Krajská knihovna Karlovy Vary Závodní 378/84, 360 06 Karlovy Vary S m ě r n i c e č. 3 o vnitřním kontrolním systému řídící kontrole podle zákona č. 320/2001 Sb. a vyhlášky č. 416/2004 Sb. o finanční kontrole Směrnice vymezuje systém finanční kontroly v Krajské knihovně Karlovy Vary v souladu se zákonem 320/2001 Sb. a vyhláškou 416/2004 Sb. z hlediska jednotného procesního postupu. Směrnice odděluje pravomoci a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole jednotlivých činností. Zajišťuje kontrolu odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. Směrnice vytváří podmínky pro: a) hospodárný, efektivní a účelný výkon činnosti b) vyhodnocování a minimalizování provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících při činnosti příspěvkové organizace c) zajištění včasného informování příslušných vedoucích zaměstnanců o výskytu závažných nedostatků a přijímání a plnění opatření k jejich odstranění. Směrnice o řídící kontrole navazuje na směrnice o Systému zpracování účetnictví ze dne 1. 5. 2002, Oběhu účetních dokladů, Spisový a archivační řád ze dne 1. 5. 2002 a na Organizační řád Krajské knihovny ze dne 1. 5. 2002. Řídící kontrola zahrnuje: 1. Předběžnou kontrolu 2. Průběžnou kontrolu 3. Následnou kontrolu Oběh účetních dokladů Krajské knihovny zahrnuje systém předběžná kontrola, průběžná kontrola a následná kontrola 1. Předběžná řídící kontrola Předběžná řídící kontrola je prováděna před uskutečněním operace na samostatném formuláři. a) Příkazce operace: Ředitelka Krajské knihovny nebo jí pověřený pracovník k nakládání s prostředky organizace
(čerpání finančních prostředků, pořizování a prodej věcí, výběrová řízení, uzavírání všech druhů smluv, pronájem věcí apod.) Pro tvorbu programu grantů a programu účelových dotací stanovuje ředitelka Krajské knihovny jako spoluodpovědné pracovníky tvůrce těchto programů. Příkazce operace potvrdí svým podpisem jako schválil oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace. Jako příkazce finančních operací pro předběžnou kontrolu pověřuji: Příkazce: ředitelka KK odborný náměstek vedoucí úseku regionálních služeb a vzdělávání vedoucí oddělení KF vedoucí hudebního oddělení vedoucí oddělení pro nevidomé Druh operace: všechny operace KK operace KK do 1 000,- Kč, v případě zastupování ředitelky v její nepřítomnosti bez omezení operace týkající se RF do 1 000,- Kč, operace týkající se KK do 200,- Kč operace týkající se nákupu KF v rozsahu stanoveného rozpočtu operace týkající se nákupu KF z finančních zdrojů z grantů a darů operace týkající se nákupu hudebnin v rozsahu stanoveného rozpočtu operace týkající se nákupu hudebnin z finančních zdrojů z grantů a darů operace týkající se nákupu zvukových nosičů v rozsahu stanoveného rozpočtu, operace týkající se nákupu zvukových nosičů z finančních zdrojů z grantů a darů b) Správce finančního plánu: Vedoucí ekonomického úseku odpovědný za správu finančního plánu nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu ředitelem organizace. Správce finančního plánu potvrdí svým podpisem jako zkontroloval, že zajistil prověření a schválil připravovanou operaci. Shledá-li správce finančního plánu na připravované operaci nedostatky, pozastaví ji a písemně o tom vyrozumí příkazce operace, Operaci nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit.
c) Hlavní účetní Je odpovědný ze vedení účetnictví. Účetní potvrdí svým podpisem jako zapsal na vydaném písemném příkazu prověření připravované operace a příkaz provede. Shledá-li hlavní účetní nedostatky v dokladech, pozastaví operaci a písemně o tom vyrozumí příkazce operace. Výdaj nebo jiné plnění nelze bez odstranění nedostatků uskutečnit. Pověření zaměstnance je součástí této směrnice. V souladu s 26 odst. 3 Zákona 320/2001 Sb. je s platností od 1. 1. 2007 sloučena funkce správce rozpočtu a hlavní účetní s tím, že povinnost hlavního účetního přebírá správce rozpočtu. Důvodem sloučení je vedení účetnictví externí účetní. 2. a 3. Průběžná a následná řídící kontrola Zajišťují vedoucí zaměstnanci organizačních útvarů nebo k tomu pověření zaměstnanci. Sledují přímé uskutečňování operací při hospodaření s prostředky. Zjistí-li tyto osoby při výkonu průběžné a následné kontroly, že s prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s práváními předpisy, oznámí své zjištění písemně ředitelce Krajské knihovny. Hospodárností se rozumí takové použití prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků při dodržení odpovídající kvalitě plněných úkolů, zejména: komplexnost nabízené ceny, tj že nabízená cena je cena konečná bez dalších následných nákladů použití množstevních slev průzkum trhu Efektivností se rozumí takové použití prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. V rámci Krajské knihovny nesmí být uskutečněna operace nebo výdaj, který ohrožuje majetkovou podstatu organizace. Účelností se rozumí takové použití prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Průběžná kontrola Průběžná kontrola je prováděna na dokladu o provedení operace formou razítka o likvidaci dokladu, kde je uveden pracovník potvrzující správný průběh a ucelenost operace, správce rozpočtu a pracovnice odpovědná za zaúčtování.
Za průběžnou uskutečňování operací při hospodaření s prostředky v rozsahu jejich pracovní náplně a z toho vyplývající odpovědnosti stanovuje ředitelka Krajské knihovny tyto pracovníky, pověření konkrétních zaměstnanců je součástí této směrnice: ředitelka asistentka ředitelky odborný náměstek pro služby a knižní fondy ekonom vedoucí úseku regionálních služeb a vzdělávání nebo jeho zástupce pracovnice pro projekty a realizace grantů mzdová účetní, nákup spotřebního materiálu, čistících prostředků a PHM pokladní pro nákup a předplatné časopisů a periodik vedoucí oddělení periodik pracovníci úseku správy sítě vedoucí oddělení knihovních fondů vedoucí půjčovny pro dospělé vedoucí hudebního oddělení vedoucí oddělení pro nevidomé vedoucí dětské půjčovny vedoucí pobočky Lidická vedoucí vzdělávacího centra vedoucí Informačního střediska správce budovy Následná kontrola Následnou kontrolu provádí ředitelka organizace a vedoucí ekonomického úseku v rámci svých pověření na formuláři o zaúčtování finanční operace podepsaný pracovnicí externí firmy, která zaúčtování provedla. Následná kontrola může být namátková. Pro potřeby Krajské knihovny je pro následnou kontrolu podpis schválil na formuláři pro ředitelku a podpis kontroloval pro vedoucího ekonomického úseku. Vyhodnocení rizik V souladu s 25 odst. 1 b) a 2 d) o stanovení a eliminaci rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánů veřejné správy nařizuji: 1. Elektronickými bankovními převody pověřuji pokladní Danielu Bauchnerovou, v případě její nepřítomnosti správce rozpočtu Jaroslava Jiráčka. 2. Před uskutečněním platby nařizuji trvale provádět kontrolu správnosti nastavených bankovních převodů, které provádí účetní, v návaznosti na doklady, kterých se převod týká. 3. Nařizuji nastavit elektronické bankovnictví tak, aby do něj měla administrativní přístup účetní, nemohla však provádět žádné bankovní operace
4. Pro transport hotovosti mezi Krajskou knihovnou, Závodní 84/378, 360 01 Karlovy Vary a Komerční bankou a to jak výběrů tak odvodů použít pouze služební vozidlo. 5. Transport hotovosti musí provádět vždy dvě osoby, tj. řidič služebního vozidla a pokladní. 6. Je nepřípustné převážet hotovost z budovy Krajské knihovny, Závodní 84/378 městskou hromadnou dopravou nebo soukromým vozidlem. Touto směrnicí se ruší směrnice o vnitřním kontrolním systému ze dne 1. května 2002 včetně dodatků 1-8 Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. března 2008. PhDr. Eva Žáková ředitelka Krajské knihovny Karlovy Vary