Ze zákona o obcích: "Činnost kontrolního a finančního výboru obce" 117 (1) Zastupitelstvo obce může zřídit jako své iniciativní a kontrolní orgány výbory. Svá stanoviska a návrhy předkládají výbory zastupitelstvu obce. (2) Zastupitelstvo obce zřizuje vždy finanční a kontrolní výbor. (3) Obec, v jejímž územním obvodu žije podle posledního sčítání lidu alespoň 15 % občanů hlásících se k národnosti jiné než české, zřizuje výbor pro národnostní menšiny. Členy tohoto výboru jsou i zástupci národnostních menšin, pokud je deleguje svaz utvořený podle zvláštního zákona. (4) Předsedou výboru je vždy člen zastupitelstva obce. 118 (1) Výbor plní úkoly, kterými jej pověří zastupitelstvo obce. Ze své činnosti odpovídá výbor zastupitelstvu obce. (2) Počet členů výboru je vždy lichý. Výbor se schází podle potřeby. Usnesení výboru se vyhotovuje písemně a podepisuje je předseda výboru. (3) Usnesení výboru je platné, jestliže s ním vyslovila souhlas nadpoloviční většina všech členů výboru. 119 (1) Finanční a kontrolní výbory jsou nejméně tříčlenné. Jejich členy nemohou být starosta, místostarosta, tajemník obecního úřadu ani osoby zabezpečující rozpočtové a účetní práce na obecním úřadu. (2) Finanční výbor a) provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce, b) plní další úkoly, jimiž jej pověřilo zastupitelstvo obce. (3) Kontrolní výbor a) kontroluje plnění usnesení zastupitelstva obce a rady obce, je-li zřízena, b) kontroluje dodržování právních předpisů ostatními výbory a obecním úřadem na úseku samostatné působnosti, c) plní další kontrolní úkoly, jimiž jej pověřilo zastupitelstvo obce. (4) O provedené kontrole výbor pořídí zápis, který obsahuje, co bylo kontrolováno, jaké nedostatky byly zjištěny a návrhy opatření směřující k odstranění nedostatků. Zápis podepisuje člen výboru a zaměstnanec, jehož činnosti se kontrola týkala. (5) Výbor předloží zápis zastupitelstvu obce; k zápisu připojí vyjádření orgánu, popřípadě zaměstnanců, jejichž činnosti se kontrola týkala.
Jednací řád finančního výboru obce Zastupitelstvo obce Chudenín rozhodlo na svém řádném veřejném zasedání dne 15.03.2012 o vydání jednacího řádu finančního výboru. Vychází z toho, že zákon o obcích stanoví pouze rámec činnosti výboru, přičemž konkrétní pravidla zohledňující specifickou situaci a potřeby obce v zájmu podpory řádné komunikace mezi orgány obce ponechává zastupitelstvu. Zastupitelstvo ukládá finančnímu výboru zahrnout do své činnosti v průběhu roku tato témata: 1. Kontrola hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce. 2. Příprava rozpočtu obce, rozpočtových změn a kontrola jeho plnění v průběhu roku roku. 3. Příprava zprávy o hospodaření obce a stavech účtů zastupitelstvu obce. 4. Kontrola pokladních knih a hotovosti. 5. Kontrola podpisových vzorů a zacházení s pokladnou (předávání). 6. Kontrola věcné a formální správnosti záznamů o pohybu hotovosti. 7. Kontrola věcné a formální správnosti záznamů o stavu a pohybu na bankovních účtech. 7. Kontrola věcné a formální správnosti ostatních účetních záznamů. 8. Kontrola správnosti inventarizace majetku, závazků a podrozvahových účtů. 9. Kontrola vybírání všech poplatků (psi, odpady, voda, nájmy a pronájmy) a upomínek. 10. Seznámení se s účetní závěrkou a komentářem za příslušný rok. 11. Příprava závěrečného účtu obce za příslušný rok. 12. Seznámení se s výsledkem přezkoumání hospodaření obce za příslušný rok. 13. Plní další úkoly, jimiž jej pověří zastupitelstvo. Za přípravu jednání výboru odpovídá předseda. Vychází při tom zejména z plánu činnosti výboru, z úkolů a usnesení z minulých veřejných zasedání zastupitelstva, z úkolů a usnesení z minulých jednání výboru a ze žádostí a jiných podnětů. Finanční výbor se schází podle potřeby, minimálně však tak, aby byl schopen projednat všechny stanovené úkoly a následně s jejich výsledky, zejména zjištěnými nedostatky a návrhy opatření směřujících k jejich odstranění, seznámit nejbližší veřejné zasedání zastupitelstva. Jednání výboru je uzavřené pro členy výboru, přizvané osoby jsou přítomny pouze k projednávání předmětné věci. Jednání se koná v prostorách obecního úřadu. Výbor svolává předseda formou dopisu nebo elektronicky s minimálním sedmidenním předstihem. To se týká i pozvánky pro jiné osoby přizvané k jednání výboru. V pozvánce členům musí být konstatovány hlavní témata určená k jednání. Účast na řádně svolaném jednání je pro členy výboru povinná, nepřítomnost může být omluvena pouze v případě nemoci nebo jiného zřetele hodného důvodu. Jednání řídí předseda výboru, v případě jeho nepřítomnosti jím pověřený člen výboru. Jednání musí probíhat korektně, věcně, srozumitelně a účelně. Musí být vedeno tak, aby směřovalo k naplnění cílů daných schváleným programem jednání výboru, bylo v souladu s jednacím řádem obce a zohledňovalo potřeby pro jednání zastupitelstva. Na jednání výboru je umožněna přítomnost pouze osobám, jejichž způsobilost je po celou dobu jednání nepochybná. Každý člen výboru musí mít stejné podmínky k vyjádření postoje k danému tématu.
Pokud je nepřítomný člen řádně omluven, je nutno zajistit jeho postoj k celému jednání výboru včetně hlasování per rollam (korespondenčně, elektronicky). Předsedající musí před zahájením vlastního jednání konstatovat schopnost usnášení, což je dáno nadpoloviční přítomností členů výboru. Výsledek je, včetně vyjádření k nepřítomnosti, předmětem zápisu. Předsedající předloží návrh programu jednání výboru a nechá o něm hlasovat. Stanovené úkoly mohou být projednávány i opakovaně podle potřeby. Do programu jednání musí být zahrnuta i nedokončená témata z jednání předchozích. Předsedající sdělí přítomným, k jakému bodu programu a z jakého důvodu bude přizván jiný zastupitel zaměstnanec obecního úřadu nebo jiná osoba, jíž se projednávaná věc bude týkat nebo o jejímž vyjádření je možno předpokládat, že bude projednávané věci prospěšné. K provedení kontroly hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce, přípravy rozpočtu obce, rozpotočvých změn a kontroly plnění rozpočtu v průběhu roku roku, přípravy zprávy o hospodaření obce a stavech účtů pro zastupitelstvo obce, kontroly pokladních knih a hotovosti, kontroly věcné a formální správnosti pohybu hotovosti a na bankovních účtech, kontroly věcné a formální správnosti účetních záznamů a kontroly správnosti dokumentace z inventarizace majetku, závazků a podrozvahových účtů musí být vždy přítomna účetní obecního úřadu nebo jiná osoba, u níž lze předpokládat, že je způsobilá k podání potřebných informací. Ke každému bodu programu je nutno otevřít diskusi. Pokud je nutno hlasovat, uskuteční se tak bezprostředně po projednaném bodu programu. Výsledek hlasování se zaznamená do zápisu a do usnesení. Pokud to vyžadují okolnosti, hlasování se provede i v průběhu projednávaného bodu programu. Hlasování se provádí aklamací. V případě, že některý z hlasujících požádá o uvedení svého jména v souvislosti s vyjádřením menšinového postoje při hlasování, musí být tento požadavek v zápise z jednání respektován. Pokud lze předpokládat, že k jednání budou zapotřebí listinné důkazní informace, původce těchto písemností bude včas vyzván k jejich osobnímu dodání. V průběhu jednání výboru musí být pořízen záznam vyjádření přizvané osoby k zjištěným nedostatkům či jiným zřetele hodným argumentům. Pravost tohoto záznamu příslušná přizvaná osoba potvrdí podpisem v zápisu z jednání. Po skončení jednání zpracuje výbor zápis a usnesení. Zápis musí zohledňovat autenticitu celého jednání, kdežto v usnesení jsou zahrnuty samostatně všechny projednávané body programu, o nichž bylo rozhodnuto hlasováním. V obou dokumentech musí být uveden výsledek hlasování o každém bodu. Zápis podepisují všichni přítomní a dodatečně i nepřítomný omluvený člen výboru, usnesení podepisuje pouze předsedající. Vzory obou dokumentů jsou uvedeny v příloze tohoto jednacího řádu. Zápis a usnesení musí být vyhotoveny tak, aby byly k dispozici na nejbližším veřejném zasedání zastupitelstva. Po projednání v zastupitelstvu je zápis v souladu se zákonem o svobodném přístupu k informacím k nahlédnutí na obecním úřadu, usnesení se po projednání v zastupitelstvu zveřejňuje v předepsaném termínu na úřední desce obce a rovněž způsobem umožňujícím dálkový přístup (elektronická úřední deska). PhDr. Dana Miškovičová místostarostka Petr Zahrádka starosta Vyvěšeno na úřední a elektronické desce obce dne: 16.03.2012 Sejmuto z úřední a elektronické desky obce dne:
Příloha k jednacímu řádu finančního výboru Zápis z jednání finančního výboru obce konaného dne: Přítomní členové výboru: Omluven (důvod): Neomluven (důvod): Program jednání: Průběh diskuse o programu a výsledek hlasování: Průběh jednání výboru: uvedou se postupně jednotlivé projednávané body a s potřebou vypovídací schopností také průběh jednání a výsledek hlasování. V případě kontroly účetních dokladů je nutné uvést metodu získání důkazních informací (např. výběrem vzorku nestatistickou metodou nebo kontrolou celého souboru, apod.). Doporučuji každopádně zahrnout do popsané činnosti kontrolu věcné a formální správnosti účetních dokladů vyhotovených v mezidobí a úplnost zápisů do účetních knih. Zajisté bude předmětem každého jednání výboru kontrola dodržování rozpočtové kázně, kdy výbor bude konstatovat, že nebyly/byly shledány případy porušení (v případě negativního zjištění je samozřejmě nutno zaznamenat konkrétně, o co šlo). Ke kontrole účetních dokladů a rozpočtu či přípravy rozpočtových opatření bude přizvána zřejmě vždy účetní obce. To znamená, že také připojí do této kolonky zápisu svůj podpis ve smyslu jednacího řádu. To platí i o jiných osobách. Je také třeba respektovat zásadu, že finanční výbor především kontroluje a vytváří názor či doporučení (nezasahovat do kompetence zastupitelů, kteří vytvářejí definitvní podobu). Nesmí se zapomenout na probrání restů nebo nedopracovaných témat z předchozích jednání výboru. U každého zaznamenaného negativního zjištění je nutno uvést návrh opatření k nápravě. Návrh usnesení z jednání výboru: z projednaných bodů se vyberou ty, které budou ve smyslu obecně závazných předpisů a jednacích řádů obce a výboru zaznamenány v usnesení. Doporučuji brát každý takový bod jako samostatné usnesení a tak jej také pořadově číslovat, a to v nepřetržité řadě od prvního do posledního bodu projednávaného ve volebním období. Definitivní usnesení bude připojeno k zápisu dodatečně ve smyslu jednacího řádu. Záležitosti nedořešené a přenesené na příští jednání výboru: uvést výčet jednolivostí se zdůvodněním, proč nebyla věc dořešena Datum vyhotovení zápisu: Podpisy všech přítomných členů výboru: Datum předání zápisu zastupitelstvu obce: Připomínky zastupitelů a témata na příští jednání výboru: Zaznamenáno dne: Podpis předsedy výboru:
Příloha k jednacímu řádu finančního výboru Usnesení z jednání finančního výboru obce konaného dne: Usnesení č. 1/2011: Text usnesení: Hlasování: počet pro..., počet proti..., zdržel se... Usnesení č. 2/2011: Text usnesení: Hlasování: počet pro..., počet proti..., zdržel se... Usnesení č. 6/2012: Text usnesení: Hlasování: počet pro..., počet proti..., zdržel se... Datum usnesení: Podpis předsedy (předsedajícího) finančního výboru: