Stylizace a úprava písemnosti při plnění kupních smluv

Stylizace a úprava písemnosti při plnění kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Písemnosti při plnění obchodních smluv jsou to písemnosti, které vznikají při upřesňování dispozic ke kupní smlouvě (případně k potvrzené objednávce) při expedici dodávky, při zajišťování dopravy, při její fakturaci a při úhradě faktury za nákup a prodej zboží, nebo při zajišťování a poskytování služeb. Stylizace obchodních dopisů je značně odlišná od soukromé korespondence. Používáme zvláštních obratů, využíváme úvodních a závěrečných zdvořilostních frází, které podle konkrétních případů obměňujeme. Příklady úvodních a závěrečných frází budou uvedeny u každého typu dopisu. Při konkrétním použití těchto frází je nutné zvážit jejich vhodnou návaznost na celý text dopisu. Všechny vzory písemností jsou uvedeny v samostatné složce. Příklady na procvičování písemností před uzavíráním obchodních smluv jsou uvedeny v samostatné složce.

DODATEČNÉ DISPOZICE KE KUPNÍ SMLOUVĚ Pokud se jedná o okamžité plnění potvrzené objednávky nebo kupní smlouvy posílá prodávající v dohodnutém termínu zpravidla společně s dodávkou dodací list a fakturu. Někdy se stává, že v době uzavření kupní smlouvy nelze stanovit všechny podmínky, např. určit velikost dílčí dodávky v jednotlivých obdobích, místo jejího určení, způsob dopravy, způsob balení nebo konečná úprava výrobku. V kupní smlouvě je pak určen termín, do kterého musí kupující tyto informace sdělit kupujícímu. Kupující je posílá ve stanoveném termínu písemně (doporučeným dopisem), faxem nebo e-mailem. Tuto písemnost označujeme jako odvolávku a přepravní dispozici. V odvolávce sděluje kupující konkrétní množství zboží, které chce dodat v příslušném období, způsob balení a konečnou úpravu výrobku. V přepravní dispozici oznamuje kupující adresu skladu, kam má prodávající zboží odeslat, způsob dopravy (drahou, autem, poštou, kurýrní službou, apod.). U zásilek posílaných drahou určuje železniční stanici a způsob dodání (kusová zásilka, vagónová zásilka). Může žádat i zprávu o odeslání zásilky. Všechny tyto informace se uvádějí společně v jedné písemnosti, a to v odvolávce a přepravní dispozici. Nepíší se žádné zdvořilostní fráze, pouze konkrétní údaje, týkající se určité dodávky. V úvodu se kupující odvolává na potvrzenou objednávku nebo kupní smlouvu a přesně rozepíše údaje o zásilce. Písemnost může mít formu obchodního dopisu nebo formuláře, ve kterém jsou předem připravené neměnné údaje. NÁVĚŠTÍ Při dodávkách po železnici nebo při dodávkách většino množství zboží dává prodávající kupujícímu zprávu, že zásilka byla předána k přepravě (naložena do vagónu) nebo datum, kdy bude zásilka kupujícímu dovezena autem. Jakým způsobem prodávající oznámí kupujícímu tuto skutečnost může být uveden v kupní smlouvě, potvrzené objednávce nebo uveden v odvolávce a přepravní dispozici. Na základě této zprávy zajistí kupující včasné vyložení vagónu, pracovníky, kteří vyloží a převezmou zásilku od dopravce a připraví si dostatek místa ve skladu.

V návěští se uvádí: datum, kdy byla zásilka naložena do vagónu nebo datum, kdy doveze prodávající zásilku na adresu kupujícího nebo jiného místa určení, místo určení nebo železniční stanici do které bude zásilka dopravena, u vagónových zásilek číslo vagónu, do kterého bude zásilka naložena, popis zásilky (druh, množství, druh a počet obalů, případně označení obalu, ve kterém je uložen dodací list). Pokud se prodávající a kupující dohodli, že si zásilku vyzvedne kupující ve skladu prodávajícího, oznámí prodávajícímu datum, kdy bude zásilka připravena k převzetí. Kupující si může včas zajistit volné auto k dopravě zásilky. Pokud je dodávka spojena s montáží nebo uvedením do provozu, oznámí prodávající kupujícímu termín, kdy se dostaví jeho pracovníci k uvedení zboží do chodu nebo k jeho montáži. Návěští může prodávající odesílat faxem, e-mailem nebo telefonicky (telefonické zprávy se zpravidla potvrzují ještě písemně). DODACÍ LIST Na základě dohody v potvrzené objednávce, v kupní smlouvě nebo podle odvolávky a přepravní dispozice vyexpeduje prodávající zásilku a dopraví ji dohodnutým dopravním prostředkem. Kupující musí zásilku převzít, zkontrolovat a potvrdit její převzetí. Dodací list slouží ke kontrole zásilky. Zpravidla se vkládá přímo do zásilky, může se posílat samostatně poštou (doporučeně) nebo ho předává řidizpravidla se vkládá přímo do zásilky, může se posílat samostatně poštou (doporučeně) nebo ho předává řidič, který zásilku přivezl. Pokud si zásilku odváží od prodávajícího sám kupující, vlastním dopravním prostředkem, předává se dodací list osobně. Zástupce kupujícího potvrdí na dodacím listu převzetí zásilky. Náležitosti dodacího listu název a plná adresa prodávajícího, včetně jejich IČ a DIČ, název a plná adresa kupujícího, včetně jejich IČ a DIČ, číslo dodacího listu,

datum vyskladnění zásilky (vypravení ze skladu), datum odeslání dodacího listu, číslo objednávky nebo kupní smlouvy a jejímž základě se zásilka realizuje, popis obsahu zásilky s uvedením množství, případně i ceny, jméno zaměstnance, který zásilku vyexpedoval, jméno zaměstnance, kterioý dodací list vyhotovil, případně jméno toho, kdo dodací list schválil, pokud je dodavatel zapsán v obchodním rejstříku, uvádí se i tento údaj Dodací list je formulář, který je možné zakoupit v prodejně tiskopisů nebo si ho může firma navrhnou podle vlastních potřeb. Dodací list může být uložen v počítači s předem připravenými neměnnými údaji. Výjimečně může mít dodací list formu obchodního dopisu. V případě, že je zásilka odesílána drahou může být dodací list odeslán jako příloha nákladního nebo přepravního list nebo nalepený ve vagónu. Pokud je obsahem zásilky několik obalů a dodací list je součástí zásilky, potom je označen obal, ve kterém je dodací list uložen. PŘEPRAVNÍ DOKLADY Pokud prodávající používá k dopravě zásilky kupujícímu veřejné přepravce (České drány, České automobilové přepravce, České pošty, kurýrní služba, apod.), musí pro něho vyplnit doklad pro přepravu. Železniční doprava U železniční dopravy je to nákladní list pro vagónovou zásilku, nákladní list pro kusovou zásilku a pro spěšninu. Pro spěšniny a kusové zásilky (menší zásilky do 15 kg, které se přepravují v zavazadlovém vogónu osobních vlaků) se používá jednotný nýkladní list pro kusovou zásilku a spěšniny. Pro vagónové zásilky je to podobný nákladní list pro kusové zásilky. Vyplňování i obsah nákladního listu pro vagónové zásilky a nákladního listu pro kusové zásilky a spěšniny je téměř stejný. Dopravné platí vždy odesílatal zásilky. U kusových a spěšninových zásilek lze zboží posílat i na dobírku. V tom případě je potřeba k nákladnímu listy připojit vyplněnou poš-

tovní poukazku typu A (cena zásilky bude připsána prodávajícímu na běžný účet), případně poštovní poukázku typu C (cena zásilky bude prodávajícímu vyplacena v hotovosti). U silniční automobilové přepravy se vyplňuje přepravní list, který má obdobnou úpravu a obsah jako nákladní list. Poštovní přeprava Podle zákona o poštovních službách je možné posílat menší zásilky do 15 kg poštou jako obyčejný balík nebo jako doporučený balík (vyplňuje se podací lístek). U doporučeného balíku lze využít doplňkovou službu, tzv. dobírku, pokud chce prodávající za zásilku zaplatit při jejím doručení (musí vyplnit podací lístek a přiložit vyplněnou poštovní poukázku typu A nebo typu C). Na podacím lístku se vyplňuje: adresa odesílatele (firma může použít otisk razítka), adresa příjemce zásilky, odesílatel může uvést cenu balíku, čímž získá možnst finanční náhrady při jeho poškození nebo ztrátě (skupiny číslel se rozdělují do skupin po třech a oddělují se tečkou, volný prostor před číslem se proškrtává rovnítkem, aby nebylo možné dopsat dodatečně před peněžní částku další číslici). Podací lístek se vyplňuje většinou ručně, pošta ho potvrdí a vrátí odesílateli. Používá se jako doklad o odeslání balíku a zaplacení poštovného. FAKTURA Ihned po odeslání zásilky vystavuje prodávající fakturu, která je daňovým dokladem, proto musí obsahovat tyto náležitosti: Údaje nutné pro zaplacení faktury a zúčtování DPH: název firmy prodávajícího, jejich adresa, včetně IČ a DIČ, název firmy kupujícího, jejich adresa, včetně IČ a DIČ, číslo faktury a den jejího vystavení, konstantní symbol označující účel platby (např. 0008 za dodávky výrobků, 0308 za nájemné, různé práce a služby, 0408 přepravné, atd.),

datum splatnosti faktury, forma její úhrady (příkazem k úhradě, poštovní poukázkou, v hotovosti, apod.), cena za jednotku množství bez DPH, pokud je prodávající plátcem DPH, uvede sazbu DPH a částku DPH (výši daně je možné zaokrouhlit na desetihaléře nahoru), cena celkem, dopravné, balné, různé slevy apod., celková částka faktury, vyčíslení DPH podle jednotlivých sazeb pro její zúčtování, úrok z prodlení při pozdním zaplacení faktury. Údaje o zásilce: číslo objednávky nebo kupní smlouvy na jejímž základě se dodávka realizuje, příjemce zásilky, způsob dopravy, místo určení, apod., popis zásilky, jednotka množství a množství celkem. Číslo objednávky uvádí se proto, aby si mohl prodávající ověřit, které zásilky se faktura týká. Příjemce zásilky neuvádí se, pokud je totožný s adresátem. Uvede seppokud je zásilka určena např. do skladu nebo na pracoviště, které má odlišnou adresu. Datum splatnosti faktury stanoví se podle dohody mezi prodávajícím a kupujícím (většinou deset nebo čtrnáct dnů). Způsob úhrady se uvádí podle dohody mezi prodávajícím a kupujícím. U vyúčtování DPH se uvádí celková částka bez DPH, jednotlivé částky DPH podle porocentní sazby a DPH celkem. Na závěr, pod jednotlivé vyfakturované položky se uvádí jméno zaměstnance, který fakturu vystavil a informace o tom, jestli je prodávající plátcem DPH. Jako přílohy se uvádějí např. poštovní poukázka, apod.

Faktura musí být vlastnoručně podepsaná odpovědným zástupcem firmy, případně opatřena razítkem. Faktura má formu tiskopisu, který může mít různé provedení, ale musí obsahovat takové náležitosti, aby byla daňovým dokaladem a jeho úprava musí umožňovat co nejjednodušší vyplňování. Prodávající může na dodané zboží vystavit tzv. zálohovou fakturu (proforma fakturu). Ta má stejné náležitosti jako faktura Daňový doklad, je v ní uvedena celková cena, není v ní však vyčíslena cena celkem bez DPH, výše DPH podle jednotlivých sazeb a výše DPH celkem. O tomto způsobu placení musí být kupující předem informován a musí s touto formou placení souhlasit. Teprve po zaplacení zálohové faktury dostane zákazník objednané zboží a společně s ním i fakturu, která je daňovým dokladem a má všechny uvedené náležitosti. Na takové faktuře je uvedeno, že dodávka byla již zaplacena. ZAPLACENÍ FAKTURY Povinností kupujícího je zaplatit fakturu ve stanoveném termínu, a takovým způsobem, který si dohodl s prodávajícím, a který je uvedený v potvrzené objednávce nebo v kupní smlouvě. Fakturu může zaplatit některým z těchto způsobů: bezhotovostním způsobem převedením uvedené částky faktury z účtu kupujícího na účet prodávájícího, případně inkasem částky faktury z účtu kupujícího na účet prodávajícího, poštovní poukázkou typu A, kterou posílá prodávající společně s fakturou, většinou fyzickým osobám, které nemají svůj bankovní účet, v hotovosti při osobním převzetí dodávky přímo u prodávajícího nebo zaplacením dobírky, případně při převzetí od zástupce kurýrní služby. Placení příkazem k úhradě nebo příkazem k inkasu Bezhotovostní způsob placení příkazem k úhradě provádí banka kupujícího, který ji dává příkaz, aby převedla fakturovanou částku z jeho běžného účtu na účet prodávajícího. Po dohodě kupujícího, prodávajícího a banky kupujícího může dát prodávající příkaz k inkasu své bance, aby vybrala z běžného účtu kupujícího fakturovanou částku.

Pro tyto formy placení se používají tiskopisy, které dostanou majitelé účto od své banky nebo mohou dát příkaz k úhradě nebo k inkasu prostřednictvím internetové banky nebo GSM banky. Na příkazu k úhradě i příkazu k inkasu se vyplňuje: datum splatnosti faktury (úprava data splatnosti je podle požadavku banky, někdy je možné uvést ihned (za takto uvedený datum splatnosti požaduje banka zpravidla zvláštní poplatek), číslo účtu plátce (kupujícího, na vrub účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (může být předtištěn), číslo účtu příjemce (prodávajícího, ve prospěch účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (každá banka má svůj vlastní kód, např. Komerční banka 0100, Česká spořitelna 0800, apod.) částka, která má být převedena na účet příjemce platby bez označení měny (trojice číslic se z bezpečnostních důvodů odděluje tečkou), variabilní symbol, který umožňuje příjemci identifikovat platbu většinou se uvádí číslo faktury bez lomítek a pomlček, např. číslo faktury 321/10 se uvede 32110 (maximálně 10 znaků), konstantní symbol, který vyjadřuje druh platby a je uveden na faktuře specifický symbol se u platby běžných faktur nevyplňuje, pokud je potřeba aby byl vyplněný, musí být na faktuře uveden, datum vyhotovení příkazu, podpisy přesně podle podpisového vzoru, který je uložený v bance, razítko se musí otisknout pouze pokud je součástí podpisového vzoru, a to tak, aby nepřekrývalo údaje o platbě ani podpisy. Všechny údaje musí být bezchybné, bez oprav a přepisování. Pokud je některý z údajů nečitelný nebo pokud nesouhlasí podpisy a podpisovým vzorem, banka platbu příkaz neprovede. Placení poštovní poukázkou typu A Jestliže nemá kupující běžný účet u peněžního ústavu, posílá mu prodávající společně s fakturou poštovní poukázku typu A. Částka, kterou kupující zaplatí v hotovosti na poště, je připsána na běžný účet prodávajícího.

Na této poštovní poukázce bývají všechny potřebné údaje vyplnění již od prodávajícího. Pokud plátce peněž potřebuje použít další poštovní poukázku typu A, může si vyzvednout na poště poštovní poukázku, která je nevyplněná (bianco) a musí všechny potřebné údaje vyplnit sám. Na poštovní poukázce typu A se vyplní: adresa majitele účtu (příjemce peněz), číslo účtu příjemce, kód banky příjemce, konstantní symbol, specifický symbol (pokud je potřeba), adresu plátce peněz. Placení poštovní poukázkou typu C Jestliže nemá kupující ani prodávající běžný účet u peněžního ústavu, posílá mu prodávající společně s fakturou poštovní poukázku typu C. Částka, kterou kupující zaplatí v hotovosti na poště, je vyplacena prodávajícímu na poště v hotovosti. Na poštovní poukázce typu C se vyplní: adresa prodávajícího (příjemce peněz) adresa kupujícího (plátce peněz) Jeden díl poštovní poukázky A nebo C zústává plátci peněz jako doklad o odeslání (zaplacení) peněz.

Stylizace a úprava písemnosti při plnění kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. Obchodní korespondence I uzavírání a plnění kupních smluv, Štiková St., Ing.