Výroční zpráva Státního okresního archivu Ústí nad Orlicí za rok 2006 č. j. : SOkAUO-100/2007 Spisový znak: 6.4 Skartační znak: A Prostorové podmínky archivu Adresa sídla: Pivovarská 137/II, Ústí nad Orlicí, 562 03 Telefon: 465 519 870, GSM 605 226 079 Fax: 465 519 888 e-mail: sokauo@raz-dva.cz www: vychodoceskearchivy.cz Depozitáře archivu: Vlastní: budova centrály Pivovarská 137/II, Ústí nad Orlicí budova v areálu IZS Ústí nad Orlicí, /bez č.p./, Ústí nad Orlicí Hylváty, 562 03 Pronajaté: místnost v budově ÚZSVM, sekce Územní pracoviště Hradec Králové, odbor Odloučené pracoviště Ústí nad Orlicí, Smetanova 43, 562 01 Celková úloţní kapacita: Rezerva úloţní kapacity: 6 181 bm 571 bm centrála budova v areálu IZS pronajaté depozitář 01 depozitář 05 ÚZSVM ÚO Úloţní kapacita: 3 296 bm 2 693 bm 192 bm Rezerva úloţní kapacity: 94 bm 477 bm - 1
I. Personální podmínky archivu Počet zaměstnanců k 31.12. 2006: - celkem 9 (10) *) **) příjmení, jméno pracovní zařazení úvazek Adam, Dalibor archivář, správce budov 1 Dušek, Radim archivář, ředitel 1 Heiderová, Ivana archivářka 1 Mlynářová, Hana uklízečka 1 Pelačíková, Věra archivářka, hospodářka 1 Polák, David archivář 1 Vaněček, Jiří Mgr. archivář 1 doba určitá, za Čerebu*) Vondrová, Růţena archivářka, zástupkyně řed. 1 Všetulová, Eliška archivářka 1 Hulec, Karel Mgr. archivář 1 **) Čereba, Vladimír Bc. archivář mateřská dovolená * Mgr. Jiří Vaněček k 31. 3. 2006 ukončení místa výkonu práce v SOkA ÚO, přestup do SOkA Chrudim ** Mgr. Karel Hulec od 9. 5. 2006 začátek místa výkonu práce v SOkA ÚO II. Celkové množství uložených archiválií archivních souborů 2 598 metráţ 5 451,71 bm (běţných metrů) archivních pomůcek 245 III. Výběr archiválií, zpracování a využívání archiválií 1. Předarchivní péče - Radim Dušek a) Výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení (včetně nákupů archiválií, darů, nalezených) celkem 275 2
aa) výběr archiválií ve skartačním řízení 213 1. u veřejnoprávních původců 206 1.1 zánik veřejnoprávních původců 0 2. u soukromoprávních původců 7 2.1 zánik soukromoprávních původců 5 ab) výběr archiválií mimo skartační řízení 62 ac) potvrzení pro likvidátora 4 Je potřebné zmínit, ţe značné mnoţství nevyřízených skartačních řízení přešlo k vyřízení do roku 2006 z konce roku 2005. Nárůst skartačních řízení byl způsoben rovněţ výzvami archivu. PŘÍRŮSTKY: - zpracovávali fyzicky Ivana Heiderová, Radim Dušek, Růţena Vondrová - zápisy do databáze PEvA David Polák celkový počet přírůstků 163 100 % - členění podle typu změny přírůstek výběrem - k existujícímu archivnímu souboru 97 59,50 % přírůstek výběrem - nový archivní soubor 66 40,49 % - členění podle druhu přírůstku přírůstek ve skartačním řízení 157 96,31 % přírůstek mimo skartační řízení 6 3,68 % celková metráž Evidence archiválií v muzeích 81,33 bm - David Polák (PEvA), Radim Dušek (konzultace) Úkol přeloţený z roku 2005 do roku 2006 splněn ve spolupráci s pracovníky muzeí v České Třebové, v Chocni, v Králíkách, v Lanškrouně, v Letohradě, v Ústí nad Orlicí, ve Vysokém Mýtě a v Ţamberku. b) Metodická činnost konzultace, školení - Radim Dušek, technické zázemí všichni pracovníci archivu Metodická činnost probíhala v průběhu celého roku evidováno celkem 36 metodických konzultací: (Městský úřad Letohrad (2x), Choceň, Vysoké Mýto, Obecní úřad Vraclav, Městské muzeum Ţamberk (3x), Králíky, Letohrad, Mateřská škola Luková, U Stadionu Česká Třebová, Habrmanova Česká Třebová, Základní škola a mateřská škola Ostrov, Základní škola Brandýs nad Orlicí, Obchodní akademie Choceň, Střední odborná škola a SOU automobilní Ústí nad Orlicí, dětský domov Dolní Čermná, Soukromé subjekty Luděk Skala (6x), Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí, SOR spol. s r. o. Libchavy (2x), VaK a. s. Vysoké Mýto, Bytové druţstvo Ústí nad Orlicí, Stapo spol. s r. o. Ústí nad Orlicí, L.T.C. v likvidaci Vysoké Mýto, likvidátor JUDr. Mazanec, ZZN a. s. 3
Vysoké Mýto v likvidaci, Finanční úřad Vysoké Mýto, Elektro Sychra Ústí nad Orlicí, Český svaz bojovníků za svobodu Ústí nad Orlicí). Pozornost byla věnována přípravě školení určených původců a původců k problematice některých ustanovení z. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, a vyhlášky 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové sluţby (zajišťoval Radim Dušek, Věra Pelačíková administrativa, pozvánky). Školení probíhalo ve studovně SOkA ÚO od 16. května do 26. května, 20. července celkem 10 dní (16.5., 17.5., 18.5., 19.5., 22.5., 23.5., 24.5., 25.5., 26.5., 20.7.), celkem pozváno 370 určených původců a původců, účast 170 určených původců a původců, proškoleno 46%. Školil Radim Dušek. pozváno účast / osob účast v % neúčast obecní úřady 105 56 / 68 53% 49 mateřské školy 98 43 / 44 44% 55 základní školy 76 35 / 39 35% 41 umělecké školy 10 4 / 6 40% 6 střední školy a speciální školy 34 19 / 26 56% 15 ostatní 47 13 / 22 28% 34 celkem 370 170 / 205 46% 200 Muzea - školení spojeno se zásadami vedení NAD (včetně Pamětní síně J. A. Komenského Brandýs nad Orlicí a Kulturního střediska Jablonné nad Orlicí) 10 5 / 7 50% 5 Běţné konzultace a telefonáty ohledně spisové sluţby se nezaznamenávaly. Posuzování spisových a skartačních řádů Radim Dušek Spisových a skartačních řádů podáno k posouzení celkem 121 Státní kontrola - Radim Dušek (vedoucí kontrol. skupiny), Růţena Vondrová, Dalibor Adam Předmět kontroly: 63 aţ 68, 61 odst. 2 a 4, 70 z. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, ve znění 1 aţ 8 vyhlášky 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové sluţby. Celkem provedeno plánovaných státních kontrol: 6 Státní kontroly na obecních úřadech obcí s rozšířenou působností Město: Česká Třebová, Králíky, Lanškroun, Ústí nad Orlicí, Vysoké Mýto, Ţamberk. 4
2. Zpracování archiválií - Růţena Vondrová, Eliška Všetulová, Mgr. Jiří Vaněček, David Polák, Mgr. Karel Hulec Inventárních pomůcek 35 (z toho: inventářů 28, prozatímních inventárních seznamů 7) Celkem s pomůckou zpracováno: 144,52 bm před zpracováním 140,2 bm po zpracování Inventář: 17,6 bm před zpracováním 18,07 bm po zpracování Prozatímní inventární seznam: 124,7 bm před zpracováním 119,78 bm po zpracování Reinventarizace*: 2,22 bm před zpracováním 2,35 bm po zpracování Stav z rozpracovaného ONV: Třídění ONV Ústí nad Orlicí: 250,46 bm Pořádání ONV Ústí nad Orlicí (bez pomůcky): 60 bm Katalogizace zápisů R a PZ ONV Ústí nad Orlicí: 14 033 záznamů, 696 knih Eliška Všetulová Shrnutí: plán skutečnost třídění 503,46 bm 250,46 bm pořádání 0 60 bm inventarizace 2,65 bm 20,42 bm prozatímní inventární seznam 85,8 bm 119,78 bm katalogizováno (neukončeno) 0 14 033 záznamů, 696 knih * Reinventarizace archivního souboru Farní úřad Mlýnický Dvůr byla zvolena z důvodu přesné kontroly archiválií, neboť údaje se staly součástí NAD v příloze Smlouvy o úschově archivních fondů a jednotlivých archiválií mezi SOA v Zámrsku a Arcibiskupstvím olomouckým. 3. Využívání archiválií - Ivana Heiderová, Věra Pelačíková, - zástup Růţena Vondrová, Eliška Všetulová a) Badatelská činnost, zápůjčky, výpůjčky Badatelna archivu byla z technických důvodů (řešení havarijní situace sociálního zařízení, kanalizace, dvora) uzavřena pro badatelskou veřejnost od 1. ledna do 4 června. Badatelské dotazy byly vyřizovány standardním způsobem. počet badatelů celkem 99 z toho cizinců 2 počet badatelských návštěv 188 počet zápůjček 244 počet výpůjček 0 rešerše: pro úřední potřebu 2 soukromé 5 5
b) Vědecko výzkumná činnost, přednášky, konference, výuka na školách, výstavy vlastní a ve spolupráci, spolupráce s medii, zahraniční styky vědecko-výzkumná činnost: rešerše: projekt Kdo byl kdo v Říšské ţupě Sudety -Mgr. Jiří Vaněček koroborační formule projekt Pečetě (PhDr. Tomáš Šimek) c) Publikační činnost Metodická pomoc při posuzování pomůcky spisové sluţby na základě ţádosti - Radim Dušek posouzeno - Skala, Luděk: Evidence dokumentů uloţených ve spisovně. Ústí nad Orlicí, OFTIS s. r. o. Ústí nad Orlicí, v tisku; dále posouzení Evidence správních rozhodnutí pro Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí 2006 Publikační činnost: Dušek, Radim: Dlouhá Třebová pod svatoprokopskou ochranou. In: Nové letopisy města Ústí nad Orlicí a jeho okolí. č. 1-2/2006, Ústí nad Orlicí, Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí, s. 2-5 Dušek, Radim: Stavba lanšperské kaple. In: Nové letopisy města Ústí nad Orlicí a jeho okolí. č. 1-2/2006, Ústí nad Orlicí, Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí, s. 43-47 Polák, David: Školství v Horní Čermné. In: Nové letopisy města Ústí nad Orlicí a jeho okolí. č. 1-2/2006, Ústí nad Orlicí, Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí, s. 6-8 Vaněček, Jiří: NSDAP místní skupina Ústí nad Orlicí. In: Nové letopisy města Ústí nad Orlicí a jeho okolí. č. 1-2/2006, Ústí nad Orlicí, Oftis s. r. o. Ústí nad Orlicí, s. 9-13 Přednášky: Dušek, Radim: 100 let od postavení kostela v Dlouhé Třebové. Dlouhá Třebová dne 8. prosince. IV. Stav archiválií Ochrana archivního materiálu digitalizace a skenování - Dalibor Adam, David Polák Pracoviště pro digitalizaci a zhotovení záloţních a studijních reprodukcí, dle závěrů z vnitřní kontroly našeho archivu pracovníky AS MV ČR a SOA v Zámrsku ze dne 18. 4. 2003, je připraveno. Podařilo se získat výpočetní techniku, vyrobit vlastními silami odpovídající nestandardní stůl opěrné zařízení. Zahájena digitalizace skleněných fotografických desek - hotovo celkem 980 kusů. Město Ústí nad Orlicí prodlouţilo lhůtu pro zapůjčený skener. 6
kontrola depozitářů mikroklimatu, lokační plány - Dalibor Adam, Ivana Heiderová Depozitáře jsou kontrolovány archivářem a správcem objektů pravidelně zápisem. Ve výjimečných případech je klima sledováno a zapisováno kaţdý den. Zkušební provoz automatického řízení klimatu trezorové místnosti zahájen 30. listopadu. Lokační plány průběţně doplňuje a kontroluje Ivana Heiderová, vedeny jsou v počítači. kontrola uloţení a fyzického stavu archiválií a mikrofilmů - Dalibor Adam Kontrola zápisem jednou týdně. Evidence řádně evidována a zakládána. V. Konzervace a restaurování archiválií Z důvodu investiční akce a její vlastní realizace Klimatizace trezorové místnosti nebylo konzervování a restaurování archiválií poţadováno; dohodou upřednostněn jiný archiv, v SOkA ÚO návrhy a pokračování v konzervaci a v restaurování standardním způsobem aţ po odborné prohlídce restaurátorů (zajištěno počátkem roku 2007). Zpráva o výsledcích prověrek fyzického stavu AKP V archivu je uloţena jedna kulturní památka č. 127 (prohlášena dne 16. 6. 1998), a to ve fondu AM Česká Třebová: Kniha smíšená 1378-1488, inv. č. 77, sign. 544, kn. č. 55 a) fyzický stav archiválií Kontrola fyzického stavu archiválií je prováděna pravidelně, totéţ se týká i AKP. Z důvodu rekonstrukce v budově archivu byl pro rok 2005 a 2006 stanoven zvláštní reţim. AKP byla kontrolována pouze dvakrát za rok v červenci a v listopadu. b) provedené, probíhající nebo plánované konzervační zásahy Konzervace knihy provedena v roce 1926 v Archivu hlavního města Prahy. Další konzervační zásah není plánován, pouze odborná prohlídka konzervátora ze SOA v Zámsrku v roce 2007. c) údaje o fyzických podmínkách uložení z hlediska zabezpečení proti neoprávněnému vniknutí nebo krádeži Od prosince 2006 zajištěno digitální automatické měření teploty a vlhkosti a automatická regulace klimatu trezorové místnosti. Uloţení v odpovídajícím kartonu a regálové konstrukci. Trezorová místnost zajištěna standardním způsobem v rámci bezpečnostní dokumentace: zabezpečená zóna, reţimová opatření, mechanické zábrany (pečetění vstupu) a elektronické zábrany (EZS). 7
Chybí EPS, jiţ nárokována v minulosti a poţadavek opakován (v archivu z logických a ekonomických důvodů upřednostněna náprava jiných a závaţnějších nedostatků havarijních stavů v objektu). d) počet a kvalita bezpečnostních kopií Jeden mikrofilm všech 47 pergamenových a 4 papírových listů. e) počet a kvalita studijních kopií Jeden mikrofilm všech 47 pergamenových a 4 papírových listů. Kniha vyšla v minulosti edicích. f) další potřebné údaje Dlouhodobý problém neutěšeného stavu trezorové místnosti je vyřešen. Po čtyřletém úsilí pracovníků archivu v součinnosti s řediteli SOA v Zámrsku se podařil nadstandardní výsledek. VI. Knihovna Přírůstky regionální knihovny a běţné knihovny v programu Clavius eviduje Věra Pelačíková, zastupující David Polák. přírůstek (nákup, dar) celkový počet knih 11744 197 z toho: běţná knihovna 9615 122 knihovna učebnic 236 1 knihovna právní literatury 364 1 knihovna regionální 1529 73 nové tituly přírůstek 2006 celkový počet titulů novin a časopisů 559-89 z toho: noviny 125-7 časopisy 348-50 regionální časopisy 86-32 8
VII. Řízení archivu, péče o zaměstnance a hospodářské zabezpečení archivu Řešení stabilizace zaměstnanců s dlouhodobější perspektivou je úkol přetrvávající. a) Hmotné a technické zabezpečení archivu - zajišťoval Radim Dušek, Dalibor Adam - vyřešen havarijní stav sociálního zařízení (kolaudace 21. 7.) - vyřešen havarijní stav stability rozvaděče elektrické energie - vybudována kanalizace odpadních vod (kolaudace 21. 7.) - vyřešení praskající podlahy chodby ve 2. nadzemním podlaţí administrativní části budovy - nové osvětlení studovny a chodby 2. nadzemního podlaţí administrativní části budovy - oprava armatur vodoměru - dokončení oplocení areálu budovy centrály archivu (kolaudace 21. 7.) - dokončení zpevnění dvora areálu budovy centrály archivu - nátěr chodeb a dřevěných prvků administrativní části budovy centrály svépomocí (Dalibor Adam) - dokončení nového přenosu EZS centrály a budovy v areálu IZS - venkovní nátěry stojanu na kola a poklopu vodovodní šachty svépomocí (Radim Dušek) - oprava závad hromosvodů - vybudování klimatizace trezorové místnosti (předání díla 30. 11.) - rozšíření zásuvek PC v síti dle potřeby Velké mnoţství časově náročných jednání zaměřených na stavebně technické práce a materiálně technické vybavené archivu, mnoţství času věnováno kontrole průběhu prováděných prací a přípravě administrativních podkladů. Vyřešen smluvní vztah v budově archivu areálu IZS Ústí nad Orlicí s Hasičským záchranným sborem Pardubického kraje. Poptávky na zjištění ceny běžné v místě plnění, včetně hodnocení a tvorby smluv: - osvětlení studovny a chodby 2. nadzemního podlaţí administrativní části budovy centrály - oprava chodeb administrativní části budovy centrály a armatur vodoměru - klimatizace trezorové místnosti Mimořádné situace: - 8. 2. 10. 2. odhazování nadměrného mnoţství sněhu ze střechových konstrukcí budovy centrály archivu - 21. 3., 19.05-19.33 hod. krádeţ popelnic v areálu budovy centrály archivu, nahlášeno Policii ČR - 31. 3. 15.00 hod. 3. 4. 13.00 hod. Povodňová aktivita 3. stupeň, 24 hodinové hlídky, mimořádná opatření v souladu s bezpečnostní dokumentací a protipovodňovým opatřením Kontroly: - audit výpočetní techniky 15. 3. 9
Praxe studentů: - Karel Plíhal, Univerzita Hradec Králové b) Administrativní práce - Věra Pelačíková (vedení podacího deníku a hospodářská agenda) - Hana Mlynářová (převáţná část foliace) Za rok 2006 bylo evidováno celkem 1667 čísel jednacích. (včetně e-mailů, ke kterým je přistupováno jako k běţné korespondenci, a proto nejsou oddělovány zvláštním způsobem). Korespondence s badateli a institucemi vyhledávání informací - celkem 523 č. j. 82.6.1.1 úřední 162 č. j. 82.6.1.2 vědecká 1 č. j. 82.6.1.3 soukromá 360 č. j. Korespondence s badateli a institucemi vyhledávání informací (zahraniční) - celkem 9 č. j. 82.6.2 9 č. j. Tématické soupisy a rešerše - celkem 3 č. j. 82.7.1 tuzemské pro úřední potřebu 0 č. j. 82.7.2 tuzemské pro vědecké účely 0 č. j. 82.7.3 tuzemské soukromé 3 č. j. Vydávání výpisů, opisů z archiválií a kopií archiválií - v samostatné evidenci celkem 191 č. 82.9.1 pro úřední potřebu 63 č. 82.9.2 pro vědecké účely 0 č. 82.9.3 pro soukromé účely 128 č. Celkový počet kopií pro badatele 1206 (z toho 2 opisy). Celkový počet ověření 128-113 soukromé účely - 15 úřední účely Badatelům bylo ke studiu ofoliováno 91 127 listů archiválií. c) Vzdělávání zaměstnanců David Polák zahájení studia na Fakultě humanitních studií Univerzity Hradec Králové bakalářský studijní obor Aplikované technologie v archivnictví. školení - PO a BOZP Ústí nad Orlicí, všichni pracovníci archivu, 1 den (27. 1.) - řidičů Pardubice, Dalibor Adam, David Polák, 1 den (29. 11.) - digitální fotografie SOkA Pardubice Dalibor Adam, Radim Dušek, David Polák, 1 den (11. 5.) - státní kontrola SOkA Hradec Králové Dalibor Adam, Radim Dušek, Růţena Vondrová, 1 den (29. 6.) 10
d) Správa počítačové sítě - David Polák Stav výpočetní techniky a) celkové počty počítačů, tiskáren apod. - PC celkem 13 (2 ks navrţeny k vyřazení, /4 PC zrušeny-vyřazeno 2006/) - tiskáren celkem 10 (3x HP LJ 1300, 2x HP LJ 1200, 3x HP LJ 1100, 1x HP 4L, 1x HP 2605 dn) - server celkem 1 - záloţních zdrojů celkem 11 - notebooky celkem 2 (1x navrţen k vyřazení) b) výpočetní technika nakoupená v roce 2006 - PC 2x - tiskárna 1x - UPS 1x Používané programové vybavení a) archivní programy - PEvA verze 1.7 - Clavius - Regia - Pečetě - Janus 2000 b) další SW - Corel Draw verze 8.0 Classic - MS Office SB a Profi - AVG verze 7 - Total Commander - Evidence SQL - Pokladna Gordic Využívání internetu - internet oddělen od vnitřní sítě a) korespondence Příjem a odesílání e-mailů, bez e-podatelny a e-podpisu. b) webová stránka Vytvořená webová stránka SOkA ÚO je umístěná na společném serveru www.vychodoceskearchivy.cz a je průběţně aktualizována; bezproblémová a kvalitní součinnost s pracovníky SOkA Hradec Králové. Vypracoval: Radim Dušek V Ústí nad Orlicí 17. ledna 2007 11