Stylizace a úprava písemnosti při nepravidelnostech v plnění kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Písemnosti při nepravidelnostech v plnění obchodních smluv jsou to písemnosti, které vznikají při nepravidelnostech v plnění kupních smluv nebo potvrzených objednávek zboží, nebo při zajišťování a poskytování služeb. Stylizace obchodních dopisů je značně odlišná od soukromé korespondence. Používáme zvláštních obratů, využíváme úvodních a závěrečných zdvořilostních frází, které podle konkrétních případů obměňujeme. Veškeré písemnosti týkající se nepravidelností v plnění kupních smluv nebo potvrzených objednávek se posílají doporučeně. Příklady úvodních a závěrečných frází budou uvedeny u každého typu dopisu. Při konkrétním použití těchto frází je nutné zvážit jejich vhodnou návaznost na celý text dopisu. Všechny vzory písemností jsou uvedeny v samostatné složce. Příklady na procvičování písemností před uzavíráním obchodních smluv jsou uvedeny v samostatné složce.
URGENCE Podmínky kupní smlouvy nebo potvrzené objednávky jsou závazné pro prodávajícího i kupujícího. Pokud jedna strana nedodrží tyto podmínky, dochází k porušení kupní smlouvy nebo potvrzené objednávky. Podle uzavřených podmínek musí prodávající v dohodnutém termínu dodat nejen dodávku zboží nebo materiálů, ale také doklady, které se k dodávce vztahují (dodací list, přepravní list, apod.). Pokud se kupující s prodávajícím dohodl, že si dodávku zboží sám převezme v jeho skladu, vyzve prodávající kupujícího k odběru této dodávky, a ten je povinen si pro dodávku přijet a převzít ji. Pokud nedodrží smluvený termín, má prodávající nebo kupující právo urgovat dodání dodávky, případně převzetí dodávky. Nejprve je možné urgovat dodávku telefonicky, a pokud nedojde k nápravě, píše se písemná forma urgence, která se posílá doporučeným dopisem. V urgenci je potřeba uvést číslo a datum uzavření kupní smlouvy nebo potvrzené objednávky, problémy, které nedodržením termínu dodání vznikají, nový, náhradní termín plnění (několik dnů týden, 3 dny), upozornění na sankce (smluvní pokuta z prodlení, odstoupení od kupní smlouvy při podstatném porušení nebo několikátém porušení smluvních podmínek). V úvodu a závěru urgence používáme zdvořilostí fráze, a to především v těch případech, kdy se jedná o ojedinělé porušení smluvních podmínek. Příklad úvodní zdvořilostní fráze: Dosud jsme byli vždy spokojeni s Vaší přesností v plnění uzavřených kupních smluv. Nemile nás tedy překvapilo, že jste nám dosud nedodali... Vždy jsme si cenili včasnosti v plnění Vašich dodávek. Jsme proto překvapeni, že jste nám dosud nedodali... Příklad závěrečné zdvořilostní fráze: Věříme, že nový termín dodání naší zásilky dodržíte a že naše dobrá spolupráce bude dále pokračovat. Domníváme se, že k tomuto prodlení došlo jen pouhým nedopratřením a že další dodávky budete expedovat ve sjednaném termínu.
ODPOVĚĎ NA URGENCI Na písemnou urgenci by měl obchodní partner odpovědět a to neprodleně doporučeným dopisem. V odpovědi je potřeba uvést: omluvu za prodlení, číslo kupní smlouvy nebo potvrzené objednávky, které se urgence týká, případně číslo odvolávky a přepravní dispozice, důvod prodlení, stanovisko k nově navrženému termínu dodání, ujištění o přesném a včasném plnění dalších dodávek. Nikdy nepoužíváme větu již nikdy se nestane, že nedodržíme dohodnutý termín, vhodnější je použít vynasnažíme se, aby se žádný z příštích termínů plnění neposunul. Příklad úvodní fráze v odpovědi na urgenci: Velice se omlouváme za zpoždění naší dodávky..., důvodem byla nečekaná závada na výrobním zařízení. Litujeme, že jste museli urgovat naši dodávku... Důvodem zpoždění v její expedici bylo... Příklad závěrečně fráze v odpovědi na urgenci: Věříme, že budete s kvalitou... spokojeni a ubezpečujeme Vás, že další dodávky budeme již odesílat v dohodnutých lhůtách. Ujišťujeme Vás, že uděláme vše pro to, aby již k prodlení s dodáním dalších zásilek nedošlo. REKLAMACE Prodávající je povinen dodat zboží v množství, jakosti a provedení, které je určeno v kupní smlouvě nebo potvrzené objednávce. Pokud tyto podmínky nedodrží, má kupující právo na reklamaci. Pokud dojde k poškození zboží v průběhu dopravy, bude kupující reklamovat u přepravce. Kupující je povinen zkontrolovat i všechny doklady, týkající se dodané zásilky (dodací list, fakturu). Kupující musí zásilku zboží zkontrolovat, zda souhlasí kupní smlouvou, dodacím listem a s fakturou. Pokud zjistí jakýkoliv rozdíl, sepíše protokol o vadách (reklamační list) a posílá
dodávajícímu tento protokol jako přílohu k dopisu, ve kterém zásilku reklamuje. Kupující kontroluje také dodací list s kupní smlouvou nebo potvrzenou objednávkou a fakturu s dodacím listem. Pokud zjistí, že jsou v těchto dokladech např. matematické chyby nebo nejsou uvedeny některé údaje, má kupující právo reklamovat i tyto doklady. Reklamace musí obsahovat potvrzení přijetí zásilky, popis zjištěné závady podle zápisu o vadách, odvolání se na doklady týkající se reklamované zásilky (kupní smlouva, dodací list, přepravní list, faktura apod.), návrh řešení reklamace podle druhu závady, například dodání náhradního zboží za vadné, dodání chybějícího zboží, odstranění vad opravou, slevu z ceny nebo odstoupení od kupní smlouvy. Úvodní a závěrečné zdvořilostí fráze bývají stejné jako v urgenci, pokud jde o první závadu v plnění kupní smlouvy. Když zjistí kupující závady v dodávce nebo v dokladech při několika zásilkách, stylizuje reklamaci stroze, avšak vždy slušně. V takových případech se neodvolává na dobré předchozí vztahy. Příklady úvodní fráze v reklamaci: S politováním musíme konstatovat, že Vaše dodávka... nedošla v pořádku. Až dosud jsme byli spokojeni s Vašimi dodávkami. Poslední zásilka však obsahovala výrobky, které v tomto stavu nemůžeme použít. Příklady závěrečné fráze v reklamaci: Očekáváme, že nám celou záležitost obratem vysvětlíte. Zboží nemůžeme použít, a žádáme proto o náhradu škody. Jsme ochotni si zásilku ponechat, ale žádáme slevu z ceny. Dodané zboží sice nesouhlasí o potvrzenou objednávkou, ale můžeme si ho ponechat. Žádáme však o dodání původně objednaného zboží nejpozději do...
ODPOVĚĎ NA REKLAMACI Na reklamaci by měl prodávající okamžitě reagovat doporučeným dopisem, ve kterém by měl uvést omluvu za vady v dodávce, odvolání se na kupní smlouvu, dodací list, nákladní list apod. omluva zákazníkovi, zdůvodnění vady v dodávce, stanovisko k navrženému řešení reklamace, ujištění o bezvadném plnění dalších dodávek. Příklady úvodní fráze v odpovědi na reklamaci: Litujeme, že jsme poslední zásilkou dali důvod k Vaší oprávněné stížnosti. Litujeme, že jste nebyli spokojeni s naší poslední dodávkou. Vaši reklamaci chceme vyřídit co nejrychleji. Velice nás mrzí, že jsme již podruhé porušili kupní smlouvu č.... Příklady první závěrečné fráze v odpovědi na reklamaci: Ubezpečujeme Vás, že naše další dodávky budou v naprostém pořádku. Chceme Vás ujistit, že se vynasnažíme, aby další zásilky byly již expedovány v naprostém pořádku. Ještě jednou se omlouváme za nepříjemnosti, které jsme Vám způsobili vadnou dodávkou. Příklady druhé závěrečné fráze v odpovědi na reklamaci: Ještě jednou se omlouváme a věříme, že naše dobré obchodní vztahy budou nadále pokračovat. Velmi nám záleží na našich vzájemných obchodních vztazích, a proto se vynasnažíme, abychom opět získali Vaši důvěru. Ještě jednou Vás prosíme, abyste přijali naši omluvu. Uděláme vše, abychom opět získali Vaši důvěru.
UPOMÍNKA Kupující je povinen zaplatit prodávajícímu dohodnutou cenu prodaného zboží ve sjednaném termínu. Prodávající zasílá fakturu, ve které je stanovený termín splatnosti. Nezaplatí-li kupující ve stanoveném termínu, stává se dlužníkem a prodávající věřitelem. Prodávající zasílá upomínku (výzvu k zaplacení faktury) doporučeným dopisem nebo doporučeně s dodejkou. V případě, že ani po upomínkách kupující nezaplatí, podává prodávající žalobu k obchodnímu soudu a dokládají dodejky nebo potvrzení o odeslání a doručení doporučeném dopisu kupujícímu, včetně kopie faktury, jako důkazný materiál. V upomínce se uvádí: číslo a datum nezaplacené faktury (většinou přikládá ještě kopii včetně faktury), částku faktury, termín její splatnosti, novou lhůtu pro zaplacení faktury, žádost u uznání dluhu, případně žádost o možnost splátek dlužné částky, upozornění na úrok s prodlením a upozornění na vymáhání dlužné částky soudní cestou a náklady spojené s tímto vymáháním. Když dlužník ani po této výzvě fakturu neuhradí, stává se způsob stylizace dalších upomínek výhružnější, ale vždy slušný. Pokud předem kupující ví, že bude mít problém se zaplacením faktury, měl by předem požádat prodávajícího o prodloužení termínu splatnosti nebo možnost, zaplatit částku faktury ve splátkách. Příklady úvodní fráze v upomínkách: Při kontrole účetní evidence jsme zjistili, že jste dosud neuhradili naši fakturu č.... ze dne... na Kč... Do dnešního dne nebyla připsána na náš účet platba za naši fakturu č.... na Kč... Dovolujeme si Vám připomenout, že dne... byla splatná naše faktura č.... na částku Kč...
Příklady závěrečné fráze v upomínkách: Jestliže úhradu faktury nebo právoplatné uznání Vašeho dluhu neobdržíme do uvedeného termínu, budeme nuceni vymáhat svou pohledávku, zvýšenou o smluvní pokutu, v soudním řízení. Žádáme Vás, abyste dlužnou částku uhradili do... dnů od doručení upomínky. Po uplynutí této lhůty musíme požadovat zaplacení penále. Pokud do... neuhradíte požadovanou částku, kterou jsme Vám již dvakrát připomenuli, budeme nuceni vymáhat uznání našich nároků soudní cestou. Pro tento případ považujte dnešní dopis za písemný pokus o smír. Odpověď na upomínku Jestliže má dlužník vážné finanční potíže, měl by o nich informovat věřitele, uvést jejich důvody a nečekat až bude upomínán. Věřitel se v takovém případě bude zpravidla snažit pomoci, protože vstřícným postupem může získat vděčného a stálého zákazníka. Dlužníkovi může například povolit zaplatit v pozdějším termínu, v takovém případě je možné event. požadovat zaplatit úroky z prodlení. Někdy může dlužníkovi usnadnit situaci tím, že mu umožní splatit dlužnou částku ve splátkách. Příklady úvodní fráze v odpovědi na upomínku: Dlužnou částku Vám nejsme schopni okamžitě zaplatit z těchto důvodů... Několik našich zákazníků nedodrželo platební lhůty, proto máme přechodný nedostatek finančních prostředků. Omlouváme se, že jsme dosud neuhradili Vaši fakturu č.... ze dne... na částku Kč... Příklady závěrečné fráze v odpovědi na upomínku: Žádáme Vás o prodloužení termínu splatnosti faktury č.... na částku Kč... do... Zavazujeme se, že dlužnou částku uhradíme v uvedeném termínu, a to do... Banka nám schválila úvěr, avšak dosud jsme nemohli finanční prostředky čerpat. Jakmile nám budou finanční prostředky připsány na účet, okamžitě zaplatíme dlužnou částku.
UZNÁNÍ DLUHŮ Pokud má dlužník vážné finanční potíže a nemůže fakturu ve stanoveném termínu zaplatit ani po první upomínce, musí ve stanovené lhůtě zaslat prodávajícímu doporučeně nebo doporučeně s dodejkou uznání dluhu, ve kterém uvede: omluvu za prodlení se splněním peněžitého závazku, důvod prodlení (z pravidla obtížná finanční situace), možný termín úhrady, případně žádost o další odklad úhrady faktury nebo žádost o možnost zaplacení ve splátkách. ŽALOBA K OBCHODNÍMU SOUDU Tyto žaloby mají specifickou formální úpravu a je stanoven i její obsah. V žalobě se uvádí: název a adresa firmy žalobce (navrhovatel) uvádí se v záhlaví, název a adresa soudu, předmět sporu, název a adresa navrhovatele (žalobce), IČ, číslo bankovního účtu, údaj o zápisu do obchodního rejstříku, případně číslo jednací, místo a datum vydání živnostenského listu, název a adresa odpůrce (žalovaného), IČ, číslo bankovního účtu, údaj o zápisu do obchodního rejstříku, případně číslo jednací, místo a datum vydání živnostenského listu, vyjmenované přílohy, které jsou součástí žaloby (čísla faktur, upomínky, apod.), způsob zaplacení soudního poplatku. Na samostatné straně se uvádí: zdůvodnění žaloby a důkazní materiály, návrh na vydání rozsudku, datum sepsání žaloby (měsíc slovem), vlastnoruční podpis žalobce nebo pověřené osoby.
Stylizace a úprava písemnosti při nepravidelnostech v plnění kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. Obchodní koresponcence I uzavírání a plnění kupních smluv, Štiková St., Ing.