Účtování o přijatých zálohách - KALKUL2 Datum poslední změny: 16.07.2004. Následující text ukazuje možnosti programu KALKUL2 (předpokládá se použití verze K1V05.12-25) při předkontaci a účtování: vydaných zálohových faktur, příjmu úhrady záloh, zavedení zdanění zálohové platby do systému DPH a vyúčtovací faktury. Využívá se přitom poloautomatických funkcí programu KALKUL2, omezujících možnost vzniku chyb a umožňujících provádění důsledných kontrol na konci platebních období (zjištění, zda všechny přijaté platby záloh byly zavedeny do systému DPH). Následující postup se použije, pokud je zřejmé, že nelze okamžitě dodat zboží/službu (tj. že nebude ihned vystavena vyúčtovací faktura s datem zdanitelného plnění shodným nebo předcházejícím datum úhrady platby). Pozn. Veškeré zde uvedené úpravy se netýkají vlastního programu, nýbrž doplnění záznamů v definičních databázích. Takové změny si může provést každý uživatel sám a přizpůsobit si činnost programu vlastním potřebám a vlastní interpretaci zákonů. Berte proto prosím následující text spíše jako ukázku možnosti uživatelské modifikace programu K2, než jako doporučený účetní postup. Obsah A. Konfigurace B. Zálohová faktura C. Vyúčtovací faktura a.číselník typů dokladů a. Vytvoření zálohové faktury a. Vytvoření vyúčtovací faktury b. Číselník účtů b. Úhrada zálohové faktury b. Zaúčtování vyúčtovací faktury c. Číselník souvztažností c. Zdanění zálohové platby c. Kontrola d. Definice přiznání k DPH e. Číselník zásob A. Konfigurace Aby bylo možné použít následující postup, je třeba provést následující změny v konfiguraci programu. A.a. Číselník typů dokladů Nový typ vydaného daňového dokladu: zdanění (přijaté) zálohové platby ZZP. Nový typ vydaného daňového dokladu: vyúčtování (přijaté) zálohové platby VZP. A.b. Číselník účtů Nové účty: 324219 - Zdaněné zálohové platby v základní sazbě 324215 - Zdaněné zálohové platby ve snížené sazbě 324300 - Zálohové platby vyúčtované A.c. Číselník souvztažností Nové (modifikované) souvztažnosti: 815001 - vystavení zálohové faktury VZF (předkontace) 015001 - přijatá úhrada zálohové faktury (duální k předkontační souvztažnosti 815001) 815010 - zdanění zálohové platby (vystavením ZZP) 015010 - zdanění zálohové platby (ručním zaúčtováním) 814010 - vystavení dokladu o vyúčtování zálohové platby VZP (předkontace) 014010 - odúčtování zdanění zálohové platby a jejího vyúčtování (VID) A.d. Definice přiznání k DPH Nové vazby:
účet 324219 - cena v základní sazbě (jako 602219, 604219) účet 324215 - cena ve snížené sazbě (jako 602215, 604215) A.e. Číselník zásob V následujícím příkladu je použito tržeb za zboží i služby v obou sazbách DPH. Předpokládá se, že při vystavování dokladů je použito číselníků. V číselníku úkonů jsou podchyceny služby (alespoň jedním záznamem se sníženou sazbou a alespoň jedním záznamem se základní sazbou). V číselníku zásob je nutné správně nastavit kód plnění DPH tak, aby v odpovídajícím záznamu číselníku plnění byl nastaven příznak rozlišení na zboží. Je to nutné proto, aby program mohl rozlišit při přenosech informace z vystavených dokladů, zda se jedná o zboží (v číselníku zásob mohou být teoreticky i jiné položky, např. materiál, nedokončená výroba atp.). Pokud používáte implicitní obsah číselníku plnění DPH, postačí u všech položek číselníku zásob, které podchycují zboží, nastavit kód plnění DPH rovný "08" (místo implicitně přednabízeného "07"). B. Zálohová faktura Předpokládejme vydanou zálohovou fakturu, vystavenou na obchodní transakci s cenou 1000 Kč (800 Kč zboží, 200 Kč služby) v základní sazbě (19%) DPH a 2000 Kč (1500 Kč zboží, 500 Kč služby) ve snížené sazbě (5%) DPH. Zálohová faktura zahrnuje cenu i DPH, takže její celková částka je 1190 + 2100 = 3290 Kč. B.a. Vytvoření zálohové faktury Vytvoření zálohové faktury a její předkontace. Souvztažnost 815001 (za vystaveným dokladem VZF): 311000 324000 +3290 311000 - Pohledávky, odběratelé 324000 - Přijaté zálohy Stav: V pohledávkách je celková výše zálohy. V závazcích je celková výše zálohy. Vystavení zálohové faktury má zde charakter závazku i pohledávky současně. B.b. Úhrada zálohové faktury Záloha byla uhrazena: je třeba vyčistit pohledávkový účet 311000 a platbu umístit na bankovní účet 221000. Souvztažnost 015001 (ruční účtování): 221000 311000 +3290 221000 - Bankovní účet 311000 - Pohledávky, odběratelé Vzhledem k povinnosti zdanit zálohovou platbu provedenou před dnem zdanitelného plnění, přesouvá se uhrazená záloha ze závazkového účtu s přijatými zálohami 324000 na závazkový podúčet 324100, obsahující přijaté (uhrazené) zálohy s povinnosti zdanit platbu. 324000 324100 +3290 324000 - Přijaté zálohy
Stav: Pohledávky jsou vynulovány. Uhrazená záloha je v bankovním účtu 221000. Zůstává závazek ve výši přijaté zálohy převedený na závazkový účet 324100 obsahující přijaté zálohové platby ke zdanění. Obecně platí: nenulový zůstatek na účtu 324100 znamená, že některé přijaté zálohové platby nebyly doposud zdaněné (podklad pro kontrolu). Pozn. Pokud se rozhodnete, že o vystavené zálohové faktuře účtovat nebudete, pak nepoužijete souvztažnost 815001 a 015001. Účtovat budete pouze úhradu zálohové platby na účty MD=221000 a DAL=324100. Následující kroky budou i pro tento postup stejné. B.c. Zdanění zálohové platby Tímto úkonem se celková hodnota závazku vzniklého ze zálohové platby dělí na cenu a jí odpovídající DPH podle jednotlivých sazeb. Přijatá platba se přesouvá z účtu uhrazených záloh ke zdanění na dva účty zdaněných přijatých záloh (pouze ceny podle sazeb) a na závazkové účty pro odvod DPH (pouze DPH podle sazeb). Pokud vystavíte programem speciální doklad pro zdanění přijaté zálohové platby ZZP, provede se zaúčtování automaticky na základě souvztažnosti 815010. Souvztažnost 015010 slouží k ručnímu zaúčtování. Souvztažnost 815010 (za vystaveným dokladem ZZP) nebo 015010 (při ručním účtování): 324100 324219 +1000 324219 - Zdaněné zálohové platby v základní sazbě 324100 324215 +2000 324215 - Zdaněné zálohové platby ve snížené sazbě 324100 343219 +190 343219 - DPH na výstupu, základní sazba 324100 343215 +100 343215 - DPH na výstupu, snížená sazba Pozn. V textu použité částky DPH jsou informativní a byly schválně počítány metodou "zdola" (použití haléřových částek by zhoršilo orientaci). Pokud by se DPH počítalo "shora" z celkové částky zálohy použitím koeficientu zaokrouhleného na čtyři desetinná místa, budou hodnoty DPH (a tedy i ceny získané odečtením DPH od celkové částky) jemně odlišné. Je na uživateli, kterou metodu výpočtu DPH použije, program lze přizpůsobit pro oba dva postupy výpočtu. Stav: Závazkový účet 324100 je vyčištěn. Závazek odpovídající uhrazené zálohové platbě je přemístěn do dvou částí. Jednak do závazkových účtů 324219, 324215 (obsahují ceny bez DPH), které lze interpretovat jako závazek vůči obchodnímu partnerovi dodat mu předplacené zboží/služby. Jednak do závazkových účtů 343219 a 343215 (obsahují DPH), které lze interpretovat jako závazek vůči státu odvést příslušnou DPH.
C. Vyúčtovací faktura C.a. Vytvoření vyúčtovací faktury Při dodávání zboží/služby je vystavena vyúčtovací faktura. Na vyúčtovací faktuře je obsažena i zálohová platba se záporným znaménkem. Pro předkontaci je použito nové souvztažnosti 814010, určené právě pro předkontaci vyúčtovacích faktur, které byly plně uhrazeny zálohovou platbou a zdaněné výše uvedeným postupem. Souvztažnost 814010 (za vystaveným dokladem VZP): 311000 604219 +800 604219 - Tržby z prodeje zboží, cena v základní sazbě 311000 602219 +200 602219 - Tržby z prodeje služeb, cena v základní sazbě 311000 604215 +1500 604215 - Tržby z prodeje zboží, cena ve snížené sazbě 311000 602215 +500 602215 - Tržby z prodeje služeb, cena ve snížené sazbě 311000 343219 +190 343219 - DPH na výstupu, základní sazba 311000 343215 +100 343215 - DPH na výstupu, snížená sazba 311000 324300-3290 324300 - Zálohové platby vyúčtované Stav: Nenulový obsah účtu 324300 znamená, že zálohově uhrazená platba byla vyúčtována fakturou, avšak nebyl proveden poslední krok pro narovnání účetních poměrů v oblasti závazků.
C.b. Zaúčtování vyúčtovací faktury Předpokládá se nepeněžní platbu, takže jde o interní doklad VID. Provádí dočištění spočívající v úklidu závazku vůči obchodnímu partnerovi, který plně zaplatil zálohově, tato zálohová platba byla zdaněná výše uvedeným způsobem a kterému bylo dodáno zboží/služba včetně vystavení vyúčtovací faktury. Souvztažnost 014010 (ruční účtování): 324000 324300 +3290 324300 - Zálohové platby vyúčtované 324000 324219-1000 324219 - Zdaněné zálohové platby v základní sazbě 324000 324215-2000 324215 - Zdaněné zálohové platby ve snížené sazbě 324000 343219-190 343219 - DPH na výstupu, základní sazba 324000 343215-100 343215 - DPH na výstupu, snížená sazba C.c. Kontrola Po ukončení všech kroků je výsledkem transakce: a) nárůst peněžních prostředků na bankovním účtu (221000) b) nárůst tržeb za zboží/služby v jednotlivých sazbách DPH (604219, 604215, 602219, 602215) c) nárůst závazku vůči státu z hlediska povinnosti odvést DPH (343215, 353219) 221000 +3290 604219 +800 604215 +1500 602219 +200 602215 +500 343219 +190 343215 +100