nebude moci být některý z účetních dokladů za daný den započítán je lépe shromažďovat účetní doklady od stravování po celou dobu stáže (i když bude částka na stravné dle propočtů studenta již vyčerpána) může se stát, že některé účty nebudou vyhovovat a budou muset být vyřazeny; mimo to se díky větší cenové variabilitě jednotlivých účtenek snáze přiblížíme částce 13 500 Kč a studentovi tak bude moci být vyplaceno maximum z celkové částky nakupování potravin v obchodě lépe malý nákup každý den do výše stravovacího limitu, než 1 velký nákup za několik dní (bude-li účet přesahovat limit, nelze ho zařadit do vyúčtování) v případě eventuálních dotazů či nejasností v průběhu stáže se obraťte na: o Mgr. Alenu Taranzovou (ekonomické a praktické záležitosti), PO PÁ, 9 15 hod. - tel. 549496978, 773779000, email: ataranzova@phil.muni.cz o Mgr. Luďka Havla (záležitosti týkající se samotného výkonu stáže) - tel. 549496875, 773779001, email: Ludek.Havel@phil.muni.cz 5