Úprava notifikací současného školního informačního systému Návrh uživatelského rozhranní 2015/2016 Darja Pátková
Obsah Úprava notifikací současného školního informačního systému...1 1.Úvod...2 1.1.Dosavadní řešení...2 1.2.Cílová skupina...3 1.2.1.Specifikace...3 2.Uživatelský průzkum...3 2.1.Interview...3 2.1.1.Témata a otázky...3 Využití současného systému...3 Využívání moderních technologií...4 Komunikace s dítětem...4 Preference při vývoji do budoucna...4 3.Zpracování dat...5 3.1.Sebrané vzorky...5 3.2.Výsledky interview...5 4.Interpretace nasbíraných dat...7 5.Analýza HCI problematiky...7 5.1.Seznam možných problémů...7 5.1.1.Složitost využívání, nepřehlednost webové aplikace...7 5.1.2.Kompatibilita s mobilními zařízeními...7 5.1.3.Přehlednost notifikací...7 5.1.4. Využití webové aplikace s sebou nese další rizika...8 6.Shrnutí...8 1. Úvod Po vyvinutí systému pro správu prvního stupně soukromé základní školy, včetně návrhu elektronické třídní knihy, obé propojené s e-mailovým informováním rodičů a zákonných zástupců o výsledcích, docházce a celkovém prospívání žáků, vyvstala otázka, zda je opravdu správné (a nutné) zajišťovat celkovou správu nad dítětem bez možnosti rodiče (i dítěte) rozhodnout, zda je na tyto informace správný čas. 1.1. Dosavadní řešení V současné době je funkční systém hodnocení ve škole a zasílání notifikací, jak o výsledcích dítěte, tak o záznamech z hodiny (aktivita, chování, problémy). Maily s notifikacemi jsou po debatě s rodiči a vedením školy rozesílány po sedmé hodině večer po večeři, ale před spánkem dítěte. V současné době se rozrostla diskuze též o právech dětí v rámci moderní doby. Ve
srovnání s minulostí se jedná o full-time kontrolu včetně odstranění možnosti dítěte, kdy samo mohlo předat své výsledky, či jiné zprávy, svým rodičům či zákonným zástupcům. Součástí mé práce bude úprava stávajícího řešení (či návrh úpravy tohoto systému) dle nových vznikajících požadavků. 1.2. Cílová skupina Vzhledem k tomu, že se jedná o stávající řešení zavedené v prvním pilotním zařízení, cílovou skupinou jsou rodiče dětí (potažmo přímo žáci) navštěvujících tuto školu. Jedná se o školu, která vznikla díky poptávce rodičů absolventů soukromé školky, tedy rodičů dětí navštěvujících stejné (propojené) zařízení více než rok. 1.2.1.Specifikace Věk >18 Pohlaví Zkušenosti s moderními technologiemi Rodina Muži, ženy využívá e-mail nejméně jedno dítě navštěvující dané zařízení 2. Uživatelský průzkum Viz předchozí body se budu zabývat cílovou skupinou rodičů dětí navštěvujících pilotní zařízení pro tento systém. 2.1. Interview 2.1.1.Témata a otázky Využití současného systému Jelikož se jedná o již funkční řešení, které jen budeme upravovat, vybrali jsme pouze jednu součást systému notifikační funkce a jejich napojení do systému, hlavně možnosti vylepšení jednosměrné komunikace ze školy k větší spokojenosti jak rodičů, tak žáků. Spokojenost se současným řešením, jeho využití Do jaké míry v současné době participanti využívají dané řešení, jak často čtou notifikační maily (pokud je čtou), jak jsou spokojeni s téměř každodenním hlášením ze
školy, kde žák nemá jakoukoliv možnost ovlivnit čas či formu. Forma současných notifikací Pakliže vybraní participanti čtou školní e-maily, jak jsou spokojeni s jejich formátováním, přehledností, zda jsou dané informace dostačující. Využívání moderních technologií Vzhledem k tomu, že prozatím není jasné, jak se bude systém rozšiřovat, případně jaké technologie budou dále využity, počítáme se všemi a až po vyhodnocení uživatelského dotazníku a dalších diskuzí (včetně diskuzí s vedením) se rozhodneme, kterou cestou budeme pokračovat. Využíváte moderní technologie? Které? Využíváte internetové aplikace, jako je internetové bankovnictví? Vlastníte smartphone? Využíváte možnosti instalovat a využívat aplikací? Komunikace s dítětem Jelikož další vývoj systému bude souviset se školními výsledky daného žáka, bylo i z morálního hlediska nutné zeptat se na otázky ohledně komunikace s dítětem. Pakliže se nám dostane více odpovědí o dětech, které rovnou bez problémů rozebírají své výsledky s rodiči, komunikace by mohla zcela změnit směr. Jednáte s dítětem na denní bázi? Jak často se s dítětem bavíte o jeho školních výsledcích? Informuje vás o tom sám, sama? Svěřuje se vám dítě se svými problémy ve škole? Preference při vývoji do budoucna S ohledem na použitelnost danou cílovou skupinou jsme se chtěli přinejmenším informovat, jakou cestou vývoje bychom se měli dát, zda bude nutné vytvořit samostatnou aplikaci, či jen webovou aplikaci s responsibilním designem. Dal/a byste přednost internetové, či mobilní aplikaci, ve spojení s dozvídáním se nových informací ze školy? Využíváte možnost kontroly výsledků po přihlášení na webové stránky? Vyhovuje vám tento přístup, nebo spíš využíváte e-mailovou notifikaci?
3. Zpracování dat 3.1. Sebrané vzorky Vzhledem ke krátkému času vypracování jsme přistoupili ke kreativnímu řešení při jedné schůzce ve škole a oslovili první 4 osoby, které jsme ve škole viděli, dále jsme do zpracovávaných dat přidali otázky a připomínky z nedávno proběhlých třídních schůzek, které nám předala paní ředitelka. 3.2. Výsledky interview Spokojenost se současným řešením, jeho využití P1: Pouze se v systému registrovala a vyplnila alergie syna, poté už se do systému nepřihlásila, pouze čte došlé e-maily. P2: Též pouze registrace, maily čte večer. P3: Několikrát se do systému přihlásila, zajímá jí zobrazení jednotlivých hodnocení. P4: Paní hospodářka využívá systém na několika levelech, z našeho úhlu pohledu je pouze využití relevantních kapitol systému. Forma současných notifikací P1+P2: Obě dámy tvrdí, že notifikace jsou přehledné, nicméně když se sejde víc informací, jsou líné vše číst P3: Přehledné, možná příliš často (až každý den) P4: Pouze notifikace tvoří Využíváte moderní technologie? Které? Všichni zúčastnění měli smartphone, rodiče přiznali, že vlastní navíc tablet. Využíváte internetové aplikace, jako je internetové bankovnictví? P1: Ano P2: Ne, jen občas mobilní bankovnictví P3: Ano P4:Ano
Vlastníte smartphone? Využíváte možnosti instalovat a využívat aplikací? Viz odpověď k využitím moderní technologie. Jednáte s dítětem na denní bázi? P1+P2: Ano, vyzvedávají děti P3: Ano P4: Ano Jak často se s dítětem bavíte o jeho školních výsledcích? Informuje vás o tom sám, sama? P1: Vždy když vidím notifikaci, zeptám se, co bylo ve škole P2: Moc ne, tak často to se mnou neprobírá P3: Každý den se zeptám, co bylo nového, ale už po příchodu domů mi vypráví zážitky ze školy. Většinou vynechá domácí úkoly a poznámky. P4 - nerelevantní Svěřuje se vám dítě se svými problémy ve škole? P1+P2+P3: Nijak zvlášť, vše se probíralo na školní schůzce Dal/a byste přednost internetové, či mobilní aplikaci, ve spojení s dozvídáním se nových informací ze školy? P1: Nepřemýšlela jsem o tom, asi by nebylo špatné mít mobilní aplikaci P2: Webová mi vyhovuje, maily ze školy čtu ráda P3: Mobilní aplikace, kde by bylo vidět, jaké jsou aktuality a co jsem ještě neviděla. P4: V současné chvíli využívám webovou aplikaci, ale z mobilu, tato forma mi vyhovuje, stránky jsou optimalizované pro malé zobrazení. Využíváte možnost kontroly výsledků po přihlášení na webové stránky? Vyhovuje vám tento přístup, nebo spíš využíváte e-mailovou notifikaci? P1: Ne, spíše čtu newslettery P2: Ne, novinky mailem P3: Ano, kontroluji též další upozornění, jako třídní schůzky a podobně.
P4: Jen je tvořím. 4. Interpretace nasbíraných dat Rodiče berou systém prozatím víc na lehkou váhu, dosud na něco takového nebyli zvyklí, takže si zvykají. Pořád mají souhrnně pocit, že škola nemusí mít trvalou kontrolu nad dítětem a jeho výsledky. Tím, že newsletter chodí až po večeři, dítě má celkem dost času na to, aby mohlo prozradit své školní úspěchy/neúspěchy samo. Na druhou stranu jsme se setkali s názory, že by bylo dobré změnit systém stylem, změní se hodnocení, zobrazí se notifikace a je nutné navštívit stránku s přihlášením pro tento web. Ve škole se střetává poměrně zajímavá skupina lidí, pravděpodobně proto, že se jedná o soukromou školu s nemalými poplatky. Skupina byla různorodá, každý uměl technologie používat jinak a i požadavky (případné) se lišily u každého člověka. V podstatě jsme přišli díky interview o iluzi sestrojení aplikace pro smartphone, nyní se nám zdá lepší využití webové aplikace s optimalizací pro mobilní zařízení, kde se budou zobrazovat nové notifikace a e-mail přijde pouze jednou za den čas zůstane stejný. 5. Analýza HCI problematiky 5.1. Seznam možných problémů 5.1.1.Složitost využívání, nepřehlednost webové aplikace Nyní jsou evidentně uživatelé zvyklí převážně číst notifikační maily, co když nebudou schopni využívat nového webového rozhranní? 5.1.2.Kompatibilita s mobilními zařízeními Participantka číslo 1 vyjádřila otázku, jak by bylo řešené zobrazování webové aplikace na mobilech chytrých mobilech, jestli nebude nepřehlednost způsobená jiným rozlišením 5.1.3.Přehlednost notifikací V současné době chodí e-mailové zprávy obsahující vše výsledky z předmětů, přípravy na písemky, chování a další hromadné zprávy o událostech ve škole. Uživatelka číslo 3 vyjádřila znepokojení ohledně toho, jak budou nově notifikace
zobrazené, zda bude nějak tříděno a jak moc se tam bude moci uživatelsky zasahovat. 5.1.4. Využití webové aplikace s sebou nese další rizika Multi přihlášení každý účet rodina, má několik uživateslkých jmen a hesel, která se všecha přihlašují ke stejnému účtu. Nabízí se otázka řešení nových rolí - rodič/děti, kdo co můžůe upravovat. 6. Shrnutí Bohužel se nám nepodařilo dostat z použitých rodičů kdovíjaký nesouhlas se současnou podobou systému, takže spíše v návaznosti na diskuzi s paní hospodářkou se pokusíme vyvinout lepší systém notifikace rodičů dětí, aby i dítě mohlo mít vliv na to, jaké informace se doma předají a jakou formou.