AXIS Auto, s.r.o. Detailní analýza a návrh Dokumentace etapy (verze 11. 12. 2009) Autoři práce Antonín Vacek Petr Lhotan David Čunek Tomáš Klíma František Kořínek Miroslav Král Tomáš Myslivec Tomáš Soukup Jan Tyle Martin Vondráček Radek Zimák Vítězslav Žák Monika Žákavcová ZS 2009/2010 Strana 1
OBSAH 1. Úvod... 4 1.1. Vymezení části analyzovaného systému... 4 2. Procesní modely... 5 2.1. Core proces Prodej vozidla... 5 2.2. Podproces vyřízení leasingu... 9 2.3. Převoz vozidla... 12 2.4. Nákup vozidla... 16 2.4.1. Nákup vozidla - z iniciativy majitele... 16 2.4.2. Nákup vozidla - z iniciativy pracovníka pobočky... 19 2.5. Přijetí vozidla na pobočku... 23 2.6. Vyřízení reklamace... 25 2.7. Servis vozidla... 29 2.7.1. Podproces Oprava vozidla... 32 2.7.2. Likvidace vozidla... 34 2.8. Úpravy a poznámky ke konvencím v procesních diagramech... 34 3. Diagram tříd Class diagram... 35 4. Stavový diagram Statechart diagram... 36 4.1. STD Faktura... 36 4.2. STD Kontrakt... 37 4.3. STD Náhradní díl... 38 4.4. STD Servis... 39 4.5. STD Vozidlo... 39 5. Digram užití Use Case... 41 6. Datový model... 42 7. Diagramy datových toků... 43 7.1. DFD AXIS IS... 43 7.2. DFD Servis, level 2... 44 7.3. DFD Nákup, level 2... 45 7.4. DFD Prodej, level 2... 45 8. Konzistenční tabulka... 47 9. Design systému Hardwarová a softwarová architektura... 49 ZS 2009/2010 Strana 2
9.1. Softwarová architektura... 49 9.1.1. ERP systém... 49 9.1.2. Datová platforma pro ERP serverový sw... 50 9.1.3. Klientský sw... 50 9.1.4. Softwarové zabezpečení IT... 50 9.1.5. Webová prezentace aplikace katalog... 50 9.1.6. Outsourcing... 51 9.2. Hardwarová architektura... 51 9.2.1. Server... 51 9.2.2. Zálohování... 52 9.2.3. Klienti... 52 9.2.4. Periferie... 53 9.2.5. Telekomunikace... 53 9.2.6. Síťová infrastruktura... 53 9.2.7. Outsourcing... 54 10. Závěrečné shrnutí... 55 11. Seznam obrázků... 56 12. Seznam tabulek... 56 ZS 2009/2010 Strana 3
1. Úvod Etapa detailní analýzy navazuje na předchozí výsledky Globální analýzy a návrhu (GAN) a podrobuje zjištěná fakta důkladnější analýze a je preferována přesnost nad úplností systémy se zkoumají po částech odpovídající navrženým modulům systému (subsystémy) v etapě GAN metodou BSP. Výstupy zjištěné v etapě GAN se tak stávají klíčovým podkladovým materiálem pro úspěšnou realizaci fáze detailní analýzy a návrhu. (DAN). Detailně se analyzují jednotlivé procesy, objekty a datové toky spadající do vybrané části, jejich vazby, interakce a další požadavky organizace na okolní prostředí. Z toho vznikají dílčí pohledy na problematiku návrhu budoucího IS společnosti AXIS Auto, s.r.o. podobně jako tomu bylo i v etapě globální analýzy a návrhu. Výsledkem DAN je tato zpráva obsahující procesní diagramy počínaje klíčovým (též core byznys ) procesem a několika vybranými podpůrnými procesy, které patří do vybrané části subsystému. Dále jsou zde podrobně dokumentovány stavy vybraných tříd objektů zachycujících jejich životní cyklus v informačním systému (IS) na základě vztahů vyplývajících z Diagramu tříd a z užívání těchto objektů. Datové toky mezi jednotlivými objekty a funkcemi IS popisují diagramy datových toků. Zpráva také obsahuje tabulku konzistencí dokazující věcnou a logickou souvislost napříč aplikovanými pohledy, což zároveň snižuje riziko chyby u těchto modelů. Na konci zprávy je představen technologický návrh řešení budoucího IS včetně softwarové a hardwarové specifikace umožňující po schválení přistoupit k fázi implementace nového systému. 1.1. Vymezení části analyzovaného systému Je nutné znovu zdůraznit, že se v detailní analýze zabýváme pouze vybranou částí z GAN a to subsystémem pro Podporu prodeje a služeb, který i tak zahrnuje většinu budoucího IS. Vymezení zadání pro detailní analýzu tedy vychází, jak již bylo výše naznačeno z výstupu metody Business Systém Planning z Globální analýzy. Podle námi navrhovaných subsystémů ve vztahu k Podpoře prodeje a služeb lze říct, že je jednodušší vymezit, co předmětem DAN není. Nebudeme tedy analyzovat průřezové procesy, které probíhají napříč celým podnikem jako je např. účetnictví; nebudeme analyzovat subsystém pro řízení lidských zdrojů ani systém pro skladování zásob (náhradních dílů). ZS 2009/2010 Strana 4
2. Procesní modely Předmětem této kapitoly je popis vybraných procesů AXIS Auto, s.r.o., které byly identifikovány již v rámci globální analýzy. Zaměřili jsme se na procesy přímo se dotýkající podnikatelské činnosti společnosti, jak hlavní, tak vedlejší. 2.1. Core proces Prodej vozidla Hlavní byznys proces AXIS Auto, s.r.o identifikovaný v globální analýze a návrhu je Prodej vozidla. Autobazar má prodávání vozidel jako hlavní činnost. Vybrané detaily popisuje následující tabulka: Tabulka 1 - Prodej vozidla Název procesu: Popis: Strategický cíl: Produkt / služba: Vlastník procesu: Zákazník procesu: Metriky: Událost: Podmínky: Informační systémy: Dokumenty: Prodej vozidla Proces vyjadřuje průběh obchodního případu, při kterém je prodáno vozidlo. Do tohoto procesu spadá, jak přímý prodej vozu tak i dovezení vozu ze zahraničí na zákazníkovu objednávku. Spokojený zákazník, finanční vyrovnání zúčastněných stran Uspokojení objednávky, zisk z prodeje vozidla Vedoucí pobočky Zákazník Uskutečnění obchodu, Četnost reklamací, Výše zisku z prodeje, Cena vozu Uskutečnění obchodu Zájem zákazníka, uskutečnění finančních přesunů Databáze vozidel, ERP, portál Zákony, smlouvy, účetní dokumenty, dokumenty od vozidla Vstupní událostí procesu Prodej vozidla je požadavek zákazníka. Ten může proběhnout elektronickou formou (e-mail, elektronický obchod), telefonicky nebo osobně při příchodu zákazníka do pobočky společnosti. Následuje výběr vozidla (opět v elektronickém katalogu nebo fyzickém, případně obhlídkou na místě) a proces se větví podle toho, zda si zákazník vybere vozidlo, které společnost přímo nabízí, nebo vozidlo nabízené třetí stranou (zahraniční aukce, výhodné nabídky autosalónů atp.). V prvním případě jde o prodej již fyzicky stojícího vozidla na některé z poboček společnosti, ale ve druhém je třeba vozidlo teprve pořídit, a proto po konzultaci zákazníka s prodejcem na pobočce probíhá samotný (zprostředkovaný) nákup vozidla, kterému se budeme věnovat níže v rozboru procesu Nákup vozidla a na něj navazujícím procesu Přijetí vozidla na pobočce. V případě ostatních než zprostředkovaných nákupů a prodejů může zákazník požádat o leasing a sjednání pojištění. Poté se vždy podepisuje smlouva o prodeji a po zaplacení (zpravidla ihned) se vozidlo vyřadí z evidence, v případě potřeby se provede technická kontrola v autorizované STK a zákazník si vozidlo může přihlásit na sebe. Po platbě si zákazník vozidlo odveze nebo nechá odvézt. Nakonec v případě, že šlo o komisní prodej, je původnímu majiteli převeden dohodnutý podíl z prodeje (po odečtení provize pro AXIS Auto), pokud kupující neodstoupil ve lhůtě 10 dnů od smlouvy (například pro skryté závady). Průběh procesu prodeje zachycuje Obrázek 1 - BP Prodej. ZS 2009/2010 Strana 5
Obrázek 1 - BP Prodej ZS 2009/2010 Strana 6
Objekty diagramu V rámci jednotlivých kategorií jsou objekty popisovány, jak jdou v diagramu vizuálně po řádcích za sebou (nikoliv podle jednotlivých větví). Události Požadavek zákazníka (start procesu) Zákazník přijde na pobočku nebo kontaktuje prodejce telefonicky, e-mailem, či v po nasazení též přes elektronický obchod s tím, že má zájem o nějaké vozidlo. Požadavek na leasing Zákazník vyjádří zájem o leasing. Požadavek na pojištění Zákazník vyjádří zájem o zprostředkování pojištění vozidla společností AXIS Auto. Odvoz vozidla zákazníkem Zákazník si vozidlo sám odveze (nemá-li platnou technickou kontrolu, tak odtahovou společností například zprostředkovanou společností AXIS Auto). Kupující ve lhůtě neodstoupil od smlouvy Při komisním prodeji má kupující právo do 10 dnů při výskytu závady odstoupit od smlouvy (a dostat peníze po 10 dní zadržované společností AXIS Auto) nebo požadovat její opravu na původním majiteli. Společnost AXIS Auto v takovém případě pouze zprostředkuje kontakt mezi původním majitelem a kupujícím. Činnosti Výběr vozidla Zákazník si vybere z (elektronického nebo tištěného) katalogu vozidel dostupných na pobočce či v celé firmě AXIS Auto nebo z aktuálních aut nabízených autosalony jako vyřazené předváděcí vozy či různé nabídky na zahraničních aukcích apod. Vybírat si může též z vozidel stojících na parkovišti. Prohlídka vozidla Vybrané vozidlo je zákazníkovi předvedeno, a to včetně případné předváděcí jízdy. Samozřejmě se zavedením elektronického online katalogu vozidel si pro prohlídku (nestačí-li mu fotografie nebo video) přijít osobně na pobočku. Konzultace cizího vozidla Při zájmu o cizí vozidlo prodejce ze společnosti AXIS Auto zákazníkovi poradí. Jde o konzultační službu před samotným objednání zprostředkovaného prodeje. Zároveň se dozví i podmínkách zprostředkovaného nákupu. Zamluvení vozidla Prodejce zákazníkovi zamluví vybrané vozidlo (v katalogu vozidel bude dočasně nedostupné). Jde o nezávazné zamluvení. Vrácení vozidla Při špatném stavu vozidla po jeho dovezení například z aukce (jedná se o zprostředkovávaný prodej) je vozidlo vráceno zpět původnímu majiteli. Stav posoudí technik a za špatný stav je označeno cokoliv, co by vyžadovalo zásah do konstrukce vozidla, a nikoliv pouze seřízení. Nákup vozidla Dekomponovaná činnost, popisuje ji proces Nákup vozidla (z iniciativy pracovníka pobočky) Vyřízení leasingu Dekomponovaná činnost, popisuje ji proces Vyřízení leasingu. Uvědomění zákazníka Po dovezení cizího vozidla v pořádku, je zákazník uvědomen na kontaktu, který uvedl. ZS 2009/2010 Strana 7
Vyřízení pojištění Společnost AXIS Auto nabízí zprostředkování smlouvy o pojištění. Uzavření smlouvy Zákazník a prodejce osobně podepíší smlouvu o prodeji vozidla. Platba hotově Zákazník se zástupcem AXIS Auto společně navštíví pobočku banky, kde dojde ke složení hotovosti přímo na účet společnosti. Platba převodem Zákazník se zástupcem AXIS Auto společně navštíví pobočku banky, kde dojde k bezhotovostnímu převodu na účet společnosti. Předání vozidla zákazníkovi Zákazník obdrží klíče, doklady a případné další materiály (návod, doprovodnou výbavu) k vozidlu. Přihlášení vozidla na zákazníka Zákazník je instruován, jak si má přihlásit vozidlo na sebe (podle platné legislativy). Vyrovnání s původním majitelem V případě komisního prodeje je nyní po bezproblémovém prodeji odečtena smluvní provize AXIS Auto, s.r.o., a zbývající částka je převedena původnímu majiteli vozidla. Rozhodnutí Vozidlo na pobočce ano: vozidlo fyzicky přítomno na pobočce firmy AXIS Auto (následuje přímý prodej) ne: vozidlo není nabízeno přímo firmou AXIS Auto (následuje zprostředkovaný prodej) Zákazník spokojen Zákazník akceptuje nebo neakceptuje stav vozidla po prohlídce a případně i předváděcí jízdě. ano: zákazník chce vozidlo nadále koupit ne: konce procesu (zákazník odchází nebo si vybere jiné vozidlo) Chce vozidlo Zákazník se rozhoduje, zda po konzultaci má stále zájem o vybrané vozidlo a zprostředkovaný nákup za nabídnutých podmínek. Zákazník chce leasing ano: zákazník vyjádří zájem o leasing ne: zákazník chce vozidlo zaplatit rovnou v plné výši V pořádku ano: vozidlo je shledáno technikem jako bez závad (není třeba provádět žádný zásah do konstrukce vozidla) ne: vozidlo není shledáno jako bez závad (závady nelze odstranit např. pouhým seřízením vozidla) Zákazník chce pojištění ano: zákazník vyjádří zájem o zprostředkování pojistné smlouvy ne: zákazník nemá zájem o pojištění, nebo si ho chce vyřídit sám Platba hotově: zákazník chce zaplatit hotově převodem: zákazník převede peníze z účtu na účet Jde o komisní prodej ano: proces se týká vozidla v komisi ne: proces se týká vozidla vlastněného společností nebo koupeného zprostředkovaně na zakázku zákazníka ZS 2009/2010 Strana 8
Stavy Stavy mimo koncových stavů jsou zřejmé z jejich názvu a přidružené události, proto zde vypisujeme pouze koncové stavy: Neuskutečněný prodej Zákazník nemá o vybrané vozidlo zájem, nebo objednané vozidlo dorazilo ve špatném stavu, proto proces končí. Zákazník například opouští prodejnu, upouští od zájmu o koupi vozidla, nebo si třeba vybírá jiné vozidlo. Nákup zamítnut zákazníkem Zákazník odmítl koupit vozidlo ve stavu, v jakém je. Viz proces Nákup vozidla (z iniciativy pracovníka pobočky). Nákup neúspěšný Aukce nebyla vyhrána. Viz proces Nákup vozidla (z iniciativy pracovníka pobočky). Prodané vozidlo zákazníkovi Proces prodeje úspěšně skončil, vozidlo již není evidováno a patří zákazníkovi. 2.2. Podproces vyřízení leasingu AXIS Auto, s.r.o. nabízí jako možnost financování také leasing. Za tuto činnost je zodpovědný prodejce, který sepisuje leasingové a úvěrové smlouvy, dále finanční oddělení které komunikuje s bankou, u které bude leasing vytvořen, a nakonec je odsouhlasen ředitelem autobazaru. Proces leasing začíná požadavkem zákazníka na tento způsob financování při prodeji vozidla. Zákazník nejprve musí vyplnit formulář, pomocí kterého o leasing zažádá. Další nutnou součástí je předložení kupní smlouvy, kterou již má vyřízenu. Následně se zákazníkem na finančním oddělení provedou předběžnou kalkulaci splátek, podle možností klienta a podmínek banky. Následuje předložení potřebných dokumentů pro uzavření leasingové smlouvy: výpis z obchodního rejstříku živnostenský list u plátců DPH rozhodnutí o přidělení DIČ bankovní spojení výsledovku a rozvahu za poslední dva roky podnikání (u fyzických osob daňová přiznání za stejné období + peněžní deník) u soukromých osob občanský průkaz a potvrzení zaměstnavatele o čistém měsíčním přijmu za poslední rok Pokud zákazník vše předložil, následuje sepsání leasingové smlouvy, což má na starosti prodejce. Poslední částí je schválení leasingové smlouvy bankou. Jakmile přijde písemné rozhodnutí z banky, je vyrozuměn i zákazník. Ať již banka leasingovou smlouvu schválí, či ne, dochází k ukončení procesu leasingu (leasing zajištěn nebo leasing není možný). Průběh procesu viz Obrázek 2 - BP Vyřízení leasingu ZS 2009/2010 Strana 9
Obrázek 2 - BP Vyřízení leasingu ZS 2009/2010 Strana 10
Objekty diagramu Události Požadavek na vyřízení leasingu (start procesu) Zákazník projevil zájem o financování formou leasingu. Předložení dokumentů Zákazník předloží všechny dokumenty, které jsou potřebné pro sepsání leasingové smlouvy živnostenský list nebo občanský průkaz, bankovní spojení, potvrzení o čistém měsíčním příjmu. Podpis leasingové smlouvy Zákazník podepsal leasingovou smlouvu. Rozhodnutí z banky Banka rozhodla, zda souhlasí s uzavřením leasingové smlouvy a následným poskytnutím leasingu zákazníkovi. Činnosti Ověření kupní smlouvy Prodejce ověří, zda je kupní smlouva platná, a zákazník tak má nárok na leasing. Předběžná kalkulace splátek Podle ceny vozidla a nabídky banky, která leasing zajišťuje, jsou předběžně spočítány jednotlivé splátky. Sepsání leasingové smlouvy Do připraveného formuláře jsou doplněny všechny potřebné údaje o zákazníkovi, vozidlu a další potřebné informace. Žádost o leasing zaslána do banky Do banky je zaslána žádost o potvrzení připravené leasingové smlouvy. Rozhodnutí Leasing odsouhlasen bankou Klíčová fáze procesu leasing, závisí na tom, zda banka akceptuje připravenou leasingovou smlouvu. Stavy Stavy mimo koncových stavů jsou zřejmé z jejich názvu a přidružené události, proto zde vypisujeme pouze koncové stavy: Leasing zajištěn Leasingová smlouva a všechny její náležitosti byly úspěšně uzavřeny. Leasing není možný Leasing se nepodařilo zákazníkovi zajistit. ZS 2009/2010 Strana 11
2.3. Převoz vozidla Jedná se o podpůrný proces, který je využíván procesy: Nákup vozidla a Oprava vozidla. Tabulka 2 - Převoz vozidla Název procesu: Popis: Strategický cíl: Produkt / služba: Vlastník procesu: Zákazník procesu: Metriky: Událost: Podmínky: Informační systémy: Dokumenty: Prevoz_vozidla Proces vyjadřuje průběh převozu vozidla: 1) z místa nákupu vozidla na pobočku autobazaru; 2) z pobočky autobazaru do autorizovaného servisu a zpět Dopravení vozidla na požadované místo Vozidlo na pobočce / vozidlo v autorizovaném servisu Vedoucí pobočky Prodejce, Zákazník Rychlost převozu, poškození při převozu Požadavek na převoz vozidla Spolupráce odtahové služby; vyřízení převozních značek a pojištění Databáze vozidel, ERP Zákony, uzavřené smlouvy, dokumenty od vozidla, doklad o pojištění, doklad o převzetí vozidla, účetní dokumenty Proces převoz vozidla začíná rozhodnutím o převozu. Součástí rozhodnutí je výběr způsobu převozu. Existují dva způsoby převozu: převoz využitím odtahové služby převoz vlastními silami (využitím řidiče zaměstnance AXIS Auto, s.r.o.) V případě zmiňovaného procesu Nákup vozidla dochází k převozu prostřednictvím odtahové služby, pokud se jedná o nákup nového vozidla, nebo vozidla vyšší cenové kategorie. V případě převozu vozidla prostřednictvím odtahové služby dochází nejprve ke kontaktování nasmlouvané firmy a předání konkrétního požadavku na odtah. Po příjezdu odtahového vozu je pracovník odtahové firmy obeznámen se zjevným stavem vozidla (písemně uvedeno v dokladu o převzetí, vyplňuje pověřený pracovník AXIS Auto). Jako stav vozidla se uvádějí již existující zjevné defekty na vozidle jako např. rozbitá skla, poškozený lak apod. Pracovník AXIS Auto, s.r.o. předává vozidlo odtahové firmě po získání stvrzeného dokladu o převzetí vozidla. Následuje samotný převoz vozidla na určenou pobočku autobazaru, nebo vybranou provozovnu autorizovaného servisu. Druhou možností je převoz vozidla vlastními silami. V tomto případě řídí dané vozidlo vybraný pracovník AXIS Auto, s.r.o. Tento typ převozu se liší v závislosti na tom, zda jde o převoz nově nakoupeného vozu, nebo zda jde o převoz do servisu. Pokud se jedná o převoz nově nakoupeného vozu, pověřený pracovník AXIS Auto, s.r.o. nejprve obstará převozní značky a krátkodobé pojištění vozidla. Řidič je následně obeznámen se zřejmým stavem vozidla (obdobně jako v případě převozu odtahovou službou) a potvrzuje převzetí vozu podpisem dokladu o převzetí vozidla. Při předání vozidla jsou řidiči předány také veškeré k převozu potřebné doklady od vozidla. Následuje samotný převoz vozidla na určenou pobočku autobazaru, nebo do vybrané provozovny autorizovaného servisu. Pokud je vozidlo převáženo do servisu, následuje jeho přijetí servisem, opět dochází ke stvrzení dokladu o převzetí vozidla (tentokrát ze strany autoservisu). Po provedení oprav na vozidle pak ZS 2009/2010 Strana 12
přichází nové rozhodnutí o převozu vozidla (cílem převozu je v tomto případě pobočka autobazaru a jedná se o nové volání tohoto procesu). Pokud je vozidlo převáženo na pobočku, zkontroluje nejprve pověřený pracovník AXIS Auto, s.r.o. vozidlo a porovná ho se stavem uvedeným v dokladu o převzetí. Jestliže neshledá rozdíly, převezme vozidlo a proces je ukončen. Pokud při příjmu nalezne zjevné defekty na vozidle, které nejsou uvedeny v dokladu o převzetí, uvede tyto změny (defekty vzniklé při převozu vozidla) do záznamu o poškození (informace je přidána do databáze vozidel) a obeznámí se zjištěným stavem pracovníka odtahové firmy resp. řidiče AXIS Auto, s.r.o. O vzniklé situaci je informován vedoucí pobočky, který rozhodne o dalším postupu vůči odtahové firmě. Vozidlo je následně přijato na pobočku. Zobrazení průběhu procesu viz Obrázek 3 - BP Převoz vozidla Obrázek 3 - BP Převoz vozidla ZS 2009/2010 Strana 13
Objekty diagramu Události Rozhodnutí o převozu (start procesu) 1) Zaměstnanec pověřený nákupem vozidla mimo pobočku autobazaru rozhodne o převozu vozidla na pobočku (včetně rozhodnutí o způsobu převozu) 2) Zaměstnanec pověřený opravou vozidla rozhodne o převozu vozidla do autorizovaného servisu 3) Autorizovaný servis oznámí ukončení opravy na vozidle, vedoucí pobočky autobazaru vydá rozhodnutí o převozu Příjezd odtahové služby Odtahová služba přijede na místo, kde má převzít vozidlo. Činnosti Kontaktování odtahové služby Pověřený pracovník kontaktuje telefonicky odtahovou službu a sdělí jí konkrétní požadavek na odtah vozidla. Získání převozních značek Pracovník pověřený nákupem vozidla mimo pobočku autobazaru obstará převozní značky potřebné k převozu vozidla. Získání pojištění Pracovník pověřený nákupem vozidla mimo pobočku autobazaru vyřídí krátkodobé pojištění vozidla (s dobou platnosti 1 týden). Obeznámení se stavem vozidla Po příjezdu odtahového vozu je pracovník odtahové firmy obeznámen se zjevným stavem vozidla (písemně uvedeno v dokladu o převzetí, který vyplňuje pověřený pracovník AXIS Auto). Stavem vozidla se v tomto případě rozumí zjevné defekty na vozidle jako např. rozbitá skla, poškozený lak apod. Obeznámení řidiče se stavem vozidla Činnost shodná s výše uvedenou činností Obeznámení se stavem vozidla, avšak s tím rozdílem, že obeznámenou osobou je nyní pracovník (řidič) AXIS Auto, s.r.o., který převeze vozidlo na určené místo. Předání vozidla odtahové službě Vozidlo je předáno pracovníkovi odtahové firmy, který stvrzuje jeho převzetí svým podpisem na dokladu o převzetí vozidla. Podpisem pracovník odtahové firmy rovněž potvrzuje, že byl obeznámen se zjevným stavem vozidla. Předání vozidla řidiči. Řidiči jsou předány doklady k vozidlu (včetně dokladu o krátkodobém pojištění) a převozní značky. Řidič přejímá vozidlo po podpisu dokladu o převzetí. Podpisem řidič stvrzuje, že byl obeznámen se zjevným stavem vozidla. Převezení vozidla odtahovou službou Odtahová firma převeze vozidlo na místo určení. Převezení vozidla vlastními silami Řidič převeze vozidlo na místo určení. Kontrola vozidla po převozu na pobočku Pracovník AXIS Auto, s.r.o. pověřený příjmem vozidla zkontroluje stav vozidla a porovná ho se stavem uvedeným v dokladu o převzetí. ZS 2009/2010 Strana 14
Převzetí vozidla autorizovaným servisem Autorizovaný servis převezme vozidlo od odtahové firmy. Zkontroluje jeho stav a porovná ho se stavem uvedeným v dokladu o převzetí vozidla případně doplní informace o defektech vzniklých při převozu. Záznam o poškození Pracovník pověřený příjmem vozidla sepíše jím nalezené defekty vzniklé při převozu vozidla do záznamu o poškození. Záznam o poškození je následně vložen do databáze vozidel (doplnění/změna informací o stavu vozidla). O vzniklé situaci je informován vedoucí pobočky, který rozhodne o dalším postupu vůči odtahové firmě či vůči pracovníkovi AXIS Auto, s.r.o. (řidiči) pověřenému převozem. Převzetí vozidla na pobočku Vozidlo je přijato na pobočku. Rozhodnutí Způsob převozu odtahovou službou: následuje převoz vozidla využitím nasmlouvané odtahové firmy. vlastními silami: následuje převoz vozidla využitím řidiče (pracovníka AXIS Auto) Převoz po nákupu ano: vozidlo se nachází mimo pobočku AXIS Auto dojde k převozu na pobočku s využitím převozních značek ne: vozidlo se nachází na pobočce AXIS Auto, nebo v autorizovaném servisu a je způsobilé k převozu (má doklady, pojištění a je způsobilé k provozu na pozemních komunikacích) Cíl převozu pobočka: cílové místo převozu je vybraná pobočka AXIS Auto autoservis: cílové místo převozu je vybraný autorizovaný servis Poškození při převozu ano: kontrola vozidla prokázala škody vzniklé při převozu ne: vozidlo nebylo při převozu poškozeno Stavy Vozidlo je na pobočce Vozidlo bylo převezeno a nachází se nyní na určené pobočce. Vozidlo je v autorizovaném servisu Vozidlo bylo převezeno do určeného autorizovaného servisu. Po provedení oprav servisem bude následovat nové rozhodnutí o převozu (tentokrát na pobočku AXIS Auto). ZS 2009/2010 Strana 15
2.4. Nákup vozidla Tabulka 3 - Nákup vozidla Název procesu: Popis: Strategický cíl: Produkt / služba: Vlastník procesu: Zákazník procesu: Metriky: Událost: Podmínky: Informační systémy: Dokumenty: Nakup_vozidla Vyjadřuje proces nákupu vozidla za účelem jeho dalšího prodeje Získání vozidla do majetku autobazaru Nové vozidlo v nabídce autobazaru, nebo získání vozidla pro konkrétní požadavek Vedoucí pobočky Prodejce Uskutečnění nákupu, vlastnictví nového vozidla Potřeba doplnění sortimentu, nabídka od prodejce, objednávka od zákazníka Vhodná nabídka, volné finanční prostředky, případný zájem zákazníka Databáze vozidel, ERP, portál Zákony, smlouvy, účetní dokumenty, dokumenty od vozidla Nákup vozidla je rozdělen do dvou samostatných diagramů, které jsou rozlišeny na základě původu iniciativy zda je nákup uskutečňován na podnět pracovníka pobočky (jenž aktivně vyhledává vozidla, která by nakoupil, ať už přes inzerát nebo na aukcích), nebo na podnět majitele vozidla, který přijede na pobočku nabídnout své vozidlo k odkupu nebo ke komisnímu prodeji. 2.4.1. Nákup vozidla - z iniciativy majitele V začátku procesu probíhá rozhodovací proces, kterým se majitel vozidla spolu s pracovníkem pobočky dohodnou na formě dalšího postupu odkupu. Pokud přijde majitel vozidla s požadavkem na odkoupení vozidla autobazarem ("běžný nákup"), musí s tímto pracovník pobočky (potažmo ředitel) souhlasit. Pokud alespoň jeden z nich nesouhlasí, je majiteli nabídnuta alespoň varianta komisního prodeje s tou však majitel vozidla nemusí souhlasit a odchází s nepořízenou. Pokud dojde ke konsensu a majitel vozu s pracovníkem pobočky se na formě nákupu zdárně dohodnou, následuje pro obě možnosti velmi podobný proces. Jediným rozdílem je forma smlouvy, kterou spolu majitel s pracovníkem pobočky podepisují v jednom případě jde pouze o plnou moc ke zprostředkování prodeje (vozidlo zůstává v majetku vlastníka), ve druhém případě jde o plnohodnotnou kupní smlouvu, kdy vlastnictví vozu přechází na společnost AXIS Auto. Na konci procesu je vozidlo připraveno k prodeji na pobočce. Průběh této varianty procesu znázorňuje Obrázek 4 - BP Nákup vozidla - z iniciativy majitele ZS 2009/2010 Strana 16
Obrázek 4 - BP Nákup vozidla - z iniciativy majitele Objekty diagramu Události Prodejce nabízí vozidlo na pobočce (start procesu) Majitel přijede se svým vozidlem na pobočku a nabízí ho pracovníku pobočky. Výsledek prohlídky Zápis servisního technika. Činnosti Schválení ředitelem Pokud by mělo být vozidlo nakoupeno do vlastnictví AXIS Auto, a zároveň cena vozidla přesahuje hodnotu 2 milionů Kč, je nutné získat schválení ředitele. Prohlídka stavu vozidla Servisní technik na pobočce provádí kontrolu technického stavu vozidla, prodejce na pobočce hodnotí prodejnost tohoto typu vozidla, atp. Kontrola v DB kradených vozidel Kontrola přes internet zadáním technických údajů vozidla do ověřovacího formuláře. Je-li vozidlo kradené, je ohlášeno příslušným úřadům. ZS 2009/2010 Strana 17
Sepsání smlouvy o komisním prodeji a Sepsání smlouvy o nákupu vozidla Pracovník společnosti s prodávajícím sepíše smlouvu. Platba hotově Prodávající se zástupcem AXIS Auto společně navštíví pobočku banky, kde dojde ke složení hotovosti prodávajícímu. Platba převodem Prodávající se zástupcem AXIS Auto společně navštíví pobočku banky, kde dojde k bezhotovostnímu převodu na účet prodávajícího. Zápis do evidence Zápis do interní evidence nabízených vozidel, pro lepší informovanost poboček, pro lepší přehled vedení firmy, pro sestavování marketingových materiálů, atp. Rozhodnutí Prodejce vozidla chce komisní prodej ano: majitel vozidla přišel na pobočku s návrhem vozidlo umístit do komisního prodeje ne: netrvá na komisním prodeji Zaměstnanec pobočky nabízí přímý výkup Přímý výkup vozidla podléhá schválení zaměstnance pobočky, pokud tento typ výkupu zaměstnanec neschválí, navrhne alespoň náhradní řešení komisní prodej. Prodejce vozidla souhlasí s komisním prodejem ano: postupuje se dále stejně, jako kdyby sám chtěl komisní prodej při prvním rozhodnutí ne: výkup není uskutečněn Vozidlo je v dobrém stavu Rozhodnutí je na technikovi servisu. Je vozidlo kradené Výsledek webové služby. Typ nákupu Dle typu nákupu jsou sepisovány odlišné smlouvy. výkup do komise: smlouva o komisním prodeji nákup na pobočce: kupní smlouva Způsob placení hotově: prodávající chce zaplatit hotově převodem: prodávající požaduje peníze z účtu na účet Stavy Stavy mimo koncových stavů jsou zřejmé z jejich názvu a přidružené události, proto zde vypisujeme pouze koncové stavy: Nákup zamítnut prodejcem vozidla Zákazník nechce své vozidlo prodat v komisním prodeji. Nákup zamítnut prodejcem Vozidlo nebylo dle nakupujícího pracovníka v dobrém stavu. Vozidlo je kradené Vozidlo bylo nalezeno v databázi kradených vozidel, a proto nebylo přijato. Vozidlo připraveno k prodeji Vozidlo je připraveno k prodeji (případně iniciovaném procesem Prodej vozidla), nákup skončil. ZS 2009/2010 Strana 18
2.4.2. Nákup vozidla - z iniciativy pracovníka pobočky V nákupu vozidla z iniciativy pracovníka pobočky jsou rozeznávány tři do jisté míry samostatné části: Vozidlo se stává majetkem AXIS Auto, s.r.o.: nákup vozidla na inzerát nákup vozidla z aukce Vozidlo se nestává majetkem společnosti: nákup vozidla na zakázku V prvním popisovaném případě jde o nákup přes inzerát, kdy prodávající přiveze své vozidlo na pobočku, aby je nakoupil přímo autobazar (tj. AXIS Auto se po uskutečnění nákupu stane vlastníkem vozidla). V případě nákupu z aukce však zaměstnanec vykoná služební cestu a účastní se aukce probíhající mimo pobočku autobazaru. Nákup na zakázku je pak modifikací předchozích dvou variant, kdy je dané vozidlo nakupováno na přímou objednávku zákazníka, tudíž se nestává majetkem společnosti. Proces probíhá následovně: Nákup na inzerát Nakupující nejprve zhodnotí stav vozidla. Je-li vozidlo v dobrém stavu, následuje sepsání kupní smlouvy. Uskutečnění nákupu, jehož cena přesahuje dva miliony korun, navíc podléhá schválení ředitele. Nákup z aukce Stejně jako u nákupu na inzerát je u nákupu z aukce, přesahující hodnotu dvou milionů korun vyžadováno schválení ředitele. Je-li schválení uděleno, nakupující nejprve vykoná cestu na místo uskutečnění aukce, kde zhodnotí stav vozidla. Je-li vozidlo v dobrém stavu, zúčastní se aukce, kterou ovšem nemusí vyhrát. Dopadne-li však aukce příznivě, je podepsána kupní smlouva a vozidlo je následně přepraveno (viz podpůrný proces Převoz vozidla) na pobočku autobazaru. Po skončení procesu nákupu následuje proces Přijetí vozidla na pobočku. Nákup vozidla na zakázku Tento typ nákupu je modifikací předchozích dvou, pouze se dvěma rozdíly: u nákupů přesahujících hodnotu dvou milionů korun není vyžadováno schválení ředitelem a zhodnocení stavu vozidla (zda vůbec nákup uskutečnit) nenáleží nakupujícímu zaměstnanci autobazaru, ale zákazníkovi, jenž tento nákup objednal. Toto zhodnocení probíhá telefonickou domluvou zaměstnance se zákazníkem. Po skončení procesu nákupu je pak vozidlo předáno zákazníkovi (není zahájen proces Přijetí vozidla na pobočku). Průběh této varianty procesu ukazuje Obrázek 5 - BP Nákup vozidla - z iniciativy pracovníka pobočky. ZS 2009/2010 Strana 19
Obrázek 5 - BP Nákup vozidla - z iniciativy pracovníka pobočky ZS 2009/2010 Strana 20