Objednatel: Ministerstvo zemědělství Samostatné oddělení veřejných zakázek Zpracovatel: CS PROJECT spol. s r.o. Avenir Business Park Radlická 740/113d 158 00 Praha 5 IČ: 41 69 02 06 Praha, listopad - prosinec 2008
Obsah 1. VÝCHODISKA PRO ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTU...4 1.1 INFORMACE O NÁVAZNOSTI NA PŘEDCHOZÍ PROJEKTY...4 1.2 PŘEDMĚT PROJEKTU...5 2. ZÁKLADNÍ KONCEPT A DOPORUČENÍ PRO JEHO IMPLEMENTACI...7 2.1 ORGANIZAČNÍ MODEL...7 2.2 SMLUVNÍ ZAJIŠTĚNÍ...8 2.3 PRÁVA A POVINNOSTI CENTRÁLNÍHO ZADAVATELE A POVĚŘUJÍCÍCH ZADAVATELŮ...9 2.4 DOPORUČENÉ ZMĚNY VE VNITŘNÍCH PŘEDPISECH MINISTERSTVA...11 2.5 OTÁZKA UKONČENÍ SMLUVNÍCH VZTAHŮ...12 2.6 OBSAH SMLUV UZAVŘENÝCH MEZI CENTRÁLNÍM ZADAVATELEM A VÍTĚZNÝM DODAVATELEM...13 3. ANALÝZA PROCESU NAKUPOVÁNÍ VYBRANÝCH KOMODIT...15 3.1 POUŽITÁ METODIKA ANALÝZY...15 3.2 VÝSTUPY ANALÝZY...16 4. ZAVEDENÍ SYSTÉMU MANAGEMENTU JAKOSTI...19 4.1 CHARAKTERISTIKA SYSTÉMU MANAGEMENTU JAKOSTI...19 4.2 OHRANIČENÍ ZAVÁDĚNÉHO SYSTÉMU MANAGEMENTU JAKOSTI...20 4.3 POSTUP ZAVEDENÍ MANAGEMENTU JAKOSTI...20 4.4 ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA VYTVOŘENÉ DOKUMENTACE...22 5. NÁVRH DALŠÍHO POSTUPU SMĚREM K CERTIFIKACI SYSTÉMU JAKOSTI...24 PŘÍLOHA Č. 1 INFORMACE O PRŮBĚŽNÉM STAVU PILOTNÍHO PROJEKTU CENTRALIZOVANÉHO ZADÁVÁNÍ S IMPLEMENTACÍ INFORMAČNÍ PODPORY PRO ELEKTRONICKÉ ZADÁVÁNÍ...25 PŘÍLOHA Č. 2 SEZNAM ORGANIZACÍ V RESORTU MINISTERSTVA, KTERÉ PROJEVILY ZÁJEM O CENTRALIZOVANÉ ZADÁVÁNÍ...26 PŘÍLOHA Č. 3 NÁVRH SMLOUVY O CENTRALIZOVANÉM ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK...27 PŘÍLOHA Č. 4 SCHÉMATA PROCESU CENTRALIZOVANÉHO NÁKUPU...28 PŘÍLOHA Č. 5 PŘÍRUČKA KVALITY PRO QMS...29 Strana: 2/30
PŘÍLOHA Č. 6 NÁVRH NAVAZUJÍCÍ DOKUMENTACE K ZAVEDENÉMU QMS...30 PŘÍLOHA Č. 7 PROCESNÍ MODEL ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK (POUZE V ELEKTRONICKÉ VERZI ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY)...31 Strana: 3/30
1. Východiska pro zpracování dokumentu 1.1 Informace o návaznosti na předchozí projekty V roce 2007 byla provedena analýza možností využití institutu centrálního zadavatele, jejímž zpracováním bylo naplněno opatření J.1 Národního plánu 1. V rámci této analýzy byl popsán současný stav procesu zadávání veřejných zakázek v resortu Ministerstva zemědělství ČR (dále jen MZe) a identifikována slabá místa v tomto procesu. Dále byl navržen cílový stav procesu zadávání veřejných zakázek, jehož součástí je také zavedení institutu centrálního zadavatele a nastaven základní koncept centralizovaného zadávání. V roce 2008 byl následně v rámci projektu Implementace centralizovaného zadávání rozpracován základní koncept centralizovaného zadávání do prováděcích postupů, tj. byly jednoznačně vymezeny působnosti, pravomoci a odpovědnosti jednotlivých účastníků centralizovaného zadávání. Výstupy z těchto aktivit zahrnovaly: modely centralizovaného zadávání VZ u jednotlivých komodit, vzor smlouvy o centralizovaném zadávání, návrh příkazu ministra upravující centralizované zadávání, mapu procesů centralizovaného zadávání o postup centralizovaného zadávání VZ, o doporučený postup přípravy komodity na centralizované zadávání VZ, metodický postup pro vybrané aspekty centralizovaného zadávání v resortu MZe, data o spotřebě a uzavřených smlouvách u komodit z užšího seznamu o data o spotřebě komodit za roky 2006, 2007 a 2008 (odhad) za MZe (ústředí a ZA a PÚ), o data o spotřebě komodit za roky 2006, 2007 a 2008 (odhad) za OSS podřízené MZe, data o uzavřených smlouvách o data o uzavřených smlouvách za ústředí MZe, 1 viz usnesení vlády České republiky ze dne 10. května 2006 č. 500 Strana: 4/30
o data o uzavřených smlouvách za zemědělské agentury, o data o uzavřených smlouvách za OSS podřízené MZe. Dále byl v souvislosti s Národním plánem vytvořen dokument Informace o průběžném stavu pilotního projektu centralizovaného zadávání s implementací informační podpory pro elektronické zadávání. Zpracováním tohoto dokumentu naplnilo MZe povinnost, kterou mu uložila vláda ČR opatřením J.7.2 v Národním plánu za rok 2007. Tento dokument je uveden v Příloze č. 1. 1.2 Předmět projektu Na výše uvedené výstupy navazují aktivity prováděné v rámci tohoto projektu s názvem PORADENSTVÍ PŘI IMPLEMENTACI. Jedná se o následující činnosti: Porovnání návrhů postupů se stávající legislativou včetně interních právních předpisů zadavatele; zpracování návrhu implementace navržených postupů do interních předpisů zadavatele. Výstupy této aktivity jsou obsahem kapitoly 2. Zpracování stanoviska týkající se vlivu navržených postupů na přípravu a formulaci zadávacích podmínek a zadávací dokumentace centralizovaně zadávaných veřejných zakázek, a to včetně smlouvy/smluv o centralizovaném zadávání veřejných zakázek na dané komodity. Výstupy této aktivity jsou obsahem kapitoly 2. Analýza procesů související s nakupováním vybraných komodit, jež budou předmětem centralizovaného zadávání. Jedná se o následující komodity: o Elektrická energie o Plyn o Facility management ostraha, údržba, úklid o Kancelářské potřeby o Tiskové služby Strana: 5/30
Výstupy této aktivity jsou obsahem kapitoly 3. Vytvoření podkladů pro zavedení systému managementu kvality dle normy ČSN EN ISO 9001 pro proces centralizovaného nákupu odboru vnitřní správy Ministerstva zemědělství (v rámci tohoto procesu jsou nakupovány výše uvedené komodity). Výstupy této aktivity jsou obsahem kapitoly 4. Celý implementační proces centralizovaného zadávání je znázorněn na následujícím schématu. Strana: 6/30
2. Základní koncept centralizovaného zadávání a doporučení pro jeho implementaci 2.1 Organizační model centralizovaného zadávání Koncept centralizovaného zadávání VZ v resortu MZe počítá s následujícími subjekty: centrální zadavatel roli centrálního zadavatele bude v resortu MZe plnit ministerstvo zemědělství. Vnitřním předpisem/řídicím aktem bude výkonem centralizovaného zadávání pro určitou komoditu na MZe pověřen organizační útvar, do jehož gesce spadá na základě vnitřních předpisů nákup příslušné komodity. Centrální zadavatel bude pořizovat dodávky, služby a stavební práce na účet zadavatelů zařazených do systému centralizovaného zadávání, ale i pro MZe samotné, pověřující zadavatelé zadavatelé spadající do resortu MZe, kteří smluvně pověří centrálního zadavatele k výkonu centralizovaného zadávání. Organizační model centralizovaného zadávání VZ v resortu MZe je znázorněn na následujícím schématu. Strana: 7/30
MZe Ministr zemědělství Centrální zadavatel pro komoditu A V organizaci MZe je centralizované zadávání realizováno na základě příkazu ministra Centrální zadavatel pro komoditu B Podřízené organizace MZe Státní veterinární správa ČR Česká plemenářská inspekce Smlouva o centralizované m zadávánína komoditu A Státní rostlinolékařská správa Pro podřízené organizace MZe je centralizované zadávání realizováno na základě příkazu ministra či jiného řídícího aktu a smlouvy o centralizovaném zadávání 2.2 Smluvní zajištění centralizovaného zadávání Na základě analytických činností uvedených v kapitole 1.1 přistoupilo MZe k centralizovanému zadávání veřejných zakázek na nákup některých komodit. Vybranými komoditami jsou zejména služby mobilních operátorů, nákup elektrické energie a zemního plynu. Dále je zvažováno centralizované zadávání facility managementu, tiskových služeb či pojišťovacích služeb. Základním prvkem pro centralizované zadávání veřejných zakázek je dohoda mezi centrálním zadavatelem a pověřujícími zadavateli, předvídaná v ust. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jako Zákon). Strana: 8/30
Organizace v resortu ministerstva, které projevily zájem o centralizované zadávání, jsou nejprve povinny uzavřít s centrálním zadavatelem písemnou smlouvu o centralizovaném zadávání konkrétních veřejných zakázek. Ke každé komoditě by měla být uzavřena samostatná smlouva o centralizovaném zadávání veřejných zakázek, kterou by podepsali všichni zainteresovaní účastníci. Je nutné zdůraznit, že další organizační složky nemohou přistoupit k vysoutěženým smlouvám na dodávky zvolených komodit. Seznam organizací v resortu ministerstva, které projevily zájem o centralizované zadávání včetně určení komodit, je uveden v Příloze č. 2. 2.3 Práva a povinnosti centrálního zadavatele a pověřujících zadavatelů Centrální zadavatel by měl disponovat přinejmenším těmito právy a povinnostmi obsaženými ve smlouvě o centralizovaném zadávání veřejných zakázek: Kompletně administrovat centralizovaně zadávané veřejné zakázky (tj. činit úkony od přípravy veřejné zakázky až k uzavření smlouvy). Tímto úkolem může pověřit odborného zástupce ve smyslu ust. 151 zákona. Tento postup lze doporučit, neboť zástupcem by měla být osoba s odbornými zkušenostmi se zastupováním zadavatelů v zadávacích řízeních. Tento zástupce, případně jeho subdodavatel, by měl rovněž zpracovat zadávací dokumentaci k předmětné veřejné zakázce a doporučit zadavateli vhodné nastavení zadávacích podmínek vymezení předmětu veřejné zakázky, nastavení kvalifikačních kritérií a hodnotících kritérií, atd. Vyžádat si odbornou podporu od jednotlivých zadavatelských útvarů a pověřujících zadavatelů (např. při specifikaci zadávacích podmínek, při hodnocení nabídek, atd.), případně, jak již bylo uvedeno, využít služeb odborných poradenských společností. Odborné poradenské společnosti mohou vzhledem ke svým znalostem nákupu určitých komodit zajistit vhodné nastavení zadávacích podmínek a zadávací dokumentace, případně zajistit i následnou kontrolu dodržování smluvních podmínek dodavatelem. Strana: 9/30
Spravovat informační podporu zadávání veřejných zakázek a vkládat veřejné zakázky do informačního systému. Spravovat veškeré smlouvy související s centralizovaným zadáváním (zveřejňovat smlouvy tak, aby byly přístupné zadavatelským útvarům, pověřujícím zadavatelů, smlouvy ukládat a archivovat, kontrolovat dodržování smluvních podmínek, zajišťovat změny smluv) Vyhodnocovat systém centralizovaného zadávání a každoročně předkládat vedení ministerstva zprávu o stavu systému a případné návrhy na jeho změnu směřující k zefektivnění celého systému. Tím by měla být zajištěna kontrola nákupu předmětných komodit a uzavřených smluv. Centrální zadavatel by měl rovněž evidovat ceny předmětného plnění na trhu v místě plnění a porovnávat je přínosy konkrétních centralizovaně zadávaných. Pověřující zadavatelé by měli disponovat přinejmenším těmito právy a povinnostmi obsaženými ve smlouvě o centralizovaném zadávání veřejných zakázek: Zadávat veřejné zakázky na základě smluv (ať již rámcových nebo jednorázových) uzavřených centrálně ze strany centrálního zadavatele. Zadávat veřejné zakázky na všechny ostatní komodity, než které jsou předmětem centralizovaného zadávání. Vkládat a aktualizovat veřejné zakázky v informačním systému. Vystavovat výzvy k plnění (objednávky) u smluv o dodávkách, poskytnutí služby či realizaci stavebních prací, které byly uzavřeny ze strany centrálního zadavatele v rámci centralizovaného zadávání Předávat centrálnímu zadavateli informace o předpokládané spotřebě u komodit, které jsou předmětem centralizovaného zadávání prostřednictvím informačního systému. Strana: 10/30
Poskytnout centrálnímu zadavateli odbornou podporu (např. při specifikaci zadávacích podmínek, atd.). Provádět posouzení kvality u jednotlivých plnění realizovaných dodavateli na základě smluv uzavřených ze strany centrálního zadavatele a vkládat posouzení kvality do informačního systému, který by spravoval určený organizační útvar centrálního zadavatele. Podrobnosti jsou uvedeny v návrhu smlouvy o centralizovaném zadávání veřejných zakázek, která je Přílohou č. 3. Další povinnosti centrálního zadavatele jsou stanoveny v právních předpisech. Centrální zadavatel je povinen postupovat při centralizovaném zadávání veřejných zakázek plně v souladu se zákonem a podle příkazu ministra zemědělství ze dne 19.2.2008 č.j. 2/2008 a všech jeho příloh (dále jen Příkaz). 2.4 Doporučené změny ve vnitřních předpisech ministerstva Na základě výše uvedeného je vhodné realizovat následující úpravy ve vnitřních přepisech ministerstva: Zrušit část D Příkazu a upravit postupy pro centralizované zadávání veřejných v samostatném vnitřním předpisu. Tento vnitřní předpis by mimo jiné upravoval: pravomoci a odpovědnosti zadavatelských útvarů ministerstva ve vazbě k centralizovanému zadávání, pravomoci a odpovědnosti organizačních útvarů ministerstva ve vztahu pověřujícím zadavatelům ve vazbě k centralizovanému zadávání, pravidla pro nákupy/zadávání VZ mimo centralizovaně zadané smlouvy (jednorázové i rámcové), a to na základě výjimky, kterou bude v případě zadavatelských útvarů ministerstva schvaloval např. náměstek ekonomického a správního Strana: 11/30
úseku a v případě podřízených organizací ministerstva ministr, správu seznamu veřejných zakázek pro centralizované zadávání jednotlivých dodávek, služeb a stavebních prací (viz následující bod), Zrušit přílohu II. stávajícího Příkazu (seznam veřejných zakázek pro centralizované zadávání jednotlivých dodávek, služeb a stavebních prací) a seznam řešit jiným způsobem (např. jako rozhodnutí náměstka ekonomického a správního úseku). V seznamu bude rovněž uvedeno, zda se jednotlivé veřejné zakázky zadávají na základě centralizovaně zadaných rámcových smluv pověřující zadavatelé (vč. zadavatelských útvarů ministerstva) nebo centrální zadavatel. Výše uvedený vnitřní předpis ministerstva upravující centralizované zadávání veřejných zakázek nebude stanovovat pravomoci a odpovědnosti podřízených organizací ministerstva (tj. pověřujících zadavatelů). Tyto pravomoci budou upraveny ve smlouvách o centralizovaném zadávání, v nichž si centrální zadavatel a pověřující zadavatelé upraví svá vzájemná práva a povinnosti. Na pověřujících zadavatelích následně bude, aby smluvně upravené pravomoci a odpovědnosti promítli do svých vnitřních předpisů (např. stanovili, kdo bude odpovídat za splnění stanovených informačních povinností vůči centrálnímu zadavateli, které ze zadavatelských útvarů podřízené organizace budou mít oprávnění zadávat jednotlivé VZ na základě centralizovaně zadaných rámcových smluv). 2.5 Otázka ukončení smluvních vztahů Další otázkou, kterou je nutné při zavedení centralizovaného zadávání zohlednit, je otázka ukončení stávajících smluvních vztahů mezi zadavateli a třetími osobami (poskytovateli plnění). Smlouvy, na jejichž základě je poskytováno plnění u vybraných komodit, jsou uzavřeny na delší časové období a jejich předmětem je opakující se nebo trvající plnění. V tomto ohledu je nutná analýza jejich obsahu a stanovení možnosti Strana: 12/30
jejich ukončení tak, aby byly co nejvíce eliminována negativní dopady ukončení smluv ve vztahu k ministerstvu (např. smluvní pokuty za předčasné ukončení smlouvy, atd.). V tomto ohledu je nutné se primárně zaměřit na smlouvy uzavřené na dobu určitou (např. u některých služeb mobilních operátorů nebo smluv na údržbu). Takový typ smlouvy lze před uplynutím sjednané doby ukončit pouze ve výjimečných případech uvedených v zákoně (obchodní případně občanský zákoník) nebo ve smlouvě. Samozřejmě je možné smluvní vztah ukončit dohodou stran. U smluv uzavřených na dobu neurčitou je pro strany spektrum ukončení smluvního vztahu širší. Takový smluvní vztah je možné ukončit dohodou obou stran, ale i odstoupením od smlouvy. I zde platí to, co bylo uvedeno shora. Smlouvy uzavřené na dobu neurčitou je však možné vždy vypovědět. Pokud tedy není ve smlouvě nebo přímo v zákoně stanoveno jinak, platí ve smyslu ust. 582 občanského zákoníku, že lze smlouvu vypovědět ve lhůtě tří měsíců ke konci kalendářního čtvrtletí. Obchodní smlouvy, zejména smlouva kupní nebo o dílo, neupravuje samostatně institutu výpovědi smlouvy, proto se na takové případy aplikuje obecné subsidiární ustanovení občanského zákoníku. S ohledem na shora uvedené doporučujeme, aby v rámci zpracování auditů spotřeby konkrétních komodit byly zpracovatelem prověřeny i možnosti způsobu ukončení jednotlivých smluv na plnění, a to i s ohledem na jejich případné negativní důsledky pro zadavatele. V tomto ohledu by nově uzavřené smlouvy na plnění předmětu centralizovaně zadávaných veřejných zakázek měly být pro konkrétní pověřující zadavatele závazné až po ukončení jejich původního účinného závazku. 2.6 Obsah smluv uzavřených mezi centrálním zadavatelem a vítězným dodavatelem Výsledkem centralizovaně zadávaného zadávacího řízení bude smlouva s vítězným uchazečem, případně uchazeči, bude-li uzavřena rámcová smlouva s více dodavateli. Strana: 13/30
Právě samotná smlouva na plnění a její obsah je základem pro poskytování řádného a včasného plnění pro zadavatele. Je proto nutné zakotvit ve smlouvě potřebné právní instituty. Jedná se zejména o následující instituty: nastavení vhodné výše smluvní pokuty za porušení povinností zadavatele, možnosti smlouvu vypovědět, a to i bez udání důvodu, možnost od smlouvy odstoupit v případě porušení závazků ze strany dodavatele, sjednání povinnosti dodavatele být po celou dobu trvání smlouvy pojištěn pro odpovědnost za škodu způsobenou v souvislosti s výkonem jeho činnosti, úprava fakturace, úprava termínů dodání, vhodné nastavení dalších sankcí za porušení závazků dodavatele, atd. Shora uvedené instituty by měly být nastaveny tak, aby co nejvíce vyhovovaly zájmům zadavatele, který by tak plnil své úkoly nejhospodárnějším způsobem tak, jak to předpokládá zákon o rozpočtových pravidlech nebo zákon o finanční kontrole. Z tohoto důvodu doporučujeme, aby byly ve smyslu ust. 44 odst. 3 písm. a) zákona uchazečům o centralizovaně zadávanou veřejnou zakázku předloženy obchodní podmínky, které by obsahovaly tyto instituty vhodně nastavené ve prospěch zadavatele. V případě rámcové smlouvy uzavírané s více uchazeči je zadavatel povinen v zadávacích podmínkách uvést text návrhu rámcové smlouvy. Je zřejmé, že v uvedených případech se nebude jednat o vymezení technických částí smlouvy, neboť tyto skutečnosti budou doménou dodavatele. Je však vhodné, aby tyto části návrhu smlouvy byly revidovány osobami, které mají s takovým plněním odborné a profesní zkušenosti. Strana: 14/30
3. Analýza procesu nakupování vybraných komodit 3.1 Použitá metodika analýzy V rámci tohoto projektu byl analyzován proces centralizovaného nakupování následujících komodit zajišťovaný odborem vnitřní správy Mze: Elektrická energie Plyn Facility management ostraha, údržba, úklid Kancelářské potřeby Tiskové služby V rámci analýzy procesu bylo postupováno v následujících krocích: 1) Byla provedena analýza stávající dokumentace upravující proces centralizovaného nákupu: Organizační řád Ministerstva zemědělství ČR Příkaz ministra zemědělství České republiky ze dne 6.4.2006 č. 10/2006 - dodatek ke spisovému řádu a skartačnímu řádu Příkaz ministra zemědělství České republiky ze dne 19.7.2007 č. 16/2007 - Směrnice oběhu účetních dokladů ústředí Ministerstva zemědělství Příkaz ministra zemědělství České republiky ze dne 22.8.2007 č. 19/2007 - Zásady pro pořizování, evidenci, ochranu a hospodaření s movitým majetkem Příkaz ministra zemědělství České republiky ze dne 28.7.2007 č. 15/2005 - Spisový a skartační řád MZe Příkaz ministra zemědělství České republiky ze dne 19.2.2008 č. 2/2008 - Závazný postup při zadávání veřejných zakázek o zřízení centrálního zadavatele Dokumenty vytvořené v rámci projektu Implementace centralizovaného zadávání v resortu MZe (Modely centralizovaného zadávání u jednotlivých Strana: 15/30
komodit, mapa procesu centralizovaného zadávání, vzory smluv a návrh příkazu ministra a další výstupy) 2) Byly realizovány individuální hloubkové rozhovory se zástupci odboru vnitřní správy MZe. Seznam respondentů a datum realizace rozhovoru je uveden v následující tabulce. Jméno a příjmení Útvar Funkce Popis činnosti Ing. Tomáš Volek Václav Opatrný Ing. Karel Válka a pí Pojslová p. Šmejc p. Svítek p. Síbek Ing. Zbyněk Holub Odbor vnitřní správy Odbor vnitřní správy - Odd. movitého majetku Odbor vnitřní správy - Odd. správy nemovitého majetku Odbor vnitřní správy Odbor vnitřní správy Odbor vnitřní správy Odbor vnitřní správy - Odd. investic Vedoucí odboru Vedoucí oddělení Vedoucí údržby Energetik Bezpečnostní technik Vedoucí oddělení Nákup movitého majetku (hlavně kancelářské potřeby a nábytek), vlastní sklad. Facility management, vlastní sklad. Údržba Elektrická energie Ostraha, revize BOZP Termín rozhovoru 27.11.2008, 9.12.2008 1.12.2008, 8.12.2008 3.12.2008, 8.12.2008 1.12.2008, 8.12.2008 3.12.2008 (telefonicky) 3.12.2008 Investice 8.12.2008 3) Byly zpracovány schémata procesu centralizovaného nákupu v aplikaci MS Visio. Jejich charakteristika je uvedena v následující kapitole. 3.2 Výstupy analýzy Výstupem analýzy jsou následující schémata k jednotlivým komoditám centralizovaného nákupu, která jsou uvedena v Příloze č. 4: Proces 1 Nákup kancelářských potřeb Proces 2 Nákup služeb Facility managementu Proces 4 Nákup elektrické energie a plynu Strana: 16/30
Proces 5 Likvidace dodavatelské faktury (proces společný pro všechny komodity) Proces 6 Založení kmenového záznamu dodavatele a materiálu (proces společný pro všechny komodity) Proces 7 Zpracování investičního záměru (proces společný pro všechny komodity) Ve výše uvedených schématech není popsán proces zadávání veřejných zakázek, přestože je nedílnou součástí centralizovaného nákupu. Ve schématech je uvedeno rozhraní na podrobný procesní model zadávání veřejných zakázek, který byl vytvořen v rámci projektu Analýza prostředí ministerstva zemědělství ve vztahu k řízení veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a následný návrh procesního modelu zadávání veřejných zakázek. Procesní model zadávání veřejných zakázek je součástí elektronické verze této Závěrečné zprávy (Příloha č. 7). Struktura tohoto procesního modelu je znázorněna na následujícím schématu. Strana: 17/30
Strana: 18/30
4. Zavedení systému managementu jakosti 4.1 Charakteristika systému managementu jakosti Vzhledem ke komplexnosti postupů centralizovaného nákupu se MZe rozhodlo zavést za účelem zajištění kvality řízení příslušných procesů systém managementu jakosti dle normy ČSN EN ISO 9001 pro tento proces realizovaný odborem vnitřní správy. Systém managementu jakosti (Quality management systém, dále jen QMS) je způsob realizace činností v organizaci, který zajistí vznik produktu v požadované kvalitě. QMS dle souboru norem ISO 9000 patří k nejúspěšnějším standardům v této oblasti 2. Pro jeho zavedení je nejdůležitější normou ČSN EN ISO 9001:2000. ČSN EN ISO 9001:2000 specifikuje požadavky na QMS a využívá se pro certifikaci QMS. Certifikací je prokázána nezávislost kontroly nad implementovaným QMS. Postup zavedení QMS pro proces centralizovaného nákupu odboru vnitřní správy Mze dle ČSN EN ISO 9001:2000 je uveden v následující kapitole. 2 Kromě souboru norem ISO jsou v praxi používány další specifické standardy pro určité typy organizací, např. ASME pro oblast těžkého strojírenství, vojenské normy AQAP, předpisy QS 9000 nebo VDA 6 pro systémy jakosti dodavatelů automobilového průmyslu atd. Systém managementu jakosti může být uplatňován i bez závazných standardů např. koncepce TQM (Total Quality Management), která je definována jen určitými principy (orientace na zákazníka, vedení lidí a týmová práce, partnerství s dodavateli, rozvoj a angažovanost lidí, orientace na procesy, neustálé zlepšování a inovace, apod.). Časté je rovněž zavádění SMJ dle EFQM (European Foundation for Quality Management), což je nástroj určený ke komplexnímu posuzování firmy a jejího celkového výkonu. Strana: 19/30
4.2 Ohraničení zaváděného systému managementu jakosti Systém managementu jakosti byl na MZe zaváděn pro proces centralizovaného nákupu vybraných komodit zajišťovaný odborem vnitřní správy MZe. Ohraničení zaváděného QMS je znázorněno na následujícím schématu. 4.3 Postup zavedení managementu jakosti Implementace QMS byla prováděna v následujících krocích: 1) Provedení analýzy procesů centrálního nákupu (metodika a výstupy z analýzy jsou uvedeny v kapitole 3) 2) Charakterizování QMS dle ustanovení normy ČSN EN ISO 9001. Vytvořený popis QMS obsahuje: Základní charakteristiku nastaveného QMS Nastavení požadavků na řízení dokumentace QMS Strana: 20/30
Nastavení a popis systému řízení příručky kvality Nastavení a popis systému řízení dokumentů QMS a záznamů QMS 3) Vytvoření popisu odpovědností managementu, který obsahuje tyto části: Nadefinování systému kvality odpovědností a pravomoci za řízení QMS Nadefinování politiky, strategie QMS Nadefinování cílů kvality Nadefinování funkcí v QMS (správce dokumentů QMS, auditoři QMS) Nastavení mechanismu přezkoumání QMS 4) Vytvoření popisu management zdrojů nastaveného QMS, který obsahuje tyto části: Nadefinování mechanismu poskytování zdrojů na vzdělávání, pracovní prostředí, IT a systému řízení Výcvik k odbornosti a kvalitě, personální řízení Pracovní prostředí a infrastruktura Popis využívání softwaru pro procesy centralizovaného nákupu Nadefinování mechanismu správy softwaru 5) Vytvoření popisu poskytování služeb procesu centralizovaného nákupu, který obsahuje tyto části: Popsání systému centralizovaného nákupu odboru Vnitřní správy, Vytvoření systému ověřování nakupovaných výrobků a služeb, Stanovení druhů záznamů o kvalitě procesu centralizovaného nákupu, způsob jejich řízení a vyhodnocování, Popis mechanismu řízení kontrolních a měřících zařízení 6) Vytvoření postupů pro realizaci následujících aktivit: Sledování spokojenosti zákazníka (interní, externí) Provádění interních auditů kvality Provádění mezioperační kontroly procesu Řízení neshody (identifikaci, vypořádání, nápravná opatření a jejich kontrolu) v rámci řízení QMS Strana: 21/30
Přijímání nápravných a preventivních opatření a kontrolu jejich provádění v QMS 7) Dokončení dokumentace QMS centralizovaného nákupu. Dokumentace je tvořena Příručkou kvality s přílohami, která je charakterizována v následují kapitole. Vytvořením a předáním dokumentace, která splňuje požadavky normy, byl pro proces centralizovaného nákupu odboru vnitřní správy zaveden systém QMS dle normy ČSN EN ISO 9001. Návrh dalších kroků směrem k certifikaci QMS je uveden v kapitole 4.4. 4.4 Základní charakteristika vytvořené dokumentace Dokumentaci tvoří Příručka kvality s přílohami, která popisuje postupy pro naplnění požadavků normy ČSN EN ISO 9001. Příručka je vypracována pro tyto účely: podání informace o politice kvality v odboru vnitřní správy MZe, popsání uplatněného systému QMS pro oblast procesu centralizovaného nákupu (příslušných komodit) odborem vnitřní správy, prokazování shody se specifikovanými požadavky, zajištění udržování a kontinuity systému a jeho požadavků. Příručka kvality je také určena k prezentaci organizace a slouží jako základní informace pro zákazníky nebo zájemce o služby organizace, kteří se chtějí seznámit se zásadami platnými při zabezpečování systému jakosti. Příručka kvality musí být umístěna na intranetu organizace. Strana: 22/30
Kompletní příručka kvality včetně všech h je uvedena v Příloze č.5. S příručkou kvality souvisí Návrh navazující dokumentace k Systému managementu jakosti, která je umístěna v Příloze č. 6 a která upřesňuje vybrané postupy z příručky kvality. Tuto navazující dokumentaci tvoří: Měřitelné cíle kvality a kritéria v odboru vnitřní správy pro rok 2009 Politika kvality odboru vnitřní správy Střednědobý plán zlepšování systému kvality v odboru vnitřní správy Přehled jmenování funkcí k zabezpečení a řízení systému QMS v odboru vnitřní správy MZe (bude dopracováno v souvislosti s aktuální situací na MZe v době těsně před certifikací QMS) Strana: 23/30
5. Návrh dalšího postupu směrem k certifikaci systému jakosti V souvislosti s certifikací zavedeného QMS je nutné provést následující kroky: 1) Dopracovat dokumentaci navazující na Příručku kvality včetně jmenování osob do funkcí k zabezpečení a řízení systému QMS v odboru vnitřní správy MZe 2) Provést školení Proškolit interní auditory QMS Proškolit vedení odboru vnitřní správy MZe Proškolit ostatní pracovníky odboru vnitřní správy MZe - výklad příručky kvality a požadavků normy ČSN EN ISO 9001 3) Provést kontrolu implementace Vyhodnotit vedení dokumentů a údajů o kvalitě a řízení neshody Přezkoumat zavedené QMS 4) Zajistit certifikaci QMS Zpracovat zprávu managera kvality centralizovaného nákupu odboru vnitřní správy MZe Zajistit certifikační předaudit Zajistit certifikační audit Strana: 24/30
Příloha č. 1 Informace o průběžném stavu pilotního projektu centralizovaného zadávání s implementací informační podpory pro elektronické zadávání
Příloha č. 2 Seznam organizací v resortu ministerstva, které projevily zájem o centralizované zadávání
Příloha č. 3 Návrh smlouvy o centralizovaném zadávání veřejných zakázek
Příloha č. 4 Schémata procesu centralizovaného nákupu
Příloha č. 5 Příručka kvality pro QMS
Příloha č. 6 Návrh navazující dokumentace k zavedenému QMS
Příloha č. 7 Procesní model zadávání veřejných zakázek (pouze v elektronické verzi Závěrečné zprávy)