Krajská knihovna Karlovy Vary Závodní 378/84, 360 06 Karlovy Vary S m ě r n i c e č. 6 o cestovních náhradách 1. Úvod Problematika cestovních náhrad je v Krajské knihovně Karlovy Vary (dále jen KKKV) řešena: - ve vnitřním předpisu Směrnici o cestovních náhradách, která zahrnuje všechna ustanovení týkající se cestovních náhrad a vnitřní organizační a řídící záležitosti související s poskytováním cestovních náhrad. Poskytování cestovních náhrad se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen ZP) v platném znění, především ustanoveními v části sedmé Náhrada výdajů poskytovaných zaměstnancům v souvislosti s výkonem práce a 151 190 ZP. Směrnice určuje zásady pro plánování, schvalování, vykonávání a vyúčtování pracovních cest zaměstnanců KKKV. Podle této směrnice se postupuje také při pracovních cestách zaměstnanců činných na základě dohod mimo pracovní poměr, ale pouze v případě, že je poskytování cestovních náhrad v dohodě výslovně sjednáno a je stanoveno místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště. 2. Plánování a schvalování pracovní cesty. Vyslání na pracovní cestu. Pracovní cesta je plánována v souladu s potřebami KKKV a uskutečněna za účelem plnění pracovních povinností. Při plánování a realizaci pracovní cesty je třeba dbát na její hospodárnost, účelnost a efektivnost. Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Cestovní výdaje, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, jsou definovány v 152 ZP.
2 Časem stráveným na pracovní cestě se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu (z místa pravidelného pracoviště nebo místa bydliště) k výkonu práce do jiného místa, než je jeho místo pravidelného pracoviště, včetně výkonu práce na tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty (na místo pravidelného pracoviště nebo bydliště). Pravidelným pracovištěm se rozumí místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Pokud zaměstnanec nastupuje na cestu z jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, např. z místa bydliště, musí to být předem schváleno pracovníkem oprávněným k povolení cesty. Pracovní cestu schvaluje ředitel KKKV nebo jeho zástupce. O pracovní cestě musí být informován přímý nadřízený pracovníka. O použití soukromého vozidla při pracovní cestě rozhoduje ředitel KKKV nebo jeho zástupce a to v mimořádném případě, není-li možno použít služební vozidlo nebo veřejný dopravní prostředek, případně by jejich použití bylo neefektivní. Podmínky použití soukromého vozidla jsou stanoveny v bodě 3 d) této směrnice. Vyslání na pracovní cestu má být sděleno zaměstnanci alespoň dva dny před zahájením pracovní cesty. Ve výjimečných případech může být tato doba kratší za podmínky souhlasu zaměstnance. Stanovení rozsahu a cíle pracovní cesty se určuje Cestovním příkazem na předepsaném tiskopisu před nástupem cesty. Na Cestovním příkazu musí být uvedeno: - název zaměstnavatele, - jméno, příjmení a bydliště pracovníka, - normální pracovní doba, - počátek cesty (místo, datum a hodina nástupu na pracovní cestu), - místo jednání či výkonu práce, - účel cesty, - určený dopravní prostředek (u vlastního vozidla druh a evidenční značka), - jména spolucestujících, - stanovení zálohy včetně oznámení o způsobu vyplacení, - ukončení pracovní cesty (místo a datum), - případně další podmínky pracovní cesty. Cestovní příkaz parafuje přímý nadřízený pracovníka a schvaluje ředitel KKKV nebo jeho zástupce. V případě vyplacení zálohy podepisuje cestovní příkaz před cestou pokladní. Výjimečně může ředitel nebo jeho zástupce povolit, aby na pracovní cestu navazovala např. dovolená nebo jiné osobní volno zaměstnance mimo místo jeho bydliště. V tomto případě musí být na cestovním příkaze před cestou stanoveno místo, datum a čas ukončení pracovní cesty. Zaměstnanec nemá právo cokoliv v podmínkách pracovní cesty určených zaměstnavatelem měnit, s výjimkou nepředvídaných vážných okolností (např. zdravotních, povětrnostních, dopravních apod.). O změnách je zaměstnanec zaměstnavatele povinen neprodleně informovat.
3 3. Poskytování náhrad při pracovní cestě Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší: a) náhrada prokázaných jízdních výdajů ( 157 160, 175 ZP) - jako doklad slouží jízdenky a další doklady z dopravních prostředků schválené v cestovním příkazu, b) náhrada prokázaných výdajů za ubytování ( 176 ZP) - jako doklad slouží účet ubytovatele znějící na KK současně s uvedením jména cestujícího zaměstnance, c) stravné podle následující tabulky: délka pracovní cesty výše stravného v Kč krácení za bezplatné stravování v hod. snídaně oběd, nad do večeře 5 12 58,- 20 % 40 % 12 18 88,- 20 % 40 % 18 24 138,- 20 % 40 % Za občerstvení se stravné nekrátí Tato výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným podle 189 ZP. d) náhrady za použití silničních motorových vozidel - zaměstnanec, kterému je povoleno použít soukromé vozidlo k pracovní cestě, musí prokázat, že na vozidlo je uzavřeno havarijní pojištění a pojištění je zaplaceno a zaměstnanec absolvoval tzv. referentské zkoušky (školení o dopravních, právních a bezpečnostních předpisech), - při úhradách za použití soukromých silničních motorových vozidel k pracovní cestě a za spotřebovanou pohonnou hmotu se postupuje podle 157, 158, 175 ZP, e) náhrada nutných vedlejších výdajů - zaměstnavatel poskytne pracovníkovi náhradu nutných vedlejších výdajů, které pracovníkovi vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. 4. Zahraniční pracovní cesty Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě. Pro schvalování, průběh a vyúčtování zahraniční služební cesty platí obdobná ustanovení uvedená v bodech 1., 2., 3. a), b), d), e) a 5. této směrnice. Stravné na zahraniční pracovní cestě se vyplácí v plné výši, uvedené ve vyhlášce MF ČR v cizí měně, jestliže doba strávená mimo území ČR trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, poskytne
4 zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné v poloviční výši sazby zahraničního stravného a ve čtvrtinové výši sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území ČR 1 6 hodin. Trvá-li doba strávená mimo území ČR méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Výši zahraničního stravného a měnu při přejezdu různých států určí zaměstnavatel s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování. Stravné při bezplatném zabezpečení celodenní stravy v plné výši se krátí o 70 % Stravné při bezplatném zabezpečení stravy v poloviční výši se krátí následovně: - za každé jídlo o 33 % (snídaně nebo oběd nebo večeře) Stravné při bezplatném zabezpečení stravy ve čtvrtinové výši se krátí následovně: - za 1 jídlo o 25 % (snídaně nebo oběd nebo večeře) Stravné ředitele organizace a jeho zástupce může přesahovat o 15 % stanovenou základní sazbu stravného ( 179 ZP). Kapesné může být poskytnuto rozhodnutím ředitelky KKKV do výše 40 % stravného ( 180 ZP). 5. Poskytnutí zálohy na náhrady pracovní cesty. Vyúčtování pracovní cesty. Při stanovení zálohy a jejím vyúčtování se postupuje 183 ZP a prováděcích předpisů k ZP. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Výši požadované zálohy je pracovník povinen konzultovat s vedoucím ekonomického útvaru. Při zahraniční pracovní cestě se pro určení zahraničního stravného v dohodnuté měně použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou platné v den vyplacení zálohy. Záloha na zahraniční pracovní cestu se poskytuje v hotovosti v cizí měně nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele podle předpokládaného průběhu a podmínek této cesty, popř. se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné i v české měně. Při poskytování cestovních náhrad při zahraniční cestě, na které nebyla poskytnuta záloha, se použije kurz vyhlášený Českou národní bankou platný v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli (řediteli nebo jeho zástupci) písemnou zprávu o průběhu cesty. Ten potvrdí na cestovním příkazu souhlas s provedením zprávy svým podpisem. Výjimečně může ředitel nebo jeho zástupce povolit podání zprávy ústně. Po schválení zprávy předá pracovník všechny písemné doklady potřebné k vyúčtování cesty (vyplněný cestovní příkaz, doklady o prokázaných výdajích) do ekonomického oddělení. Ve výjimečném případě je možné prokázání výše jízdného formou čestného prohlášení. Zaměstnavatel je povinen do deseti pracovních dnů ode dne předložení dokladů provést vyúčtování pracovní cesty zaměstnance.
5 Vyúčtování cestovních náhrad provádí pokladní a odpovídá za případné doplacení cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha. Pracovník je povinen vrátit nevyúčtovanou zálohu do pokladny zaměstnavatele. U zahraniční pracovní cesty vrátí zaměstnanec nevyúčtovanou zálohu ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v české měně. 6. Ostatní ustanovení Pokud čas strávený na pracovní cestě jinak, než plněním pracovních úkolů (např. cestou dopravním prostředkem veřejné dopravy), spadá do pracovní doby zaměstnance, považuje se za dobu překážky v práci na straně zaměstnavatele, při které se zaměstnanci mzda nekrátí. Pokud čas strávený na pracovní cestě jinak, než plněním pracovních úkolů, nespadá do pracovní doby zaměstnance, nepovažuje se za práci přesčas. 7. Související interní předpisy Účetní směrnice Systém zpracování účetnictví Účetní směrnice Oběh účetních dokladů Směrnice o řídící kontrole 8. Související právní předpisy Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platném znění Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. v platném znění Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce v platném znění - Prováděcí předpisy vydanými podle 189 ZP: Vyhlášky pro rok 2007: Vyhláška MF ČR 549/2006 Sb. (zákl. sazby u zahraničního stravného) Vyhláška MPSV ČR 577/2006 Sb. (výše průměrné ceny za 1 litr pohonných hmot) Účinnost směrnice: od 2. 1. 2007 Tímto vnitřním předpisem se ruší směrnice o cestovních náhradách 1. 1. 2003 včetně dodatku č. 1 V Karlových Varech 2. 1. 2007 PhDr. Eva Žáková ředitelka Krajské knihovny Karlovy Vary