Úroveň přístupu SŽDC PO-20/2018-GŘ

Transkript

1 Pokyn Úroveň přístupu A SŽDC PO-20/2018-GŘ Pokyn generálního ředitele k povinné elektronizaci veřejných zakázek v podmínkách Správy železniční dopravní cesty, státní organizace Schváleno pod čj /2018- SŽDC-GŘ-O8 dne Bc. Jiří Svoboda, MBA, v.r. generální ředitel

2 Změny proti předchozímu vydání [pouze při nahrazení] SŽDC PO-20/2018-GŘ Pokyn generálního ředitele k povinné elektronizaci veřejných zakázek v podmínkách Správy železniční dopravní cesty, státní organizace Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Generální ředitelství Odbor nákupu a veřejných zakázek (O8) Praha Rok vydání: 2018 Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě ve formátu A4 Správa železniční dopravní cesty, státní organizace, rok 2018 Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železniční dopravní cesty, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železniční dopravní cesty je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv. Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu. Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní organizace Správa železniční dopravní cesty zakázáno. 2

3 OBSAH ROZSAH ZNALOSTÍ 4 ZKRATKY A ZNAČKY 5 CÁST PRVNÍ 6 Článek 1 6 Úvodní ustanovení ČÁST DRUHÁ 6 Článek 1 6 Elektronický nástroj Článek 2 6 Komunikace v zadávacím řízení ČÁST TŘETÍ 7 Článek 1 7 Formát dokumentů ČÁST ČTVRTÁ 8 Článek 1 8 Přechodné ustanovení ČÁST PÁTÁ.. 8 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY. 9

4 ROZSAH ZNALOSTÍ Níže uvedená tabulka stanovuje rozsah znalosti tohoto dokumentu pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost, přičemž: informativní znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a při náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; úplnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a bez náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; doslovnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec zná text, který je v příslušném ustanovení napsán v uvozovkách kurzivou, přesně a je schopen jej bez náhledu do příslušného ustanovení samostatně reprodukovat. Není-li rozsah znalosti pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost stanoven, stanoví rozsah znalosti, pokud je tak třeba učinit, příslušný vedoucí zaměstnanec. Pracovní činnost nebo zařazení (funkce) Vedoucí zaměstnanci SŽDC úplná: celý pokyn Znalost ustanovení Zaměstnanci zabývající se činností v oblasti zadávání veřejných zakázek úplná: celý pokyn 4

5 ZKRATKY A ZNAČKY Níže uvedený seznam obsahuje zkratky a značky použité v tomto dokumentu. V seznamu se neuvádějí legislativní zkratky, zkratky a značky obecně známé, zavedené právními předpisy, uvedené v obrázcích, příkladech nebo tabulkách. ERMS...Elektronický systém spisové služby Směrnice č Směrnice SŽDC č. 53 o zadávání veřejných zakázek SŽDC...Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Zadávací řízení.postup zadavatele podle ZZVZ, jakož i postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek mimo režim Zákona ZD.zadávací dokumentace ve smyslu 28 odst. 1 písm. b) ZZVZ. Zadávací dokumentací se rozumí také výzvy k podání nabídek. 5

6 Generální ředitel schválil podle článku 14 odst. 1, a článku 15 Statutu státní organizace Správa železniční dopravní cesty (dále jen Statut a SŽDC ) tento pokyn: ČÁST PRVNÍ Článek 1 Úvodní ustanovení (1) Tento pokyn je vydán v návaznosti na účinnost ustanovení 211 odst. 3 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZZVZ ), která je stanovena ke dni a v návaznosti na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES (dále jen Nařízení ) a zákon č. 297/2016 Sb., zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. (2) Tento pokyn je vydán pro interní potřebu SŽDC za účelem zajištění elektronické komunikace v zadávacím řízení a stanovuje pravidla pro plnění povinností vyplývajících z výše uvedených předpisů. Povinnost elektronické komunikace je stanovena ke dni ČÁST DRUHÁ Článek 1 Elektronický nástroj (1) SŽDC pro účely komunikace v zadávacím řízení používá elektronický nástroj E-ZAK, dostupný na internetové adrese: Tento elektronický nástroj splňuje požadavky uvedené v ustanovení 213 ZZVZ a rovněž splňuje požadavky Nařízení na bezpečnost prostředků pro elektronickou identifikaci a služeb vytvářejících důvěru. (2) Z uvedeného důvodu zadavatel pro elektronickou komunikaci bude používat výhradně elektronický nástroj. Na komunikaci ze strany dodavatele obdrženou jiným způsobem, než prostřednictvím elektronického nástroje, bude zadavatel odpovídat pouze prostřednictvím elektronického nástroje. (3) Podrobné informace o ovládání elektronického nástroje jsou k dispozici v uživatelské příručce a manuálu appletu elektronického podpisu dostupných na profilu zadavatele: a intranetu SŽDC. Článek 2 Komunikace v zadávacím řízení (1) U zadávacích řízení zahájených od se ve smyslu 211 odst. 3 ZZVZ stanovuje povinnost komunikovat mezi zadavatelem a dodavatelem elektronicky, a to prostřednictvím elektronického nástroje. (2) Zadavatel je v zadávacích řízeních zahájených od povinen přijímat nabídky pouze v elektronické podobě, za použití elektronického nástroje definovaného v čl. 1 odst. (1). Jestliže zadavatel v návaznosti výjimky dle odst. 3 toto článku použije při podání nabídky jiných komunikačních prostředků namísto elektronických prostředků, je v takovém případě povinen v písemné zprávě v souladu s ustanovením 217 odst. 2 písm. k) ZZVZ tuto skutečnost odůvodnit. (3) Výjimky z uvedeného postupu vyplývají z ustanovení 211 odst. 3 ZZVZ: Písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem musí probíhat elektronicky s výjimkou případů, kdy: a) použití elektronické komunikace s ohledem na zvláštní povahu veřejné zakázky vyžaduje zvláštní nástroje, zařízení nebo formáty souborů, jež nejsou obecně dostupné 6

7 nebo podporované obecně dostupnými aplikacemi; za obecně dostupné se nepovažují aplikace používané k popisu předmětu plnění, které používají formáty souborů, jež nelze zpracovat pomocí žádné jiné aplikace s otevřeným zdrojovým kódem nebo obecně dostupné aplikace, nebo se na ně vztahují komerčně poskytované licence a zadavatel je nemůže zpřístupnit pro stažení nebo používání na dálku; b) použití elektronické komunikace vyžaduje zvláštní kancelářské vybavení, které zadavatelé běžně nemají k dispozici; c) zadávací podmínky vyžadují předložení vzorků nebo modelů, které nemohou být předloženy za použití elektronické komunikace; nebo d) použití jiné než elektronické komunikace je nezbytné z důvodu narušení zabezpečení elektronické komunikace nebo z důvodu ochrany zvláště citlivé povahy informací, přičemž požadovanou úroveň zabezpečení nelze řádně zajistit běžně dostupnými elektronickými nástroji nebo nástroji podle 103 odst. 3. (4) Zadávací dokumentace musí obsahovat informaci o způsobu podání nabídek a o formě a způsobu komunikace. Znění této informace je k dispozici na intranetu 1. (5) Dokumentace, přijatá přes elektronický nástroj, musí být zaevidována ve spisové službě pomocí formuláře, který se nachází v ERMS. (6) V případě registrace nových dodavatelů určených k oslovení, zašle administrátor veřejné zakázky požadavek na registraci dodavatele na zakazky@szdc.cz minimálně s jednodenním předstihem před odesláním ZD. V žádosti musí být uvedeno alespoň: Přesný název dodavatele (uvedený v obchodním rejstříku, živnostenském či jiném rejstříku), identifikační číslo dodavatele a kontaktní dodavatele. ČÁST TŘETÍ Článek 1 Formát dokumentů (1) Dokumentace v zadávacím řízení bude vyhotovena a podepsána v písemné, listinné podobě. Tato listinná podoba se do elektronického nástroje E-ZAK vloží buď ve formátu pdf ve formě scanu předmětné dokumentace, nebo se dokument podepsaný osobou oprávněnou dle podpisového řádu SŽDC, vyhotovený ve formátu.doc/.docx, převede do formátu pdf/a, do kterého bude doplněna doložka v.r. a datum podpisu dokumentu. Znění do tohoto formátu převedeného dokumentu musí být obsahově totožné se zněním dokumentu podepsaného v listinné podobě. (2) Pro zadávací dokumentaci platí odst. 1 tohoto článku pouze pro její část bez příloh. Přílohy mohou být odeslány i ve formátech uvedených v 18 vyhlášky Ministerstva pro místní rozvoj č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele. (3) V případě registrace nových dodavatelů určených k oslovení Výzvou k podání nabídky, zašle administrátor veřejné zakázky požadavek na registraci dodavatele na zakazky@szdc.cz minimálně s jednodenním předstihem před odesláním výzvy. V žádosti musí být uvedeno alespoň: Přesný název dodavatele (uvedený v obchodním rejstříku, živnostenském či jiném rejstříku), identifikační číslo dodavatele a kontaktní dodavatele. (4) Originály dokumentů musí být opatřeny elektronickým podpisem osoby oprávněné jednat jménem/za dodavatele nebo musí být konvertovány z listinné podoby prostřednictvím Českého podacího ověřovacího informačního národního terminálu. (5) Smlouvy k veřejným zakázkám se podepisují v písemné, listinné podobě. Před podpisem smlouvy obě smluvní strany projevit souhlas a vůli podepsat smlouvu písemně v listinné 1 Úsek provozuschopnosti dráhy/odbor nákupu a veřejných zakázek/směrnice č. 53 o zadávání veřejných zakázek/vzorové dokumenty/společná dokumentace 7

8 podobě. Vzor projevu vůle je dostupný na intranetu 2 Projev vůle musí být vybranému dodavateli zaslán elektronickou formou prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK ve formátu PDF. ČÁST ČTVRTÁ Článek 1 Přechodné ustanovení (1) Podle části druhé, čl. 2 odst. 1 a 2 tohoto pokynu se v případě veřejných zakázek mimo režim ZZVZ postupuje s účinností od (2) Pro zadávací řízení zahájená před platí pravidla pro formu komunikace uvedená v ZZVZ a Směrnici č. 53 účinných v době zahájení zadávacího řízení. (3) Do doby propojení elektronického nástroje E-ZAK s ERMS musí být dokumentace přijatá přes elektronický nástroj zaevidována ve spisové službě pomocí formuláře uvedeného v ERMS. ČÁST PÁTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ (1) Se zněním tohoto pokynu musí být seznámeni všichni zaměstnanci podle stanoveného rozsahu znalostí. (2) Výjimku z tohoto pokynu schvaluje generální ředitel SŽDC. 2 Úsek provozuschopnosti dráhy/odbor nákupu a veřejných zakázek/směrnice č. 53 o zadávání veřejných zakázek/vzorové dokumenty/společná dokumentace 8

9 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce Nařízení vlády č. 172/2016 Sb., o stanovení finančních limitů a částek pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek Vyhláška č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele Vyhláška č. 260/2016 Sb., o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody Metodiky Ministerstva pro místní rozvoj Směrnice SŽDC č. 53 o zadávání veřejných zakázek č.j /2017-SŽDC-GŘ-O8 9