11. 3. Pořizování, sledování a účtování stravenek Pořizování stravenek Pro automatický výpočet nároku na stravenky (udávané počtem stravenek ve dnech) je důležité správné nastavení mzdových položek. Obecně lze používat doporučené kódy 710 (pro stanovení zákonného měsíčního nároku vypočte program) a 714 pro ruční korekci (např. pokud bude zaměstnanec na služební cestě a stravné má vyúčtováno na cestovním příkaze). Při zahájení měsíce je programem doplněna položka 710 (nastavena ve mzdových údajích zaměstnance) a po propočtu mzdy se u této položky vypočtou dny nároku na stravenky. Pokud používáte více druhů stravenek mohou nastat 2 případy: Pořizování stravenek Sledování stravenek Účtování stravenek Stravenky - Novinky od roku 2019 Stravenky hrazené zaměstnavatelem Zápis srážek stravenek pomocí mzdové položky 711 Účtování na společném účtu pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek sazby za úhradu stravenek (zaměstnanec i zaměstnavatel) si zadáte až v nastavení mzdových údajů u zaměstnance můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. Zde musíte pořídit i kód 714 (se zápornými sazbami) u kterého nezaškrtnete doplnit při zahájení. Účtování na rozdílných analytikách účtů pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek (dle druhů stravenek) pro každou analytiku je nutno nastavit mzdovou položku s doporučeným kódem 710 i 714. Opět platí možnost nastavení individuální sazby ve mzdových údajích konkrétního zaměstnance můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. V rámci analytiky pak členit stravenky dle jiného členění např. poskytovatele stravenek. Nastavení mzdové položky 710 - celková hodnota stravenky je 100 Kč, z toho 45% hradí zaměstnanec, 55% zaměstnavatel: U nastavení mzdové položky kódu 714 (korekce stravenek) musíte nastavit záporné sazby za zaměstnance i zaměstnavatele viz. obr.
Sledování stravenek V Přehledech ke mzdám naleznete v rozbalovací nabídce Přehledy Stravenky. Tisková sestava: V tomto přehledu je přehledně zobrazen konečný nárok zaměstnance za dané období (rozdíl základního nároku za odpracované dny kód 710 a korekce kód 714) a také jeho finanční ekvivalent a to jak za zaměstnance, tak i za zaměstnavatele. Náklady za zaměstnavatele budou také zohledněny v přehledech nákladů (na zaměstnance, střediska, zakázky). Účtování stravenek Pokud na mzdových položkách 710 a 714 doplníte účty pro účtování nákladů a sazby za zaměstnavatele (viz obrázky výše) bude program automaticky tyto položky účtovat také do nákladů. Zde se předpokládá, že faktický výdej stravenek zaměstnanci bude účtován vnitřním účetním dokladem na základě podepsaného převzetí stravenky (335100 /213100). příklad účtování stravenek Hodnota stravenek hrazená zaměstnavatelem bude do zaúčtování i do přehledů nákladů rozpočtována shodně s rozpočtováním sociálního pojištění za zaměstnavatele (po zakázkách, střediscích, doplňkových analýzách). V příkladu viz. výše je stravné za zaměstnavatele rozúčtováno na střediska 20 a 21 a to dle vyměřovacích základů na soc. pojištění. Pokud nebudete chtít v zaúčtování vidět korekci (714 snížení nároku ) přejmenujte položky 710 a 714 na společný název např. Stravné stržené zaměstnanci a zaúčtování bude vypadat takto:
Pokud byste chtěli zaúčtovat srážku za stravenky zaměstnanci přímo jako úbytek cenin, pak byste museli MP 710 i následující upravit takto: Tento postup však nedoporučujeme používat. Stravenky - Novinky od roku 2019 Stravenky hrazené zaměstnavatelem Nově lze využít rozšířený způsob evidence a účtování hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem. V seznamu pojišťoven a fondů lze zavést také poskytovatele stravenek - např. společnosti SodesoPass, Chèque Déjeuner apod., kde již lze uvést i analytiku pro zaúčtování výdeje stravenek z účtu 213... V nastavení zaměstnance - ve mzdových údajích - takto zapsaného poskytovatele stravenek přiřadíte k nastavené srážce:
Informace Pokud chcete rozlišovat stravenky podle poskytovatelů, postačí, když budete mít v nastavení zaměstnance zapsanou jako stálou mzdovou složku pouze MP 710, ke které budete mít přiřazeného poskytovatele stravenek. K ostatním položkám, které stravenky upravují - např. MP 714, se již tento poskytovatel přiřadí automaticky. Po zpracování mezd přibude v zaúčtování automaticky nová položka - odúčtování stravenek z účtu 213... Informace Pokud v zápisu Poskytovatele stravenek nevyplníte analytiku, bude zaúčtování stejně, jako bylo doposud (pouze s použitím účtu 335...). Zápis srážek stravenek pomocí mzdové položky 711 V reakci na požadavek zobrazení na mzdovém listu i hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem jsme změnili způsob práce se mzdovou položku 711 takto: v nastavení mzdové položky jsme doplnili "Sazbu 2" - tedy hodnotu hrazenou zaměstnavatelem. Pro správné fungování je potřeba v nastavení - mzdové položky - ve mzdové položce 711 doplnit sazbu 1 i sazbu 2 za jednu stravenku, poté je již možné při zápisu srážky za stravenky pomocí mzdové položky 711 zapisovat pouze počet dnů - stravenek. Doplnění MP 711:
Následně je možno zapisovat tuto srážku přímo ve výkazu práce při zpracování mezd, a to buď jednotlivě v konkrétním výkazu: Můžete také nově využít možnosti "hromadné pořizování", kde taktéž postačí pouze zapsat počet dnů.
Pokud vám výše popsaný způsob nevyhovuje - např. z toho důvodu, že máte kombinaci několika způsobů stravování a potřebujete zapsat už pouze výslednou částku ke srážce, můžete nastavení MP 711 ponechat s nulovými sazbami a následně při hromadném pořizování zapsat do "dnů" číslo "1", do pole "sazba" srážku zaměstnanci a do pole "sazba zaměstnavatele" celkový náklad zaměstnavatele (tedy hodnotu 55% z celkové hodnoty stravenek).