ODPOVĚDNOSTNÍ ŘÁD. Směrnice nabývá účinnosti: Tato směrnice platí s účinností od

Transkript

1 ODPOVĚDNOSTNÍ ŘÁD Obec Rájec Adresa: Rájec č. 98, Zábřeh Směrnici zpracoval: Marie Linhartová, účetní obce Směrnici schválil: Ludmila Balcárková, starostka obce Projednáno v zastupitelstvu obce : Datum zpracování: 15. červen 2005 Směrnice nabývá účinnosti: Tato směrnice platí s účinností od Obsah směrnice: I. Úvodní ustanovení II. Oběh dokladů - výdajová část III. Ostatní výdajové doklady IV. Oběh dokladů - příjmová část V. Oběh dalších (smíšených ) dokladů VI. Ostatní neúčetní doklady VII. Podpisové vzory VIII. Archivace IX. Závěrečná ustanovení - legislativní rámec - závaznost směrnice - předmět úpravy - forma a náležitosti - fáze oběhu účetních dokladů Oddíl I Úvod - společná ustanovení Čl. 1 Legislativní rámec Hospodaření obce a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno následujícími základními předpisy: - zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů - účtový rozvrh ( 14, odst. 2 zák. o účetnictví a 25 vyhlášky č. 505/2002 Sb. ve znění pozdějších předpisů) - zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění - zákonem č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách v platném znění - obecně závaznými předpisy (obchodním a občanským zákoníkem)

2 Čl. 2 Závaznost směrnice 2.1.Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci obce a vedoucí organizačních složek obce. Ostatní pracovníci obce, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených odpovědnostním řádem. 2.2.Kontrolu dodržování odpovědnostního řádu zabezpečuje starosta. 2.3.Určení příkazce operace v návaznosti na směrnici o zabezpečení zákona o finanční kontrole je příkazce operace starosta a místostarosta. 2.4.Určení správce rozpočtu a hlavní účetní tato funkce je kumulovaná a vykonává ji účetní Čl. 3 Předmět úpravy 3.1.Druhy účetních dokladů Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních (interních ) dokladů ověřujících provedení hospodářských výdajových a příjmových operací, o nichž se účtuje v účetnictví: - Doklady - výdajová část - došlé faktury a dobropisy za dodávky investiční povahy - došlé faktury a dobropisy za dodávky neinvestiční (provozní ) povahy - doklady k ostatním platbám (bez faktur) - knihy provozních záloh - doklady k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmů a k srážkám z mezd 3.2. Doklady - příjmová část - vydané faktury - interní doklady na předpis pohledávek vyplývajících z rozpočtu (poplatky za psy, za likvidaci domovního odpadu, užívání veřejného prostranství, za povolení vjezdu do zakázaných míst, za nájmy, služby a ostatní) - doklady k účtování zařazení majetku do užívání ( kolaudační rozhodnutí, smlouvy, atd.) 3.3. Pokladní doklady - příjmový doklad - PPD - výdajový doklad - VPD - pokladní kniha příjmová a výdajová - pokladní limit do výše ,-Kč 3.4. Bankovní doklady - příkaz k úhradě - šeky - vkladové doklady - výpisy z účtů 2

3 3.5. Jiné důležité účetní písemnosti - zápisy z jednání zastupitelstva - zápis z inventury - nájemní nebo kupní smlouvy - vyúčtování cestovného - potvrzení o vkladu do katastru nemovitostí - všeobecně závazná vyhláška, směrnice atd. Čl. 4 Náležitosti účetních dokladů 4.1. Náležitosti účetních dokladů V souladu s 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platném znění je účetní doklad označen jako průkazný účetní záznam, který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti: a) označení účetního dokladu b) obsah účetního případu a jeho účastníky c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu - obec za okamžik považuje den vyhotovení účetního dokladu v návaznosti na 35 odst. 4, kde se uvádí, že přesnost musí být taková, aby nejistota v určení času neměla za následek nejistotu v určení obsahu účetních případů. e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), obec za okamžik považuje den uskutečnění účetního případu - obec za den uskutečnění účetního případu považuje den: - přijaté faktury-podací razítko (nebo písemné označení) dne, kdy byla faktura doručena na obecní úřad - vydané faktury - den vystavení - úhrady v hotovosti - den úhrady z pokladny - bezhotovostní úhrady - den převodu z BÚ - inkaso ( telefon, elektřina, poplatky bance) - den úhrady z bankovního účtu - den podání návrhu na vklad - při převodu vlastnictví k nemovitostem f) podpisový záznam podle 33a odst. 4, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem. Nadále ovšem platí, že součástí účetních dokladů jsou všechny písemnosti, které s účetním případem souvisí. 4.2 Účetní jednotka jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle 8 odst Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob, které odpovídají za věcnou nebo formální správnost účetních dokladů. 3

4 Čl. 5 Fáze oběhu účetních dokladů Účetní doklady jsou roztříděny do 4 účetních řad: 1.. bankovní řada (výpisy z banky) 2.. faktury došlé (dodavatelské) 3.. účetní doklady ostatní (zaúčtování majetku, předpisy mezd, regulace) 4.. vydané faktury (vlastní) Fáze oběhu účetních dokladů jsou: - vznik účetního dokladu - příprava k zaúčtování - zaúčtování účetního dokladu - archivace - skartace 5.1. Vznik účetního dokladu Den vzniku účetního dokladu - externí doklady, pro potřeby k zaúčtování v obci, vznikají dnem přijetí na obec - interní doklady, vznikají dnem vystavení vlastní účetní jednotkou. Musí obsahovat všechny předepsané náležitosti Kontrola formální správnosti Představuje kontrolu náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví, jak je uvedeno v bodě 4.1. této směrnice Kontrola věcné správnosti - znamená přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Provádí ji pracovníci určení organizačním řádem (potvrdí svým pdpisem např. dodané množství, cenu, dodržení smluvních podmínek, ale i kvalitu, způsob převzetí zakázky, dodržení stanovených limitů, atd.) Příprava k zaúčtování Došlé externí doklady se opatří jasným označením dne přijetí na obec v návaznosti na den uskutečnění účetního případu, kterým si obec u došlých faktur stanovuje den přijetí Každý doklad se opatří číslem z číselné řady Doklad se zaúčtuje na kapitolní a druhové třídění Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví Odpovědnost za správné označování dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní pracovníci dále uvedeni podle jednotlivých typů účetních dokladů Zaúčtování dokladu Účetní doklady se zaúčtují do deníku a do hlavní knihy, případně do knih analitické nebo operativní evidence (PC) Archivace - zaúčtované účetní doklady se uloží podle druhů v návaznosti na číselné 4

5 řady. Po uzavření účetního období se doklady založí podle archivačního plánu Skartace - znamená stanovení způsobu vyřazení účetních dokladů podle skartačního plánu. Oddíl II Čl. 6 Oběh dokladů - výdajová část 6.1. Dodavatelské faktury Faktury došlé do organizace přijímá a zapíše do své evidence starosta obce Přijaté faktury jsou: - předány účetní ihned nebo se stanoví termín - roztříděny na faktury investiční a provozní - provádí účetní - zapsány do knihy došlých faktur - označeny interní číselnou řadou - neprodleně předloženy kompetentnímu pracovníkovi, který ověří věcnou správnost - omylem vystavená faktura musí být neprodleně vrácena vystavovateli - pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí se s písemným odůvodněním starosty přímo dodavateli a kopii odůvodnění zaeviduje účetní 6.2. Věcnou správnost - přezkušuje odpovědný pracovník a potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru - u investičních faktur - starosta obce - u materiálových faktur - vedoucí jednotlivých organizačních složek, starosta - u režijních faktur - vedoucí jednotlivých organizačních složek, starosta Provedení kontroly potvrdí odpovědný pracovník svým podpisem na účetním dokladu. Poté předá účetní doklad se souvisejícími podklady účetní obce Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému pracovníkovi k doplnění Ověřený originál faktury předá příslušný pracovník neprodleně k proúčtování a k proplacení Formální správnost - zkontroluje a potvrzuje svým podpisem účetní obce. O zaplacení faktury se účtuje na syntetickém účtu dodavatelé a v saldokontu dodavatelů. Zaplacená faktura se odepíše z evidence Knihy došlých faktur 6.4. Při zajišťování dodávek jsou odpovědní pracovníci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 199/1994 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších změn Likvidace a placení faktur 5

6 - faktura po kontrole věcné správnosti je předána k zaúčtování a k proplacení - starosta zajišťuje kontrolu věcné a finanční správnosti - účetní provádí - doplnění údajů v příslušném oddíle - připojení příloh souvisejících s fakturou-kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod., nebo se na příslušném dokladu uvedou odvolávky, kde se přílohy nacházejí - kontrolu platby z hlediska výše limitu - kontrolu přípustnosti operace (např. z hlediska přiřazení platby do příslušného paragrafu, výdajové položky apod.) - kontrolu podpisu odpovědné osoby podle podpisového vzoru - provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném místě účetního dokladu - při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu pracovníka vrátí účetní doklad zpět příslušnému pracovníkovi k doplnění Zaúčtování přijaté faktury: Účetní provede: - kontrolu náležitostí účetního dokladu ( 11 zákona o účetnictví) - zaznamenání data vystavení příkazu v knize faktur (nebo provedou automatické operace dané programem) - doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů - účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku, vydání platebního příkazu peněžnímu ústavu k úhradě faktury - účtárna neprovede vydání příkazu, pokud není přípustnost potvrzená podpisem starosty nebo místostarosty Čl. 7 Doklady k účtování dlouhodobého majetku 7.1. Zařazení do operativní evidence majetku osvědčuje účetní nebo vedoucí organizační složky obce podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu. Při pořízení majetku vyhotoví protokol o převzetí DM a přidělí evidenční číslo, pod kterým je majetek evidován. Osoby pověřené vedením inventárních knih zodpovídají za to, že inventární knihy mají náležitosti podle zákona o účetnictví, t,j,: - inventární číslo, název, pořizovací cenu, datum pořízení, způsob nabytí, odkaz na čísla dokladů k nabytí, datum a způsob vyřazení - inventární knihy jsou k datu inventarizace minimálně 1x ročně uzavírány, t.j. zapsáno datum, stav v jednotlivých skupinách a podpis zodpovědné osoby Protokol o převzetí dlouhodobého majetku vyhotovuje pověřený pracovník při převzetí do evidenčního stavu majetku. Jedno vyhotovení slouží k zaúčtování. Protokol schvaluje starosta obce nebo jím pověřený pracovník. Pracovník pověřený vedením evidence DM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Protokol tedy slouží 6

7 jako podklad pro zařazení majetku do evidence v účetnictví a na karty do PC. Poznámka: I když za evidenci i zaúčtování je odpovědna jedna pracovnice je nutno tyto dvě operace od sebe oddělit. Zvlášť se vede evidence majetku a zvlášť se majetek zaúčtuje Inventární knihy drobného dlouhodobého hmotného majetku (DDHM), případně drobného dlouhodobého nehmotného majetku (DDNM) vyhotovuje formou záznamu do počítače účetní obce. Čl. 8 Zásoby 8.1.Pořízení tohoto majetku se účtuje podle způsobu "B", t.j. během roku se majetek zaúčtovává přímo do spotřeby. 8.2.Ke dni účetní závěrky (k ) je povinná inventarizace skladu za účelem zjištění skutečného stavu zásob. 8.3.Rozdíl mezi evidenčním a účetním stavem zásob zjištěný inventarizací se zaúčtuje jako manko Inventarizační zápis dokumentující skutečný stav zásob jako i případné manko se předá účetní do 10. ledna k zaúčtování. Oddíl III Ostatní výdajové doklady Čl.9 Doklady k účtování o mzdách 9.1. Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou následující sestavy: - rekapitulace vyplacených mezd celkem - vyúčtování za výplatní období, t.j. měsíc - přehled odvodů na zdravotní pojištění dle pojišťoven - přehled odvodů na OSSZ - rekapitulace srážek - hromadné příkazy k úhradě 9.2. Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje účetní obce 9.3. Podklady pro výplatu odměn a mimořádných odměn předkládá starosta mzdové účetní ke zpracování Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování do 2. dne v běžném měsíci nejpozději 9.5. Mzdová účetní zpracuje mzdy a celou rekapitulaci do 4. nebo 5. pracovního dne v měsíci. Provede veškeré odvody finančních prostředků prostřednictvím příkazu k úhradě, nejpozději do termínu výplat, do 15. dne v měsíci. 7

8 9.6. Výplaty se vyplácejí formou v hotovosti nebo převodem na účet zaměstnance 9.7. Rekapitulaci mezd zaúčtuje účetní obce. Čl.10 Doklad při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách Tuzemské pracovní cesty cestovní příkaz musí být vystaven před započetím pracovní cesty se souhlasem starosty nebo místostarosty obce. Po ukončení pracovní cesty (nejpozději do 10 pracovních dnů) pracovník předloží vyúčtování cesty na řádně vyplněném tiskopise s příslušnými doklady a podá zprávu o výsledku pracovní cesty starostovi obce Před nástupem pracovní cesty je možno zaměstnanci na jeho žádost poskytnout zálohu úměrnou předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí pokladní obce. Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad Řádně vyplněné cestovní příkazy se předají účetní obce. Účetní provede kontrolu věcné správnosti, prověří formální náležitosti včetně přiložených dokladů a podpisu oprávněné osoby ke schvalování cestovního příkazu Vyúčtování provede pokladní vyplacením cestovních náhrad, případně inkaso nevyúčtované zálohy. Čl. 11 Doklady k ostatním platbám Pokyny k ostatním platbám obsahují pokyny týkající se: - záloh, splátek nájemného - provozních záloh - provozních záloh organizačním složkám obce - úhrady seminářů, apod Pokyny k ostatním platbám vystavuje účetní formou platebních příkazů. Pokyny předává ke schválení starostovi a vystaví příkaz k úhradě pro peněžní ústav a zabezpečí proúčtování platby nebo výplatu zálohy z pokladny. Oddíl IV Oběh dokladů - příjmová část Vydané faktury musí obsahovat stejné náležitosti účetního dokladu podobně jako faktury přijaté podle čl. 4 směrnice. Čl. 12 Vydané faktury Faktury za hmotné dodávky, služby, práce aj., které za úplatu obec poskytuje, vystavuje účetní na základě usnesení zastupitelstva nebo jiného podkladu, bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky v jednom vyhotovení a pořízené kopii. 8

9 15.2. Faktura se zapíše do knihy odeslaných faktur Originál vyhotovení faktury se zašle odběrateli a fotokopie slouží k evidenci a sledování platby Účetní fakturu zaeviduje a sleduje dle splatnosti den úhrady. Dále provede: - zaúčtování pohledávky - založení faktury do rejstříku podle čísla - zapsání data úhrady do knihy odeslaných faktur - upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti - postoupení podnětu právníkovi k vymáhání pohledávky soudní cestou Vydané faktury kontroluje po formální stránce účetní, po věcné ptránce starosta, který je rovněž schvaluje. Čl. 13 Interní doklady na předpis pohledávek Interní doklady na předpis pohledávek za rozpočtovými příjmy vystavuje účetní na základě rozpočtu nebo na základě vzniku pohledávky v průběhu roku Interní doklad zapíše do evidence pohledávek Pohledávku zaúčtuje k 1.1. běžného roku nebo v průběhu roku podle dne vzniku - podle data úhrady zapisuje do operativní evidence pohledávek - upomínka plátce po uplynutí lhůty splatnosti (v případě, že náklady na upomínky nejsou vyšší než pohledávka) Související účetní písemnosti na předpis pohledávek je vyhláška o místních poplatcích Čl. 14 Pokladní operace Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: - pokladní kniha - příjmové pokladní doklady - výdajové pokladní doklady - přílohy příjmových a výdajových dokladů Pokladní knihu vede pověřený pracovník Pokladní operace smí provádět jen pokladník Pokladník má tyto povinnosti: - zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanované náležitosti (název a číslo, název organizace, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných osob) - vede chronologicky záznamy v pokladní knize - ve stanovených termínech předkládá doklady o pokladních operacích s pokladní knihou k ověření dokladů místostarostovi. Po ověření jsou doklady předány tentýž den k zaúčtování účetní. 9

10 Účetní: - odsouhlasí doklady (příjmové, výdajové) s pokladní knihou - sečtením příjmů a výdajů s připočtením zůstatku z minulého dne odsouhlasí pokladní hotovost - překontroluje formální správnost dokladů (podpisy, účel platby) - po překontrolování dokladů doplní účtovací předpis na všechny příjmové a výdajové doklady a zaúčtuje na příslušné účty, pokladní knihu vrátí účtárna do pokladny. Čl. 15 Pokladní doklady Příjmový pokladní doklad Vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny v originále a jedné kopii při příjmu peněz do pokladny. Na tomto základě provede zaúčtování do pokladní knihy a přiloží jej k vyúčtování pokladny, které předá do účtárny obce. Na příjmovém dokladu nebo jeho příloze musí být uvedena rozpočtová skladba. Kopie zůstává uložena v pokladně a archivuje se společně s pokladními doklady (respektive propisem knihy). Příjmové doklady musí být číslovány a vedou se jako zúčtovatelné tiskopisy. Za jejich evidenci je odpovědna pokladní (účetní) Výdajový pokladní doklad Vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny jednou při výdeji peněz z pokladny a předkládá jej spolu s příslušným dokladem k zaúčtování a k archivaci. Na dokladu musí být podpisy příjemce peněz, pokladníka (popř. pol.. rozpočtové skladby, podpis starosty apod.). Čl. 16 Oběh bankovních dokladů Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník, předává schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy. Časový průběh: Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru starosta Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžnimi prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány účetní, starostou nebo místostarostou Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z účtu Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje na pokyn starosty účetní. Příkaz podepisují dva zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům dle platných podpisových vzorů Výpisy z účtu peněžní ústav zasílá jeden krát týdne. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účetní šetření příčiny a vydává opravený příkaz k úhradě. 10

11 Oddíl VI Ostatní (neúčetní) doklady Obsahem směrnice mohou být i některé neúčetní prvotní doklady, které se mohou stát účetními doklady v procesu jejich zpracování. Důležité je, aby i tyto obsahovaly. - náležitosti účetních dokladů - náležitou formu - souhlas s vyjádřením kompetence příslušných pracovníků - smlouvy musí obsahovat ustanovení obchodního nebo občanského zákoníku. Čl. 17 Smlouvy o převodu vlastnictví Smlouvy o převodu vlastnictví jsou vyhotoveny v souladu s věcnými záměry a ustanoveními obsaženými v obecně závazných předpisech Smlouvu o převodu vlastnictví zajišťuje pověřená osoba a podepisuje starosta. V případě potřeby a v souladu s obecně závaznými předpisy je třeba souhlasu zastupitelstva Smlouvy se vypracují nejméně ve čtyřech vyhotoveních vždy před datem předání majetku Smlouvy podléhají registraci do katastru nemovitostí, budou předloženy Katastrálnímu úřadu (pro učinění poznámky, event. záznamu) Registrovaná (potvrzená) smlouva se založí k majetkovému spisu do příslušné složky Ostatní smlouvy obchodního charakteru (např. smlouvy o užívání nebytových prostor a smlouvy na užívání bytů) podepisuje starosta. Vyhotovují se ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno obdrží přejímající organizace nebo občan a druhá je založena v dokumentaci u obce. Čl. 18 Objednávky Pro uzavírání objednávek platí obdobný postup jako je výše uvedený u smluv. Objednávky musí být vystavovány a realizovány v souladu s organizačním řádem obce Objednávky se vystavují ve dvou vyhotoveních. Jedno vyhotovení se zašle dodavateli a druhé je založeno ve složce. Objednávku podepisuje starosta Objednávka musí být řádně očíslována, opatřena podpisem starosty nebo jím pověřeným pracovníkem. Oddíl VII Podpisové vzory Podpisové vzory jsou nedílnou součástí této směrnice. Musí být v souladu s uastanovením organizačního řádu a povinně aktualizovány. 11

12 Čl. 19 Povinnost aktualizace Podpisové vzory osob oprávněných vydávat a schvalovat dispozice s rozpočtovými prostředky u peněžních ústavů zajišťuje a aktualizuje účetní a starosta. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušného peněžního ústavu, kopie je uložena u účetní Podpisové vzory osob oprávněných schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty zajišťuje účetní Seznam podpisových vzorů se vyhotovuje ve třech exemplářích, z toho 1x pro starostu, 1x pro účetní a 1x pro pokladnu V případě organizačních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně kompetencí a odpovědností je nutné podpisové vzory aktualizovat. Čl. 20 Podpisové vzory Podpisový řád charakterizuje oprávnění, resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností v účetní jednotce Schéma podpisového řádu - viz příloha Za aktualizaci podpisového řádu odpovídá účetní. Oddíl VII Archivace Čl. 21 Úschova účetních písemností Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat budou uloženy podle předem stanoveného pořádku odděleně od ostatních písemností do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky, kteří je používali ke své práci a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období kterého se týkají b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy - po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví ( 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají d) doklady prokazující nárok na dávky penzijního připojištění po dobu 3 let následujících po výplatě poslední dávky penzijního připojištění e) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají 12

13 f) doklady prokazující nárok na státní příspěvek penzijních fondů pro účastníky po dobu 10 let následujících po podání žádosti o státní příspěvek g) účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají. Oddíl IX Závěrečná ustanovení I. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce II. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn kompetencí a odpovědností vyplývajících ze změn organizačního řádu. III. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. IV. Návrhy na novelizaci směrnice podává účetní a schvaluje starosta V. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta (místostarosta) po projednání a schválení zastupitelstvam. Směrnice nabývá účinnosti po schválení zastupitelstvem obce. V Rájci dne: 13