Příloha I Podmínky zadávacího řízení ze dne 2. března 2009 SPECIFIKACE Produkce "open air" festivalu k oslavě Dne Evropy (9. května), který bude informovat o záležitostech EU, propagovat 5.výročí rozšíření EU, nadcházející volby do Evropského parlamentu a evropský rok kreativity a inovací VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ. NÁZEV Produkce "open air" festivalu k oslavě Dne Evropy (9. května), který bude informovat o záležitostech EU, propagovat 5.výročí rozšíření EU, nadcházející volby do Evropského parlamentu a evropský rok kreativity a inovací 2. CÍL A SOUVISLOSTI V letošním roce slavíme 5 let od východního rozšíření Evropské unie, v červnu letošního roku se budou konat volby do Evropského parlamentu. V první polovině roku 2009 Česká republika předsedá Radě Evropské unie, Evropská unie rok 2009 vyhlásila za Evropský rok kreativity a inovací. Zastoupení Evropské komise v České republice hodlá zvýšit povědomí o 5. výročí rozšíření a informovat občany o jeho přínosech. Našim cílem je také informovat občany o nadcházejících volbách do Evropského parlamentu a povzbudit potenciální voliče k účasti v těchto vobách. V neposlední řadě chceme poukázat na cíle Evropského roku kreativity a inovací v rámci letošních oslav Dne Evropy (9. května), a to ve formě kulturní a informační akce pro veřejnost.
Zastoupení EK proto vyhlašuje výzvu k podávání nabídek na produkci hudebního "open air" festivalu, který se bude konat v Praze na Staroměstském náměstí 9. května. Hlavním bodem programu budou hudební vystoupení, v kontextu rozšíření Evropské unie o 0 nových států v roce 2004. Akce by také měla umožnit účast a prezentaci činností různých subjektů a institucí zapojených do propagace kreativity a inovací v České republice. V neposlední řadě instituce a orgány EU (Zastoupení Evropské komise, Informační kancelář Evropského parlamentu a informační síť EK), jakož i české předsednictví v Radě EU a příští švédské předsednictví by měly mít prostor k vlastní prezentaci na veřejnosti. Hudební program by měl zahrnovat známé umělce z národní, a mezinárodní scény. Speciální důraz při výběru umělců bude kladen na diverzitu, multikulturalitu a menšiny. Akce bude prezentována s vizuální identitou a logem Zastoupení Evropské komise. Specifikace programu: celodenní program složený z vystoupení známých kapel a osobností regionálního, národního i mezinárodního významu z oblasti kulturní a politické (zajištění ve spolupráci s Úřadem vlády). V odpoledních hodinách bude program orientován především na rodiny a děti, večerní pak na široké spektrum publika. Úspěšná nabídka musí obsahovat logistické řešení a produkci akce, návrh programu a koordinace propagačních aktivit. 3. OBSAH 3.. Úkoly: Dodavatel je zodpovědný za produkci akce. To zahrnuje: Návrh umělců a uzavření smluv s nimi Vypracování programu Režie vystoupení Zajištění scény a technického vybavení Pořadatelství a catering pro umělce Zajištění mobilních toalet v odpovídajícím počtu dle předpokládané návštěvy akce Zajištění odpovídajících bezpečnostních opatření včetně zajištění bezpečnosti v den konání akce (ve spolupráci se soukromou bezpečnostní agenturou a městskou policií) Zajištění velkoplošné LED obrazovky k promítání klipů a záběrů z místa konání Koordinaci finální verze programu se Zastoupením Evropské komise v Čerské republice, orgány českého předsednictví v Radě EU, informační kanceláří Evropského parlamentu a národním koordinátorem Evropského roku kreativity a inovací Organizace prostoru pro vystoupení podle dohody s orgány města a projednání akce s organy města Zprostředkování kontaktů s účastníky (instituce EU, české předsednictví, občanská sdružení) Propagaci akce vhodným způsobem v regionálních médiích společně s plakátovou a letákovou kampaní na území Prahy. Pronájem prostor pro umístění plakátů bude hrazen zvlášť Zastoupením Evropské komise.
Zajištění souhlasu vystupujících umělců s případným promítáním videa z akce na stránkách EUtube a souhlasu k použití fotografií z akce na stránkách Zastoupení Evropské komise v České republice 3.2. Zprávy a dokumentace Vedle konečných faktur předloží dodavatel Komisi zprávu o návštěvnosti a fotografickou a videodokumentaci akce. 3.3. Místo výkonu a délka poskytované služby Akce se bude pořádat na Staroměstském náměstí v Praze dne 9. května. Závěrečná zpráva musí být předložena do 26. května. 4. ROZSAH ZAKÁZKY Maximální rozpočet stanovený pro toto nabídkové řízení je 40 000 EUR. 5. SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem smlouvy sestavené mezi Zastoupením v České republice a uchazečem, jemuž bude zakázka svěřena. Tato smlouva stanoví právní, finanční, administrativní a technické podmínky, které jsou platné po celou dobu jejího trvání, včetně indexace cen. Návrh smlouvy je uveden v příloze 5 výzvy k podávání nabídek. Nabídka uchazeče musí být vypracována s přihlédnutím k návrhu smlouvy. Uzavírání subdodavatelských smluv během provádění zakázky je možné pouze s předchozím písemným souhlasem zadavatele. V každém případě nese dodavatel výlučnou odpovědnost za provedení zakázky. 6. PLATEBNÍ PODMÍNKY A NÁLEŽITOSTI 6.. PŘEDBĚŽNÁ PLATBA Dodavatel předloží finanční záruku formou bankovní nebo rovnocenné záruky poskytnutou bankou nebo oprávněným finančním ústavem (ručitelem), která se rovná částce uvedené v článku I.4.. smlouvy, s cílem pokrýt předběžné financování v rámci smlouvy. Tuto záruku může nahradit společná a nerozdílná záruka třetí strany. 6.2. Platba zůstatku Platba zůstatku bude provedena do 60 dnů od dokončení úkolů uvedených v bodě 3.. Platba bude provedena jednorázově za služby poskytnuté během 3 měsíců v roce na základě vypracování zprávy uvedené v bodě 3.2 a po předložení řádně vystavené faktury, která je v souladu s vnitrostátními účetními předpisy. Ustanovení týkající se plateb jsou uvedena v návrhu smlouvy v příloze 2 výzvy k podávání nabídek. Platby se provádějí bez DPH, neboť Evropská společenství jsou podle článků 3 a 4 protokolu o výsadách a imunitách Evropských společenství osvobozena od veškerých daní a poplatků, včetně daně z přidané hodnoty (DPH).
Na fakturách předkládaných dodavatelem musí být odděleně uvedeny částky bez DPH a hodnota DPH. 7. PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: technickou nabídku včetně návrhů popsaných v bodě 8 v souladu s požadavky podle bodu 3; veškeré doklady vztahující se k výběrovým kritériím uvedeným v bodě 0. Nabídka musí být vypracována v jednom z úředních jazyků Evropské unie. Nabídka musí být podepsaná s uvedením data. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí k ním být přiložen dopis podepsaný všemi členy s uvedením jejich závazku k poskytování služeb nabízených v nabídkovém řízení a s určením úlohy, kvalifikace a zkušeností každého člena skupiny. Minimální doba, po kterou uchazeč garantuje svou nabídku, je 2 měsíců. 8. TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči musejí do své nabídky vložit také technickou nabídku, ve které podrobně uvedou, jakým způsobem budou provádět úkoly, na něž se vztahuje smlouva, v souladu se všemi specifikacemi nabídkové řízení. Technická nabídka musí mít stejnou strukturu jako předmět zakázky (viz bod 3 těchto specifikací). Technická nabídka nesmí obsahovat žádný z dokumentů podle kritérií pro vyloučení nebo výběrových kritérií, ani nesmí odkazovat na otázky již obsažené v kritériích pro vyloučení a výběrových kritériích. 9. KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ Uchazeči musejí svým podpisem čestně prohlásit, že se nenacházejí v žádné ze situací zmíněných v článcích 93 a 94 finančního nařízení, které se vztahuje na celkový rozpočet Evropských společenství (nařízení Rady (ES, Euratom) č. 605/2002 ze dne 25. června 2002), a které jsou uvedeny níže. Z účasti na této výzvě k podávání nabídek jsou vyloučeni uchazeči: a) na které byl vyhlášen konkurs, jsou v likvidaci, jejich podnikání podléhá soudní správě, jsou ve vyrovnacím řízení, pozastavili podnikatelskou činnost, jsou v důsledku podnikatelské činnosti v řízení nebo se na základě vnitrostátních právních a správních předpisů nacházejí v obdobné situaci; b) kteří byli pravomocně odsouzeni pro trestný čin související s jejich podnikáním; c) kteří se dopustili vážného profesního pochybení, které bylo zadavatelem prokazatelně zjištěno; d) kteří nesplnili své povinnosti týkající se placení příspěvku na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů státu, v němž jsou usazeni, nebo
podle právních předpisů státu zadavatele nebo státu, ve kterém se má uskutečnit zakázka; e) kteří byli pravomocně odsouzeni za podvod, podplácení, zločinné spolčení nebo za jinou nezákonnou činnost poškozující finanční zájmy Společenství; f) u kterých bylo v souvislosti s jiným řízením při zadávání zakázek nebo řízením o udělení grantů financovaných z rozpočtu Společenství zjištěno vážné porušení smlouvy nedodržením jejich smluvních závazků. V souladu s články 93 až 96 finančního nařízení mohou být uchazečům, kteří předložili nesprávné prohlášení nebo u nichž vyjde najevo, že vážně porušili smluvní podmínky během předchozího zadávacího řízení, uloženy správní nebo finanční sankce. Aby tyto podmínky splnili, musejí uchazeč a jeho partneři prokázat, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článcích 93 a 94 finančního nařízení. 0. VÝBĚROVÁ KRITÉRIA Uchazeč musí prokázat, že má dostatečné ekonomické, finanční, technické a odborné zdroje, aby mohl provádět úkoly uvedené v bodě 3 těchto specifikací. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí být zjištěna ekonomická a finanční způsobilost na úrovni každého ekonomického subjektu, který je součástí konsorcia nebo skupiny. Technickou a odbornou způsobilost lze zjistit na úrovni konsorcia nebo skupiny nebo na úrovni každého ekonomického subjektu, který je členem konsorcia nebo skupiny. Předkládá-li nabídku uchazeč, který má v úmysl provést část úkolů subdodavatelsky nebo je svěřit jinému ekonomickému subjektu, musí subdodavatel nebo tento ekonomický subjekt prokázat, že splňuje kritéria na ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost. Ekonomický subjekt může případně pro určitou zakázku odkázat na způsobilost jiných subjektů bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty. V tomto případě musí zadavateli prokázat, že má nezbytné prostředky pro provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu zpřístupní své zdroje. Uchazeči musí předložit důkaz o své finanční a odborné způsobilosti tím, že k nabídce přiloží tyto údaje a dokumenty: V případě fyzických a právnických osob: Jméno, adresa, telefonní a faxové číslo, adresa elektronické pošty Daňové identifikační číslo osoby registrované k DPH Číslo bankovního účtu a název banky a adresa V případě právnických osob je kromě výše uvedených informací nutné doplnit: Právní postavení Opis zakládací smlouvy a stanov společnosti Jména a povinnosti vedoucích pracovníků
Dále musejí uchazeči přiložit tyto dokumenty: - roční účetní uzávěrky za poslední dokončené účetní období; - finanční identifikaci (bankovní údaje) (příloha II) vyplněnou příjemcem a ověřenou bankou (s originály podpisů). Uchazeči musejí rovněž přiložit životopis vedoucího projektu a zaměstnanců, kteří danou práci provedou. Dále je třeba přiložit výroční zprávu nebo její ekvivalent za poslední ukončené období.. KRITÉRIA PRO UDĚLENÍ Kritéria pro udělení umožňují posoudit kvalitu nabídky provedení projektu.. Kritéria posuzování nabídek a jejich váha Kritérium A: Vyhodnocení nákladové efektivnosti nabídky 50% Kritérium B: Významnost navržených umělců 5% Kritérium C: Předchozí zkušenosti dodavatele z organizování podobných akcí na vnitrostátní a mezinárodní úrovni 20% Kritérium D: Možnosti účasti a prezentace činností institucí a občanských sdružení - 5% Přílohy: Příloha I: Formulář pro rozpočet (anglická verze) Příloha II: Formulář pro finanční identifikaci Příloha III:a: Právní subjekt - Formulář pro soukromou společnost Příloha III.b: Právní subjekt - Formulář pro veřejnoprávní subjekt Příloha IV: Kontrolní seznam dokumentace k nabídce(anglická verze) Příloha V: Návrh smlouvy (pro informaci)
Tato tabulka musí být přiložena k nabídce TENTO FORMULÁŘ POUŽIJTE POUZE PRO NABÍZENOU CENU FORMULÁŘ MUSÍ BÝT PODEPSÁN NABÍZENÁ CENA SPLŇUJÍCÍ VŠECHNY PŘÍSLUŠNÉ SPECIFIKACE VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ Upozornění: v okénku na této stránce musí být uvedena pouze jedna částka. Nesmí být doplněna žádnými poznámkami nebo připomínkami. Nabídka, která tyto podmínky nedodrží, bude považována za neplatnou a bude tudíž odmítnuta. CELKOVÁ CENA NABÍDKY V EUR BEZ DPH JMÉNO PŘEDKLADATELE NABÍDKY: DATUM: PODPIS:
Produkce "open air" festivalu k oslavě Dne Evropy (9. května), který bude informovat o záležitostech EU, propagovat 5.výročí rozšíření EU, nadcházející volby do Evropského parlamentu a evropský rok kreativity a inovací Kontrolní seznam VYPLŇTE A PŘILOŽTE K DOKLADŮM UVEDENÝM NÍŽE Č. Doklad Počet kopií Vloženo do nabídkové složky? Příloha I: Datovaná a podepsaná nabídka. Údaje o koordinátorovi a projektu. 2 Příloha II: Vyrovnaný předběžný rozpočet. 3 Příloha III: Formulář finanční identifikace (bankovní údaje), datovaný a podepsaný majitelem účtu a potvrzený bankou (razítko a podpis). Formulář pro každou zemi je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_fr.htm 5 Příloha IV: Formulář pro právní subjekt, datovaný a podepsaný, a kopie usnesení, zákona, předpisu, nebo rozhodnutí, kterým se zakládá dotčený subjekt, nebo, pokud předem uvedený dokument není k dispozici, jiný úřední doklad dokládající ustavení subjektu. Formulář je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese http://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers_fr.htm 6 Uchazeč a jeho partneři musí doložit, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článku 93 a článku 94 finančního nařízení. 7 Stanovy, nebo podepsané prohlášení s vysvětlením, pokud se stanovy podle vnitrostátního práva nepožadují. 8 Výkaz zisků a ztrát a rozvaha v posledním uzavřeném účetním období. 9 Životopis (CV) vedoucího projektu a zaměstnanců, které budou provádět práce. Nejnovější zpráva o činnosti.