11. 3. Pořizování, sledování a účtování stravenek a stravenkového paušálu Tato kapitola pojednává jak o účtování stravenkového paušálu, který byl nově zaveden od roku 2021, tak klasických stravenek Stravenkový paušál - novinka od roku 2021 Stravenkový paušál - nastavení Různá výše stravenkového paušálu v jednom měsíci Tisk přehledu - stravenkový paušál Pořizování stravenek Sledování stravenek Účtování stravenek Stravenky - Novinky od roku 2019 Stravenky hrazené zaměstnavatelem Zápis srážek stravenek pomocí mzdové položky 711 Stravenkový paušál - novinka od roku 2021 Stravenkový paušál - nastavení Novinkou od roku 2021 je možnost využití stravenkového paušálu. Pro tento účel jsme vytvořili novou mzdovou položku 712 - stravenkový paušál - tuto MP si založíte v průvodci. Tuto MP nastavíte u zaměstnance obdobně jako MP 710 v personalistice - v záložce Mzdové údaje jako opakující se mzdovou složku, do částky zapíšete hodnotu stravenkového paušálu připadající na jeden den. Při zahájení se tato mzdová položka načte do výkazu práce, při výpočtu mzdy PREMIER nabídne za každý odpracovaný den násobek tohoto stravenkového paušálu, přičemž respektuje znění novelizovaného 6 odst. 9 písm. b zákona o daních z příjmů. Za tímto účelem byl v daňové soustavě doplněn limit pro osvobození takto:
MP 712 - stravenkový paušál funguje v rámci zpracování mezd obdobně jako MP 710 - stravenky automaticky za odpracované dny - tj. PREMIER poskytne stravenkový paušál automaticky za každý celý odpracovaný den. PREMIER neumí vyhodnotit, že stravenkový paušál náleží i v případě, kdy je ze směny odpracováno alespoň 3 hodiny - tyto případy je zapotřebí vždy opravit ručně, podobně jako situace, kdy je v rámci směny služební cesta, u které vznikl nárok na stravné a stravenkový paušál proto za tuto směnu nenáleží. Postup pro provedení ruční opravy najdete níže. Příklad využití MP 712 u zaměstnance: nastavení: Příklad v případě poskytnutí stravenkového paušálu ve výši 75 Kč / den - tedy ve výši, která je od daně osvobozena. V příkladu je záměrně provedený výpočet mzdy pouze s touto jedinou mzdovou položkou, aby bylo na výplatním lístku umístění této jediné položky.
Příklad v případě poskytnutí stravenkového paušálu ve výši 100 Kč / den - tedy případ, kdy se z části tohoto paušálu stává již zdanitelný příjem
Oprava počtů dnů nároku na stravenkový paušál Opravu provedete takto: UPOZORNĚNÍ Pro stravenkový paušál má klíčový význam počet dnů, za které tento paušál náleží - od tohoto počtu se totiž odvíjí výpočet hodnoty osvobozené od daně. Pokud tedy opravujete hodnoty paušálu, musíte opravit především políčko "Pr.dnů"!
Různá výše stravenkového paušálu v jednom měsíci Pokud s ohledem na délku směny poskytujete stravenkový paušál v průběhu jednoho měsíce v různých sazbách, pak musíte zápis pořizovat vždy s použitím zašrtnutí políčka "uživatelem zadané dny" a samostatným řádkem pro každou sazbu takto:
Stravenkový paušál v různých sazbách si můžete také přednastavit u zaměstnance v personalistice takto:
Pokud v jednom měsíci použiváte u zaměstnance různé sazby stravenkového paušálu, pak musíte pečlivě zkontrolovat dny, za které stravenkový paušál ručně zapisujete do výkazu práce. PREMIER nehlídá, zda jste zapsali v součtu více dnů, než je pracovních dnů v měsíci - tuto kontrolu musíte provádět sami. Tisk přehledu - stravenkový paušál Přehled - Stravenkový paušál - pořídíte takto:
Pořizování stravenek Pro automatický výpočet nároku na stravenky (udávané počtem stravenek ve dnech) je důležité správné nastavení mzdových položek. Obecně lze používat doporučené kódy 710 (pro stanovení zákonného měsíčního nároku vypočte program) a 714 pro ruční korekci (např. pokud bude zaměstnanec na služební cestě a stravné má vyúčtováno na cestovním příkaze - žádné propojení s evidencí cestovních příkazů zde neexistuje. korekce se vždy musí provádět ručně). Při zahájení měsíce je programem doplněna položka 710 (nastavena ve mzdových údajích zaměstnance) a po propočtu mzdy se u této položky vypočtou dny nároku na stravenky. Pokud používáte více druhů stravenek mohou nastat 2 případy: Účtování na společném účtu pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek sazby za úhradu stravenek (zaměstnanec i zaměstnavatel) si zadáte až v nastavení mzdových údajů u zaměstnance můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. Zde musíte pořídit i kód 714 (se zápornými sazbami) u kterého nezaškrtnete doplnit při zahájení. Účtování na rozdílných analytikách účtů pohledávek za zaměstnanci z titulu stravenek (dle druhů stravenek) pro každou analytiku je nutno nastavit mzdovou položku s doporučeným kódem 710 i 714. Opět platí možnost nastavení individuální sazby ve mzdových údajích konkrétního zaměstnance můžete tedy jedním kódem stravenek pořizovat různé hodnoty stravenek. V rámci analytiky pak členit stravenky dle jiného členění např. poskytovatele stravenek. Nastavení mzdové položky 710 - celková hodnota stravenky je 100 Kč, z toho 45% hradí zaměstnanec, 55% zaměstnavatel: Tuto mzdovou složku následně přiřadíte zaměstnanci do pravidelných složek mzdy takto: Uvedená položka se při zahájení měsíce (příp. zahájení zaměstnance) takto automaticky zařadí do výkazu práce pro další zpracování. V praxi to bude znamenat to, že při propočtu mzdy PREMIER přiřadí za každý odpracovaný den jednu stravenku - tedy ke srážce vynásobí počet odpracovaných dnů hodnotou z pole "částka/sazba", pro evidenci hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem vynásobí počet odpracovaných dnů hodnotou z pole "zaměstnavatel" - nebo "Sazba 2".
Pokud by v rámci měsíce bylo zapotřebí upravit počet stravenek (např. zaměstnanec by byl na služební cestě a měl by za některé dny nárok na stravné, které vzniklo v pracovní době, pak byste k tomuto účelu použili mzdovou položku 714 - stravenky - snížení nároku ve dnech. Tuto položku budete zapisovat přímo do výkazu práce daného zaměstnance a do počtu stravenek zapíšete počet stravenek, o které chcete celkový počet stravenek snížit. U nastavení mzdové položky kódu 714 (korekce stravenek) musíte nastavit záporné sazby za zaměstnance i zaměstnavatele viz. obr. PREMIER nepracuje s pojmem "část dne", takže máte-li ve vnitřním předpisu ustanovení, že stravenka náleží při odpracování 3 hodin, budete muset počet stravenek, které PREMIER automaticky přiřadí pouze za celé odpracované dny, upravit taktéž mzdovou položkou 714, zde však budete do počtu stravenek zapisovat počet s znaménkem"mínus". Takto se celkový počet stravenek u zaměstnance navýší. Sledování stravenek Tisková sestava:
V tomto přehledu je přehledně zobrazen konečný nárok zaměstnance za dané období (rozdíl základního nároku za odpracované dny kód 710 a korekce kód 714) a také jeho finanční ekvivalent a to jak za zaměstnance, tak i za zaměstnavatele. Náklady za zaměstnavatele budou také zohledněny v přehledech nákladů (na zaměstnance, střediska, zakázky). Účtování stravenek Pokud na mzdových položkách 710 a 714 doplníte účty pro účtování nákladů a sazby za zaměstnavatele (viz obrázky výše) bude program automaticky tyto položky účtovat také do nákladů. Zde se předpokládá, že faktický výdej stravenek zaměstnanci bude účtován vnitřním účetním dokladem na základě podepsaného převzetí stravenky (335100 /213100). příklad účtování stravenek Hodnota stravenek hrazená zaměstnavatelem bude do zaúčtování i do přehledů nákladů rozpočtována shodně s rozpočtováním sociálního pojištění za zaměstnavatele (po zakázkách, střediscích, doplňkových analýzách). V příkladu viz. výše je stravné za zaměstnavatele rozúčtováno na střediska 20 a 21 a to dle vyměřovacích základů na soc. pojištění. Pokud nebudete chtít v zaúčtování vidět korekci (714 snížení nároku ) přejmenujte položky 710 a 714 na společný název např. Stravné stržené zaměstnanci a zaúčtování bude vypadat takto: Pokud byste chtěli zaúčtovat srážku za stravenky zaměstnanci přímo jako úbytek cenin, pak byste museli MP 710 i následující upravit takto:
Tento postup však nedoporučujeme používat. Stravenky - Novinky od roku 2019 Stravenky hrazené zaměstnavatelem Nově lze využít rozšířený způsob evidence a účtování hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem. V seznamu pojišťoven a fondů lze zavést také poskytovatele stravenek - např. společnosti SodesoPass, Chèque Déjeuner apod., kde již lze uvést i analytiku pro zaúčtování výdeje stravenek z účtu 213... V nastavení zaměstnance - ve mzdových údajích - takto zapsaného poskytovatele stravenek přiřadíte k nastavené srážce: Informace Pokud chcete rozlišovat stravenky podle poskytovatelů, postačí, když budete mít v nastavení zaměstnance zapsanou jako stálou mzdovou složku pouze MP 710, ke které budete mít přiřazeného poskytovatele stravenek. K ostatním položkám, které stravenky upravují - např. MP 714, se již tento poskytovatel přiřadí automaticky.
Po zpracování mezd přibude v zaúčtování automaticky nová položka - odúčtování stravenek z účtu 213... Informace Pokud v zápisu Poskytovatele stravenek nevyplníte analytiku, bude zaúčtování stejně, jako bylo doposud (pouze s použitím účtu 335...). Zápis srážek stravenek pomocí mzdové položky 711 V reakci na požadavek zobrazení na mzdovém listu i hodnoty stravenek hrazené zaměstnavatelem jsme změnili způsob práce se mzdovou položku 711 takto: v nastavení mzdové položky jsme doplnili "Sazbu 2" - tedy hodnotu hrazenou zaměstnavatelem. Pro správné fungování je potřeba v nastavení - mzdové položky - ve mzdové položce 711 doplnit sazbu 1 i sazbu 2 za jednu stravenku, poté je již možné při zápisu srážky za stravenky pomocí mzdové položky 711 zapisovat pouze počet dnů - stravenek. Doplnění MP 711:
Následně je možno zapisovat tuto srážku přímo ve výkazu práce při zpracování mezd, a to buď jednotlivě v konkrétním výkazu: Můžete také nově využít možnosti "hromadné pořizování", kde taktéž postačí pouze zapsat počet dnů. Pokud vám výše popsaný způsob nevyhovuje - např. z toho důvodu, že máte kombinaci několika způsobů stravování a potřebujete zapsat už pouze výslednou částku ke srážce, můžete nastavení MP 711 ponechat s nulovými sazbami a následně při hromadném pořizování zapsat do "dnů" číslo "1", do pole "sazba" srážku zaměstnanci a do pole "sazba zaměstnavatele" celkový náklad zaměstnavatele (tedy hodnotu 55% z celkové hodnoty stravenek).