Zápis z 53. jednání Grantové komise pro podporu aktivit studentů konaného dne 2. června 2014 Přítomni: Bc. Fejt, Mgr. Lukešová, RNDr. Randa, Ing. Řezáček Neomluven: p. Kratochvíl Host: Silvia Simeonová Grantová komise pro podporu aktivit studentů byla po celou dobu jednání usnášeníschopná. Mgr. Lukešová zahájila jednání s následujícím programem: 1) Informace o průběhu řešení projektů a. Diskuse ohledně návodů pro podání žádostí o projekt a závěrečné zprávy b. Informace administrátorky S. Simeonové o stávajících projektech c. Informace administrátorky S. Simeonové o nedostatcích ve stávajících projektech d. Diskuse ohledně nedostatků při podání závěrečné zprávy 2) Žádosti o projekt GRAS: a. Interaktivní workshop vítání prváků oboru sociologie - Sociocamp 2014 (Tomáš Frank), b. Buddy odpoledne (Jakub Nedvěd, Bc.), c. Sportovní víkend (Monika Bartošová, Bc.), d. Prvákoviny 2014 (Šimon Studenovský), e. Studentské Nečtiny 2014 Pilsen (Lukáš Harvánek, Ing.), f. Plzeňská Noc 2014 (Kateřina Jará). V úvodu jednání proběhla diskuse ohledně připravených návodů pro podání žádostí o projekt a závěrečné zprávy. Komisaři neshledali žádné závažné nedostatky a odsouhlasili podrobně popsané návody, které by měly sloužit jako pomoc řešitelům při podání návrhu projektu nebo závěrečné zprávy k projektům. Tyto návody jsou zveřejněny na stránkách http://gras.zcu.cz. Dále byli komisaři seznámeni s průběhem čerpání financí u dříve schválených projektů. Zároveň administrátorka S. Simeonová upozornila na některé nedostatky při řešení projektů a podávání závěrečné zprávy. 1 z 5
1. Správa a činnost studentského informačního serveru Dioné [1]. pololetí 2014 - trvání od 1. 3. 2014 do 31. 5. 2014. Projekt probíhá standardně, ale zatím není účetně uzavřen. Závěrečná zpráva zatím není podána, stipendia neproplacena. 2. Festival arabské kultury - trvání od 1. 3. 2014 do 31. 5. 2014. Řešitelka projektu požádala o prodloužení doby trvání projektu z důvodu nedoručené faktury z Německa na promítací práva, což bylo administrátorkou schváleno v souladu s Pravidly. Faktura je již doručena a zaúčtována, zbývá zaúčtovat poslední položku za drobné nákupy. Projekt není účetně uzavřen, závěrečná zpráva zatím není podána. Stipendia neproplacena. 3. 6. celouniverzitní maškarní ples - trvání od 10. 3. 2014 do 11. 4. 2014. Velmi obtížná a zdlouhavá komunikace s řešitelkou. Několikrát urgována ohledně nedostatků v závěrečné zprávě. Po opakovaných výzvách řešitelka zareagovala a nakonec připomínky vypořádala a ZZ doplnila. Projekt byl úspěšně uzavřen poslední týden v květnu a stipendia budou proplacena. 4. PrknaNeprkna - trvání od 17. 3. 2014 do 25. 4.2014. Zde se vyskytl problém s dodáním faktury od dodavatelů. Řešitelka s touto informací byla seznámena a komunikovala s dodavateli, zatím bezúspěšně. Závěrečná zpráva byla podána a splňuje všechny formální náležitosti. Je potřeba, aby korespondovala s účetní uzávěrkou projektu. Z těchto důvodů projekt nelze uzavřít. O stipendia zažádáno nebylo. 5. Kapeláž VI festival studentských kapel - trvání od 3. 3. 2014 do 23. 5. 2014. Zde se řeší podobný problém jako v předchozím projektu chybí faktury pro zaúčtování. Projekt nelze uzavřít. O stipendia požádáno nebylo. 6. Víkend v sedle aneb slavnostní zakončení semestru na kolech - trvání od 9. 5. 2014 do 11. 5. 2015. Při čerpání finančních prostředků se podařilo ušetřit z důvodu nenaplnění plánované kapacity. Řešitel byl upozorněn na menší nesrovnalosti v závěrečné zprávě, které posléze byly odstraněny. Závěrečná zpráva je v pořádku, projekt byl úspěšně uzavřen. O stipendia požádáno nebylo. 7. Tradiční celouniverzitní pochod Exodus jaro 2014 - trvání od 15. 4. 2014 do 5. 5. 2014. Nesrovnalosti v rozpočtu a v závěrečné zprávě byly řešitelem odstraněny. Závěrečná zpráva vyhovuje, stipendia budou proplacena. Výborná komunikace a spolupráce ze strany řešitele. 8. Podpora kulturních, jazykových a sportovních aktivit ESN Pilsen trvání od 15. 4. 2014 do 10.12.2014. Zatím nedošlo k čerpání financí. 9. Inovace technického zázemí organizace a propagace organizace ESN - trvání od 15. 4. 2014 do 10.12.2014. Zatím nedošlo k čerpání financí. 10. Průvodce prváka 2014/2015 - trvání projektu od 1. 5. 2014 do 30. 9. 2014. Zatím nedošlo k čerpání financí. Následně se komisaři věnovali již projektům nově podaným. 2 z 5
1a) Interaktivní workshop vítání prváků oboru sociologie - Sociocamp 2014 (Tomáš Frank) Projekt Interaktivní workshop vítání prváků oboru sociologie byl projednáván na předchozím zasedání komise (květen 2014) a rozhodnutí bylo odloženo kvůli nedostatkům ve zdůvodnění rozpočtu projektu, především ve smyslu výše a podílu účastnických poplatků. Komisaři se jednomyslně shodli na tom, že při přepracování projektu byly tyto nedostatky odstraněny. V rozpočtu projektu byla doplněna podrobnější kalkulace nákladů, kde je blíže specifikovaná položka Materiální náklady. Komisaři se pozastavili nad položkou Cestovní náhrady a uznali za vhodné tuto částku proplatit formou stipendií, neboť proplacení cestovních náhrad by mohlo být pro studenty velmi komplikované. Měřitelné výstupy byly doplněny předpokládaným počtem účastníků a spoluúčasti, kterou se budou na této akci podílet. Komisaři ocenili pěkné zpracování návrhu včetně přiloženého videa. Komise jednomyslně doporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 1: Komise jednomyslně doporučuje projekt Interaktivní workshop vítání prváků oboru sociologie - Sociocamp 2014 ke schválení. Komise doporučuje proplatit cestovní náklady formou stipendií. Plánované náklady jsou rozumné a logické. Tato akce přispívá k rozvoji studentského života a propagaci ZČU. 1b) Buddy odpoledne (Jakub Nedvěd, Bc.) Projekt Buddy odpoledne je velice pěkně zpracován. Plánované náklady jsou adekvátní. Jedná se o projekt studentské organizace ESN Pilsen, o.s., jež ve spolupráci se Zahraničními vztahy ZČU pomáhají v integraci zahraničních studentů, což přispívá k reprezentaci ZČU v těchto oblastech a k propagaci dobrého jména ZČU v České republice i v zahraničí. Z těchto důvodů komise jednomyslně doporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 2: Komise doporučuje projekt Buddy odpoledne ke schválení. Rozpočet projektu je adekvátní a rozumný. Tento projekt přispívá k integraci zahraničních studentů a zároveň přispívá k propagaci a reprezentaci ZČU. 1c) Sportovní víkend (Monika Bartošová, Bc.) Jedná se o projekt organizace ESN Pilsen, o.s., který se zaměřuje na integraci zahraničních studentů prostřednictvím rozmanitých sportovních aktivit do českého prostředí. Rozpočet je detailně zpracován a požadována částka je rozumná. Projekt Sportovní víkend přispívá k reprezentaci ZČU a k propagaci dobrého jména ZČU v České republice i v zahraničí. Počtem 3 hlasů (1 člen komise se zdržel hlasování) komise projekt doporučila ke schválení a realizaci. Usnesení č. 3: Komise doporučuje projekt Sportovní víkend ke schválení. Plánované náklady jsou adekvátní a rozumné. Tento projekt přispívá k integraci zahraničních studentů a zároveň přispívá k propagaci a reprezentaci ZČU. 1d) Prvákoviny 2014 (Šimon Studenovský) Projekt Prvákoviny byl poměrně dlouho diskutován. Jedná se o seznamovací kurz, pořádaný studentskou organizací AIESEC, pro nově přijaté studenty na Západočeskou univerzitu. Projekt Prvákoviny byl projednáván na zasedání komise v březnu 2014, kde bylo rozhodnutí odloženo a požadována oprava zdůvodnění rozpočtu. Na následujícím jednání komise v dubnu 2014 byl projekt zamítnut kvůli nedostatkům ve zdůvodnění požadovaných financí. Projekt se stejným názvem byl nyní předložen jiným řešitelem. V celkovém rozpočtu došlo k doplnění předpokládaného počtu účastníků a výši účastnického příspěvku na této akci. Komisaři konstatovali, že výše účastnického příspěvku je vysoká, proti loňskému roku byla 3 z 5
navýšena trojnásobně, a předpokládaná účast studentů je velmi optimistická. Komise nakonec jednomyslně rozhodla, že projekt podpoří, ovšem s podmínkou, že čerpání finančních prostředků bude adekvátní reálnému počtu účastníků. Ty prostředky, které mají dotovat stravu a ubytování účastníků (položka 2.2 rozpočtu), budou čerpány úměrně k počtu účastníků (tj. zúčastní-li se akce pouze 50% předpokládaných účastníků, mělo by v této položce být čerpáno 50% přidělených prostředků). Usnesení č. 4: Komise doporučuje projekt Prvákoviny. Tento projekt přispívá k rozvoji studentského života a propagaci ZČU. Komisaři doporučují stanovit následující podmínku pro čerpání příspěvku z GRAS: Ty prostředky, které mají dotovat stravu a ubytování účastníků, budou čerpány úměrně k počtu účastníků. 1e) Studentské Nečtiny 2014 Pilsen (Lukáš Harvánek, Ing.) Jedná se o setkání zástupců akademických senátů a studentských organizací působících na ZČU. Z hlediska myšlenky komise vyjádřila této akci podporu, finanční požadavky jsou však nadnesené: Z harmonogramu není jasná přesná délka pobytu, standardně se třídenní (víkendový) pobyt chápe jako pobyt od páteční večeře do nedělního oběda, to znamená 2x plnou penzi. Standardně nocleh stojí v Nečtinech 250 Kč na osobu a stravování na den 150 Kč na osobu (konkrétně ceny nejsou v projektu specifikovány, proto musí komise brát v úvahu ceny běžné). 50 noclehů na dva dny tedy 25 000 Kč, 50 plných penzí na dva dny 15 000 Kč. Celkově tedy 40 000 oproti požadovaným 57 000. Účast 50 osob je přitom velmi pozitivní vyhlídka, vezmeme-li v úvahu data z loňských let. V roce 2013 se nečtinského studentského setkání namísto 50 účastnilo 28 osob (čerpáno necelých 38 tis. Kč), v roce 2010 se namísto 45 tis. Kč čerpalo jen necelých 30 tis. Kč (opět tedy počet účastníků nedosáhl předpokladu), v roce 2009 namísto 50 tis. Kč bylo čerpáno 43 tis. Kč. Uvažujeme-li, že předpokládaná kapacita nejspíš nebude naplněna, pak komise doporučuje podpořit projekt částkou 60 tis. Kč, která pokryje ubytování, stravování i s případným drobným občerstvením během dne, dopravu a pronájem prostor. V případě potřeby je možné ve prospěch akce zefektivnit strukturu účastníků a každé organizaci/instituci rovnoměrně snížit počty zástupců apod. Snížení podpory tedy komise považuje za rozumné, nemělo by akci nijak limitovat. Z povahy projektu je jasné, že i zde dojde k čerpání úměrnému skutečnému počtu účastníků. Usnesení č. 5: Komise doporučuje projekt Studentské Nečtiny 2014 Pilsen ke schválení, celkovou podporu akce ovšem doporučuje snížit na 60 000,- Kč. Tento projekt přispívá k obohacení studentského života, náklady jsou však nadsazené. Komisaři doporučují stanovit následující podmínku pro čerpání příspěvku z GRAS: Ty prostředky, které mají dotovat stravu a ubytování účastníků, budou čerpány úměrně k počtu účastníků. 1e) Plzeňská Noc 2014 Projekt Plzeňská Noc 2014 vyvolal mezi komisaři mnoho otázek. Jedná se o multižánrový a multikulturní hudební festival, který se snaží podpořit mnoho kapel z České republiky i zahraničí. Projekt je ale poměrně nejasný, co se týče svého komerčního potenciálu, vztahu k Plzni 2015, k ZČU a studentům, přitom patří k finančně nejnáročnějším žádostem v roce 2014. Vazba ke studentům je deklarována prostřednictvím vstupného za jednotnou cenu bez ohledu na čas koupě a dvou zmínek o studentských kapelách. Dle žádosti má být mladým 4 z 5
nadějným interpretům z Plzně věnováno 70% programu, přičemž většina vystupujících mají být studentské kapely. Zároveň projekt počítá s odměnami interpretům v celkové výši 145 tis. Kč., což s představou o festivalu, na němž účinkují z většiny studentské kapely, příliš nekoresponduje. Nejasná je finanční role partnerů, především města Plzně, s jehož propagací řešitelka počítá. Celkovou náročností by projekt měl být řešen spíše jako komerční akce, neboť navýšení vstupného na 300 Kč by náklady na akci v zásadě pokrylo, a přitom je to částka, kterou nejen studenti jsou schopni za zábavné akce zaplatit (320 Kč předprodej na Open Air Majáles, 250 Kč na Studentský ples). Pro podporu akce by byl třeba větší důraz na podporu studentů. Z těchto důvodů komise jednomyslně odmítá projekt doporučit ke schválení. Usnesení č. 6: Komise nedoporučuje projekt Plzeňská noc 2014 ke schválení. Není specifikován přínos pro ZČU a/nebo její studenty a finanční požadavky jsou příliš vysoké. V závěru jednání se komisaři dohodli na příštím termínu zasedání komise, které se bude konat dne 8. září 2014 od 10 hod. S ohledem na to je uzávěrka pro podání projektů ke schválení stanovena na 31. srpna 2014. Poté předsedkyně Mgr. Lukešová jednání komise ukončila. Plzeň 2. června 2014 Zapsala: Silvia Simeonová administrátor Mgr. Anna Lukešová předsedkyně 5 z 5