Příloha I SPECIFIKACE Tvorba edukativních filmů o Evropské unii pro žáky základních škol a studenty středních škol VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ NÁZEV Tvorba edukativních filmů o Evropské unii pro žáky základních škol a studenty středních škol. 2 ÚČEL A SOUVISLOSTI Zastoupení Evropské komise v ČR v rámci své činnosti realizuje řadu komunikačních aktivit pro vybrané cílové skupiny. Jednou ze stěžejních cílových skupin jsou žáci zákldních škol a studenti středních škol ve všech regionech České republiky. Zastoupení Evropské komise v ČR sídlí v prostorách Evropského domu v Jungmannově ulici v Praze. Součástí Evropského domu jsou také přednáškové a studijní prostory pro veřejnost. V těchto prostorách bude Zastoupení Evropské komise pořádat edukativní workhopy pro žáky základních škol a studenty středních škol. Jednou ze součástí těchto workshopů budou také poptávané edukativní filmy o Evropské unii. Filmy budou promítány vždy v úvodu výukového modulu. Filmy by měly zábavnou a nenásilnou formou žákům/studentům přiblížit fungování Evropské unie, provést je její historií, základními institucemi a politikami EU. Cílem filmů není detailně popsat všechny procesy a funkce EU, nýbrž poskytnout příslušné cílové skupině první vhled do dané problematiky. Kromě projektů Evropského domu budou filmy využívány také jako doplňkový výukový materiál na základních a středních školách a při nejrůznějších mimoškolních aktivitách. Cílová skupina Cílovou skupinou první části výběrového řízení jsou děti základních škol ve věku přibližně 9-3 let. Cílovou skupinou druhé části výběrového řízení jsou studenti středních škol ve věku přibližně 4-8 let.
Formát Celková délka každého edukativního filmu by neměla přesáhnout 20 minut. Obsah filmu a charakter sdělovaných informací musí odpovídat zvolené cílové skupině, tedy první či druhé části výběrového řízení. Forma i zpracování (animace, interaktivita) je ponechávána na kreativitě dodavatelů. Součástí tvorby edukativních filmů je také nákup autorských práv. Filmy se po uzavření kontraktu stanou majetkem Zastoupení Evropské komise v ČR a budou využívány pro její různorodé účely. Výsledným poptávaným produktem bude film (včetně autorských práv) na přenosném DVD nosiči v celkovém počtu 0 kopií včetně obrazového a zvukového masteru pořadu ve formátu Betacam Digital nebo formátu HD v technické kvalitě odpovídající technickým požadavkům na vysílání v ČT. Zastoupení Evropské komise v ČR předpokládá další rozmnožení filmů a jejich následnou distribuci (zejména do vzdělávacích zařízení), toto však není předmětem tohoto tenderu. 3. OBSAH Výběrové řízení se skládá ze dvou samostatných částí:. Část je tvorba edukativního filmu o Evropské unii pro žáky základních škol (děti ve věku 9-3 let). 2. 2. Část je tvorba edukativního filmu o Evropské unii pro studenty středních škol (děti ve věku 4-8 let). Kromě definované cílové skupiny (žáci základních škol/studenti středních škol) jsou specifikace, včetně výběrových kritérií, pro obě poptávky stejné. Zájemci o účast ve výběrovém řízení se mohou přihlásit buďto na jeho jednotlivé části samostatně nebo na obě části zároveň.
3. Úkoly: Dodavatel je zodpovědný za obsahové i logisticko-organizační zajištění projektu: Úspěšný dodavatel je povinen kompletně zajistit tvorbu edukativního filmu, jehož součástí jsou mimo jiné: Vytvoření obsahového konceptu projektu Vytvoření scénáře filmu Umělecké/grafické/visuální zpracování filmu Definice zasažení cílové skupiny, popis způsobů a cílů komunikace evropských témat prostřednictvím produkovaného filmu Kompletní technické zpracování filmu Vytvoření a dodržování časového harmonogramu projektu Kompletní logistické zajištění projektu Konzultace se Zastoupením Evropské komise v ČR a flexibilita při zapracovávání alternativních návrhů Dodání finálního produktu v podobě 0ks kopií na DVD nosičích včetně obrazového a zvukového masteru pořadu ve formátu Betacam Digital nebo formátu HD v technické kvalitě odpovídající technickým požadavkům na vysílání v ČT. 3.2 Zpráva a dokumentace Společně se závěrečnými fakturami předloží dodavatel závěrečnou zprávu projektu a jeho hodnocení a to nejpozděni do 5 dnů po předání finálního produktu. 3.3 Místo konání a délka trvání služeb Filmy budou využity zejména v rámci edukativních workshopů pořádaných v Evropském domě v Jungmannově ulici 24, 0 00 Praha. Současně se předpokládá jejich distribuce do základních a středních škol ve všech regionech v ČR a využití informačními pracovníky center Europe Direct a Eurocenter v rámci jejich vzdělávacích i mimoškolních projektů. Filmy by měly být zpracovány nadčasovým způsobem, tak aby umožnily využití pro edukativní účely na nejdelší možnou dobu. 4 ROZSAH ZAKÁZKY Maximální rozpočet stanovený pro první část nabídkového řízení je 30 000 EUR. Maximální rozpočet stanovený pro druhou část nabídkového řízení je 30 000 EUR.
5 SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem smlouvy sestavené mezi Zastoupením Evropské komise v České republice a uchazečem, jemuž bude zakázka svěřena. Tato smlouva stanoví právní, finanční, administrativní a technické podmínky, které jsou platné po celou dobu jejího trvání, včetně indexace cen. Návrh smlouvy je uveden v příloze 5 výzvy k podávání nabídek. Nabídka uchazeče musí být vypracována s přihlédnutím k návrhu smlouvy. Smlouva bude s úspěšným dodavatelem uzavřena na dobu 2 měsíců s možností prodloužení na další období. Uzavírání subdodavatelských smluv během provádění zakázky je možné pouze s předchozím písemným souhlasem zadavatele. V každém případě nese dodavatel výlučnou odpovědnost za provedení zakázky. 6 PLATEBNÍ PODMÍNKY A NÁLEŽITOSTI 6. Předběžná platba: Pokud to vyžaduje článek I.4. Smlouvy, předloží dodavatel finanční záruku formou bankovní nebo rovnocenné záruky poskytnutou bankou nebo oprávněným finančním ústavem (ručitelem), která se rovná částce uvedené v článku I.4., s cílem pokrýt předběžné financování v rámci smlouvy. Tuto záruku může nahradit společná a nerozdílná záruka třetí strany. Ručitel musí Komisi na její žádost zaplatit částku odpovídající platbám, které zaplatila dodavateli a které ještě nebyly z jeho strany vyrovnány příslušným plněním. Ručitel je povoláván jako první a nesmí na Komisi požadovat, aby nejprve uplatnila svá práva vůči hlavnímu dlužníkovi (dodavateli). Záruka musí obsahovat informaci, že vstupuje v platnost nejpozději k datu, kdy dodavatel obdrží předběžnou platbu. Komise zprostí ručitele jeho povinností, jakmile dodavatel prokáže, že veškeré předběžné platby byly vyrovnány rovnocenným plněním. Záruka se zadržuje do té doby, dokud nebyly předběžné platby odečteny od platby zůstatku, a uvolňuje se následující měsíc. Náklady na poskytnutí takové záruky nese dodavatel. 6.2 Průběžná platba: Na konci každého období uvedeného v příloze I dodavatel předloží Komisi formální žádost o úhradu, podloženou některými z následujících dokumentů, které jsou uvedeny ve zvláštních podmínkách: technickou zprávou za příslušné období vypracovanou podle pokynů stanovených v příloze I; příslušnými fakturami, na nichž je uvedeno referenční číslo smlouvy, k níž se vztahují; prohlášením o výdajích, které mají nárok na úhradu podle článku II.7 Smlouvy.
Je-li zpráva podmínkou platby, pak má Komise od jejího přijetí určitou lhůtu uvedenou ve zvláštních podmínkách na to, aby: zprávu schválila, s poznámkami či výhradami nebo bez nich, nebo tuto lhůtu pozastavila a vyžádala si dodatečné informace; nebo zprávu zamítla a vyžádala si novou. Pokud se Komise v uvedené lhůtě nevyjádří, zpráva se považuje za schválenou. Schválení zprávy neznamená potvrzení její pravosti nebo správnosti a úplnosti nebo správnosti přiložených prohlášení či informací V případě, že si Komise vyžádá novou zprávu, protože ta, která byla předložena předtím, byla zamítnuta, musí být nová zpráva předložena ve lhůtě stanovené ve zvláštních podmínkách. I nová zpráva podléhá výše uvedeným ustanovením. 6.3 Platba zůstatku: Do šedesáti dnů od dokončení úkolů uvedených v příloze I dodavatel předloží Komisi formální žádost o úhradu, podloženou některými z následujících dokladů, které jsou uvedeny ve zvláštních podmínkách: závěrečnou technickou zprávou vypracovanou podle pokynů stanovených v příloze I; příslušnými fakturami, na nichž je uvedeno referenční číslo smlouvy, k níž se vztahují; prohlášením o výdajích, které mají nárok na úhradu podle článku II.7 Smlouvy. Je-li zpráva podmínkou platby, pak má Komise od jejího přijetí určitou lhůtu uvedenou ve zvláštních podmínkách na to, aby: zprávu schválila, s poznámkami či výhradami nebo bez nich, nebo tuto lhůtu pozastavila a vyžádala si dodatečné informace; nebo zprávu zamítla a vyžádala si novou. Pokud se Komise v uvedené lhůtě nevyjádří, zpráva se považuje za schválenou. Schválení zprávy neznamená potvrzení její pravosti nebo správnosti a úplnosti nebo správnosti přiložených prohlášení či informací. V případě, že si Komise vyžádá novou zprávu, protože ta, která byla předložena předtím, byla zamítnuta, musí být nová zpráva předložena ve lhůtě stanovené ve zvláštních podmínkách. I nová zpráva podléhá výše uvedeným ustanovením. Ustanovení týkající se plateb jsou uvedena v návrhu smlouvy v příloze V Výzvy k podávání nabídek. Platby se provádějí bez DPH, neboť Evropská společenství jsou podle článků 3 a 4 protokolu o výsadách a imunitách Evropských společenství osvobozena od veškerých daní a poplatků, včetně daně z přidané hodnoty (DPH). Na fakturách předkládaných dodavatelem musí být odděleně uvedeny částky bez DPH a hodnota DPH.
7 PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: technickou nabídku včetně návrhů popsaných v bodě 8 v souladu s požadavky podle bodu 3; veškeré doklady vztahující se k výběrovým kritériím uvedeným v bodě 0. Nabídka musí být vypracována v jednom z úředních jazyků Evropské unie. Nabídka musí být podepsaná s uvedením data. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí k ním být přiložen dopis podepsaný všemi členy s uvedením jejich závazku k poskytování služeb nabízených v nabídkovém řízení a s určením úlohy, kvalifikace a zkušeností každého člena skupiny. Minimální doba, po kterou uchazeč garantuje svou nabídku, je 2 měsíců. 8 TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči musejí do své nabídky vložit také technickou nabídku, ve které podrobně uvedou, jakým způsobem budou provádět úkoly, na něž se vztahuje smlouva, v souladu se všemi specifikacemi nabídkové řízení. Technická nabídka nesmí obsahovat žádný z dokumentů podle kritérií pro vyloučení nebo výběrových kritérií, ani nesmí odkazovat na otázky již obsažené v kritériích pro vyloučení a výběrových kritériích. Technická nabídka musí obsahovat zejména následující body: Obsahový koncept filmu, hlavní ideje Návrh scénáře Návrh vizuálního zpracování (grafika, interaktivita) Vysvětlení zasažení cílové skupiny, popis způsobů a cílů komunikace evropských témat prostřednictvím produkovaného filmu Upřesnění kompletního technického zpracování filmu Časový harmonogram projektu Návrh logistického zpracování projektu 9 KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ Uchazeči musejí svým podpisem čestně prohlásit, že se nenacházejí v žádné ze situací zmíněných v článcích 93 a 94 finančního nařízení, které se vztahuje na celkový rozpočet Evropských společenství (nařízení Rady (ES, Euratom) č. 605/2002 ze dne 25. června 2002), a které jsou uvedeny níže. Z účasti na této výzvě k podávání nabídek jsou vyloučeni uchazeči: a) na které byl vyhlášen konkurs, jsou v likvidaci, jejich podnikání podléhá soudní správě, jsou ve vyrovnacím řízení, pozastavili podnikatelskou činnost, jsou v důsledku podnikatelské činnosti v řízení nebo se na základě vnitrostátních právních a správních předpisů nacházejí v obdobné situaci;
b) kteří byli pravomocně odsouzeni pro trestný čin související s jejich podnikáním; c) kteří se dopustili vážného profesního pochybení, které bylo zadavatelem prokazatelně zjištěno; d) kteří nesplnili své povinnosti týkající se placení příspěvku na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů státu, v němž jsou usazeni, nebo podle právních předpisů státu zadavatele nebo státu, ve kterém se má uskutečnit zakázka; e) kteří byli pravomocně odsouzeni za podvod, podplácení, zločinné spolčení nebo za jinou nezákonnou činnost poškozující finanční zájmy Společenství; f) u kterých bylo v souvislosti s jiným řízením při zadávání zakázek nebo řízením o udělení grantů financovaných z rozpočtu Společenství zjištěno vážné porušení smlouvy nedodržením jejich smluvních závazků. V souladu s články 93 až 96 finančního nařízení mohou být uchazečům, kteří předložili nesprávné prohlášení nebo u nichž vyjde najevo, že vážně porušili smluvní podmínky během předchozího zadávacího řízení, uloženy správní nebo finanční sankce. Aby tyto podmínky splnili, musejí uchazeč a jeho partneři prokázat, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článcích 93 a 94 finančního nařízení. 0 VÝBĚROVÁ KRITÉRIA Uchazeč musí prokázat, že má dostatečné ekonomické, finanční, technické a odborné zdroje, aby mohl provádět úkoly uvedené v bodě 3 těchto specifikací. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí být zjištěna ekonomická a finanční způsobilost na úrovni každého ekonomického subjektu, který je součástí konsorcia nebo skupiny. Technickou a odbornou způsobilost lze zjistit na úrovni konsorcia nebo skupiny nebo na úrovni každého ekonomického subjektu, který je členem konsorcia nebo skupiny. Předkládá-li nabídku uchazeč, který má v úmysl provést část úkolů subdodavatelsky nebo je svěřit jinému ekonomickému subjektu, musí subdodavatel nebo tento ekonomický subjekt prokázat, že splňuje kritéria na ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost. Ekonomický subjekt může případně pro určitou zakázku odkázat na způsobilost jiných subjektů bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty. V tomto případě musí zadavateli prokázat, že má nezbytné prostředky pro provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu zpřístupní své zdroje.
Uchazeči musí předložit důkaz o své finanční a odborné způsobilosti tím, že k nabídce přiloží tyto údaje a dokumenty: V případě fyzických a právnických osob: Jméno, adresa, telefonní a faxové číslo, adresa elektronické pošty Daňové identifikační číslo osoby registrované k DPH Číslo bankovního účtu a název banky a adresa V případě právnických osob je kromě výše uvedených informací nutné doplnit: Právní postavení Opis zakládací smlouvy a stanov společnosti Jména a povinnosti vedoucích pracovníků Dále musejí uchazeči přiložit tyto dokumenty a nosiče: roční účetní uzávěrky za poslední dokončené účetní období; finanční identifikaci (bankovní údaje) (příloha II) vyplněnou příjemcem a ověřenou bankou (s originály podpisů); referenční film, který uchazeč v minulosti vyrobil (lze nahradit filmem tvůrce, který bude pro dodavatele zakázku zpracovávat). Uchazeči musejí rovněž přiložit životopis vedoucího projektu a zaměstnanců, kteří danou práci provedou. Dále je třeba přiložit výroční zprávu nebo její ekvivalent za poslední ukončené období. KRITÉRIA PRO UDĚLENÍ Kritéria pro udělení umožňují posoudit kvalitu nabídky provedení projektu.. Kritéria posuzování nabídek a jejich váha Kritérium A: Kvalita a komplexnost navrženého konceptu s ohledem obsahové zpracování edukativního filmu (náčrt scénáře filmu). Relevance tématického rámce s ohledem na historii EU, jejich institucí, rozhodovacích procesů a politik. Relevance obsahu filmu vzhledem k možnostem jeho využití pro vzdělávací účely. Kritérium B: Konkrétní formy technického/grafického/uměleckého zpracování edukativního filmu. Vizuální podoba filmu. Kritérium C: Schopnost komunikovat evropská témata zábavnou a nenásilnou formou, interaktivní pojetí zpracovávaných témat, vytvoření příběhu, který by žáky/studenty zaujal.
Váha jednotlivých kritérií vzhledem k celkovému hodnocení projektu: Kritérium A: 40 Kritérium B: 20 Kritérium C: 40 Celkem 00 Nabídky, které v celkovém součtu dosáhnou méně než 60% v celkovém součtu, či méně než 50% v jednom či více zadaných kritérií, budou vyřazeny z dalšího hodnocení. Kontrakt bude uzavřen se subjektem, který předloží ekonomicky nejvýhodnější nabídku, tedy s tím, jehož nabídka bude obsahovat nejvýhodnější poměr mezi kvalitou a cenou. Tento poměr se získá vydělením celkového hodnocení projektu cenou jednoho edukativního filmu. Závěrečné hodnocení Celkové hodnocení projektu/ Cena edukativního filmu Přílohy: Příloha I: Formulář pro rozpočet Příloha II: Formulář pro finanční identifikaci Příloha III: Právní subjekt - Formulář pro soukromou společnost nebo fyzickou osobu Příloha IV: Kontrolní seznam dokumentace k nabídce Příloha V: Návrh smlouvy (pro informaci)
Tato tabulka musí být přiložena k nabídce TENTO FORMULÁŘ POUŽIJTE POUZE PRO NABÍZENOU CENU FORMULÁŘ MUSÍ BÝT PODEPSÁN NABÍZENÁ CENA SPLŇUJÍCÍ VŠECHNY PŘÍSLUŠNÉ SPECIFIKACE VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ Upozornění: v okénku na této stránce musí být uvedena pouze jedna částka. Nesmí být doplněna žádnými poznámkami nebo připomínkami. Nabídka, která tyto podmínky nedodrží, bude považována za neplatnou a bude tudíž odmítnuta. CENA JEDNOHO EDUKATIVNÍHO FILMU V EUR BEZ DPH JMÉNO PŘEDKLADATELE NABÍDKY: DATUM: PODPIS:
Tvorba edukativních filmů o Evropské unii pro žáky základních škol a studenty středních škol. Kontrolní seznam VYPLŇTE A PŘILOŽTE K DOKLADŮM UVEDENÝM NÍŽE Č. Doklad Počet kopií Vloženo do nabídkové složky? Příloha I: Datovaná a podepsaná nabídka. Údaje o koordinátorovi a projektu. 2 Příloha II: Vyrovnaný předběžný rozpočet rozdělený na jednotlivé položky celkových nákladů. 3 Příloha III: Formulář finanční identifikace (bankovní údaje), datovaný a podepsaný majitelem účtu a potvrzený bankou (razítko a podpis). Formulář pro každou zemi je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_fr.htm 5 Příloha IV: Formulář pro právní subjekt, datovaný a podepsaný, a kopie usnesení, zákona, předpisu, nebo rozhodnutí, kterým se zakládá dotčený subjekt, nebo, pokud předem uvedený dokument není k dispozici, jiný úřední doklad dokládající ustavení subjektu. Formulář je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_fr.htm 6 Uchazeč a jeho partneři musí doložit, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článku 93 a článku 94 finančního nařízení. 7 Stanovy, nebo podepsané prohlášení s vysvětlením, pokud se stanovy podle vnitrostátního práva nepožadují. 8 Výkaz zisků a ztrát a rozvaha v posledním uzavřeném účetním období. 9 Životopis (CV) vedoucího projektu a zaměstnanců, které budou provádět práce. Nejnovější zpráva o činnosti.