S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 1/10 09/2014 RVP ze dne 29. 11. 2014 Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky v Pionýru, kterou se mění Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr č. 04/2011RVP ze dne 9. 4. 2011. SMĚRNICE PRO REGISTRACI, EVIDENCI A ČLENSKÉ PŘÍSPĚVKY VE SPOLKU PIONÝR I. OBECNÁ USTANOVENÍ 1. Směrnicí pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve spolku Pionýr, z. s. (dále jen Pionýr) se stanovují náležitosti a postupy nutné k provedení registrace člena, prodloužení členství, evidenci členů a pobočných spolků včetně základních pravidel pro vedení evidence členů v systému RISP a prokazování splnění podmínek pro existenci pobočného spolku, vyplývající ze Stanov Pionýra a dále náležitosti návrhu na zřízení a zrušení pobočného spolku Pionýra. 2. Žádný z pobočných spolků Pionýra nesmí být zahrnut do evidence řádných členů jiného spolku nebo být samostatně registrován jako hlavní spolek ve Spolkovém rejstříku. 3. Celý průběh registrace a evidence členů se provádí v souladu s obecně platnými právními normami a dokumenty Pionýra. Osoby pověřené činnostmi souvisejícími s registrací a evidencí členů zejména dbají na zajištění správného nakládání s osobními údaji při jejich zpracování. II. REGISTRACE ČLENA A PRODLOUŽENÍ ČLENSTVÍ 1. Prohlášení zájemce, případně jeho zákonného zástupce, o členství v Pionýru se provádí písemně formou registračního listu člena. Registrační list člena obsahuje minimálně: - název pobočného spolku, do kterého příslušný člen vstupuje a jeho přesnou identifikaci IČO a sídlo, případně identifikaci hlavního spolku při zájmu o členství přímo u hlavního spolku. Jméno a příjmení člena, datum narození a adresu trvalého bydliště (pobytu); - u osob mladších 15 let souhlas zákonného zástupce se členstvím ve spolku Pionýr; - souhlas s nakládáním s osobními údaji člena a poučení zájemce o členství v souladu se zákonem, - údaj o případném zájmu pracovat v konkrétním oddílu. 2. Jako doklad o členství v Pionýru je možné vydávat členské průkazy. Formu a podobu členského průkazu stanovuje registrující pobočný spolek. 3. Registrující pobočné spolky (pionýrské skupiny, pionýrská centra a krajské organizace) si na základě svých potřeb stanovují termíny pro registraci členů tak, aby dodržely termíny určené Stanovami Pionýra. 4. Pokud členství vzniká nově po termínu stanoveném pro registraci v příslušném roce, zajišťuje se zpracování registrace člena u hlavního spolku formou doregistrace.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 2/10 5. V případě doregistrace členů pobočným spolkem, je tento povinen zpracovat a předat hlášení o evidenci nových členů, včetně úhrad odvodu z členských příspěvků, do 30 dnů od jejich přijetí. Doregistrovaná osoba se považuje za člena Pionýra ode dne registrace a provedení úhrady členského příspěvku registrujícímu pobočnému spolku. Uvedené hlášení se zasílá cestou KOP hlavnímu spolku, lze jej zaslat i elektronicky. 6. Prodloužení členství formou úhrady členského příspěvku dle V.1.c) Stanov Pionýra zaznamenává pobočný spolek ve své evidenci. III. Evidence výchovné jednotky (oddílu/klubu) 1. Rozhodnutí o vzniku oddílu/klubu formálně osvědčí spolek nebo pobočný spolek prvním vyplněním evidenčního listu oddílu/klubu, jehož součástí je (pouze v případě oddílu) seznam členů Pionýra, kteří vyvíjí v oddíle činnost. Evidenční list oddílu/klubu je zpracován elektronicky prostřednictvím RISP a údaje v něm uvedené jsou v tištěné verzi ověřeny vedoucím oddílu/klubu a statutárním orgánem zřizovatele. 2. Součástí evidenčního listu je identifikace vedoucího oddílu/klubu, jeho případných zástupců, instruktorů či vedoucích družin, jmenovaných výkonným orgánem zřizovatele. 3. Evidenční list je součástí dokumentace oddílu/klubu, která je uložena u zřizovatele. 4. Údaje stanovené v části III.2 a jmenný seznam členů oddílu se aktualizují vždy k termínu Prokazování splnění podmínek pro existenci pobočného spolku dle části V. této směrnice a to vyplněním evidenčního listu oddílu/klubu pro příslušný kalendářní rok, který tvoří povinnou přílohu evidenčního listu zřizovatele. IV. Registrace pionýrské skupiny a pionýrského centra (PS/PC) 1. Návrh na zřízení PS/PC předkládají navrhovatelé v souladu se Stanovami Pionýra v následujícím minimálním rozsahu: a) označení navrhovatelů a jejich identifikace, b) určení zmocněnce navrhovatelů pro doručování, c) určení sídla PS/PC včetně dokladu o souhlasu vlastníka nebo uživatele v případě bytové jednotky s úředně ověřenými podpisy v orignálním vyhotovení nebo jako úředně ověřenou kopii, d) návrh na obsazení funkce prvního statutárního orgánu a případně dalších funkcionářů pobočného spolku, pokud to Stanovy Pionýra vyžadují, e) prokázání zájmu osob o členství v pobočném spolku minimálně ve formě seznamu budoucích členů, pokud Stanovy Pionýra pro existenci pobočného spolku minimální počet členů vyžadují, f) doklad o bezúhonnosti a souhlas se jmenováním u navržených funkcionářů s úředně ověřenými podpisy v originálním vyhotovení nebo jako ověřenou kopii, g) návrh názvu PS/PC v souladu se Stanovami Pionýra. Písemný vzor návrhu tvoří přílohu č. 1 této směrnice. 2. Vznik PS/PC osvědčuje hlavní spolek vydáním zřizovací listiny pobočného spolku.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 3/10 3. Zřizovací listinu PS/PC a přílohy stanovené Zákonem 304/2014 Sb. o veřejných rejstřících fyzických a právnických osob předloží předseda Pionýra nebo jím pověřená osoba bezodkladně k zápisu do Veřejného rejstříku a Sbírky listin. 4. Po provedení zápisu příslušným soudem a přidělení IČO zpracuje první statutární orgán nově vzniklé PS/PC evidenční list PS/PC a dodá ho nejpozději do 20 dnů od provedení zápisu do sídla Pionýra. 5. Předseda Pionýra provede potvrzení prvního evidenčního listu PS/PC, jehož opis poskytuje územně příslušné krajské organizaci Pionýra. 6. Evidenční list PS/PC je zpracován elektronicky prostřednictvím RISP a údaje v něm uvedené jsou v tištěné verzi ověřeny statutárním orgánem zřizovatele. 7. Součástí evidenčního listu je identifikace PS/PC obsahující název, IČO, adresu sídla a spisovou značku, pod kterou byl zápis pobočného spolku Městským soudem v Praze proveden. Dále informace o prvním statutárním orgánu a prvním hospodáři včetně jejich identifikace. Součástí evidenčního listu jsou dále evidenční listy všech oddílů a klubů, které PS/PC v době ode dne založení zřídila, podepsané příslušnými vedoucími oddílů/klubů a seznam registrovaných členů. V. Prokazování splnění podmínek pro existenci pobočného spolku 1. Vždy do 28. 2. kalendářního roku, počínaje rokem následujícím po roce, kdy pobočný spolek vznikl, musí pobočný spolek doložit, že k 1. 1. kalendářního roku splňuje podmínky pro existenci pobočného spolku. Toto doložení provádí pobočný spolek řádným vyplněním evidenčního listu včetně všech příloh. 2. Ke kontrole splnění podmínek pro existenci pobočného spolku je v případě pionýrských skupin a pionýrských center zmocněna touto směrnicí územně příslušná krajská organizace Pionýra, která stanovené skutečnosti jednak ověřuje a jednak osvědčuje hlavnímu spolku. Z tohoto důvodu je pro předložení evidenčních listů pobočných spolků (včetně všech příloh) krajským organizacím Pionýra stanoven termín 31. 1. příslušného kalendářního roku. Statutární orgán zmocněné krajské organizace osvědčí svým podpisem splnění stanovených podmínek na evidenčním listu pobočného spolku v tištěné podobě (přičemž jeden výtisk vrací příslušnému pobočnému spolku, jeden výtisk ponechává v dokumentaci KOP a jeden výtisk přikládá k evidenčnímu listu krajské organizace Pionýra), přičemž všechny tři výtisky mají charakter originálu. 3. Pokud není pobočným spolkem požadovaná dokumentace ve stanoveném termínu předložena, územně příslušná krajská organizace Pionýra jeho statutární orgán vyzve, aby tak učinil. Příslušné lhůty určují Stanovy Pionýra v části XI.A.6. 4. Krajská organizace Pionýra prokazuje splnění podmínek pro existenci pobočného spolku stejným způsobem, tedy řádným a úplným vyplněním evidenčního listu krajské organizace Pionýra, přičemž k evidenčnímu listu KOP přikládá evidenční listy všech územně příslušných pobočných spolků (včetně všech příloh), jejichž splnění podmínek ověřila. VI. Evidence změn podstatných údajů a údajů zapisovaných do Spolkového rejstříku 1. V případě změn podstatných údajů na evidenčních listech je pobočný spolek povinen doložit změny formou změnového evidenčního listu, zpracovaného v RISP, nejdéle do
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 4/10 30 kalendářních dní prostřednictvím územně příslušné KOP, a to jak elektronickou, tak i tištěnou formou. 2. Změnové evidenční listy pobočných spolků jsou stálou součástí jejich dokumentace, dokumentace územně příslušné KOP a Pionýra. 3. Podstatným údajem v evidenčních listech se pro potřeby této směrnice rozumí: a) změna volených a jmenovaných funkcionářů uváděných v evidenčních listech včetně změny jejich jména a adresy trvalého bydliště; b) změna kontaktní adresy; c) změna bankovního spojení. 4. V případě změny bankovního účtu zajistí pobočný spolek, aby předání změnového registračního listu do sídla Pionýra bylo zajištěno před zrušením původního bankovního účtu. 5. V případě změny údajů zapisovaných v souladu se Zákonem 304/2014 Sb. o veřejných rejstřících fyzických a právnických osob do Spolkového rejstříku postupují pobočné spolky takto: a) při změně statutárního orgánu pobočného spolku nebo člena kontrolního orgánu dokládá pobočný spolek ke změnové registraci: i) souhlas s volbou s úředně ověřeným podpisem v originálním vyhotovení nebo ověřené kopii, ii) iii) výpis z usnesení o provedené volbě, nebo dokument prokazující zánik výkonu funkce předchozího statutárního orgánu, doklad o bezúhonnosti nově voleného statutárního orgánu nebo kontrolního orgánu. b) Při změně identifikačních údajů statutárního orgánu nebo člena kontrolního orgánu zapisovaných do Spolkového rejstříku dokládá pobočný spolek ke změnové registraci prohlášení dotčené osoby o změně zapisovaných identifikačních údajů. c) Při změně sídla listinu prokazující právní důvod užívání prostor, do nichž místo sídla umisťuje s ověřenými podpisy v originálním vyhotovení nebo ověřené kopii. d) Při změně názvu pobočného spolku výpis z usnesení orgánu, který o změně rozhodl. Podklady týkající se změn dle tohoto bodu 5 dokládá pobočný spolek v písemné podobě a předepsaném rozsahu do 10 kalendářních dnů od přijetí usnesení o prováděné změně Pionýru prostřednictvím územně příslušné Krajské organizace Pionýra. Krajská organizace Pionýra předává změnovou registraci do sídla Pionýra do 10 kalendářních dnů od jejího obdržení. Při rozhodování o změně postupuje tak, aby účinnost rozhodnutí nastala nejdříve 10 kalendářních dní po předání podkladů v předepsané podobě a rozsahu Pionýru. VII. Pobočné spolky v likvidaci 1. Pionýr eviduje odděleně pobočné spolky v likvidaci.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 5/10 2. Návrh na zánik pobočného spolku předkládá osoba oprávněná k tomuto úkonu Stanovami Pionýra. V případě návrhu na zánik s likvidací obsahuje návrh minimálně následující náležitosti: a) identifikace pobočného spolku, jehož zánik s likvidací je navrhován, b) identifikace navrhovatele, c) návrh na jmenování likvidátora, d) souhlas se jmenováním likvidátorem s ověřeným podpisem v originálním vyhotovení nebo jako ověřenou kopii, pokud je navrhována jiná osoba než osoba určená Stanovami Pionýra jako osoba k likvidaci povinná. 3. Rozhodnutí České rady Pionýra o zániku pobočného spolku s likvidací osvědčuje předseda Pionýra výpisem z usnesení ČRP a vystavením osvědčení o jmenování likvidátora. Na základě rozhodnutí předkládá bezodkladně návrh na zápis uvedených skutečností do spolkového rejstříku. 4. Nejpozději do 10 dnů od zápisu vstupu pobočného spolku do likvidace do Spolkového rejstříku vyhotoví likvidátor pobočného spolku evidenční list pobočného spolku v likvidaci zpracovaný v RISP, jehož povinnou přílohou je účetní závěrka ke dni vstupu do likvidace. 5. Součástí evidenčního listu pobočného spolku v likvidaci je identifikace pobočného spolku obsahující název pobočného spolku, IČO, adresu sídla a spisovou značku, pod kterou byl zápis pobočného spolku Městským soudem v Praze proveden a dále určení, že se jedná o pobočný spolek v likvidaci, identifikaci likvidátora pobočného spolku. Součástí evidenčního listu jsou dále evidenční listy všech oddílů a klubů, které pobočný spolek zřídil a které budou do 31. 12. roku, kdy bylo o vstupu do likvidace rozhodnuto, v rámci pobočného spolku vyvíjet činnost, a seznam registrovaných členů. 6. K 31. 12. roku, ve kterém bylo rozhodnuto o vstupu do likvidace pobočného spolku, zaniká individuální členství všech členů registrovaných v rámci příslušného pobočného spolku a tím i jejich členství ve spolku hlavním. V následujícím kalendářním roce nesmí likvidátor rozhodnout o přijetí žádného člena do likvidovaného pobočného spolku. 7. K 28. 2. kalendářního roku následujícího po dni vstupu do likvidace předkládá likvidátor prostřednictvím územně příslušné KOP aktualizovaný evidenční list pobočného spolku v likvidaci, jehož povinnou přílohu tvoří účetní závěrka k 31. 12. předchozího kalendářního roku a písemná zpráva o průběhu likvidace včetně popisu realizovaných úkonů, aktuálního stavu a úkolů, které před zánikem subjektu musí být vyřešeny a dále včetně předpokládaného termínu ukončení likvidace. V případě, že předpokládaný termín ukončení likvidace je v rozporu s ustanovením Stanov Pionýra XI. E. 4, předkládá likvidátor i podrobné zdůvodnění překročení tohoto zákonného termínu formou mimořádné přílohy k účetní závěrce. 8. V případě změn podstatných údajů uváděných v evidenčním listu pobočného spolku v likvidaci a v případě změn údajů zapisovaných do spolkového rejstříku postupuje likvidátor shodně s ustanoveními části VI. této směrnice. 9. Ke dni zániku likvidovaného pobočného spolku provede úkony spojené s ukončením evidence pobočného spolku předseda Pionýra, a to jak směrem ke spolkovému rejstříku, tak i v rámci RISP. Toto ustanovení nemá vliv na povinnosti likvidátora stanovené obecně platnými předpisy a vnitřními předpisy Pionýra.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 6/10 VIII. Evidence 1. Pionýr a jeho pobočné spolky vedou o registrovaných členech a dalších účastnících činnosti písemnou a elektronickou evidenci. Ke zpracování základní evidence ve spolku Pionýr je určen elektronický registrační informační systém Pionýra (RISP). 2. Pro Pionýr a všechny jeho pobočné spolky platí, že součástí jejich stálé dokumentace jsou doklady týkající se vzniku a sídla v následujícím rozsahu: a) Pro všechny pobočné spolky vzniklé po 1. 1. 2014 dokumentace dokládající postup v souladu se Stanovami Pionýra přijatými VIII. Výročním zasedáním Pionýra dne 23. 11. 2013 v Pardubicích RVP 08/2013. b) Pro všechny pobočné spolky vzniklé po 31. 12. 2003 a před 1. 1. 2014 dokumentace dokladující postup v souladu s ustanovením Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr, a to vždy v aktuálním znění příslušném datu vzniku pobočného spolku (Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr ze dne 7. 9. 2003; 11. 9. 2005 RVS 05/2005; 24. 4. 2010 RVP 03/2010; 9. 4. 2011 RVP 04/2011). c) Pro pobočné spolky vzniklé před 31. 1. 2003, nejdříve však 1. 1. 1990 a Krajské organizace Pionýra minimálně v rozsahu rozhodnutí o založení organizační jednotky rozhodnutí o registraci vydané registrujícím subjektem; d) Pro pionýrské skupiny vzniklé před 1. 1. 1990 a pionýrská centra, která jsou právním nástupcem PS vzniklých před tímto datem, doklady prokazující založení organizační jednotky, výpis z usnesení kolektivu pionýrských pracovníků o setrvání organizační jednotky ve sdružení Pionýr, osvědčení o registraci PS a způsobilosti k právním úkonům z roku 1990 nebo jiný dokument tuto skutečnost prokazující. 3. Krajské organizace Pionýra zajišťují uchování dokladů evidovaných pobočných spolků v rozsahu stanoveném v bodu VIII. 2. v plném rozsahu. 4. Pionýr prostřednictvím Ústředí Pionýra zajišťuje uchování opisů dokladů uvedených v části VIII. 2. pro všechny pobočné spolky. IX. Členský příspěvek 1. Členský příspěvek je dokladem spolupodílu člena na zajištění činnosti Pionýra, proto musí být vždy v nenulové výši. 2. Rozhodnutí o celkové výši členského příspěvku je v kompetenci registrujícího subjektu. V odůvodněných případech (např. sociální důvody) může být výše ČP stanovena zcela individuálně. 3. Evidence plateb ČP je součástí hospodářské dokumentace příslušné účetní jednotky a je v analytickém členění evidována odděleně. Pokud je stanoven členský příspěvek v jednom kalendářním roce v různé výši např. v závislosti na termínu registrace individuálního člena, je povinností účetní jednotky zajistit analytickou evidenci plateb členského příspěvku tak, aby členské příspěvky hrazené v různých výších byly jednoznačně určeny a evidovány odděleně. 4. Termín úhrady členského příspěvku stanovuje registrující subjekt, člen hradí členský příspěvek registrujícímu subjektu.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 7/10 5. Členský příspěvek se skládá z odvodu za každého člena hlavnímu spolku a z části určené na zajištění činnosti pobočného spolku. Výše odvodu za každého člena hlavnímu spolku je pro všechny členy stejná. 6. Výši odvodu hlavnímu spolku stanovuje každoročně ČRP svým usnesením, nejpozději v září předcházejícího roku. Pokud není odvod na centrální úroveň stanoven do 30. 9., má se za to, že výše odvodu se pro následující období nemění. 7. Pobočné spolky provádějí platbu odvodu z členského příspěvku prostřednictvím územně příslušné krajské organizace Pionýra. 8. Variabilní symbol pro platbu z účtu krajské organizace je: xx11 + evidenční číslo krajské organizace (xx = poslední dvojčíslí v letopočtu). 9. Pro pobočné spolky mohou být stanoveny i registrační poplatky. Toto ustanovení neplatí pro subjekty v likvidaci a v nečinnosti. 10. Pionýr má právo stanovit mimořádný členský příspěvek, a to rozhodnutím České rady Pionýra. X. Registrační informační systém Pionýra (dále jen RISP) 1. RISP je elektronický systém určený pro zajištění evidence osob, funkcionářů a pobočných spolků ve spolku Pionýr. 2. Pobočné spolky jsou povinny zapisovat veškeré touto směrnicí požadované skutečnosti do RISP a zajistit jejich průběžnou aktualizaci. 3. Údaje ukládané do systému RISP jsou osobními údaji, na které se vztahují podmínky Zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů. 4. Evidence fyzických osob: a) Evidence členů Pionýra - v RISP se evidují členové Pionýra a jeho pobočných spolků. O evidovaném členovi se do RISP zapisují údaje v tomto minimálním rozsahu: jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, členství v konkrétním pobočném spolku členství v konkrétním oddíle. b) Pro potřeby organizačního zajištění je možné do systému zapisovat další údaje týkající se kontaktních údajů členů, kontaktních údajů jejich zákonných zástupců a další skutečnosti důležité pro zajištění činnosti, vždy však za předpokladu, že tyto údaje byly vědomě poskytnuty členem nebo jeho zákonným zástupcem písemně s poučením vyplývajícím ze Zákona č. 101/2000 sb. o ochraně osobních údajů. c) Do RISP je zakázáno vkládat citlivé údaje, údaje o rodném čísle člena a údaje, k jejichž zpracování nebyl dán členem nebo jeho zákonným zástupcem písemný souhlas. d) Evidence členů Pionýra je vedena dle aktuálního stavu jako členové se zobrazují pouze fyzické osoby, které jsou v aktuálním kalendářním roce členy spolku. Osoby, které neprodloužily v souladu se Stanovami Pionýra a touto směrnicí své členství, jsou dále vedeny jako evidovaná osoba nečlen, údaj o jejich členství, době jeho
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 8/10 trvání a údaji o konkrétním pobočném spolku (a oddíle), jehož byl členem, je v RISP evidován. e) Pro potřeby zajištění činnosti je možné v RISP spravovat i údaje týkající se dalších osob, které jsou do činnosti Pionýra a jeho pobočných spolků zapojeny. Tyto osoby jsou vedeny jako evidované osoby nečlenové, při zpracovávání jejich údajů platí výše uvedená pravidla pro evidenci členů Pionýra. 5. Evidence funkcionářů Pionýra a pobočných spolků: a) Do RISP jsou zapisovány údaje o všech volených funkcích členů Pionýra. b) Do RISP jsou zapisovány údaje o jmenovaných funkcích Pionýra, na jejichž základě vzniká členovi Pionýra členství v radě pobočného spolku, jehož je členem. c) Zápis údajů o funkcích provádí příslušný správce a to v souladu s ustanoveními části VI. této směrnice. U funkcí, jejichž změna není považována za podstatnou změnu evidenčních údajů pobočného spolku, provede zápis o volbě bez zbytečného odkladu. d) Součástí evidenčního listu pobočného spolku je přehled volených a jmenovaných funkcionářů, včetně údajů o členství v jednotlivých orgánech pobočného spolku, které na základě jmenování nebo volby členovi Pionýra vzniklo. Tento přehled je povinnou součástí dokumentace pobočného spolku (včetně jeho změnových aktualizací) a na jeho základě se posuzuje usnášeníschopnost orgánů Pionýra a orgánů pobočných spolků. e) Pokud správce neprovede včas zápis volené nebo jmenované funkce do RISP a dotčenému funkcionáři, Pionýru nebo pobočnému spolku na základě jeho nečinnosti vznikne škoda, odpovídá za tuto škodu správce v plném rozsahu. f) Pro osoby jmenované do funkce vedoucího oddílu, statutárního orgánu pobočného spolku, hospodáře pionýrské skupiny, hospodáře nebo ekonoma krajské organizace Pionýra, předsedu Pionýra a 1. místopředsedu Pionýra platí, že součástí údajů, které jsou do RISP vkládány je, i funkční mailová adresa. Jednak pro to, že jako statutární orgány nebo vedoucí oddílů mají v souladu se Stanovami Pionýra a touto směrnicí povinnost správy údajů v RISP na úrovni příslušné jednotky, anebo se při nástupu do funkce hospodáře, ekonoma nebo 1. místopředsedy k převzetí funkce statutárního orgánu v případech stanovených Stanovami Pionýra zavázali a dále pro zajištění vnitřního informačního systému na úrovni Pionýra, krajských organizací Pionýra nebo jednotlivých pionýrských skupin a center. Toto ustanovení se nepoužije v případě vedoucích oddílů, pokud po vzájemné dohodě se statutárním orgánem zřizovatele oddílu je agenda evidence členů oddílu a správa údajů vkládaných do RISP týkající se členů oddílu zajišťována statutárním orgánem zřizovatele nebo jím pověřenou osobou a pokud je v rámci informačního toku zajištěn jiným způsobem a prokazatelně přenos informací poskytovaných vnitřním informačním systémem bez jeho krácení a bez zbytečného odkladu. 6. Evidence jednotek: a) Jednotkou se pro potřeby RISP rozumí Pionýr, jeho jednotlivé pobočné spolky a dále jimi zřizované oddíly, kluby a družiny. b) Vazby mezi jednotkami a mezi jednotkami a fyzickými osobami odpovídají organizační výstavbě Pionýra tak, jak je popsána ve Stanovách. Pro krajské
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 9/10 organizace Pionýra je v systému RISP zapracováno jejich zmocnění ke kontrole skutečností prokazovaných dle ustanovení VI. této směrnice. c) Povinnost zajištění řádné správy údajů je součástí povinností vyplývajících z funkce statutárního orgánu hlavního spolku nebo pobočných spolků (dále jen správce). d) Správce odpovídá za správnost a úplnost údajů, které jsou v RISP v rámci jeho odpovědnosti evidovány. e) Pro zajištění řádného chodu Pionýra a jeho pobočných spolků může správce delegovat oprávnění v různém rozsahu na další osoby za předpokladu, že poskytnou pro zadání do systému požadovaný rozsah údajů. Taková osoba se stává aktivním uživatelem RISP a jsou jí poskytnuty údaje pro vstup do RISP. f) Každému aktivnímu uživateli může správce přidělit roli (zpravidla na základě jeho volené nebo jmenované funkce nebo na základě osobního zmocnění), z níž vyplývá předem definovaný rozsah oprávnění. Přehled jednotlivých funkcí a z nich vyplývajících oprávnění tvoří přílohu č. 2 této směrnice. g) Oprávnění je dvojího typu: Pozorovatel může zobrazovat vlastnosti jednotek i jejich členů, ale nemá právo je editovat. Správce může zobrazovat i editovat vlastnosti jednotek i jejich členů, přidávat jednotky, přidávat a archivovat členy, provádět registraci. h) U všech správců a dalších aktivních uživatelů platí, že vstup do RISP je zajištěn formou uživatelského jména, které je tvořeno mailovou adresou aktivního uživatele uvedenou v RISP a dále originálním heslem, které je aktivnímu uživateli odesláno na uvedenou mailovou adresu automaticky po získání oprávnění aktivního uživatele. Vstupní údaje do RISP jsou shodné pro všechny role uživatele. i) Pokud je oprávnění aktivního uživatele poskytováno nad rámec správy a náhledu údajů týkajících se jeho osoby, je povinností statutárního orgánu provést poučení uživatele o podmínkách Zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o tomto poučení sepsat písemný protokol. Protokol tvoří přílohu č. 3 této směrnice. j) Osoba s oprávněním správce jednotky KOP má automaticky oprávnění správce všech územně příslušných pobočných spolků. Statutární orgán pobočného spolku může písemně požádat předsedu Pionýra o zrušení tohoto oprávnění a ten je povinen mu bez zbytečného odkladu vyhovět. 5. Evidovaným osobám a jednotkám je možné přidělit příznak Archiv. K takto označeným záznamům má přístup pouze centrální správce systému. Spolu s osobními údaji jsou archivovány i veškeré vazby a role (včetně dat vzniku a zániku). 6. Pro naplnění povinností vyplývajících z části V. této směrnice je možné zahájit vkládání aktualizovaných údajů nejdříve 1. 1. příslušného kalendářního roku. Do 31. 12. umožňuje systém provádění doregistrace a zpracování změnových evidenčních listů. 7. Pro potřeby zpracování evidenčního listu a jeho odeslání ke schválení je třeba nejdřív schválit všechny evidenční listy, které mají tvořit jeho přílohu.
S M Ě R N I C E P R O R E G I S T R A CI, E V I D E N C I A Č L E N S K É P Ř Í S P Ě V K Y V P I O N Ý R U s. 10/10 XI. Závěrečná a přechodná ustanovení 1. Směrnice vstupuje v platnost dnem schválení a dotýká se veškerých přípravných prací pro zpracování registrace a evidence čl. základny v roce 2015. 2. Směrnice ruší platnost Směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky ve sdružení Pionýr ze dne 9. 4. 2011 RVP 04/2011. XII. Přílohy směrnice pro registraci, evidenci a členské příspěvky v Pionýru Příloha č. 1 - Návrh hlavnímu spolku na založení pobočného spolku Příloha č. 2 - Přehled jednotlivých funkcí a z nich vyplývající oprávnění Příloha č. 3 Protokol o poučení uživatele o podmínkách Zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů Martin Mlynářík předseda návrhové komise Ivana Vejvodová předkladatel Mgr. Martin Bělohlávek předseda Pionýra