Tematické setkání 12. 4. 2018, Praha Povinnost elektronické komunikace v zadávacích řízeních od 18. 10. 2018 a dopad GDPR na zadávání veřejných zakázek Postupy při elektronické komunikaci v zadávacích řízeních veřejných zakázek Pavel Antonín Eger Tender systems s.r.o.
Obsah Dokumenty jako součást el. komunikace formáty dokumentů elektronická podoba originálu velikost dokumentů Elektronický příjem nabídek legislativa nezbytná ustanovení zadávací dokumentace proces podávání nabídky včetně šifrování Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace 2
Formáty dokumentů při elektronické komunikaci Profil zadavatele viz uveřejňovací vyhláška č. 168/2016 Sb., pdf, PDF/A, xml, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx, jpg/jpeg, png, tif/tiff, gif popř. oborově obvyklý formát s podporovaným a zdarma dostupným prohlížečem dokumenty mohou být uveřejněny v archivu formátu zip, rar, 7z podle ZZVZ není nezbytné, aby byly tyto dokumenty opatřeny uznávaným elektronickým podpisem zadavatele 3
Formáty dokumentů při elektronické komunikaci Elektronická komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem nezahrnující příjem nabídek přípustné formáty pro komunikaci prostřednictvím ISDS definovány ve vyhl. č. 194/2009 Sb.,, zadavatel může rozsah akceptovaných formátů s ohledem na předmět veřejné zakázky zúžit přípustné formáty pro komunikaci prostřednictvím el. nástroje definovány ve vyhl. č. 260/2016 Sb., ( ), analogicky k profilu zadavatele (tzv. otevřený formát ), zadavatel může rozsah akceptovaných formátů zúžit, a to s ohledem na předmět veřejné zakázky či zavedenou praxi / technologické možnosti zadavatele vždy je vhodné specifikovat v zadávací dokumentaci konkrétní akceptované formáty dokumentů 4
Formáty dokumentů při elektronické komunikaci Elektronická komunikace spočívající v příjmu nabídek* pouze elektronický nástroj přípustné formáty definovány ve vyhl. č. 260/2016 Sb., ( ), analogicky k profilu zadavatele (tzv. otevřený formát ) zadavatel může rozsah akceptovaných formátů zúžit, a to s ohledem na předmět veřejné zakázky či zavedenou praxi / technologické možnosti zadavatele vždy je vhodné specifikovat v zadávací dokumentaci konkrétní akceptované formáty dokumentů ( 103, odst. 1c ZZVZ určení formy a způsobu podání nabídek, 37, odst. 2 ZZVZ obsah, forma, způsob podání nabídek) *žádostí o účast, předběžných nabídek, návrhů, apod. 5
Formáty dokumentů při elektronické komunikaci Elektronické katalogy přípustné formáty pro komunikaci prostřednictvím el. katalogů definovány ve vyhl. č. 260/2016 Sb., ( ) pdf, PDF/A, xml, fo/zfo, html/htm, odt, ods, rtf, doc/docx, xls/xlsx + další oborově obvyklé formáty s podporovaným a zdarma dostupným prohlížečem a editorem daného formátu Komunikace s VVZ formát XML (viz vyhl. č. 168/2016 Sb., ), pakliže se neodesílá prostřednictvím elektronického formuláře VVZ či prostřednictvím datového rozhraní (např. z el. nástroje) 6
Elektronická podoba originálu dokumentu originál v elektronické podobě dokument opařený uznávaným elektronickým podpisem (např. elektronicky podepsané PDF) dokument, který vznikl autorizovanou konverzí dokument, který vznikl konverzí dokumentu postupem podle zákona č. 300/2008 Sb.,, je de facto analogií úředně ověřené kopie a má stejnou váhu jako originál prostý scan / nepodepsaný dokument analogie prosté kopie, nemá váhu originálu 7
Velikost dokumentů v případě komunikace prostřednictvím ISDS stanoven max. velikost datové zprávy ve vyhl. č. 194/2009 Sb., a to 20 MB (!) v případě komunikace prostřednictvím el. nástroje stanoví max. velikost zpráv (vč. nabídek) výrobce el. nástroje (velikost jednotlivých dokumentů zpravidla neomezována) omezení nutno uvést v zadávací dokumentaci (zejm. pro nabídky přijímané elektronicky) omezení není diskriminační a v případě nabídek souvisí s procesem šifrování nedostatečný limit pro objem dat může být důvodem pro využití výjimky podle 211, odst. 3 ZZVZ 8
Elektronický příjem nabídek - legislativa ZZVZ 107 nabídky se podávají v elektronické nebo listinné podobě 103, odst. 1c určení formy a způsobu podání nabídek 37, odst. 2 obsah, forma, způsob podání nabídek 109 požadavky na otevírání nabídek v elektronické podobě (kontrola nabídky, zda byla doručena ve lhůtě, je autentická a s jejím obsahem nebylo manipulováno) 211 povinnost elektronické komunikace vč. stanovení výjimek, poskytnutí informací technické povahy, el. podpisy, varianty doručování 213 požadavky na elektronické nástroje a prokazování shody 279, odst. 2 přechodná ustanovení odložená účinnost 211, odst. 3 9
Elektronický příjem nabídek nezbytná ustanovení ZD akceptovaná forma / způsob podání nabídky 37, odst. 2, 103, odst. 1c, 107 ZZVZ pouze listinná / listinná nebo elektronická / pouze elektronická (od 18. 10. 2018 jediný způsob, nebude-li naplněn důvod pro užití výjimky) akceptované formáty dokumentů použitý elektronický nástroj ( 103 / 1c ZZVZ) označení elektronického nástroje tak, jak je uvedeno v certifikátu shody ve smyslu 213 ZZVZ (je-li nástroj certifikován) 10
Elektronický příjem nabídek nezbytná ustanovení ZD informace technické povahy nezbytné pro el. komunikaci ( 211 / 4 ZZVZ): požadavky na HW, SW a připojení k internetu dodavatele požadavky na případnou registraci v el. nástroji coby podmínku pro podání nabídky max. velikost vkládaných souborů kontakt na technickou podporu elektronického nástroje (viz 213 / 2h ZZVZ) odkaz na nápovědu k použitému elektronickému nástroji případný požadavek na elektronický podpis nabídky / dokumentů případné zařazení nabídkového formuláře 11
Proces elektronického příjmu nabídek a šifrování jejich obsahu u zakázek v režimu ZZVZ povinnost šifrování obsahu nabídek (asymetrické šifrování = veřejný klíč a soukromý klíč) veřejný šifrovací klíč na profilu zadavatele (popř. v el. nástroji nebo na vyžádání) soukromý klíč je zadavatel povinen zajistit proti ztrátě a neoprávněnému přístupu a použije jej po uplynutí lhůty pro podání nabídek k dešifrování obsahu nabídek 12
Proces šifrování nabídek ZAŠIFROVÁNÍ VEŘEJNÝM KLÍČEM (VE LHŮTĚ PRO PODÁNÍ NABÍDEK) ODŠIFROVÁNÍ SOUKROMÝM KLÍČEM (PO LHŮTĚ PRO PODÁNÍ NABÍDEK) NABÍDKA 7EC79680 09E13DE4 NABÍDKA 13
Proces elektronického příjmu nabídek a šifrování jejich obsahu Fáze zadávacího řízení PŘED ZAHÁJENÍM LHŮTA PRO PODÁNÍ NABÍDEK PO LHŮTĚ PRO PODÁNÍ NABÍDEK ZADAVATEL specifikace příjmu nabídek v ZD nastavení el. nástroje a vygenerování / vložení veřejného klíče odšifrování obsahu nabídek soukromým klíčem otevírání nabídek a kontrola podle 109 ZZVZ DODAVATEL zašifrování nabídky (1 či více souborů), podání nabídky, popř. el. podpis možnost zpětvzetí nabídky / její znovupodání 14
Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace Je elektronická komunikace povinná také u VZ malého rozsahu? Je nezbytné šifrování obsahu elektronicky podávaných nabídek u VZ malého rozsahu? Proč si zadavatelé vyhrazují elektronický podpis nabídky, když není ze ZZVZ povinný? Je nutné také definování požadavků na elektronickou komunikaci nezahrnující příjem nabídek? Kde získá zadavatel šifrovací klíče (veřejný a soukromý)? Může zadavatel použít veřejný / soukromý klíč opakovaně pro různé zakázky? 15
Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace Komu distribuovat soukromé klíče pro odšifrování nabídek? Kolik částí soukromého klíče vygenerovat? (umožňuje-li to el. nástroj) Na jakém médiu uchovávat soukromé klíče pro odšifrování nabídek? Jak je to se zakázkami dělenými na části podle 35 ZZVZ a elektronickým příjmem nabídek? Je možné dvoufázové otevírání nabídek i při příjmu nabídek v elektronické podobě? Jak přijímat nabídky (popř. analogické instituty) v případě vícekolových zadávacích řízení? 16
Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace Musím při otevírání nabídek v elektronické podobě připustit účast zástupců účastníků zadávacího řízení? Musím o otevírání nabídek v elektronické podobě pořizovat písemný výstup (an. k protokolu podle 110, odst. 5)? Musím pro příjem nabídek v elektronické podobě používat elektronický nástroj prostřednictvím kterého provozuji i svůj profil zadavatele? Musím pro realizaci elektronických úkonů v zadávacím řízení používat pouze certifikovaný elektronický nástroj ve smyslu 213 ZZVZ? Mohu v zadávacím řízení akceptovat nabídku podanou jinak než prostřednictvím el. nástroje? 17
Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace Vztahuje se povinnost elektronické komunikace i na předkládání dokladů podle 122, odst. 3 ZZVZ? Jak postupovat při požadavku na předložení originálu bankovní záruky ve vztahu k elektronické komunikaci? Je třeba podepisovat smlouvu, která je výsledkem zadávacího řízení pouze elektronicky? Musí vstupovat elektronická komunikace v zadávacím řízení do spisové služby? Musí zadavatel vytvářet všechny dokumenty v elektronické podobě? 18
Vybrané otázky problematiky elektronické komunikace Co musím dělat v případě, kdy běh lhůty pro podání nabídek bude trvat i po 18. 10. 2018 a zakázka byla zahájena s listinným příjmem nabídek? Co má zadavatel dělat v případě, kdy dodavatel tvrdí, že elektronický nástroj nefungoval tak, jak měl? Kdy je dodavateli v zadávacím řízení doručena zpráva v elektronickém nástroji a kdy prostřednictvím ISDS? Mohu pro elektronickou komunikaci v zadávacím řízení použít i e-mail? 19
Děkuji za pozornost. Ing. Pavel Antonín Eger pavel.eger@tendersystems.cz tel.: 722 707 402