Statutární město Most Komise pro sociálně-právní ochranu dětí JEDNACÍ ŘÁD ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Čl. I Úvodní ustanovení Jednací řád je vnitřním předpisem komise pro sociálně-právní ochranu dětí obce s rozšířenou působností upravující přípravu a průběh zasedání komise, způsob jednání a rozhodování komise a způsob nakládání s dokumenty týkajících se komise. Čl. II Zřízení komise V souladu s ustanovením 106 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, ve spojení s 38 odst. 1 zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákona ), zřídil primátor města Mostu komisi pro sociálně-právní ochranu dětí (dále jen komise ) jako zvláštní orgán obce. Primátor města Mostu (dále jen primátor ) schválil dne 1. 9. 2012 jednací řád komise. ČÁST DRUHÁ SLOŽENÍ KOMISE, PRÁVA A POVINNOSTI ČLENŮ KOMISE, TAJEMNÍK KOMISE Čl. III Složení komise 1. Komisi tvoří předseda a členové komise, které jmenuje a odvolává z funkce primátor. 2. Členové komise zvolí jednoho člena komise pro zastupování předsedy komise v případě jeho nepřítomnosti (dále jen zástupce předsedy ). 3. Členství v komisi je nezastupitelné. 4. Komise má zřízenu funkci tajemníka komise, kterého jmenuje a odvolává primátor magistrátu z řad zaměstnanců obce s rozšířenou působností zařazeného do obecního úřadu C Stránka 1 z 8
na úseku sociálně-právní ochrany dětí. Tajemník komise není členem komise a zúčastňuje se zasedání komise s hlasem poradním. Čl. IV Předseda komise a zástupce předsedy komise 1. Předseda komise odpovídá za činnost komise. 2. Předseda komise zejména: a) navrhuje program zasedání, b) svolává zasedání komise, c) řídí jednání komise, d) pokud je třeba písemného materiálu pro projednání některého z bodů zasedání, předseda komise zajistí sám nebo prostřednictvím tajemníka komise vyhotovení tohoto materiálu a předložení materiálu k projednání, e) navrhuje změny statutu, jednacího řádu, složení komise, f) plní úkoly, které vyplynuly ze zasedání komise 3. Předsedu zastupuje zástupce předsedy komise. 4. Jmenování a odvolání zástupce předsedy komise provádí primátor. Čl. V Práva a povinnosti členů komise 1. Člen komise je povinen zúčastňovat se zasedání komise, plnit úkoly, které mu ze zasedání vyplynuly, jednat a vystupovat tak, aby nebyla ohrožena vážnost jeho funkce. 2. Členové komise mají zejména právo předkládat návrhy, doplnění či změny programu zasedání, vyjadřovat se k projednávaným skutečnostem a hlasovat o všech navrhovaných usneseních. 3. Pokud se člen komise nemůže zúčastnit zasedání komise, omluví se předem předsedovi komise popř. tajemníkovi komise. Člen komise, který se nemůže zúčastnit zasedání komise, má právo vyhotovit písemné vyjádření k projednávané problematice, zaslat vyjádření předsedovi komise popř. tajemníkovi komise. Předsedající zasedání je povinen toto vyjádření přečíst zúčastněným členům komise. Toto stanovisko však nenahrazuje hlasování. Čl. VI Tajemník komise 1. Administrativní činnost komise zabezpečuje tajemník komise. 2. Tajemník komise zejména: a) zabezpečuje a odpovídá za administrativní a organizační agendu komise, b) shromažďuje a rozesílá podklady a informace potřebné pro činnost komise, c) vypracovává podklady pro činnost komise dle pokynů předsedy komise, dle úkolů vyplývajících z činnosti komise, C Stránka 2 z 8
d) vypracovává zápisy ze zasedání komise, e) spolupracuje s odbory magistrátu, zejména s odborem kanceláře primátora a tajemníka, oddělením kancelář primátora, s kterým řeší složení komise, administrativu k jmenování a odvolávání členů komise; s oddělením personálních činností, kterému předává originál statutu a jednacího řádu komise včetně změn a s kterým řeší podklady pro odměny předsedy, zástupce předsedy a členů komise. 1. Zasedání komise jsou neveřejná. Čl. VII Přizvání jiných osob 2. Komise může k jednotlivým bodům svého jednání nebo na celé jednání přizvat jiné osoby. 3. Na zasedání komise mohou být přizváni na základě ustanovení 38 odst. 5 zákona odborníci/poradci k vyjádření svého stanoviska nebo další osoby, které zpravidla na základě návrhu komise určí předseda komise nebo zástupce předsedy komise, zejména, je-li toho třeba k posouzení projednávané věci. Jedná se o následující osoby: a) dítě, je-li to přiměřené jeho věku a schopnostem, spolu s rodiči nebo jinými fyzickými osobami odpovědnými za výchovu, b) rodiče dítěte nebo jiné fyzické osoby odpovědné za výchovu dítěte, c) zástupce školy, kterou dítě navštěvuje, školského, zdravotnického nebo ústavního zařízení nebo jiného zařízení, zaměstnavatele dítěte nebo právnické osoby, u které se dítě připravuje na budoucí povolání, pověřených osob, občanských sdružení, církví a dalších právnických osob, d) fyzické osoby, pokud jsou zřizovateli škol nebo jiných zařízení uvedených v písm. c) odrážka 1, zaměstnavateli dětí nebo se u nich dítě připravuje na budoucí povolání, pověřenými osobami, e) soudce, f) státní zástupce, g) jiné fyzické osoby, je-li to účelné k objasnění rozhodujících skutečností. C Stránka 3 z 8
4. Komise si může odsouhlasit přítomnost stálého odborníka/poradce na jednáních komise. 5. Osoby uvedené v bodu 3 písm. c) až g) se přizvou k jednání vždy, jestliže daly k tomuto jednání podnět. 6. Přizvaní, uvedení v předchozích odstavcích, nemají hlasovací právo. ČÁST TŘETÍ ZASEDÁNÍ KOMISE Čl. VIII Svolání 1. Zasedání komise svolává předseda komise. Nemůže-li tak předseda komise učinit, svolává zasedání zástupce předsedy komise, popřípadě tajemník komise. 2. Komise si může určit pravidelný termín konání zasedání. 3. Pozvánku na zasedání komise, která obsahuje místo, datum, čas, program zasedání případně přílohu, kterou mohou tvořit písemné materiály k projednání, obdrží členové komise nejpozději do 3 pracovních dnů před zasedáním komise. Pokud nelze u písemných materiálů lhůtu dodržet, mohou být materiály k projednávání členům komise předloženy až na zasedání komise. 4. Program zasedání komise navrhuje předseda komise. Návrh programu schvaluje komise na počátku zasedání. 5. Ve výjimečných případech může předseda komise rozhodnout, že komise bude jednat a rozhodovat mimo zasedání. Předseda komise zašle členům komise materiál a návrh usnesení k tomuto materiálu. Pokud s takto navrhovaným usnesením souhlasí celá komise, má se za to, že usnesení bylo řádně přijato. Souhlas všech členů komise musí být doložen prokazatelným způsobem (např. v písemné podobě, v případě elektronické korespondence musí být zachována podmínka prokazatelnosti elektronický podpis, datová schránka. Čl. IX Příprava a průběh zasedání komise, způsob jednání a rozhodování komise 1. Komise se schází podle potřeby, nejméně však jedenkrát za 3 měsíce. 2. Komise je schopna jednat a usnášet se, je-li přítomen předseda komise nebo jeho zástupce a nejméně další dva členové komise. Komise se usnáší většinou hlasů členů přítomných na jednání komise Při rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy komise, a není-li přítomen předseda, rozhoduje hlas jeho zástupce ( 38 odst. 4 zákona). 3. Na začátku zasedání komise je ustanoven jeden nebo více ověřovatelů zápisu. 4. Rozhodnutí komise se přijímají ve formě usnesení. Usnesení komise je přijato, jestliže pro něj hlasovala nadpoloviční většina všech jejích členů. Hlasuje se aklamací, nedohodnou-li se členové komise na tajném hlasování. Usnesení je platné a účinné okamžikem jeho přijetí, není-li v usnesení stanovena pozdější účinnost. C Stránka 4 z 8
5. Každý člen komise má právo požádat, aby v zápise byl uveden jeho odlišný názor na projednávanou záležitost, usnesení nebo na formulaci zápisu. Žádosti musí být vyhověno. 6. Nesejde-li se komise po dobu delší než 6 měsíců tak, aby byla schopna se usnášet, předloží předseda komise primátorovi návrh na odvolání z funkce všech členů komise a jmenování nových členů, popřípadě podá návrh na zrušení komise. Čl. X Zápis ze zasedání komise 1. O průběhu zasedání komise pořizuje tajemník komise, popřípadě jiný člen komise, kterého tím předseda komise pověřil, zápis. V zápise se vždy uvede jmenný seznam přítomných členů komise a přizvaných odborníků/poradců nebo dalších osob nebo se k zápisu přikládá prezenční listina s podpisem každého účastníka. Dále schválený program zasedání komise, průběh jednání, výsledek hlasování a přijatá usnesení. Zápis ze zasedání komise musí být pořízen do 5 pracovních dnů od jeho konání. Originál ověřeného zápisu spolu s projednávanými materiály je založen u tajemníka komise. Kopii zápisu obdrží člen komise na požádání, doručení zajišťuje tajemník komise. 2. Zápis spolu s projednávanými materiály musí být uložen na magistrátu u tajemníka komise k případnému nahlédnutí do zápisů a usnesení komise. 3. Zápis podepisuje předseda komise, v případě jeho nepřítomnosti zástupce předsedy komise a určený/í ověřovatel/é zápisu. 4. Námitky k zápisu zašlou členové komise předsedovi komise nejpozději do 3 pracovních dnů po obdržení zápisu. Pokud námitky upozorňují na drobné nesrovnalosti v zápise (např. chyby v psaní) předseda komise zápis upraví. Pokud jsou námitky závažnějšího charakteru (např. jiné znění usnesení) předloží je předseda komise na nejbližším zasedání komise k projednání. O námitkách člena komise proti zápisu rozhodne nejbližší zasedání komise. ČÁST ČTVRTÁ USTANOVENÍ SPOLEČNÁ A ZÁVĚREČNÁ Čl. XI Střet zájmů a povinnost mlčenlivosti 1. Člen komise, u něhož skutečnosti nasvědčují, že by jeho podíl na projednávání a rozhodování určité záležitosti v komisi mohl znamenat výhodu nebo škodu pro něj samotného nebo osobu blízkou, fyzickou nebo právnickou osobu, kterou zastupuje na základě zákona nebo plné moci (střet zájmů), je povinen sdělit tuto skutečnost před zahájením zasedání komise, která má danou záležitost projednávat. O tom, zda existuje důvod pro vyloučení z projednávání a rozhodování této záležitosti, rozhoduje tato komise. 2. Člen komise, tajemník komise a přizvané osoby jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděli v souvislosti s činností komise ( 57 odst. 1 a 2 zákona). C Stránka 5 z 8
Čl. XII Označování písemností Všeobecně se úprava písemností na Magistrátu města Mostu řídí aktuální Českou technickou normou pro Úpravu písemností zpracovaných textovými editory ČSN 01 6910. Pro zápis z jednání komise je stanoven formulář F_OKPAT_017. Pro prezenční listinu je stanoven formulář F_OKPAT_040. Čl. XIII Předávání informací a materiálů Předávání informací a materiálů, zejména pozvánek na zasedání komise, podkladů k podanému návrhu a písemných vyjádření k věci, probíhá zpravidla v elektronické podobě, pokud se nedohodne komise jinak. Čl. XIV Dokumenty komise 1. Veškeré dokumenty týkající se komise, jakož i dokumenty vzešlé z činnosti komise uchovává tajemník komise. Dokumentem je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální. Tyto dokumenty jsou neveřejné. 2. Data v dokumentech, týkající se předmětu jednání komise, jsou považována za citlivé údaje a přihlíží se při jejich tvorbě a další manipulaci s nimi k pravidlům stanoveným ve zvláštních právních předpisech (zejména zákon č. 359/1999 Sb., zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů). Čl. XV Závěrečná ustanovení 1. Veškeré změny tohoto jednacího řádu komise mohou být provedeny na základě schválení primátora, a to formou vydání nového jednacího řádu. 2. Tento jednací řád komise nahrazuje jednací řád schválený primátorem dne 1. 9. 2012. 3. Jednací řád komise je vyhotoven v jednom originále. Ing. Vlastimil Vozka primátor C Stránka 6 z 8
ZMĚNOVÉ ŘÍZENÍ DOKUMENTU Datum účinnosti Verze dokumentu Důvod a obsah aktualizace 1. 9. 2012 B Důvod: Organizační změna od 1. 7. 2012: sloučení odboru sociálně-právní ochrany dětí s odborem sociálních věcí Obsah aktualizace: Čl. V - doplněn odst. 3 dle SAB 008 Jednání komisí rady města od 1. 7. 2012. Čl. VI, odst. 2 doplněno písm. d) dle SAB 008. Čl. VIII - doplněn odst. 6 dle SAB 008. Čl. XII přečíslován na Čl. XIII, odst. 1 doplněn v návaznosti na zrušení odst. 2, odst. 2 zrušen, odst. 3 přečíslován na odst. 2. Doplněn Čl. XII dle SAB 008. Další drobné úpravy v návaznosti na SAB 008. 17. 6. 2013 C Důvod: Organizační změna od 1. 1. 2013: zrušení oddělení kancelář tajemníka OKPaT. Další změny dle aktuální SAB 008. Obsah aktualizace: Zapracování organizační změny v čl. VI. odst. 2. Celý dokument přepracován dle aktuální SAB 008 a současně byly provedeny drobné textové úpravy. Zpracoval/a/i/y jméno, příjmení, ORJ Mgr. Zdeňka Tarabová, OSV Mgr. Zdeňka Tarabová, OSV C Stránka 7 z 8
Název: JEDNACÍ ŘÁD KOMISE PRO SOCIÁLNĚ-PRÁVNÍ OCHRANU DĚTÍ Typ dokumentu: jednací řád Účinnost od: 17. 6. 2013 Číslo dokumentu: ID_JR_ 024 Verze: C Vlastník dokumentu: primátor Zpracovala: Mgr. Zdeňka Tarabová Počet stran dokumentu: 8 Počet příloh: - Datum: Místo uložení, podoba originálu dokumentu: OKPaT OPČ, listinná Podpis: Správkyně dokumentu schválila: Mgr. Klára Janoušková Datum: Podpis: Konzultováno s: Mgr. Drahomírou Kouteckou, advokátkou Ing. Barborou Jeníčkovou, představitelkou managementu kvality Představitelka managementu kvality uvolnila: Ing. Barbora Jeníčková Datum: Datum: Podpis: Podpis: Razítko a podpis správce dokumentu: Číslo řízené kopie: Datum vydání řízené kopie: C Stránka 8 z 8